在宅勤務におけるアンチパターン

公開: 2022-03-11

私のキャリアの中で複数の仕事を経験したベテランのテレコミューターとして、私はリモートワーカーであることの多くの喜びを目撃し、経験してきました。在宅勤務の短所については、私が話すことができるホラーストーリーがいくつかあります。少し芸術的な傾向と数学の才能で、私はパターンにも魅了されています：デザインパターン、アーキテクチャパターン、行動パターン、社会的パターン、天気パターン-あらゆる種類のパターン！

アンチパターンに最初に遭遇したとき、私は困難な方法を学ぶ前に知っていればよかった知恵の山を発見しました。アンチパターンは、失敗の原因となる認識可能な繰り返しパターンです。たとえば、従業員が仕事をしているかどうかを確認するために従業員に割り込んでいるマネージャーは、従業員が仕事をしていないようにするためのアンチパターンに取り組んでいます。

外部の注意散漫とアンチパターンは、在宅勤務で最も簡単に対処できる問題の1つです。

アンチパターンに最初に遭遇したとき、私は困難な方法を学ぶ前に知りたいと思っていた知恵の山を発見しました。

私自身の経験と友人や同僚の経験に基づいて、テレコミューティングに関連するアンチパターンについて説明します。

見えない、心の外

同僚間のコミュニケーションは、事前に準備された会議で行われるだけではありません。実際、ほとんどのコミュニケーションは即興的で非公式な傾向があります。廊下での偶然の出会いの場合もあれば、食べ物を手に入れるという自発的な決断の場合もあります。冗談、ジョーク、家族やペットに関する逸話など、これらすべてが支援チームの形成に不可欠です。非公式な状況では、私たちはよりリラックスし、より前向きになり、規範や権威に異議を唱える傾向があります。これらはすべて、設計者、エンジニア、建築家にとって望ましい行動です。これらの相互作用を通じて、私たちはお互いの長所、短所、情熱、そして短所を発見します。チームメイト間でこの種の理解が得られると、チームメイトはお互いをサポートし、お互いに挑戦し、お互いがより高い目標を達成するのを助けることに満足を見いだし始めます。

在宅勤務の同僚の問題は、この非公式なやり取りに彼らをどのように含めるかです。廊下で彼らに出会うことも、一緒に昼食に出かけることもできませんが、チームが成功するためには、この包含が絶対に必要です。

アンチパターン：フォームとバリアント

このアンチパターンの典型的な形式は、リモートワーカーがいないオフィス環境と同じことを単純に行うことです。適切なチームメンバー全員をスケジュールされた会議に招待し、特定の質問がある場合はチームメンバーに電話をかけ、メールをビジネスに限定します。 -特定のトピック。この環境では、リモートワーカーは、正式な方法でのみオンサイトワーカーと対話します。在宅勤務の労働者は、二流のチームメンバーの地位に追いやられていると感じるため、感情的に孤立し、無関心になります。

このアンチパターンのもう1つの一般的な形式は、現場の同僚または管理者が対面でやり取りする傾向がある場合に発生します。たとえば、チームメンバーとの会話、ボディランゲージを使用したエンゲージメント、ランダムな興味深いトピックの逸脱が得意なマネージャーは、この自然な行動パターンを見えない人に合わせるのが非常に難しい場合があります。電話やビデオチャットは、自発性がないために人間味が欠けているように感じます。つまり、実際には、困難の根源は自発性です。リモートワーカーとのやり取りは自発的ではないため、これらのリモートワーカーはチームメートというよりも部外者のように感じます。

直面する最も困難な変種は、マネージャーが特にリモートワーカーに対して偏見を持っている場合です。このバイアスは知られているかもしれませんが、しばしば潜在意識です。バイアスは、リモートワーカーまたはリモートワーカーとしての過去の経験の結果である可能性があります。偏見は、文化的、専門的、または哲学的である可能性もあります。偏見のあるマネージャーは、在宅勤務の労働者よりもはるかに頻繁に、重要なタスク、望ましいプロジェクト、および賞賛と昇進を地元の労働者に与えます。その結果、遠隔地の労働者は疎外され、非生産的で、怒り、その結果、マネージャーの偏見を強化するのに役立つすべての行動が出発します。

