تحسين رأس المال العامل: نصائح عملية من محترف

ملخص تنفيذي

على مدار 25 عامًا من الخبرة المهنية كمدير مالي لشركات في أوروبا وأمريكا اللاتينية ، واجهت جميع أنواع المشكلات المتعلقة بالإدارة المالية. لكن إدارة رأس المال العامل تعتبر من أهم وأهم الأمور بالنسبة للصحة المالية للشركة. تشير إدارة رأس المال العامل إلى إستراتيجية الشركة المتعلقة بمراقبة واستخدام عنصرين من رأس المال العامل والأصول المتداولة والمطلوبات المتداولة لضمان التشغيل الأكثر كفاءة ماليًا للشركة. الغرض الأساسي من تحسين رأس المال العامل هو التأكد من أن الشركة تحتفظ دائمًا بتدفق نقدي كافٍ للوفاء بتكاليف التشغيل قصيرة الأجل والتزامات الديون قصيرة الأجل.

يعد تحسين رأس المال العامل جزءًا جوهريًا من الوصف الوظيفي للمدير المالي. يضيف تحسين رأس المال العامل قيمة للمساهمين وهو أمر حيوي للشركة بأكملها ، وبالتالي يجب أن يكون مسؤولية فريق الإدارة بأكمله ، وليس الوظيفة المالية فقط. يقود فريق الشؤون المالية العملية ويقودها ، لكن القرارات التي يتخذها باقي أعضاء الشركة يجب أن تشترك جميعها في الهدف المشترك المتمثل في تحسين رأس المال العامل. يعد تحسين رأس المال العامل أيضًا أحد أرخص الطرق التي يجب أن تحصل عليها الشركة من النقود. تأخذ الشركات أحيانًا ديونًا دون داع عندما يكون النقد العالق في رأس المال العامل كافياً لتمويل مشاريع الإنفاق الرأسمالي الجديدة أو لتجنب تكاليف السحب على المكشوف غير المجدية.

تهدف هذه المقالة إلى تقديم بعض النصائح والإرشادات العملية المتعلقة بإدارة رأس المال العامل ودورة رأس المال العامل كما هو موضح أعلاه ، بناءً على تجربتي الخاصة. لا يُقصد منه أن يكون نظرة عامة شاملة للموضوع ، ولكنه يوضح ببساطة بعض النصائح المهمة ونقاط التركيز ، مع التركيز بشكل خاص على قطاعات الصناعة والنفط والغاز والاتصالات والاستشارات والخدمات.

حسابات القبض (المدينون)

في مسيرتي المهنية ، رأيت حالات لشركات ، على الرغم من الربحية الكامنة السليمة ، دفعت إلى حافة الإفلاس فقط بسبب سوء إدارة رأس المال العامل. أحد الأمثلة على ذلك كان شركة كبيرة لتصنيع السيارات متعددة الجنسيات. كان لدى هذه الشركة شركة فرعية برازيلية محددة أساءت إدارة وضع رأس المال العامل بشكل سيئ لدرجة أنها وصلت إلى أكثر من 200 يوم من حسابات القبض. لذلك ، ركزت خطة عملنا في السنة الأولى بالليزر على أمرين: تخفيض حسابات القبض وتقليل مخزون قطع الغيار.

ولغرض تقليص حسابات القبض ، كان هناك العديد من التحديات الرئيسية. أولاً ، كانت بعض الحسابات قديمة جدًا لدرجة أنها كانت غير قابلة للاسترداد عمليًا. علاوة على ذلك ، نظرًا لوجودنا في البرازيل ، وحسابات القبض مقومة بالعملة المحلية ، فإن انخفاض سعر الصرف يعني أننا كنا تحت ضغط قوي لاسترداد المدفوعات في أسرع وقت ممكن. لذلك ، ركزنا اهتمامنا على عدد قليل من بنود العمل الرئيسية التي تهدف إلى معالجة الوضع بأكبر قدر ممكن من الفعالية والسرعة.

كان أول شيء قمنا به هو إنشاء فريق تمويل مخصص من ثلاثة أشخاص للتركيز حصريًا على مسألة تخفيض الذمم المدينة. كان كل عضو في الفريق مسؤولاً عن عدد من العملاء وقدم لكل عميل كمدير حساب ذي صلة. لعدة سنوات ، تعطل الاتصال بين إدارة الحسابات المدينة التابعة للشركة الفرعية البرازيلية وإدارات الحسابات الدائنة لشركات تصنيع السيارات المختلفة. عمل فريقنا المخصص الجديد عن كثب مع الفريق التجاري المسؤول عن كل مصنع حتى يتم إجراء زيارات مشتركة للعملاء عند الحاجة. سيتلقى المدير المالي تقريرًا مرحليًا كل صباح يتعلق بالمدفوعات المستلمة في اليوم السابق وسيتابع بدقة مع الفريق بشأن البنود المختلفة لخطة العمل.

