รูปแบบการต่อต้านในการสื่อสารโทรคมนาคม

ในฐานะนักสื่อสารโทรคมนาคมผู้มีประสบการณ์ผ่านงานหลายงานในอาชีพการงาน ฉันได้เห็นและสัมผัสความสุขมากมายของการเป็นคนทำงานทางไกล สำหรับข้อเสียของการสื่อสารโทรคมนาคม ฉันมีเรื่องราวสยองขวัญมากกว่าสองสามเรื่องที่ฉันสามารถบอกได้ ด้วยความโน้มเอียงทางศิลปะเล็กน้อยและความสามารถทางคณิตศาสตร์ ฉันจึงหลงใหลในลวดลาย: รูปแบบการออกแบบ รูปแบบสถาปัตยกรรม รูปแบบพฤติกรรม รูปแบบทางสังคม รูปแบบสภาพอากาศ – รูปแบบทุกประเภท!

เมื่อฉันพบรูปแบบการต่อต้านครั้งแรก ฉันได้ค้นพบขุมทรัพย์แห่งปัญญาที่ฉันหวังว่าฉันจะรู้ก่อนเรียนรู้วิธีที่ยากลำบาก รูปแบบการต่อต้านเป็นรูปแบบซ้ำ ๆ ที่จำได้ซึ่งมีส่วนสำคัญต่อความล้มเหลว ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการที่คอยขัดจังหวะพนักงานอยู่เสมอ เพื่อดูว่าพนักงานทำงานเสร็จแล้วหรือไม่ มีส่วนในการต่อต้านรูปแบบที่ทำหน้าที่ป้องกันไม่ให้พนักงานทำงานให้เสร็จ!

จากประสบการณ์ของฉันเองและประสบการณ์ของเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน นี่คือคำอธิบายของรูปแบบการต่อต้านที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารโทรคมนาคม

เมื่ออยู่ไกลใจก็ห่าง

การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะในการประชุมที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้าเท่านั้น อันที่จริง การสื่อสารส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นอย่างกะทันหันและไม่เป็นทางการ บางครั้งก็เป็นการพบกันที่โถงทางเดิน บางครั้งก็เป็นการตัดสินใจที่บังเอิญไปคว้าอาหารมา การล้อเลียน เรื่องตลก เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับครอบครัวและสัตว์เลี้ยง ทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อการก่อตัวของทีมสนับสนุน ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการ เรามักจะผ่อนคลายมากขึ้น เตรียมพร้อมมากขึ้น และเต็มใจที่จะโต้แย้งบรรทัดฐานและอำนาจ ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นพฤติกรรมที่พึงประสงค์ในนักออกแบบ วิศวกร และสถาปนิก เราค้นพบจุดแข็ง จุดอ่อน ความสนใจ และความบกพร่องของกันและกันผ่านปฏิสัมพันธ์เหล่านี้ เมื่อความเข้าใจแบบนี้เกิดขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมทีม พวกเขาก็จะเริ่มสนับสนุนซึ่งกันและกัน ท้าทายซึ่งกันและกัน และพบกับความพึงพอใจในการช่วยเหลือซึ่งกันและกันให้บรรลุเป้าหมายที่สูงขึ้น

ปัญหาของเพื่อนร่วมงานที่สื่อสารทางไกลคือการรวมพวกเขาไว้ในปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการนี้ได้อย่างไร คุณไม่สามารถพบพวกมันในโถงทางเดิน คุณไม่สามารถออกไปทานอาหารกลางวันกับพวกเขาได้ แต่การรวมกันนี้จำเป็นอย่างยิ่งหากทีมจะประสบความสำเร็จ

ต่อต้านรูปแบบ: แบบฟอร์มและรูปแบบต่างๆ

รูปแบบทั่วไปของรูปแบบการต่อต้านนี้คือการทำสิ่งต่าง ๆ เหมือนกับสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่ไม่มีพนักงานจากระยะไกล: เชิญสมาชิกในทีมที่เหมาะสมเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการ โทรหาสมาชิกในทีมเมื่อคุณมีคำถามเฉพาะ และจำกัดอีเมลไว้สำหรับธุรกิจเท่านั้น - หัวข้อเฉพาะ ในสภาพแวดล้อมนี้ ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลโต้ตอบกับพนักงานในสถานที่อย่างเป็นทางการเท่านั้น พนักงานสื่อสารโทรคมนาคมของคุณมีอารมณ์แปรปรวนและไม่แยแส เนื่องจากพวกเขารู้สึกว่าถูกผลักไสให้อยู่ในสถานะสมาชิกในทีมระดับรอง

รูปแบบทั่วไปอีกรูปแบบหนึ่งของรูปแบบการต่อต้านนี้เกิดขึ้นเมื่อเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารในสถานที่มักชอบที่จะโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการที่พูดคุยกับสมาชิกในทีมได้ดี ใช้ภาษากายเพื่อมีส่วนร่วม และพูดนอกเรื่องในหัวข้อที่น่าสนใจแบบสุ่มอาจมีปัญหาอย่างมากในการปรับรูปแบบพฤติกรรมตามธรรมชาตินี้ให้เป็นคนที่มองไม่เห็น การโทรและวิดีโอแชทรู้สึกเหมือนขาดการติดต่อจากมนุษย์เนื่องจากความไม่เป็นธรรมชาติ แท้จริงแล้วนั่นคือรากเหง้าของความยาก: ความเป็นธรรมชาติ เนื่องจากการโต้ตอบกับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลไม่ได้เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ พนักงานที่อยู่ห่างไกลเหล่านี้จึงรู้สึกเหมือนเป็นคนนอกมากกว่าเพื่อนร่วมทีม

