远程办公中的反模式

作为一名在职业生涯中从事过多项工作的资深远程办公人员，我见证并体验了成为远程工作者的许多乐趣。 至于远程办公的弊端，我能讲的恐怖故事不止几个。 有一点艺术爱好和数学天赋，我对模式也很着迷：设计模式、建筑模式、行为模式、社会模式、天气模式——各种各样的模式！

当我第一次遇到反模式时，我发现了一大堆智慧，我希望在我艰难地学习之前就知道。 反模式是可识别的重复模式，它们对失败有很大影响。 例如，不断打断员工以查看员工是否完成任何工作的经理正在从事一种反模式，该模式旨在阻止员工完成任何工作！

根据我自己的经验和朋友和同事的经验，这里是与远程办公相关的反模式的描述。

眼不见，心不烦

同事之间的沟通不仅仅发生在预先安排的会议中。 事实上，大多数沟通往往是即兴和非正式的。 有时是在走廊里偶遇，有时是自发决定去吃点东西。 戏谑，笑话，关于家庭和宠物的轶事，所有这些对于组建支持团队至关重要。 在非正式的情况下，我们往往更放松，更坦率，更愿意质疑规范和权威，所有这些都是设计师、工程师和建筑师的理想行为。 通过这些互动，我们发现了彼此的优势、劣势、热情和不足。 一旦队友之间达成这种理解，他们就会开始互相支持，互相挑战，并在帮助彼此实现更高目标中找到满足感。

远程办公同事的问题是如何让他们参与这种非正式的互动。 你不能在走廊里遇到他们，你不能和他们一起出去吃午饭，但如果团队要成功，这种包容是绝对必要的。

反模式：形式和变体

这种反模式的典型形式是简单地做任何没有远程工作人员的办公环境一样的事情：邀请所有适当的团队成员参加安排好的会议，当您有特定问题时给团队成员打电话，并保持电子邮件仅限于业务- 特定主题。 在这种环境下，远程工作人员只能以正式方式与现场工作人员进行交互。 您的远程办公员工在情感上变得疏离和冷漠，因为他们觉得自己被降为二等团队成员的地位。

这种反模式的另一种常见形式出现在现场同事或管理层倾向于面对面互动时。 例如，一位善于与团队成员交谈、使用肢体语言进行互动并在随机有趣的话题上跑题的经理可能很难将这种自然的行为模式调整到看不见的人身上。 电话和视频聊天感觉他们缺乏人情味，这可能是由于它们的非自发性。 那就是，事实上，困难的根源：自发性。 由于与远程工作者的互动不是自发的，这些远程工作者感觉更像是局外人而不是队友。

最难面对的变种是当经理对远程工作人员有偏见时。 这种偏见可能是众所周知的，但通常是潜意识的。 这种偏见可能是由于过去与远程工作者的经验，甚至是作为远程工作者的结果。 偏见也可能是文化的、专业的或哲学的。 一个有偏见的经理比远程办公的员工更频繁地向当地员工提供重要的任务、理想的项目以及表扬和晋升。 结果，远程工作人员变得疏远、效率低下和愤怒导致离职，所有这些行为都加剧了经理的偏见。

打破格局

为了打破这种反模式，我们需要一个鼓励和支持远程员工和本地员工之间非正式和自发互动的解决方案。 当然，面对面的讨论仍然会发生，不应该气馁，但应该鼓励尽可能地包括远程工作者

远程办公最佳实践解决方案：即时消息（文本聊天）

想象一下，每个团队成员都使用相同的即时通讯程序，知道彼此的句柄，并且通常在工作时登录。 自发的交流可以很简单，比如点击一个名字，输入几个词，然后发送。 笑话、故事、抱怨和合法的工作问题可以通过即时消息轻松讨论，无论您是在与您的办公室同事还是在全球另一端的团队成员交谈。

即时通讯的巨大优势在于它非常自发，它甚至可以鼓励安静的团队成员进行交流，而且它是免费的！ 许多公司甚至提供特定的即时通讯程序，以确保所有数据都保留在公司的内部网络上。

根据我的经验，即时消息的批评者认为他们的缺点是打字速度不够快，或者不断的中断会妨碍实际工作的完成。 奇怪的是，我发现这些论点完全是由最难通过电话联系和最难通过电子邮件获得答案的人提出的——也就是说，那些抱怨的人是远程工作者最不可用的人！

我见过许多公共即时通讯程序成功地用作远程工作者，包括 Yahoo Instant Messenger、AOL Instant Messenger、Google Talk、Microsoft Messenger、Skype 和 ICQ。 一些公司会出于各种原因阻止这些公共服务，但会提供公司内部的解决方案。 开源解决方案可用于服务器（Openfire、ejabberd）和客户端（Pidgin、Adium）。

