การเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน: เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์จากมืออาชีพ

บทสรุปผู้บริหาร

กว่า 25 ปีของประสบการณ์ระดับมืออาชีพของฉันในฐานะ CFO สำหรับบริษัทต่างๆ ในยุโรปและละตินอเมริกา ฉันพบปัญหาทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านการเงิน แต่สิ่งที่สำคัญและสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับสุขภาพทางการเงินของบริษัทคือ การจัดการเงินทุนหมุนเวียน การจัดการเงินทุนหมุนเวียนหมายถึงกลยุทธ์ของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการติดตามและการใช้องค์ประกอบทั้งสองของเงินทุนหมุนเวียน สินทรัพย์หมุนเวียน และหนี้สินหมุนเวียน เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานของบริษัทจะมีประสิทธิภาพทางการเงินสูงสุด วัตถุประสงค์หลักของการเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียนคือเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทรักษากระแสเงินสดให้เพียงพอเพื่อให้เป็นไปตามต้นทุนการดำเนินงานในระยะสั้นและภาระหนี้ระยะสั้น

การปรับปรุงเงินทุนหมุนเวียนเป็นส่วนสำคัญของรายละเอียดงาน CFO การเพิ่มประสิทธิภาพของเงินทุนหมุนเวียนจะเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ถือหุ้นและมีความสำคัญต่อทั้งบริษัท ดังนั้นควรเป็นความรับผิดชอบของทีมผู้บริหารทั้งหมด ไม่ใช่แค่หน้าที่ด้านการเงินเท่านั้น ทีมการเงินขับเคลื่อนและเป็นผู้นำกระบวนการ แต่การตัดสินใจของส่วนที่เหลือของบริษัทควรมีเป้าหมายร่วมกันในการเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนให้เหมาะสม การเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียนเป็นหนึ่งในวิธีที่ถูกที่สุดที่บริษัทต้องได้รับเงินสด บางครั้งบริษัทก็รับภาระหนี้โดยไม่จำเป็นเมื่อเงินสดที่ติดอยู่กับเงินทุนหมุนเวียนเพียงพอสำหรับใช้เป็นเงินทุนสำหรับโครงการรายจ่ายฝ่ายทุนใหม่หรือเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเบิกเกินบัญชีที่ไร้ประโยชน์

บทความนี้ตั้งใจที่จะให้คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินทุนหมุนเวียนและวัฏจักรเงินทุนหมุนเวียนดังที่แสดงไว้ข้างต้นตามประสบการณ์ของฉันเอง ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเป็นภาพรวมที่ละเอียดถี่ถ้วนของวัตถุ แต่เพียงชี้แจงเคล็ดลับและจุดโฟกัสที่สำคัญบางประการ โดยมุ่งเน้นเฉพาะที่ภาคอุตสาหกรรม น้ำมันและก๊าซ โทรคมนาคม การให้คำปรึกษา และบริการ

บัญชีลูกหนี้ (ลูกหนี้)

ในอาชีพการงานของฉัน ฉันได้เห็นกรณีของบริษัทต่างๆ ที่ถึงแม้จะสามารถทำกำไรได้ดี แต่ก็ถูกผลักดันให้ล้มละลายเพียงเพราะการจัดการเงินทุนหมุนเวียนที่ไม่ดี ตัวอย่างหนึ่งคือผู้ผลิตรถยนต์ข้ามชาติรายใหญ่ บริษัทนี้มีสาขาย่อยในบราซิลแห่งหนึ่งซึ่งมีการจัดการตำแหน่งเงินทุนหมุนเวียนที่ไม่ดีนักจนมีลูกหนี้เกิน 200 วัน แผนปฏิบัติการของเราในปีแรกจึงมุ่งเน้นไปที่สองสิ่งคือ การลดลูกหนี้การค้าและการลดสินค้าคงคลังอะไหล่