ตัวแปรที่ยากที่สุดที่จะเผชิญคือเมื่อผู้จัดการมีอคติกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลโดยเฉพาะ อคตินี้อาจเป็นที่รู้จัก แต่มักจะเป็นจิตใต้สำนึก อคติอาจเป็นผลมาจากประสบการณ์ที่ผ่านมากับคนทำงานทางไกล หรือแม้กระทั่งในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ อคติอาจเป็นวัฒนธรรม ความเป็นมืออาชีพ หรือเชิงปรัชญาก็ได้ ผู้จัดการที่มีอคติให้งานที่สำคัญ โครงการที่พึงประสงค์ และการยกย่องและเลื่อนตำแหน่งแก่คนงานในท้องที่บ่อยกว่าพนักงานสื่อสารโทรคมนาคม เป็นผลให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลกลายเป็นเหินห่าง ไม่เกิดผล และโกรธเคืองส่งผลให้ต้องจากไป พฤติกรรมทั้งหมดที่ส่งเสริมอคติของผู้จัดการ

ทำลายรูปแบบ

ในการที่จะทำลายรูปแบบการต่อต้านนี้ เราต้องการโซลูชันที่ส่งเสริมและสนับสนุนปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการและเกิดขึ้นเองระหว่างพนักงานที่อยู่ห่างไกลกับคนทำงานในพื้นที่ แน่นอนว่าการสนทนาแบบตัวต่อตัวจะยังคงเกิดขึ้นและไม่ควรท้อแท้ แต่ควรสนับสนุนให้รวมคนทำงานระยะไกลไว้ด้วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารโทรคมนาคม: การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (การแชทด้วยข้อความ)

ลองนึกภาพสมาชิกในทีมทุกคนใช้โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเดียวกัน รู้จักมือของกันและกัน และมักจะเข้าสู่ระบบเมื่อทำงาน การสื่อสารที่เกิดขึ้นเองอาจทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกชื่อ พิมพ์คำสองสามคำ และส่ง คุณสามารถพูดคุยเรื่องตลก เรื่องราว ความคับข้องใจ และปัญหาการทำงานที่ถูกกฎหมายได้ง่ายๆ ผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ไม่ว่าคุณกำลังพูดคุยกับเพื่อนร่วมสำนักงานหรือสมาชิกในทีมอยู่ครึ่งทางทั่วโลก

ข้อดีที่ยอดเยี่ยมของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีคือ ข้อความโต้ตอบแบบทันทีทันใด ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมที่เงียบๆ สื่อสารกัน และฟรี! หลายบริษัทมีโปรแกรมเฉพาะสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในเครือข่ายภายในของบริษัท

ผู้ว่าข้อความโต้ตอบแบบทันทีในประสบการณ์ของฉันอ้างว่าเป็นข้อเสียที่พวกเขาไม่สามารถพิมพ์ได้เร็วพอหรือการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องทำให้งานจริงไม่เสร็จ น่าแปลกที่ฉันพบว่าการโต้เถียงเหล่านี้เกิดขึ้นจากคนที่เข้าถึงโทรศัพท์ได้ยากที่สุดและหาคำตอบทางอีเมลได้ยากที่สุด นั่นคือคนที่บ่นว่าเป็นคนที่เข้าถึงได้น้อยที่สุดสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล!

มีโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสาธารณะมากมายที่ฉันเห็นว่าใช้อย่างประสบความสำเร็จในฐานะผู้ปฏิบัติงานระยะไกล รวมถึง Yahoo Instant Messenger, AOL Instant Messenger, Google Talk, Microsoft Messenger, Skype และ ICQ บางบริษัทจะบล็อกบริการสาธารณะเหล่านี้ด้วยเหตุผลหลายประการ แต่มีการจัดหาโซลูชันภายในบริษัทแทน โซลูชันโอเพนซอร์สพร้อมใช้งานสำหรับทั้งเซิร์ฟเวอร์ (Openfire, ejabberd) และไคลเอ็นต์ (Pidgin, Adium)

(ไม่ใช่) วิธีแก้ไข: แชทด้วยเสียง

เหตุผลที่ฉันไม่ถือว่าการแชทด้วยเสียงเป็นวิธีแก้ปัญหานี้ด้วยการสื่อสารทางไกลก็เพราะว่าการแชทด้วยเสียงได้รับการปฏิบัติเช่นเดียวกับโทรศัพท์ การสื่อสารผ่านการแชทด้วยเสียงเป็นสถานการณ์ที่เป็นทางการ ที่จริงแล้ว การเพิกเฉยต่อคำขอแชทด้วยเสียงนั้นง่ายกว่าเสียงโทรศัพท์ที่ดังขึ้น ปัญหาอื่นๆ ที่ฉันพบเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาเฉพาะเสียง ได้แก่ คุณภาพการเชื่อมต่อ สำเนียง และการออกเสียงที่ไม่ดี สิ่งเหล่านี้จะรวมกันเมื่อมีหลายคนอยู่ที่ปลายด้านใดด้านหนึ่ง เนื่องจากแยกความแตกต่างของเสียงได้ยาก