パターンを破る

このアンチパターンを打破するために、リモートワーカーとローカルワーカーの間の非公式で自発的な相互作用を促進およびサポートするソリューションが必要です。もちろん、対面での話し合いは引き続き行われるため、落胆させることはできませんが、可能な限りリモートワーカーを含めることをお勧めします。

在宅勤務のベストプラクティスソリューション：インスタントメッセージング（テキストチャット）

すべてのチームメンバーが同じインスタントメッセージングプログラムを使用し、お互いのハンドルを知っていて、通常は作業中にログインしていると想像してください。自発的なコミュニケーションは、名前をクリックし、いくつかの単語を入力し、送信するのと同じくらい簡単です。ジョーク、ストーリー、不満、および正当な仕事の問題は、オフィスメイトまたは世界中のチームメンバーと話しているかどうかに関係なく、インスタントメッセージングを介して簡単に話し合うことができます。

インスタントメッセージングの大きな利点は、それが非常に自発的であり、静かなチームメンバーでさえコミュニケーションを促すこと、そしてそれが無料であることです！多くの企業は、すべてのデータが企業の内部ネットワーク上にとどまるようにするインスタントメッセージング用の特定のプログラムさえ提供しています。

私の経験では、インスタントメッセージングの批判者は、十分な速さで入力できないことや、絶え間ない中断によって実際の作業が妨げられることを不利な点として挙げています。不思議なことに、これらの議論は、電話で連絡するのが最も難しく、電子メールで回答を得るのが最も難しい人々によって独占的に行われていることがわかりました。つまり、不平を言うのは、リモートワーカーが最も利用できない人々です。

Yahooインスタントメッセンジャー、AOLインスタントメッセンジャー、Googleトーク、Microsoftメッセンジャー、Skype、ICQなど、リモートワーカーとして正常に使用されているパブリックインスタントメッセージングプログラムは数多くあります。一部の企業はさまざまな理由でこれらの公共サービスをブロックしますが、代わりに企業内部のソリューションが提供されます。オープンソースソリューションは、サーバー（Openfire、ejabberd）とクライアント（Pidgin、Adium）の両方で利用できます。

（ではない）解決策：ボイスチャット

私がボイスチャットを在宅勤務のこの問題の解決策と見なさない理由は、ボイスチャットが電話と同じように扱われるためです。ボイスチャットを介したコミュニケーションは正式な状況です。実際、電話を鳴らすよりもボイスチャット要求を無視する方が簡単です。音声のみのソリューションで私が遭遇した他の問題には、接続品質、アクセント、および不十分な発音が含まれます。声を区別するのが難しい場合があるため、複数の人がどちらかの端にいる場合、これらは複雑になります。

明確にするために、私はボイスチャットや電話を決して使用してはならないと言っているのではありません。正式な話し合いには効果的です。リモートワーカーとのすべてのコミュニケーションを主にボイスチャットまたは電話に依存することは、非公式で自発性に欠けるため、「視界外、心外」のアンチパターンを作成または貢献する可能性があります。

（時々a）解決策：ビデオチャット

ビデオチャットにはオーディオチャットと同様の問題がありますが、ビジュアルコンポーネントにより、ユーザーはより完全なコミュニケーション方法を利用できます。たとえば、同僚はボディランゲージを観察したり、画面を共有したりできます。同僚に会えるようになると、同僚はより「リアル」になり、「見えなくなる」ことはなくなります。ただし、ビデオチャットは、アンチパターンを完全に打破するために必要な非公式と自発性を促進しません。 Skypeは、最もよく知られており、広く使用されているビデオチャットプログラムです。 Googleハングアウトは、グループビデオチャットを処理するための魅力的な方法です。ハングアウトでは、誰もがお互いを見ることができるからです。

解決策：グループテキストチャット

グループテキストチャットとは、前述のようにインスタントメッセンジャーを使用したテキストチャットを意味しますが、複数のチームメンバーが同時に関与します。各参加者から送信されたすべてのメッセージは、他のすべての参加者に表示されます。テキストに依存することで、音声の問題は発生しません。テキストメディアを使用すると、参加者は会話全体に集中するのではなく、めったに見ないだけで会話全体に追いつくことができます。