สำหรับวัตถุประสงค์ในการลดลูกหนี้ มีความท้าทายที่สำคัญหลายประการ ประการแรก บัญชีบางบัญชีเก่ามากจนไม่สามารถกู้คืนได้ นอกจากนี้ เนื่องจากอยู่ในบราซิล และบัญชีลูกหนี้เป็นสกุลเงินท้องถิ่น ค่าเสื่อมราคาของอัตราแลกเปลี่ยนหมายความว่าเราอยู่ภายใต้แรงกดดันอย่างมากที่จะกู้คืนการชำระเงินโดยเร็วที่สุด ดังนั้นเราจึงมุ่งความสนใจไปที่รายการปฏิบัติการหลักสองสามรายการที่มีเป้าหมายเพื่อจัดการกับสถานการณ์อย่างมีประสิทธิผลและรวดเร็วที่สุด

สิ่งแรกที่เราทำคือการสร้างทีมการเงินแบบเฉพาะกิจสามคนเพื่อมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นเรื่องการลดลูกหนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมรับผิดชอบลูกค้าจำนวนหนึ่งและแนะนำให้ลูกค้าแต่ละรายเป็นผู้จัดการบัญชีที่เกี่ยวข้อง หลายปีที่ผ่านมา การสื่อสารระหว่างแผนกบัญชีลูกหนี้ของบริษัทย่อยในบราซิลและแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของผู้ผลิตรถยนต์ต่างๆ ได้ถูกทำลายลงอย่างแท้จริง ทีมงานเฉพาะใหม่ของเราทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมการค้าที่ดูแลผู้ผลิตแต่ละราย เพื่อให้สามารถเข้าพบลูกค้าร่วมกันได้เมื่อจำเป็น CFO จะได้รับรายงานความคืบหน้าทุกเช้าที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินที่ได้รับในวันก่อน และจะติดตามผลกับทีมอย่างพิถีพิถันในรายการต่างๆ ของแผนปฏิบัติการ

การดำเนินการที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่เราคำนึงถึงการศึกษา จำเป็นต้องมีความเข้าใจในกระบวนการชำระเงินของลูกค้าแต่ละรายเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้จะแสดงอย่างถูกต้องตามขั้นตอนภายในของลูกค้า และไม่เสียเวลาไปกับการกลับไปกลับมาที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขและการแก้ไขใบแจ้งหนี้ ดังนั้นเราจึงได้ทำการวิเคราะห์ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินภายในของเราเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าโดยเร็วที่สุดโดยไม่มีข้อผิดพลาด

เรายังทำงานอย่างหนักในการปรับปรุงและอัปเดตขั้นตอนการสมัครการชำระเงินภายในของเรา ปัญหาหนึ่งคือการชำระเงินที่ได้รับบางส่วนยังคงใช้ไม่ได้เป็นเวลาหลายสัปดาห์ ทำให้ไม่สามารถมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เมื่อติดต่อลูกค้าสำหรับปัญหาด้านบัญชีลูกหนี้คงค้าง ระบบอัตโนมัติของกระบวนการชำระเงินยังถูกนำมาใช้กับลูกค้าที่ยังคงชำระเงินด้วยตนเอง แม้ว่าระบบอัตโนมัตินี้อาจใช้เวลานานในการดำเนินการ แต่ควรมองว่าเป็นการลงทุนที่มี ROI ในการรวบรวมบัญชีลูกหนี้ตรงเวลา ข้อยกเว้นสำหรับการชำระเงินอัตโนมัติยังได้รับการวิเคราะห์และพิจารณาการแก้ไขขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเพื่อขจัดข้อยกเว้นเหล่านี้ในอนาคต ฝ่ายไอทีจึงมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการประชุมติดตามผลประจำวัน

ในที่สุด การมุ่งเน้นที่การปรับปรุงบัญชีลูกหนี้ก็ดำเนินไปจนถึงซีอีโอ ซึ่งติดตามโครงการทั้งหมดอย่างใกล้ชิดผ่านการประชุมประจำสัปดาห์กับ CFO และผู้นำคนอื่นๆ ของบริษัท

บทเรียนที่ได้รับในฐานะ CFO

ผลลัพธ์ของความพยายามของเรานั้นน่าประทับใจ ในปีแรกเพียงปีเดียว เราสร้างรายได้เพิ่มเติมเป็นเงินสด 21 ล้านดอลลาร์ โดยอิงจากความพยายามที่ระบุไว้ข้างต้นล้วนๆ สิ่งนี้ควรเป็นตัวอย่างที่สำคัญของการให้ความสำคัญกับการจัดการเงินทุนหมุนเวียน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญบางส่วนที่ฉันจะพูดถึง:

• ทำให้ทีมการเงินเป็นเจ้าของลูกค้า มอบหมายความรับผิดชอบให้กับบุคคลในทีมการเงินและการค้า และทำให้พวกเขาเป็นเจ้าของความจำเป็นในการลดยอดค้างชำระ ส่วนหนึ่งของโบนัสสิ้นปีของทีมที่เราสร้างขึ้นนั้นเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพของลูกหนี้คงค้างภายใต้ขอบเขตของผู้จัดการแต่ละคน
• กำหนดให้สมาชิกในทีมการเงินแต่ละคนรับผิดชอบแผนปฏิบัติการของตนเองกับลูกค้าแต่ละราย และแผนปฏิบัติการแต่ละแผนจะต้องปรับให้เข้ากับขั้นตอนการชำระเงินภายในของลูกค้า
• ในฐานะ CFO ติดตามความคืบหน้าของแผนปฏิบัติการแต่ละแผนทุกวัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณในฐานะ CFO เข้าใจวิธีการทำงานของกระบวนการชำระเงินสำหรับลูกค้าหลักของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า และการชำระเงินเหล่านี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติโดยมีข้อยกเว้นน้อยที่สุด
• ทีมผู้บริหารทั้งหมดของบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน ฝ่ายการเงินและการค้าจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในหน้านี้
• สร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับลูกค้าแต่ละรายและเยี่ยมชมพวกเขาเป็นการส่วนตัวในกรณีที่ร้ายแรง เช่น การเรียกร้อง หากจำเป็น อย่าคิดผิดว่าลูกค้าจะจ่ายเงินอัตโนมัติ
• วิเคราะห์ ปรับปรุง และทำให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเป็นอัตโนมัติเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าอย่างรวดเร็วและไม่มีข้อผิดพลาด แก้ไขข้อยกเว้นการเรียกเก็บเงินทั้งหมด แม้แต่ข้อยกเว้นเล็กน้อย เนื่องจากข้อยกเว้นเหล่านี้สามารถสร้างบัญชีลูกหนี้คงค้างจำนวนมากขึ้นได้ในอนาคต

รายการสิ่งของ

สินค้าคงคลังเป็นรายการที่ยากมากของยอดเงินทุนหมุนเวียนในการจัดการ เนื่องจากมีผลกระทบต่อการดำเนินงานจริงของบริษัท ทีมการเงินและฝ่ายปฏิบัติการต้องทำงานร่วมกันโดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกันซึ่งกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมักจะไม่เกิดขึ้น การดำเนินงานและการเงินมักมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันเมื่อพูดถึงเงินทุนหมุนเวียน ฝ่ายปฏิบัติการมีแนวโน้มที่จะเพิ่มระดับสินค้าคงคลังเพื่อรักษาระดับการผลิตและสต็อกบทความที่เคลื่อนไหวช้าในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ชิ้นส่วนเหล่านี้ในอนาคต ฝ่ายการเงินมองหาการลดระดับสินค้าคงคลังแทน

สินค้าคงคลังที่เคลื่อนไหวช้า

ความท้าทายที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้าคงคลัง ในบริบทของการเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังที่เคลื่อนไหวช้า (หรือไม่ใช่) SKU ที่เคลื่อนไหวช้าเป็นแหล่งของการสูญเสียเงินทุนหมุนเวียนที่ซ่อนอยู่และดูดซับพื้นที่คลังสินค้าด้วยค่าบำรุงรักษา

ตัวอย่างเช่น ฉันทำงานให้กับบริษัทสองแห่งในบราซิลและในสเปน อีกครั้งในภาคยานยนต์ เมื่อฉันมาถึง อย่างน้อย 10% ของสินค้าคงคลังเป็นสินค้าที่เคลื่อนไหวช้าซึ่งไม่สามารถระบุได้ ในทำนองเดียวกัน ฉันยังทำงานให้กับบริษัทสองแห่งในภาคโทรคมนาคม ในอิตาลีและสเปน ในอิตาลี บริษัทในเครือมีบทความเคลื่อนไหวช้าที่ไม่สามารถระบุได้ 30% ในสเปน บริษัทมีบทความที่เคลื่อนไหวช้า 25% การตรวจสอบที่เราดำเนินการช่วยให้ค้นพบปัญหาเหล่านี้และแก้ไขได้ แต่ "การทำความสะอาด" สินค้าคงคลังทั้งหมดต้องใช้เวลาและความพยายามร่วมกันจากฝ่ายการเงินและการดำเนินงานในบริษัท บริษัทต่างๆ ควรจัดการกับปัญหาเหล่านี้ล่วงหน้าจะดีกว่า