เพื่อความชัดเจน ฉันไม่ได้บอกว่าไม่ควรใช้การแชทด้วยเสียงหรือโทรศัพท์ สำหรับการอภิปรายอย่างเป็นทางการ พวกเขาจะมีประสิทธิภาพ การใช้แชทด้วยเสียงหรือโทรศัพท์เป็นหลักในการสื่อสารทั้งหมดกับคนทำงานระยะไกล สามารถสร้างหรือสนับสนุนรูปแบบการต่อต้าน "ไม่อยู่ในสายตา คิดนอกใจ" ได้ เนื่องจากขาดความเป็นกันเองและความเป็นธรรมชาติ

(บางครั้ง ก) วิธีแก้ปัญหา: วิดีโอแชท

วิดีโอแชทมีปัญหาคล้ายกับการแชทด้วยเสียง แต่องค์ประกอบภาพช่วยให้ผู้ใช้มีวิธีการสื่อสารที่ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานสามารถสังเกตภาษากายและแชร์หน้าจอได้ ความสามารถในการมองเห็นเพื่อนร่วมงานของคุณทำให้พวกเขา "เป็นจริง" มากขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึง "ไม่อยู่ในสายตา" อีกต่อไป อย่างไรก็ตาม วิดีโอแชทยังคงไม่สนับสนุนความเป็นกันเองและความเป็นธรรมชาติที่จำเป็นต่อการทำลายรูปแบบการต่อต้านอย่างสมบูรณ์ Skype เป็นโปรแกรมวิดีโอแชทที่เป็นที่รู้จักและใช้กันอย่างแพร่หลาย Google แฮงเอาท์เป็นวิธีที่น่าสนใจในการจัดการวิดีโอแชทแบบกลุ่ม เนื่องจากแฮงเอาท์ช่วยให้ทุกคนมองเห็นกันและกัน

วิธีแก้ไข: แชทข้อความกลุ่ม

โดยการแชทด้วยข้อความแบบกลุ่ม ฉันหมายถึงการแชทด้วยข้อความตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ด้วยโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แต่มีสมาชิกในทีมหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้องพร้อมกัน ทุกข้อความที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนส่งจะเห็นโดยผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ปัญหาเกี่ยวกับเสียงจะไม่เกิดขึ้นโดยอาศัยข้อความ ด้วยสื่อข้อความ ผู้เข้าร่วมสามารถติดตามการสนทนาทั้งหมดได้ด้วยการชำเลืองมองไม่บ่อยนัก แทนที่จะต้องเพ่งความสนใจไปที่การสนทนาอย่างต่อเนื่อง

สิ่งที่น่าสนใจที่สุดก็คือ การนำผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมการแชทด้วยข้อความเป็นเวลานานส่งผลให้มีการพูดคุยโต้ตอบกันอย่างเป็นธรรมชาติและการโต้ตอบที่ไม่เป็นทางการเพิ่มขึ้นอย่างมาก บางครั้งการพูดคุยนั้นไม่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบัน ข่าวครอบครัว หรือกีฬา อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้ง การสนทนาดังกล่าวเป็นการสังเกตและคำถามที่เกี่ยวข้องกันเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงาน การตัดสินใจในการออกแบบ และทิศทางของบริษัท สิ่งที่ฉันเพิ่งอธิบายไปคือเอฟเฟกต์เครื่องทำน้ำเย็น และนั่นคือประเภทของการสื่อสารที่เกิดขึ้นเองและไม่เป็นทางการซึ่งจำเป็นต่อการทำลายรูปแบบการต่อต้านนี้

การแชทด้วยข้อความแบบกลุ่มของ Skype มีคุณลักษณะแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารทางไกลเพิ่มเติมที่ควรค่าแก่การเน้น: เมื่อผู้เข้าร่วมแชทลงชื่อเข้าใช้ Skype ประวัติการแชทเป็นกลุ่มจะได้รับการอัปเดตเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเห็นข้อความที่ไม่ได้รับทั้งหมด สิ่งนี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานในเวลาที่แตกต่างกันอย่างมากเพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมและรับรู้ถึงการสนทนาที่เกิดขึ้น

เมื่อฉันค้นหาโซลูชันโอเพนซอร์ซสำหรับการแชทกลุ่มการแคชประวัติของ Skype ฉันพบว่าเซิร์ฟเวอร์แชท Openfire มีคุณสมบัติเหมือนกัน