最も興味深いことに、複数の人を長時間のテキストチャットに参加させると、自発的なチャットと非公式のやり取りが大幅に増加します。そのおしゃべりは、現在の出来事、家族のニュース、スポーツについての解説など、仕事に関係のないものである場合があります。ただし、多くの場合、そのような会話は、同僚、設計上の決定、および会社の方向性に関する適切な観察と質問です。私が今説明したのはウォータークーラー効果であり、それはまさにこのアンチパターンを打破するために必要な自発的で非公式なコミュニケーションのタイプです。

Skypeのグループテキストチャットには、強調する価値のある追加の在宅勤務のベストプラクティス機能があります。チャット参加者がSkypeにログインすると、グループチャットの履歴が更新され、参加者はすべての見逃したメッセージを見ることができます。これにより、大幅に異なる時間で作業しているチームメンバーが、進行中の会話に貢献し、それを認識できるようになります。

Skypeの履歴キャッシュグループチャットのオープンソースソリューションを探したところ、Openfireチャットサーバーにも同じ機能があることがわかりました。

例

私の以前の仕事の1つでは、会社は実際にすべての人がSkypeを使用し、可能な限りログインしたままにすることを義務付けていました。 1つのグループチャットには、グローバルな発表に使用された会社のすべてのメンバーが含まれていました。特定のオフィスの他のグループチャットも同じように使用されました。時折、これらのグループチャットはアイドル状態のチャットを拾うため、そのようなランダムなバンターのために特別に作成されたものもあります。また、さまざまなチームが独自のグループチャットを行い、高い注意と可視性を必要とする問題が発生した場合は常に、その問題のために別のグループが作成されます。この取り決めにより、現在の出来事や重要な顧客の問題はすべて簡単に伝えられ、地元や遠隔地の同僚の個々の好みについてもっと知ることができました。私が質問をするときはいつでも、私がしなければならなかったのは誰かが答えるために正しいチャットでそれを尋ねることでした。毎朝、夜中に逃した会話に追いつくことができました。生産性が向上し、意思決定プロセスが透過的になり、さまざまな場所にいる在宅勤務の同僚とより良い関係を築くことができました。

後の仕事で、私は何人かの新しいチームメンバーの一人であり、私たちの何人かは遠隔地にいました。コードベースの知識が最も豊富なシニアチームメンバーは、インスタントメッセンジャーを使用せず、電話に応答しませんでした。私たちリモートワーカーの1人が彼からの回答を必要とするときはいつでも、私たちは地元のワーカーにシニアメンバーのキュービクルに行って私たちを頼むように頼んでいることに気づきました。私たちのマネージャーは、このシニアメンバーがアクセスできないことについて多くの苦情を聞きました。これは一般的な在宅勤務の問題です。コミュニケーションを改善するためにSkypeグループチャットを使用するように提案しました。新しいチームメンバー全員がすぐに参加しました。シニアチームのメンバーが最終的に参加するまでに、マネージャーが接続するまでに1か月かかり、さらにいくつかのリクエストがありました。彼は中断を嫌っていたので、ログインすることはめったにありませんでした。しかし、新しいチームメンバーはお互いに非常に親しみやすくなり、知識を共有し、お互いの質問に答えることで、シニアチームメンバーの抵抗を回避し始めました。

結論

「見えない、気が狂う」アンチパターンを打ち破り、この在宅勤務の欠点を是正するには、すべてのチームメンバーが努力し、すべての同僚が利用できるようにする必要があります。可用性、非公式、自発性の組み合わせは、リモートとローカルの両方の同僚との絆を強化するのに役立ちます

あなたは私のようになりたい

フレッドは、ある金曜日の午後4時にスーを見つけることができないことに腹を立てています。フレッドは、彼女が家族の週末のキャンプアウトに向けて出発したことを発見しました。この問題に対処するために、フレッドは金曜日の午後5時30分に必須の会議を呼び出します。スーは娘のコンサートに行くために夕方にサインオフする準備をしているときに、その会議の通知を受け取ります。午後8時30分にフレッドは太平洋時間帯にいます。スーは東部時間帯にいます。