إجراء مهم آخر اتخذناه يتعلق بالتعليم. هناك حاجة إلى فهم عملية الدفع لكل عميل للتأكد من تقديم الفواتير بشكل صحيح وفقًا للإجراءات الداخلية للعميل ، وعدم إضاعة الوقت في عمليات الدفع ذهابًا وإيابًا المتعلقة بتعديل وتصحيح الفواتير. لذلك ، قمنا بإجراء تحليل لإجراءات الفوترة الداخلية لدينا للتأكد من أن الشركة فوترة العميل في أسرع وقت ممكن بدون أخطاء.

لقد عملنا أيضًا بشكل كبير على تحسين وتحديث عمليات تطبيق الدفع الداخلية لدينا. كانت إحدى المشكلات هي أن بعض الدفعات المستلمة ظلت غير مطبقة لعدد من الأسابيع ، مما يجعل من المستحيل الحصول على معلومات موثوقة عند الاتصال بالعملاء بشأن مشكلات حسابات القبض المعلقة. تم أيضًا تنفيذ أتمتة عملية الدفع مع العملاء الذين ما زالوا يدفعون يدويًا. في حين أن هذه الأتمتة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً لسنها ، إلا أنه ينبغي النظر إليها على أنها استثمار مع عائد الاستثمار لتحصيل الحسابات المستحقة القبض في الوقت المحدد. تم أيضًا تحليل الاستثناءات من المدفوعات التلقائية وأخذت تصحيحات إجراءات الفوترة في الاعتبار للقضاء على هذه الاستثناءات في المستقبل. لذلك شارك قسم تكنولوجيا المعلومات بنشاط في اجتماعات المتابعة اليومية.

أخيرًا ، ذهب التركيز على تحسين الحسابات المستحقة القبض إلى الرئيس التنفيذي ، الذي تابع المشروع بأكمله عن كثب من خلال اجتماعات أسبوعية مع المدير المالي وبقية قيادة الشركة.

الدروس المستفادة من منصب المدير المالي

كانت نتائج جهودنا رائعة. في العام الأول وحده ، حققنا 21 مليون دولار إضافية نقدًا ، بناءً على الجهود الموضحة أعلاه. يجب أن يكون هذا بمثابة مثال مهم على مدى أهمية التركيز على إدارة رأس المال العامل. على وجه الخصوص ، إليك بعض النقاط الرئيسية التي أود أن أتحدث عنها:

• اجعل فريق التمويل يأخذ ملكية العملاء. تفويض المسؤولية إلى الأفراد داخل فرق المالية والتجارية ، وجعلهم يأخذون ملكية الحاجة إلى تقليل الحسابات المستحقة القبض المستحقة. تم ربط جزء من مكافأة نهاية العام للفريق الذي أنشأناه بأداء المستحقات المعلقة تحت إشراف كل مدير.
• اجعل كل عضو في الفريق المالي مسؤولاً عن خطة العمل الخاصة به مع كل عميل ، ويجب أن تكون كل خطة عمل مصممة وفقًا لإجراءات الدفع الداخلية للعميل.
• بصفتك المدير المالي ، تابع يوميًا التقدم المحرز في كل خطة عمل. تأكد من أنك ، بصفتك المدير المالي ، تفهم كيفية عمل عملية الدفع لعملائك الرئيسيين للتأكد من أنك تحترم إجراءات الدفع الخاصة بالعميل وأن هذه المدفوعات يمكن معالجتها تلقائيًا مع استثناءات قليلة قدر الإمكان.
• فريق إدارة الشركة بأكمله مسؤول عن تحسين رأس المال العامل. تحتاج الإدارات المالية والتجارية إلى العمل معًا على هذه الجبهة.
• قم بإنشاء علاقة وثيقة مع كل عميل وقم بزيارته شخصيًا في الحالات القصوى مثل المطالبات ، إذا لزم الأمر. لا تخطئ في التفكير في أن العملاء سيدفعون تلقائيًا.
• قم بتحليل وتحسين وأتمتة إجراءات الفوترة لفواتير العملاء بسرعة وبدون أخطاء. قم بحل جميع استثناءات الفوترة ، حتى الصغيرة منها ، حيث يمكن أن تؤدي هذه الاستثناءات إلى إنشاء حسابات مستحقة القبض أكبر في المستقبل.