ตัวอย่าง

ในการจ้างงานครั้งก่อนของฉัน บริษัทได้รับคำสั่งให้ทุกคนใช้ Skype และยังคงเข้าสู่ระบบทุกครั้งที่ทำได้ แชทกลุ่มหนึ่งรายการมีสมาชิกทุกคนในบริษัทซึ่งใช้สำหรับการประกาศทั่วโลก การสนทนากลุ่มอื่นๆ สำหรับสำนักงานบางแห่งก็ใช้วิธีเดียวกัน ในบางครั้ง การสนทนากลุ่มจะรับการสนทนาที่ไม่ได้ใช้งาน ดังนั้นบางแชทจึงถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการล้อเลียนแบบสุ่มโดยเฉพาะ นอกจากนี้ ทีมต่างๆ จะมีแชทกลุ่มของตัวเอง และเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาที่ต้องการความสนใจและการมองเห็นสูง กลุ่มอื่นจะถูกสร้างขึ้นสำหรับปัญหานั้นโดยเฉพาะ ด้วยการจัดการนี้ เหตุการณ์ปัจจุบันและปัญหาสำคัญของลูกค้าก็สื่อสารกันได้ง่าย และฉันก็สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรสนิยมส่วนตัวของเพื่อนร่วมงานในพื้นที่และเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลของฉัน เมื่อใดก็ตามที่ฉันมีคำถาม ทั้งหมดที่ฉันต้องทำคือถามในแชทที่ถูกต้องเพื่อให้มีคนตอบ ทุกเช้าฉันจะสามารถติดตามบทสนทนาที่ฉันพลาดไปในตอนกลางคืน ประสิทธิภาพการทำงานของฉันได้รับการปรับปรุง กระบวนการตัดสินใจมีความโปร่งใส และฉันสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานด้านโทรคมนาคมในสถานที่ต่างๆ

ที่งานภายหลัง ฉันเป็นหนึ่งในสมาชิกใหม่ในทีมหลายคนและพวกเราบางคนอยู่ห่างไกล สมาชิกในทีมอาวุโสที่มีความรู้เกี่ยวกับ codebase มากที่สุด ไม่ได้ใช้โปรแกรมส่งข้อความทันทีและไม่รับโทรศัพท์ ทุกครั้งที่พวกเราคนทำงานระยะไกลต้องการคำตอบจากเขา เราพบว่าตัวเองกำลังขอให้คนงานในท้องที่ไปที่ห้องของสมาชิกอาวุโสและถามหาเรา ผู้จัดการของเราได้ยินข้อร้องเรียนมากมายเกี่ยวกับการเข้าไม่ถึงของสมาชิกอาวุโสคนนี้ นี่เป็นปัญหาทั่วไปในการสื่อสารโทรคมนาคม ฉันเสนอให้ใช้การแชทเป็นกลุ่มของ Skype เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร สมาชิกในทีมใหม่ทั้งหมดเข้าร่วมอย่างรวดเร็ว ต้องใช้เวลาหนึ่งเดือนในการทำให้ผู้จัดการของเราเชื่อมต่อและอีกสองสามคำขอพร้อมกับคำขอมากมายก่อนที่สมาชิกทีมอาวุโสจะเข้าร่วมในที่สุด เขาเกลียดการหยุดชะงัก ดังนั้นเขาจึงไม่ค่อยได้เข้าสู่ระบบ อย่างไรก็ตาม สมาชิกในทีมใหม่เริ่มคุ้นเคยกันดี และเราเริ่มทำงานเพื่อขจัดความไม่สมดุลของสมาชิกในทีมอาวุโสด้วยการแบ่งปันความรู้และตอบคำถามของกันและกัน

บทสรุป

การทำลายรูปแบบการต่อต้าน "Out of Sight, Out of Mind" และแก้ไขข้อเสียของการสื่อสารโทรคมนาคมนี้ สมาชิกในทีมทุกคนต้องใช้ความพยายามและพร้อมสำหรับเพื่อนร่วมงานทุกคน การผสมผสานของความพร้อม ความเป็นกันเอง และความเป็นธรรมชาติช่วยกระชับความสัมพันธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงานทั้งจากระยะไกลและในพื้นที่

You Better Be Like Me

เฟร็ดหงุดหงิดที่เขาหาซูไม่เจอตอนบ่ายสี่โมง เฟร็ดพบว่าเธอออกไปแคมป์ช่วงสุดสัปดาห์ของครอบครัว ในความพยายามที่จะแก้ไขปัญหานี้ เฟร็ดเรียกประชุมภาคบังคับเวลา 17.30 น. ของวันศุกร์ถัดไป ขณะที่ซูกำลังเตรียมตัวออกจากงานในตอนเย็นเพื่อไปดูคอนเสิร์ตของลูกสาว เธอได้รับหนังสือแจ้งสำหรับการประชุมนั้น เวลา 20.30 น. เฟร็ดอยู่ในเขตเวลาแปซิฟิก ซูอยู่ในเขตเวลาตะวันออก