「YouBetterBeLike Me」アンチパターンの本質は、すべての同僚があなたと同じように行動することを想定または期待するときに発生します。これは、在宅勤務者や同じ場所にいる労働者の間でも問題になる可能性があります。たとえば、ある人は早く仕事を始めて早く出発したいのに対し、別の人は後で入って遅く滞在したいと思うかもしれません。マネージャーの昼食時間は正午かもしれませんが、1人のチームメンバーは午後1時30分に昼食を取ることを好みます。高エネルギーのチームリーダーは、月曜日に午前8時のステータス会議をスケジュールし、数人のチームメンバーがまだ到着していないことを発見します。出席している人々は、目が眩しく、コーヒーカップを看護していて、沈黙しています。

在宅勤務者にとって、このアンチパターンは、遠隔通勤のすべての利点を取り消すと同時に、彼ら自身の生活の質を破壊する可能性があります。 3時間のタイムゾーンの違いは、チームメンバーが昼食に出かけるのと同じように、リモートワーカーが1日を始めている可能性があることを意味します。全国が一週間の休日を守っているため、中国にいるチームメンバーに連絡することはできません。米国での定期的な午後の会議は、インドでは深夜に行われます。 1週間の終日のトレーニングは、トレーニングが午後と夕方全体を占めるため、リモートワーカーが子供に会うのを防ぐことができます。

フォームとバリアント

このアンチパターンの主な形式は、自己中心的なチームメンバーです。これは、午後3時30分が、多くの地元の同僚が午後のエネルギー不足を経験していることや、離れた場所にいる同僚が夕食を食べるために座っていることを考慮せずに、完璧な会議時間であると考える人です。主催者以外は誰も参加したくないので、そのような会議はみんなの時間の無駄になります。

このアンチパターンのより陰湿な形は、上記の例のフレッドのように、誰もが自分のスケジュールに従うことを期待し、誰かが従わないときはいつでも気分を害する適合者です。そのような人は、他の人を好ましい行動パターンに強制しようとし、通常、恨みや受動的または能動的な反逆につながります。

発生する可能性のあるこの在宅勤務の問題の変形は、「AlwaysOnCall」です。営業時間外に報告された顧客の問題により、勤務時間外に労働者が呼び出されます。もちろん、これはローカルワーカーとリモートワーカーの両方に発生する可能性がありますが、リモートワーカーは、作業環境からわずか数秒しか離れていないため、通常、問題をより迅速に把握できます。最悪の場合、労働者は、過労による恨みや生産性の低下につながるコンプ時間などの報酬やその他の報酬を支払われません。

もう1つのバリエーションは、緊急事態が発生した「オールハンズオンデッキ」であり、ひざまずく対応は、すべてのチームメンバーに連絡して、同時に問題を調査することです。チームメンバーがコミュニケーションをとっていない場合、これはさらに複雑になり、行き止まりの調査パスで重複した作業と無駄な時間が発生します。病理学的なケースは、すべての緊急の問題が緊急事態として扱われるときに発生します。

パターンを破る

テレコミューティングのベストプラクティスには、リモートワーカーの柔軟性が必要ですが、チーム全体の理解と考慮も必要です。

解決策：あなたの同僚を知る

全員が異なり、それらの違いがチームを柔軟にするものであることを考えると、各メンバーは同僚の作業スケジュールを認識している必要があります。カレンダーを電子的に共有することは、すべての同僚が自分のタイムゾーンに変換された利用可能な時間を確認できるため、これを行うための最善の方法です。

可能な限り、すべての参加者が利用できる間にリアルタイムで話し合う必要があります。不可能な場合は、通常の時間外に仕事をする必要がある人のために、そのような話し合いを事前に調整する必要があります。原則として、在宅勤務者の問題を最小限に抑えるために、会議を呼び出す人は、他の人からのできるだけ多くの参加を奨励するために最も親切でなければなりません。

リアルタイムコラボレーションを必要としないディスカッションは、電子メール、ボイスメール、テキストチャットなどの非同期チャネルにシフトする必要があります。ただし、チームメンバーは、そのようなメッセージをタイムリーに読んで応答する習慣を身に付ける必要があります。そうしないと、望ましくない時間に会議に出席するように求められるリスクがあります。