（不是）解决方案：语音聊天

我不认为语音聊天可以解决远程办公问题的原因是语音聊天与电话一样被对待。 通过语音聊天进行交流是一种正式的情况。 事实上，忽略语音聊天请求比忽略电话铃声更容易。 我在纯音频解决方案中遇到的其他困难包括连接质量、口音和发音不佳。 当多个人在任一端时，这些情况会更加复杂，因为很难区分声音。

需要明确的是，我并不是说永远不应该使用语音聊天或电话。 对于正式讨论，它们是有效的。 主要依靠语音聊天或电话与远程工作人员进行所有通信可能会创建或促成“看不见，心不在焉”的反模式，因为它缺乏非正式性和自发性。

（有时是）解决方案：视频聊天

视频聊天与音频聊天有类似的问题，但视觉组件为用户提供了更彻底的交流方式。 例如，同事可以观察肢体语言并共享屏幕。 能够看到您的同事使他们更加“真实”，因此他们不再“看不见”。 然而，视频聊天仍然不鼓励完全打破反模式所必需的非正式和自发性。 Skype 是最著名和使用最广泛的视频聊天程序。 谷歌环聊是一种处理群组视频聊天的迷人方式，因为环聊允许每个人看到彼此。

解决方案：群聊

群聊是指前面提到的使用即时通讯工具的文本聊天，但同时涉及多个团队成员。 每个参与者发送的每条消息都会被其他所有参与者看到。 通过依赖文本，不会发生音频问题。 使用文本媒体，参与者只需偶尔看一眼就可以跟上整个对话，而不必一直专注于它。

最有趣的是，让多人进行长时间的文本聊天会导致自发聊天和非正式互动的显着增加。 有时，聊天与工作无关，例如对时事、家庭新闻或体育的评论。 然而，更多时候，这样的对话是关于同事、设计决策和公司方向的相关观察和问题。 我刚才描述的是水冷却器效应，而这正是打破这种反模式所需的自发和非正式沟通类型。

Skype 的群聊有一个额外的远程办公最佳实践功能，值得强调：当聊天参与者登录 Skype 时，群聊的历史记录会更新，以便参与者可以看到所有错过的消息。 这甚至使工作时间明显不同的团队成员能够参与并了解正在进行的对话。

当我为 Skype 的历史缓存群聊寻找开源解决方案时，我发现 Openfire 聊天服务器具有相同的功能。

例子

在我之前的一项工作中，公司实际上要求每个人都使用 Skype 并尽可能保持登录状态。 一个群聊包括公司的每个成员，用于全球公告。 其他特定办公室的群聊也以同样的方式使用。 偶尔，这些群聊会捡到闲聊，所以有些是专门为这种随意的玩笑而创建的。 此外，不同的团队会有自己的群聊，每当出现需要高度关注和可见性的问题时，就会专门针对该问题创建另一个群。 通过这种安排，当前事件以及关键的客户问题都可以轻松传达，并且我能够更多地了解本地和远程同事的个人品味。 每当我有问题时，我所要做的就是在正确的聊天中提出问题，让别人回答。 每天早上我都能赶上我在晚上错过的谈话。 我的生产力得到了提高，决策过程变得透明，并且我能够与不同地点的远程办公同事建立更好的关系。

在后来的一份工作中，我是几个新团队成员之一，我们中的一些人是远程的。 最了解代码库的高级团队成员没有使用即时通讯工具，也没有接听电话。 每当我们中的一个远程工作人员需要他的回答时，我们发现自己要求当地工作人员去高级成员的隔间询问我们。 我们的经理听到了很多关于这位高级成员无法进入的投诉。 这是一个常见的远程办公问题。 我提出使用 Skype 群聊来改善沟通。 所有新的团队成员都迅速加入。 在高级团队成员最终加入之前，花了一个月的时间才让我们的经理联系起来，还有更多的请求以及许多请求。 他讨厌被打扰，所以他很少登录。然而，新团队成员彼此非常熟悉，我们开始通过分享我们的知识和回答彼此的问题来解决资深团队成员的顽固问题。

结论

打破“眼不见心不烦”的反模式并纠正这种远程办公的弊端，需要每个团队成员做出努力，并为所有同事提供服务。 可用性、非正式性和自发性的结合有助于加强您与远程和本地同事的联系

你最好像我一样

弗雷德很生气，因为他在一个星期五下午四点找不到苏。 弗雷德发现她去参加一个家庭周末露营。 为了解决这个问题，弗雷德在下周五下午 5:30 召开了一次强制性会议。 当 Sue 准备签完晚上去参加她女儿的音乐会时，她收到了开会的通知——晚上 8:30，Fred 在太平洋时区； Sue 在东部时区。