แก่นแท้ของรูปแบบต่อต้าน "You Better Be Like Me" เกิดขึ้นเมื่อมีคนสันนิษฐานหรือคาดหวังให้เพื่อนร่วมงานทั้งหมดทำแบบเดียวกับที่คุณทำ นี่อาจเป็นปัญหาได้แม้กระทั่งในหมู่พนักงานสื่อสารโทรคมนาคมและผู้ที่ทำงานร่วมเหมือนกัน! ตัวอย่างเช่น คนหนึ่งอาจต้องการเริ่มทำงานแต่เช้าและออกแต่เช้า ในขณะที่อีกคนชอบที่จะเข้ามาทีหลังและอยู่ทีหลัง เวลาอาหารกลางวันสำหรับผู้จัดการอาจเป็นเที่ยงวัน แต่สมาชิกในทีมคนหนึ่งชอบรับประทานอาหารกลางวันเวลา 13:30 น. หัวหน้าทีมที่มีพลังสูงจัดกำหนดการการประชุมสถานะ 8:00 น. ในวันจันทร์เท่านั้นเพื่อพบว่าสมาชิกในทีมหลายคนยังมาไม่ถึง และ บรรดาผู้ที่อยู่ด้วยตาพร่ามัว ให้นมแก้วกาแฟของตน และนิ่งเงียบ

สำหรับผู้ปฏิบัติงานที่อยู่ห่างไกล รูปแบบการต่อต้านนี้สามารถยกเลิกข้อดีทั้งหมดของการสื่อสารโทรคมนาคมไปพร้อมกับทำลายคุณภาพชีวิตของพวกเขาไปพร้อม ๆ กัน ความแตกต่างของเขตเวลาสามชั่วโมงอาจหมายความว่าผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่สามารถเริ่มต้นวันใหม่ได้เช่นเดียวกับที่สมาชิกในทีมออกไปรับประทานอาหารกลางวัน ไม่สามารถติดต่อสมาชิกในทีมที่อยู่ในประเทศจีนได้เนื่องจากคนทั้งประเทศกำลังมีวันหยุดยาวหนึ่งสัปดาห์ การประชุมภาคบ่ายเป็นประจำในสหรัฐอเมริกาคือตอนกลางดึกในอินเดีย การฝึกอบรมในช่วงกลางวันหนึ่งสัปดาห์สามารถป้องกันไม่ให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลได้เห็นลูกๆ ของพวกเขา เนื่องจากการฝึกอบรมกินเวลาตลอดช่วงบ่ายและเย็น

แบบฟอร์มและตัวแปร

รูปแบบหลักของการต่อต้านรูปแบบนี้คือสมาชิกในทีมที่มีตนเองเป็นศูนย์กลาง นี่คือคนที่คิดว่าเวลา 15:30 น. เป็นเวลานัดพบที่สมบูรณ์แบบ โดยไม่คำนึงถึงว่าเพื่อนร่วมงานในพื้นที่จำนวนมากจะรู้สึกเหนื่อยในยามบ่าย หรือเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลจะนั่งทานอาหารเย็น การประชุมดังกล่าวทำให้ทุกคนเสียเวลาเพราะไม่มีใครอยากอยู่ที่นั่นนอกจากผู้จัดงาน

รูปแบบการต่อต้านรูปแบบที่ร้ายกาจยิ่งกว่านี้ก็คือผู้ปฏิบัติตาม เช่น Fred ในตัวอย่างด้านบนซึ่งคาดหวังให้ทุกคนปฏิบัติตามกำหนดการของเขาและรู้สึกขุ่นเคืองเมื่อมีคนไม่ทำ บุคคลดังกล่าวพยายามบังคับผู้อื่นให้อยู่ในรูปแบบพฤติกรรมที่พึงประสงค์ มักจะนำไปสู่ความขุ่นเคืองและการกบฏที่ไม่โต้ตอบหรือเชิงรุก

ตัวแปรในปัญหาการสื่อสารโทรคมนาคมที่อาจเกิดขึ้นคือ "Always On Call" ปัญหาของลูกค้าที่รายงานในช่วงนอกเวลาทำการส่งผลให้พนักงานถูกเรียกให้ทำงานในช่วงเวลานอกเวลาทำงาน สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับทั้งพนักงานในท้องถิ่นและจากระยะไกล แต่โดยทั่วไปแล้วผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วกว่าเนื่องจากอยู่ห่างจากสภาพแวดล้อมการทำงานเพียงไม่กี่วินาที ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด พนักงานจะไม่ได้รับค่าจ้างหรือได้รับค่าตอบแทนอื่นใด เช่น เวลาชดเชยที่นำไปสู่ความขุ่นเคืองใจและผลผลิตที่ลดลงจากการทำงานมากเกินไป

อีกรูปแบบหนึ่งคือ "All Hands On Deck" ซึ่งพบสถานการณ์ฉุกเฉินและการตอบสนองของหัวเข่าคือการติดต่อสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อตรวจสอบปัญหาในเวลาเดียวกัน สิ่งนี้จะซับซ้อนยิ่งขึ้นหากสมาชิกในทีมไม่สื่อสารกันทำให้เกิดความพยายามซ้ำซ้อนและเสียเวลากับเส้นทางการสอบสวนที่สิ้นสุด กรณีทางพยาธิวิทยาเกิดขึ้นเมื่อทุกปัญหาเร่งด่วนถือเป็นเหตุฉุกเฉิน