解決策：緊急対応計画

緊急は緊急ではありません！重要な顧客からの問題が報告された場合、それは確かに緊急ですが、それは緊急ではありません。締め切りに間に合わない場合、それは確かに重要です。ただし、緊急になることはめったになく、緊急ではないことは確かです。ずっと前に気づかれ、すでに対策が講じられているはずです。エンタープライズネットワークがピーク時間の途中で障害に見舞われ、サービス品質契約を結んでいる多くの顧客から電話がかかってきた場合、それはチームにとって緊急事態です。

次の緊急対応計画は、効率と有効性に焦点を当てています。このような構造は非効率的であるため、正式な官僚的な階層を意図的に無効にします。唯一の目標は緊急事態を解決することであり、スコープクリープは拒否する必要があります。

情報と顧客サービスを管理するために、問題の中心的な連絡先を確立します。この人は、管理者ではなく開発チームのメンバーである必要があり、関係するすべてのチームメンバーと、それぞれが調査していることを認識している必要があります。この人の周りを回ると、調査が中断され、タイムリーな解決のリスクが生じる可能性があります。この人は必ずしもレスポンダーの活動を指示するわけではないことに注意してください
レスポンダー間の共同コミュニケーションを確立し、迅速かつ誠実なコミュニケーションを促進するために非公式にします。コミュニケーションチェーンの中心的な連絡先を配置し、調査を妨害する人を排除します。誰もがそれを密接にフォローしている場合、電子メールはピンチで機能する可能性があります。 Googleハングアウトの方が優れており、すべての人が会話できるように、履歴を記録したグループテキストチャットが最適です。
正式な組織構造と役職を無視し、レスポンダー構造が自然に発生するようにします。担当しているように見える人が最も知識のある人である可能性が高く、理想的です。スタンド、ランクを上げる、またはエゴを撫でようとする人は誰でも無視して呼び出します。パーソナリティが有効性よりも優先されている場合にのみ、誰かが介入する必要があります。
緊急時対応要員のチームは、すぐに利用できるものから始める必要があります。レスポンダーは、アドホックベースで他に誰を呼び出す必要があるかを決定します。レスポンダーが貢献するものが他にないことが明らかになった場合は、その人をレスポンスチームから削除するか、サポートの役割を割り当てます。
誰かが休憩を必要とするときはいつでも、それを彼に与えてください。良い解決策は圧力の下では起こりません。チームメンバーがストレスを感じて疲れていると、彼の創造性と分析スキルは急速に低下します
問題が修正されるまでではなく、緊急事態でなくなるまで問題を解決してください。緊急事態の解決策が何であれ、チームメンバーがより明確に考えているときに後でレビューする必要があります

これらの在宅勤務のヒントに従うかどうかに関係なく、全員の貢献を認め、成功を祝い、全員に回復するための十分な時間を与えます。チームメンバーが個人的な計画をキャンセルしたり、家族の時間を逃したりした場合は、彼らにとって重要な方法でそれを補う以上の方法を見つけてください。これを考慮してください：あなたはあなたの緊急時対応要員が前向きで、明るく、集中していて、輝いて熱心であることを望みます。彼らが犠牲を払っているなら、彼らは報われるべきです。代わりに、彼らが見返りに利益を受け取らない場合、彼らは次回の電話を無視する傾向があります

解決策：ローマにいるとき

インストラクター主導のトレーニング、チームビルディング、プロジェクトプランニング、グループエクササイズなど、リアルタイムのやり取りが必要な場合は、その期間中、すべての従業員を1か所に集めることを検討してください。予算の制約やスケジュールの競合などの障害を克服するように努力してください。リモートで参加する必要があるチームメンバーにとって、これはハイエンドの電話会議機器を使用するときです。リモートワーカーがすべてのローカル参加者を見ることができるように、高品質のビデオとオーディオのフィードを提供する必要があります。その逆も同様です。