ปัญหาทวีความรุนแรงขึ้นในภาคส่วนซึ่งสินค้าคงคลังมักถูกจัดเก็บไว้กับซัพพลายเออร์ นี่เป็นสิ่งที่แพร่หลายโดยเฉพาะในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น ภาคยานยนต์ ในบริษัทบราซิลที่ฉันกล่าวไว้ข้างต้น สต็อคฝากขายอยู่ในสถานที่ต่างๆ 15 แห่ง ปัญหาเกี่ยวกับการเก็บสต็อกสินค้าในการฝากขายคือการที่คุณจ้างหน่วยงานภายนอกดูแลสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่จะเกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่ช้าและไม่เคลื่อนไหว

สินค้าคงคลังตามโครงการ

ในอุตสาหกรรมที่การผลิตและสัญญาเกี่ยวกับโครงการมีระยะเวลายาวนาน (เช่น การก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์ รถไฟ โครงการให้คำปรึกษาระยะยาว ฯลฯ) การเพิ่มประสิทธิภาพสินค้าคงคลังรวมถึงชุดของปัญหาเพิ่มเติมที่ไม่มีอยู่ในอุตสาหกรรมที่มี ผลิตภัณฑ์ขนาดเล็กและการผลิตที่ได้มาตรฐาน ตัวอย่างเช่น ปัญหาทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับเงื่อนไขการชำระเงิน ซึ่งบริการของลูกค้ามักจะเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของต้นทุนโดยรวม และมีบทบาทสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าตารางเวลาของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นนั้นสอดคล้องกับกำหนดการของเหตุการณ์สำคัญที่ ในทางกลับกันจะถูกออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

จากประสบการณ์ระดับมืออาชีพของฉันในอุตสาหกรรมรถไฟและการก่อสร้างในฝรั่งเศสและอิตาลี และในภาคการให้คำปรึกษาในสเปน ฉันพบปัญหาหลายประการที่เกี่ยวข้องกับข้างต้น ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับต้นทุนที่ตรงกันกับโครงการที่เหมาะสม ในทำนองเดียวกัน กำหนดเวลาการเรียกเก็บเงินมักจะไม่สอดคล้องกับความสำเร็จที่แท้จริงของเป้าหมายโครงการ จากประสบการณ์ของผม วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการปัญหานี้คือการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้จัดการโครงการซึ่งค่าตอบแทนผันแปรเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพของโครงการ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการคืออัตราส่วนเงินสดของโครงการ และด้วยเหตุนี้ ขอบเขตที่โครงการได้รับการสนับสนุนทางการเงินด้วยตนเอง หากอัตราส่วนเงินสดเข้า/ออกมากกว่า 1 ถือว่าโครงการทำได้ดี (ทางการเงิน)

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องติดตั้งเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการโครงการของตน ระบบบัญชีจำเป็นต้องอนุญาตให้มีการแบ่งแยกในระดับโครงการ (เช่น ผู้จัดการโครงการควรได้รับรายงานเฉพาะโครงการซึ่งมีการระบุต้นทุน รายได้ การเรียกเก็บเงิน และการชำระเงินตามเกณฑ์ของโครงการทั้งหมด) นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการต้องตรวจสอบการเรียกร้องและการดำเนินคดี ซึ่งควรทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานกับแผนกอื่นๆ เช่น กฎหมาย การเงิน และซัพพลายเชน