ทำลายรูปแบบ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารโทรคมนาคมต้องการความยืดหยุ่นในส่วนของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ แต่ยังต้องการความเข้าใจและการพิจารณาจากทีมงานทั้งหมดด้วย

วิธีแก้ไข: รู้จักเพื่อนร่วมงานของคุณ

เนื่องจากทุกคนมีความแตกต่างกันและความแตกต่างเหล่านั้นทำให้ทีมมีความยืดหยุ่น สมาชิกแต่ละคนควรทราบตารางการทำงานของเพื่อนร่วมงาน การแบ่งปันปฏิทินทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้เนื่องจากช่วยให้เพื่อนร่วมงานทุกคนสามารถดูเวลาที่ว่างซึ่งแปลเป็นเขตเวลาของตนเองได้

ควรมีการอภิปรายตามเวลาจริงระหว่างความพร้อมของผู้เข้าร่วมทุกเมื่อที่ทำได้ หากเป็นไปไม่ได้ ควรประสานงานกันล่วงหน้าสำหรับผู้ที่ต้องการทำงานนอกเวลาปกติ ตามกฎที่ดี บุคคลที่เรียกประชุมควรมีความพร้อมที่สุดที่จะสนับสนุนให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อลดปัญหากับพนักงานสื่อสารโทรคมนาคม

การสนทนาที่ไม่ต้องการการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ควรเปลี่ยนเป็นแชนเนลแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมล วอยซ์เมล หรือการแชทด้วยข้อความ สมาชิกในทีมจะต้องมีนิสัยในการอ่านและตอบสนองต่อข้อความดังกล่าวในเวลาที่เหมาะสม มิฉะนั้น อาจเสี่ยงที่จะถูกขอให้เข้าร่วมการประชุมในเวลาที่ไม่ต้องการ!

วิธีแก้ไข: แผนรับมือเหตุฉุกเฉิน

ด่วนไม่ใช่เหตุฉุกเฉิน! หากมีการรายงานปัญหาจากลูกค้าคนสำคัญ แน่นอนว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน—แต่นั่นไม่ใช่เหตุฉุกเฉิน หากจะพลาดกำหนดเส้นตาย นั่นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่ใช่กรณีฉุกเฉินอย่างแน่นอน—ควรสังเกตมานานแล้วและได้ดำเนินการตามขั้นตอนแล้ว หากเครือข่ายองค์กรของคุณประสบกับความล้มเหลวในช่วงกลางชั่วโมงเร่งด่วน และลูกค้าจำนวนมากที่มีสัญญาคุณภาพการบริการกำลังโทรหาคุณ นั่น ถือเป็น เรื่องฉุกเฉินสำหรับทีมของคุณ

แผนรับมือเหตุฉุกเฉินต่อไปนี้มุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผล มันจงใจทำลายลำดับชั้นที่เป็นทางการและระบบราชการเนื่องจากโครงสร้างดังกล่าวไม่มีประสิทธิภาพ เป้าหมายเดียวคือเพื่อแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน และควรปฏิเสธการคืบคลานขอบเขตใดๆ

1. จัดตั้งศูนย์กลางการติดต่อเพื่อจัดการข้อมูลและบริการลูกค้า บุคคลนี้ควรเป็นสมาชิกของทีมพัฒนา ไม่ใช่ผู้บริหาร และเขาหรือเธอควรตระหนักถึงสมาชิกในทีมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องและสิ่งที่แต่ละคนกำลังสืบสวน การไปรอบๆ บุคคลนี้อาจขัดจังหวะการสืบสวนและความเสี่ยงในการแก้ไขอย่างทันท่วงที โปรดทราบว่าบุคคลนี้ ไม่ จำเป็นต้องชี้นำกิจกรรมของผู้เผชิญเหตุ

2. สร้างการสื่อสารในชุมชนระหว่างผู้เผชิญเหตุ และทำให้เป็นแบบไม่เป็นทางการเพื่อส่งเสริมให้มีการสื่อสารที่รวดเร็วและตรงไปตรงมา วางจุดศูนย์กลางของการติดต่อไว้ในห่วงโซ่การสื่อสารและลบใครก็ตามที่ขัดขวางการสอบสวน อีเมลสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วหากทุกคนติดตามอย่างใกล้ชิด Google แฮงเอาท์ดีกว่า และการแชทด้วยข้อความแบบกลุ่มพร้อมประวัติที่บันทึกไว้จะดีที่สุด เพื่อให้ทุกคนสามารถใช้การสนทนาได้

3. ละเว้นโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการและชื่อ และปล่อยให้โครงสร้างตอบกลับเกิดขึ้นตามธรรมชาติ มีแนวโน้มว่าบุคคลที่ดูเหมือนจะรับหน้าที่เป็นผู้มีความรู้มากที่สุดซึ่งเป็นอุดมคติ ละเว้นและเรียกใครก็ตามที่พยายามจะอัฒจันทร์ ดึงยศ หรือขีดอีโก้ ใครบางคนควรก้าวเข้ามาก็ต่อเมื่อบุคลิกภาพมีความสำคัญมากกว่าประสิทธิภาพ