当一个人假设或期望所有同事都像你一样行事时，“你最好像我一样”反模式的本质就出现了。 即使在远程办公和同地办公的员工中，这也可能是一个问题！ 例如，一个人可能喜欢早起早退，而另一个人喜欢晚入晚住。 经理的午餐时间可能是中午，但一名团队成员更喜欢在下午 1:30 吃午饭 精力充沛的团队负责人安排了周一上午 8:00 的状态会议，结果却发现有几个团队成员尚未到达，并且在场的人都睡眼惺忪，端着咖啡杯，一言不发。

对于远程工作者来说，这种反模式可以消除远程办公的所有优势，同时破坏他们自己的生活质量。 三个小时的时区差异可能意味着远程工作人员可能会在团队成员离开去吃午饭时开始新的一天。 由于整个国家都在庆祝为期一周的假期，因此无法联系到位于中国的团队成员。 美国的例行下午会议在印度的半夜举行。 为期一周的为期一天的培训可以防止远程工作人员看到他们的孩子，因为培训会占用他们整个下午和晚上。

形式和变体

这种反模式的主要形式是以自我为中心的团队成员。 这个人认为下午 3:30 是一个完美的会议时间，而没有考虑到许多本地同事将经历他们下午的精力不足或远程同事将坐下来吃晚饭。 这样的会议浪费了每个人的时间，因为除了组织者之外没有人愿意参加。

这种反模式更阴险的形式是墨守成规的人，例如上面例子中的 Fred，他希望每个人都遵守他的日程安排，但只要有人不遵守，他就会被冒犯。 这样的人试图强迫他人采取偏好的行为模式，通常会导致怨恨和被动或主动的反叛。

可能发生的这种远程办公问题的一个变体是“随时待命”。 在非工作时间报告的客户问题导致工人在非工作时间被要求工作。 当然，这可能发生在本地和远程工作人员身上，但是远程工作人员通常可以更快地解决问题，因为他们离工作环境只有几秒钟的路程。 在最坏的情况下，工人没有得到报酬或任何其他补偿，例如补偿时间，导致不满和过度工作导致生产力下降。

另一个变体是“All Hands On Deck”，遇到紧急情况，下意识的反应是联系每个团队成员同时调查问题。 如果团队成员不进行沟通导致重复工作并在死胡同的调查路径上浪费时间，这将变得更加复杂。 当每个紧急问题都被视为紧急情况时，就会出现病理情况。

打破格局

远程办公最佳实践需要远程工作人员的灵活性，但也需要整个团队的理解和考虑

解决方案：了解你的同事

鉴于每个人都是不同的，并且这些差异使团队变得灵活，每个成员都应该了解他的同事的工作时间表。 到目前为止，以电子方式共享日历是最好的方法，因为它允许所有同事查看转换为他们自己时区的可用时间。

应尽可能在所有参与者有空的情况下进行实时讨论。 在不可能的情况下，应为那些需要在正常工作时间以外工作的人提前协调此类讨论。 作为一个很好的规则，召集会议的人应该是最乐于鼓励其他人尽可能多地参与的人，以尽量减少远程办公员工的问题。

不需要实时协作的讨论应转移到异步渠道，例如电子邮件、语音邮件或文本聊天。 但是，团队成员必须养成及时阅读和回复此类消息的习惯，否则可能会被要求在不合适的时间参加会议！

解决方案：应急预案

紧急不是紧急！ 如果报告了来自重要客户的问题，那肯定是紧急的——但这不是紧急的。 如果即将错过最后期限，那当然很重要； 然而，它很少是紧急的，当然也不是紧急情况——它早就应该注意到并且已经采取了措施。 如果您的企业网络在高峰时段出现故障，并且许多签订服务质量合同的客户给您打电话，那么这对您的团队来说是紧急情况。

以下应急响应计划侧重于效率和有效性。 由于这种结构效率低下，因此它故意与正式和官僚的等级制度背道而驰。 唯一的目标是解决紧急情况，应该拒绝任何范围蔓延。

1. 为问题建立一个中心联络点，以管理信息和客户服务。 此人应该是开发团队的成员，而不是管理人员，并且他或她应该了解所有涉及的团队成员以及每个人正在调查的内容。 绕过这个人可能会中断调查并冒着及时解决的风险。 请注意，此人不一定指导响应者的活动

2. 建立响应者之间的公共沟通，并使其非正式，以鼓励快速和诚实的沟通。 将联络中心置于沟通链中，并移除任何干扰调查的人。 如果每个人都密切关注它，电子邮件可以在紧要关头发挥作用。 谷歌环聊更好，最好使用记录历史的群组文本聊天，以便所有人都可以进行对话

3. 忽略正式的组织结构和职称，让响应者结构自然发生。 似乎负责的人可能是知识最多的人，这是理想的。 忽略并大声疾呼任何试图哗众取宠、拉高等级或打击自我的人。 只有当个性优先于有效性时，才应该有人介入。