บทเรียนที่ได้รับในฐานะ CFO

• การเพิ่มประสิทธิภาพของเงินทุนหมุนเวียนในส่วนที่เกี่ยวกับสินค้าคงคลังนั้นเป็นความพยายามร่วมกันระหว่างการเงินและการดำเนินงาน เนื่องจากระดับสินค้าคงคลังมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการผลิต
• รายการที่ช้าหรือไม่เคลื่อนไหวเป็นแหล่งที่มาของต้นทุนและความสูญเสียในแง่ของทุนผูกมัดและค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา/คลังสินค้า ความพยายามในการกำจัดบทความที่เคลื่อนไหวช้านั้นใช้เวลานานและเข้มข้น ซึ่งหมายความว่าปัญหาควรได้รับการจัดการในเชิงรุกมากกว่าเชิงโต้ตอบ
• ในอุตสาหกรรมที่มีการจัดการสินค้าคงคลังตามโครงการ การจับคู่ต้นทุนและรายได้ที่ถูกต้องกับโครงการที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อสุขภาพทางการเงินของบริษัท การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้จัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการปัญหานี้ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อติดตามต้นทุน รายได้ การชำระเงิน และการเรียกเก็บเงินของโครงการ

เจ้าหนี้การค้า (เจ้าหนี้)

เจ้าหนี้การค้าเป็นเสาหลักที่สามของการเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน สิ่งที่ชัดเจนที่สุดที่มักจะนึกถึงเมื่อคิดถึงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีเจ้าหนี้ก็คือการเพิ่มเงื่อนไขการชำระเงินกับซัพพลายเออร์ หากบริษัทที่เป็นปัญหาสามารถเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินกับซัพพลายเออร์ที่มีสิทธิพิเศษได้อีกครั้ง นี่ถือเป็นหนทางที่ดีในอนาคต อย่างไรก็ตาม มีวิธีอื่นในการเพิ่มบัญชีเจ้าหนี้โดยที่เงื่อนไขการชำระเงินไม่เปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น รายการดำเนินการที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีเจ้าหนี้คือการสร้างแผนกส่วนกลางซึ่งควรใช้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อผิดพลาดในปริมาณ รายละเอียดการติดต่อ หรือจำนวนใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ควรถูกส่งกลับไปยังซัพพลายเออร์และขอให้แก้ไข อีกสิ่งที่มีประโยชน์ที่ต้องทำคือให้ทีมบัญชีเจ้าหนี้ส่งใบตอบรับอย่างเป็นทางการให้กับซัพพลายเออร์หากได้รับใบกำกับสินค้าทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เงื่อนไขการชำระเงินถือว่าเริ่มต้นนับจากวันที่รับทราบดังกล่าว

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขั้นตอนภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งเกี่ยวข้องกับการอนุมัติภายในใดๆ ที่จะต้องได้รับเพื่อชำระใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงเส้นทางการชำระเงินที่ไร้ประโยชน์และไม่มีประสิทธิภาพ ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ในส่วนบัญชีลูกหนี้ ทัศนคติเชิงรุกและการสื่อสารในระดับสูงระหว่างแผนกบัญชีเจ้าหนี้และซัพพลายเออร์เป็นกุญแจสำคัญ และช่วยให้สามารถแก้ไขการเรียกร้องและข้อยกเว้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บัญชีเจ้าหนี้ยังต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับแผนกอื่น ๆ ของบริษัทที่อนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากในกรณีที่เกิดปัญหาทางกฎหมาย แผนกบัญชีเจ้าหนี้มักจะไม่สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ สุดท้าย ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้จะต้องติดต่อประสานงานอย่างใกล้ชิดกับคลังสินค้าของบริษัทที่รับสินค้า อาจมีข้อยกเว้นบ่อยครั้งหากขั้นตอนไม่ได้มาตรฐานและเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การกระทบยอดการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์และใบแจ้งหนี้ที่จ่ายไปในอุดมคติจะต้องทำในวันเดียวกัน หากไม่ดำเนินการในทันที สิ่งสำคัญคือต้องมีภาพที่ชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ซัพพลายเออร์แต่ละรายถึงกำหนดชำระในแบบเรียลไทม์ ข้อมูลนี้มีประโยชน์สำหรับซัพพลายเออร์และสำหรับแผนกที่ใช้สินค้าหรือบริการที่จัดส่งโดยซัพพลายเออร์ สิ่งสำคัญคือต้องไม่ชำระเงินก่อนวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ เว้นแต่จะมีเหตุผลเฉพาะในการดำเนินการดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ในทำนองเดียวกัน ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าเกินกำหนด เนื่องจากเป็นสัญญาณว่าขั้นตอนการชำระเงินภายในของบริษัทที่เป็นปัญหาไม่ทำงานตามที่ควรจะเป็น