はっきり言って、スピーカーフォンが途切れ途切れで低解像度のビデオでは不十分だと言っています。あなたは、彼らの離れた同僚が完全な参加者であるように皆に感じてもらいたいのです。彼らができる限り観察するように求められている補助者ではありません。高解像度ビデオは、ラップトップに統合されたWebカメラでは不可能な場合があり、確かにかなりの帯域幅を消費します。この作業を行うには、ローカルとリモートのいずれかまたは両方の場所で、機器の費用とスループットの向上が必要になる場合があります。事前に計画します。最初のリモートワーカーが仕事に就く前に、これがすべて整ってテストされていることを確認してください。

リモートワーカーにとって、これらの会議に出席するために営業時間外に作業することは不便かもしれません。ただし、これらは現場で作業する時間と同じであることに注意してください。リモートワーカーとして、旅行した場合と同じスケジュール調整を行います。家族や友人に、あなたが当時仕事のために事実上「旅行」していることを知らせてください。チームの睡眠パターンと一致するように睡眠パターンを調整します。身だしなみや着替えを心がけ、作業エリアを片付けましょう。

解決策：前払い

同僚が問題を抱えているとき、彼らがそれを解決するのを手伝ってください、そして次に、その同僚はあなたがそれを必要とするときにあなたを助けます。

これを考慮してください：あなたは非常に重要なことに取り組んでいます、そしてあなたはつまずきのブロックに出くわします、あなたが理解していないコードのブロックまたはあなたが特定の方法で相互作用する必要があるいくつかのモジュールを言いますがあなたは方法がわかりません。時間があれば、それを理解できることはわかっていますが、同僚のサムがプログラムのこの部分に精通していることも知っています。彼と5分間一緒にいると、おそらく5時間の時間を節約できます。サムにインスタントメッセージを送信します。サムはそれに気づき、彼がしていることを止め、数分間あなたにチャットしてコードを覗き見するか、あなたが画面を共有して彼に問題を示します。 10分後、あなたはあなたの答えを持っています！サムはあなたにいくつかの指針を与えました、そしてあなたはレガシーコードについてのいくつかのコメントまたはプログラミングジョークを交換しました。

在宅勤務者に共通するもう1つの問題は、突然、現場の機械が応答を停止したことです。再起動する必要があると思いますが、ただ歩いてリセットボタンを押すことはできません。現場の誰かがそれをする必要があります、そしてあなたはそれが誰であるかさえ気にしません。グループのテキストチャットにメッセージをドロップします。「ねえ、誰かがxyzをチェックしてくれませんか？」そして数秒後、同僚の1人が「Checking！」を送り返します。問題が解決しました。

あなたの同僚は協力者であり、気を散らすものではありません。これらの中断は、混乱を招くものではなく、有益なものです。チームメンバーは、通常の勤務時間中はいつでも互いに助け合うことができる必要があります。支援することで、同僚の長所と短所を学ぶことができます。さらに重要なことに、あなたが助けを求める時が来たとき、あなたの同僚はあなたを助けることを優先します、そしてそれはあなたが本当に望んでいることですよね？集中時間が必要な場合は、インスタントメッセンジャーからログアウトし、必要に応じて電話で電話をかけるように伝えます。電話がかかってきた場合は、必ず電話に出てください。電話に出られない場合は、メールやボイスメールを頻繁に確認し、迅速に対応してください。あなたの同僚があなたを必要としているのであなたに連絡していると信じてください。そうすれば、あなたが彼らを必要とするときに彼らはそこにいるでしょう。

これは、在宅勤務に限定されたベストプラクティスではありません。実際、このソリューションは、離れた場所にいるのと同じように地元の同僚にも適用できますが、地元の同僚があなたのところまで歩いて尋ねるのは簡単で、無視するのははるかに困難です。さらに、この特定の解決策は、アンチパターンに対する単なる解決策ではありません。それはまた、人間関係や人生の問題に対する解決策でもあります。友人が助けを求めるとき、あなたはあなたがしていることをやめて助けます。その見返りに、あなたが助けを求めるとき、あなたの友人は同じ能力であなたを助けます。見知らぬ人でさえ、尋ねられると互いに助け合うでしょう。私たちは一人ではありませんし、一人で物事を行うことも意図されていません。他の人がつまずいたときに持ち上げ、倒れたときに引き上げると、世界を手に持っていることに気付くでしょう。