4. ทีมกู้ภัยฉุกเฉินควรเริ่มต้นด้วยทีมที่พร้อมใช้ทันทีเท่านั้น ผู้เผชิญเหตุจะกำหนดว่าใครบ้างที่ต้องได้รับการเรียกตามแบบเฉพาะกิจ หากเป็นที่ชัดเจนว่าผู้เผชิญเหตุไม่มีอะไรจะช่วยเหลือแล้ว ให้ลบบุคคลนั้นออกจากทีมเผชิญเหตุหรือมอบหมายบทบาทสนับสนุนให้กับเขา

5. เมื่อมีคนต้องการหยุดพัก ให้เขา ทางออกที่ดีจะไม่เกิดขึ้นภายใต้ความกดดัน เมื่อสมาชิกในทีมเครียดและเหนื่อย ความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการวิเคราะห์ของเขาก็จะลดลงอย่างรวดเร็ว

6. แก้ไขปัญหาเฉพาะจนกว่าจะไม่มีเหตุฉุกเฉินอีกต่อไป ไม่ใช่ จนกว่าจะได้รับการแก้ไข! ไม่ว่าทางออกฉุกเฉินจะเป็นอย่างไร ก็ต้องทบทวนในภายหลังเมื่อสมาชิกในทีมมีความคิดที่ชัดเจนขึ้น

ไม่ว่าคุณจะปฏิบัติตามคำแนะนำในการสื่อสารทางไกลเหล่านี้หรือไม่ก็ตาม รับทราบการมีส่วนร่วมของทุกคน เฉลิมฉลองความสำเร็จ และให้เวลาทุกคนในการฟื้นฟูร่างกายอย่างเพียงพอ หากสมาชิกในทีมยกเลิกแผนส่วนตัวหรือพลาดเวลาครอบครัว ให้ค้นหาวิธี มากกว่า ชดเชยในแบบที่สำคัญสำหรับ พวกเขา พิจารณาสิ่งนี้: คุณต้องการให้ผู้เผชิญเหตุฉุกเฉินของคุณมองโลกในแง่ดี ร่าเริง มีสมาธิ และกระตือรือร้นที่จะเปล่งประกาย หากพวกเขาจะเสียสละพวกเขาควรจะได้รับรางวัล หากไม่ได้รับผลประโยชน์ตอบแทน พวกเขาก็มักจะเพิกเฉยต่อการโทรในครั้งต่อไปมากกว่า

วิธีแก้ปัญหา: เมื่ออยู่ในโรม

เมื่อจำเป็นต้องมีการโต้ตอบแบบเรียลไทม์ที่ขยายออกไป เช่น การฝึกอบรมที่นำโดยผู้สอน การสร้างทีม การวางแผนโครงการ หรือการฝึกหัดกลุ่ม ให้พิจารณานำผู้ปฏิบัติงานทั้งหมดไปยังที่เดียวในช่วงเวลานั้น พยายามเอาชนะอุปสรรคต่างๆ เช่น ข้อจำกัดด้านงบประมาณและข้อขัดแย้งด้านกำหนดเวลา สำหรับสมาชิกในทีมที่ต้องเข้าร่วมประชุมทางไกล นี่คือเวลาที่จะใช้อุปกรณ์การประชุมทางไกลระดับไฮเอนด์ ควรมีฟีดวิดีโอและเสียงที่มีคุณภาพเพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถเห็นผู้เข้าร่วมในพื้นที่ทั้งหมดและในทางกลับกัน

เพื่อความชัดเจน ฉันกำลังบอกว่าสปีกเกอร์โฟนขาด ๆ หาย ๆ วิดีโอความละเอียดต่ำไม่เพียงพอ คุณต้องการให้ทุกคนรู้สึกว่าเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลเป็นผู้เข้าร่วมเต็มตัว ไม่ใช่ผู้ที่ได้รับการร้องขอให้สังเกตอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ วิดีโอความละเอียดสูงอาจใช้ไม่ได้กับเว็บแคมที่รวมไว้ในแล็ปท็อป และแน่นอนว่าต้องใช้แบนด์วิดท์จำนวนมาก การทำงานนี้อาจต้องใช้ค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์และปริมาณงานที่สูงขึ้นที่สถานที่ใดสถานที่หนึ่งหรือทั้งในพื้นที่และระยะไกล วางแผนล่วงหน้า; ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดนี้อยู่ในสถานที่และทดสอบก่อนที่ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลคนแรกของคุณจะทำงาน

สำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ การทำงานนอกเวลาเพื่อเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้อาจเป็นความไม่สะดวก อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่าเวลาเหล่านี้เป็นเวลาเดียวกับที่ทำงานในสถานที่จริง ในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ ให้ปรับเปลี่ยนตารางเวลาเหมือนกับว่าคุณได้เดินทางแล้ว บอกให้ครอบครัวและเพื่อนฝูงรู้ว่าคุณกำลัง “เดินทาง” เพื่อทำงานในสมัยนั้น ปรับรูปแบบการนอนของคุณให้เข้ากับทีมของคุณ แต่งกายและแต่งตัวให้เรียบร้อย และจัดพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบ

วิธีแก้ปัญหา: Pay It Forward

เมื่อเพื่อนร่วมงานมีปัญหา ช่วยพวกเขาแก้ปัญหา และในทางกลับกัน เพื่อนร่วมงานคนนั้นจะช่วยคุณเมื่อคุณต้องการ

พิจารณาสิ่งนี้: คุณกำลังทำงานกับบางสิ่งที่สำคัญ มาก และจากนั้นคุณเจอสิ่งกีดขวาง พูดบล็อกของรหัสที่คุณไม่เข้าใจ หรือบางโมดูลที่คุณต้องโต้ตอบด้วยในลักษณะเฉพาะ แต่คุณไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร เมื่อให้เวลา คุณรู้ว่าคุณสามารถคิดออก แต่คุณก็รู้ด้วยว่าเพื่อนร่วมงานของคุณ Sam คุ้นเคยกับส่วนนี้ของโปรแกรมและห้านาทีกับเขาอาจช่วยคุณประหยัดเวลาได้ห้าชั่วโมง คุณส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของแซม แซมสังเกตเห็น หยุดสิ่งที่เขาทำ แชทกับคุณสองสามนาทีแล้วดูรหัสหรือคุณแชร์หน้าจอเพื่อแสดงปัญหาให้เขาเห็น สิบนาทีต่อมา คุณมีคำตอบ! แซมให้คำแนะนำบางอย่างแก่คุณ และคุณได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือเรื่องตลกเกี่ยวกับโค้ดเดิม

ปัญหาทั่วไปอีกประการหนึ่งสำหรับผู้ปฏิบัติงานโทรคมนาคม: ทันใดนั้น เครื่องในไซต์หยุดตอบสนองต่อคุณ คุณคิดว่าจำเป็นต้องรีบูต แต่คุณไม่สามารถแค่เดินผ่านแล้วกดปุ่มรีเซ็ตได้ มีคนในสถานประกอบการต้องทำอย่างนั้น และคุณไม่สนใจด้วยซ้ำว่าจะเป็นใคร คุณฝากข้อความลงในแชทกลุ่ม "เฮ้ ใครช่วยตรวจสอบ xyz หน่อย" และไม่กี่วินาทีต่อมา เพื่อนร่วมงานของคุณคนหนึ่งส่ง "กำลังตรวจสอบ!" กลับมา แก้ไขปัญหา.

เพื่อนร่วมงานของคุณเป็นผู้ทำงานร่วมกัน ไม่ใช่ สิ่งรบกวน การหยุดชะงักเหล่านี้เป็นการให้ความรู้ ไม่ใช่ การรบกวน สมาชิกในทีมควรพร้อมช่วยเหลือกันตลอดเวลาในช่วงเวลาทำงานปกติ การช่วยเหลือช่วยให้คุณเรียนรู้จุดแข็งและจุดอ่อนของเพื่อนร่วมงาน ที่สำคัญกว่านั้น เมื่อถึงเวลาที่คุณต้องขอความช่วยเหลือ เพื่อนร่วมงานของคุณจะให้ความสำคัญกับการช่วยเหลือคุณ และนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ ใช่ไหม หากคุณต้องการเวลาโฟกัส ให้ออกจากระบบโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและบอกให้คนอื่นโทรหาคุณหากจำเป็น และอย่าลืมรับสายดังกล่าวหากเกิดขึ้น ในกรณีที่คุณไม่สามารถรับสายได้ ให้ตรวจสอบอีเมลและข้อความเสียงของคุณบ่อยๆ และรับสายทันที เชื่อมั่นว่าเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังติดต่อคุณเพราะพวกเขาต้องการคุณ และในทางกลับกัน พวกเขาจะอยู่ที่นั่นเมื่อคุณต้องการ

นี่ไม่ใช่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จำกัดเฉพาะการสื่อสารโทรคมนาคม อันที่จริง วิธีแก้ปัญหานี้ใช้ได้กับเพื่อนร่วมงานในพื้นที่เช่นเดียวกับที่อยู่ห่างไกล แต่ง่ายกว่าสำหรับเพื่อนร่วมงานในพื้นที่ที่จะเดินเข้ามาหาคุณและถาม และยากกว่าที่คุณจะเพิกเฉย นอกจากนี้ วิธีแก้ปัญหาเฉพาะนี้ไม่ได้เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาสำหรับรูปแบบการต่อต้านเท่านั้น เป็นทางออกของความสัมพันธ์และปัญหาในชีวิต เมื่อเพื่อนขอความช่วยเหลือ คุณหยุดสิ่งที่คุณทำและช่วยเหลือ ในทางกลับกัน เมื่อคุณขอความช่วยเหลือ เพื่อนของคุณจะช่วยคุณในฐานะเดียวกัน แม้แต่คนแปลกหน้าก็จะช่วยเหลือซึ่งกันและกันเมื่อถูกถาม เราไม่ได้อยู่คนเดียว และไม่ได้เกิดมาเพื่อทำอะไรคนเดียว หากคุณพยุงผู้อื่นขึ้นเมื่อพวกเขาสะดุดและดึงพวกเขาขึ้นเมื่อพวกเขาล้มลง คุณจะพบว่าคุณกำลังถือโลกไว้ในมือของคุณ