บัญชีเจ้าหนี้จะต้องทันสมัยอยู่เสมอด้วยเงื่อนไขของข้อตกลงตามสัญญากับซัพพลายเออร์แต่ละราย สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้บัญชีเจ้าหนี้ทราบเกี่ยวกับสัญญาใหม่ที่ลงนามกับซัพพลายเออร์ สัญญาเพิ่มเติมในสัญญาที่มีอยู่ หรือข้อตกลงบริการหลักใหม่ เงื่อนไขสัญญาใหม่ต้องได้รับการปรับปรุงในไฟล์หลักของซัพพลายเออร์แต่ละราย และใบแจ้งหนี้ที่มาจากซัพพลายเออร์จะต้องสอดคล้องกับไฟล์หลักนี้ ในกรณีของบริษัทที่ทำงานตามโครงการ ความซับซ้อนของสัญญาที่ลงนามอาจสูง ทันทีที่ลงนามในสัญญา จะเป็นประโยชน์สำหรับแผนกที่รับผิดชอบในการจัดงานนำเสนอต่อทีมการเงินและบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้สามารถเข้าใจใบแจ้งหนี้ในอนาคตได้ง่ายและชำระเงินได้ทันท่วงที นอกจากนี้ ในสัญญาที่ซับซ้อนเหล่านี้ จำเป็นต้องมีการคาดการณ์กระแสเงินสดที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากสิ่งเหล่านี้มักจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อกระแสเงินสดโดยรวมของบริษัท

บทเรียนที่ได้รับในฐานะ CFO

• และเช่นเคย การสื่อสารระหว่างแผนกการเงินและแผนกอื่นๆ ของบริษัทเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเจ้าหนี้
• ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในเงื่อนไขสัญญากับซัพพลายเออร์เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ได้รับการปฏิบัติอย่างถูกต้องและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแบ่งแยกหน้าที่อย่างถูกต้อง ฝ่ายการค้าต้องทราบเงื่อนไขสัญญาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ และข้อกำหนดเหล่านี้ควรมีการระบุไว้อย่างชัดเจนในสัญญา ใบสั่งซื้อ หรือข้อตกลงในการให้บริการหลัก ใบแจ้งหนี้จะต้องชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกันในสัญญา
• ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้—ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ผ่านกระบวนการอนุมัติภายในไปจนถึงการจัดการบัญชีของใบแจ้งหนี้และการอัพเดทบัญชีแยกประเภทซัพพลายเออร์—เป็นกุญแจสำคัญเพื่อให้ภาพที่ชัดเจนของบัญชีซัพพลายเออร์พร้อมใช้งานในแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการทุกระดับสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับบัญชีซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

สรุปข้อสังเกต

การเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียนเป็นวิธีที่ถูกที่สุดในการเพิ่มเงินสดในบริษัท และในกรณีร้ายแรง ให้ลดหรือขจัดหนี้ระยะยาวที่เกิดจากเงินทุนหมุนเวียนส่วนเกิน การเพิ่มทุนหมุนเวียนเป็นส่วนสำคัญของบทบาท CFO ซึ่งบริหารจัดการทีมการเงินและขับเคลื่อนแผนกอื่นๆ ของบริษัทให้เพิ่มเงินสด องค์กรการเงินติดตามกระบวนการและทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ ในบริษัท โดยมีเป้าหมายร่วมกันในการลดเงินทุนหมุนเวียน เงินทุนหมุนเวียนแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมต่างๆ หลักการพื้นฐานของการรวบรวมบัญชีลูกหนี้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบอัตโนมัติของกระบวนการและการทำงานร่วมกันของการเงิน ไอที และทีมบริหารการค้า/โครงการยังคงเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับทุกองค์กร ในด้านบัญชีเจ้าหนี้ ทีมซัพพลายเชน/ผู้จัดการโครงการ การเงิน และไอทีจำเป็นต้องทำงานร่วมกันโดยมีเป้าหมายร่วมกันในการเพิ่มบัญชีเจ้าหนี้และลดสินค้าคงคลัง