4. 应急响应团队应仅从立即可用的人员开始。 响应者会临时决定还需要呼叫谁。 如果很明显响应者没有什么可贡献的，请将该人从响应团队中移除或分配给他一个支持角色。

5. 每当有人需要休息时，就给他。 好的解决方案不会在压力下出现。 当团队成员感到压力和疲倦时，他的创造力和分析能力会迅速下降

6. 只在它不再是紧急情况之前解决问题——直到它被修复！ 无论紧急情况的解决方案是什么，都需要在团队成员更清晰地思考时进行审查

无论您是否遵循这些远程办公技巧，都要承认每个人的贡献，庆祝成功，并给每个人充足的时间来恢复。 如果团队成员取消了个人计划或错过了家庭时间，请想办法以对他们来说很重要的方式来弥补。 考虑一下：您希望您的应急响应人员积极、乐观、专注并渴望发光。 如果他们做出牺牲，他们应该得到回报。 相反，如果他们没有得到任何回报，他们下次会更倾向于忽略电话

解决方案：在罗马时

当需要扩展实时交互时，例如讲师指导的培训、团队建设、项目规划或小组练习，请考虑在该时间段内将所有员工带到一个地点。 努力克服预算限制和日程安排冲突等障碍。 对于那些必须远程参加的团队成员来说，这是使用高端电话会议设备的时候了。 应提供高质量的视频和音频馈送，让远程工作人员看到所有本地参与者，反之亦然。

需要明确的是，我是说免提电话断断续续的低分辨率视频是不够的。 您希望每个人都觉得他们的远程同事是完全的参与者，而不是要求辅助人员尽可能地观察。 笔记本电脑集成的网络摄像头可能无法实现高清视频，而且它肯定会占用大量带宽。 完成这项工作可能需要在本地和远程位置中的一个或两个位置进行设备支出和更高的吞吐量。 未雨绸缪; 在您的第一个远程工作人员开始工作之前，确保一切就绪并经过测试。

对于远程工作人员来说，在下班时间参加这些会议可能会带来不便； 但是，请记住，这些时间与在现场工作的时间相同。 作为远程工作者，进行与旅行时相同的日程调整。 让家人和朋友知道那些日子你实际上是在“出差”工作。 调整你的睡眠模式以匹配你的团队。 注意修饰和穿衣，并整理您的工作区域。

解决方案：提前付款

当同事有问题时，帮助他们解决问题，反过来，该同事会在您需要时帮助您。

考虑一下：你正在做一些非常重要的事情，然后你遇到了一个绊脚石，比如一段你不理解的代码，或者你需要以特定方式与之交互但你不知道如何交互的模块。 给定时间，你知道你可以解决这个问题——但你也知道你的同事 Sam 熟悉程序的这一部分，与他在一起五分钟可能会为你节省五个小时的时间。 您向 Sam 发送即时消息。 Sam 注意到了，停下手头的工作，和你聊了几分钟，然后偷看代码，或者你分享你的屏幕给他看问题。 十分钟后，你就有答案了！ Sam 给了你一些建议，你交换了一些关于遗留代码的评论或编程笑话。

远程办公人员的另一个常见问题：突然，现场一台机器停止响应您。 您认为它需要重新启动，但您不能只是走过去并按下重置按钮。 现场有人需要这样做，而您甚至不在乎那是谁。 你在群文本聊天中发了一条消息，“嘿，有人可以检查一下 xyz 吗？” 几秒钟后，您的一位同事发回“检查！” 问题解决了。

你的同事是合作者，而不是分心者。 这些中断是有启发性的，而不是破坏性的。 团队成员应在正常工作时间内随时提供帮助。 帮助可以让您了解同事的长处和短处。 更重要的是，当你寻求帮助的时候，你的同事会优先帮助你，这才是你真正想要的，对吧？ 如果您需要一些专注时间，请退出即时通讯工具，并告诉人们在需要时给您打电话——如果有此类电话，请务必接听。 如果您无法接听电话，请经常查看您的电子邮件和语音信箱，并及时回复。 相信您的同事与您联系是因为他们需要您，反过来，他们会在您需要时出现。

这不是仅限于远程办公的最佳实践。 事实上，这个解决方案同样适用于本地同事，因为它是远程的，但是本地同事更容易走到你面前询问，而你更难以忽视。 此外，这个特定的解决方案不仅仅是反模式的解决方案。 它也是解决人际关系和生活问题的方法。 当朋友寻求帮助时，您会停止正在做的事情并提供帮助。 作为回报，当你寻求帮助时，你的朋友也会以同样的身份帮助你。 即使是陌生人也会在被问到时互相帮助。 我们并不孤单，我们也不打算独自做事。 如果你在别人跌倒时扶起他们，在他们跌倒时把他们拉起来，那么你会发现你正在把世界握在手中。