جرد

يعد المخزون عنصرًا صعبًا للغاية في إدارة رصيد رأس المال العامل حيث أن له آثارًا على العمليات الفعلية للشركة. تحتاج فرق المالية والعمليات إلى العمل جنبًا إلى جنب مع الأهداف المتوافقة التي حددتها الإدارة العليا ، وهو أمر لا يحدث عادةً. عادة ما يكون للعمليات والتمويل أهداف متناقضة عندما يتعلق الأمر برأس المال العامل. تميل إدارات العمليات إلى زيادة مستويات المخزون لتأمين المنتجات بطيئة الحركة والمخزون في حالة الحاجة إلى هذه الأجزاء في المستقبل. تبحث الإدارات المالية بدلاً من ذلك عن تخفيضات مستويات المخزون.

جرد بطيء الحركة

يتعلق أحد التحديات المهمة المتعلقة بإدارة المخزون ، في سياق تحسين رأس المال العامل ، بالمخزون البطيء (أو حتى غير المتحرك). تعد وحدات الاحتفاظ بالمخزون بطيئة الحركة مصدرًا لخسائر رأس المال العامل المخفية وتمتص مساحة المستودع مع تكاليف الصيانة.

على سبيل المثال ، عملت في شركتين في البرازيل وإسبانيا ، ومرة ​​أخرى في قطاع السيارات. عندما وصلت ، كان ما لا يقل عن 10٪ من المخزون عبارة عن عناصر بطيئة الحركة لم يتم التعرف عليها. وبالمثل ، عملت أيضًا في شركتين في قطاع الاتصالات ، في إيطاليا وإسبانيا. في إيطاليا ، كان لدى الشركة التابعة 30٪ من المواد بطيئة الحركة غير المعروفة ، وفي إسبانيا ، كانت لدى الشركة 25٪ من المقالات بطيئة الحركة. ساعدت عمليات التدقيق التي أجريناها في الكشف عن هذه المشكلات ومعالجتها ، ولكن "التنظيف" الكامل للمخزون يستغرق وقتًا وجهدًا مشتركًا من إدارتي المالية والعمليات في الشركة. سيكون من الأفضل للشركات معالجة هذه القضايا مقدمًا.

تتفاقم المشكلة في القطاعات التي يتم فيها الاحتفاظ بالمخزون في شحنة مع الموردين. هذا شيء منتشر بشكل خاص في صناعات مثل قطاع السيارات. في الشركة البرازيلية التي ذكرتها أعلاه ، كانت مخزونات الشحنات في 15 موقعًا مختلفًا. تتمثل مشكلة الاحتفاظ بالمخزون في الشحنة في أنك تقوم أيضًا بالاستعانة بمصادر خارجية للإشراف على المخزون ، مما يزيد من احتمالية ظهور المشكلات المتعلقة بالسلع البطيئة وغير المتحركة.

الجرد القائم على المشروع

في الصناعات التي تكون فيها العقود المتعلقة بالإنتاج والمشاريع على مدى فترة طويلة من الزمن (مثل إنشاء العقارات ، والسكك الحديدية ، والمشاريع الاستشارية طويلة الأجل ، وما إلى ذلك) ، يتضمن تحسين المخزون مجموعة من المشكلات الإضافية غير الموجودة في الصناعات ذات المنتجات الأصغر وحيث يتم توحيد التصنيع. على سبيل المثال ، تتعلق إحدى المشكلات الشائعة بشروط الدفع ، حيث تكون خدمات العميل غالبًا واحدة من أهم مكونات التكاليف الإجمالية ، وتلعب دورًا رئيسيًا في ضمان توافق جدول التكاليف المتكبدة مع الجدول الزمني للمعالم التي بدورها يتم إصدار فاتورة للعميل.

من خلال خبرتي المهنية في صناعات السكك الحديدية والبناء في فرنسا وإيطاليا ، وفي قطاع الاستشارات في إسبانيا ، واجهت العديد من المشكلات المتعلقة بما ورد أعلاه. على سبيل المثال ، تتعلق إحدى أكثر المشكلات شيوعًا بمطابقة التكاليف مع المشروع الصحيح. وبالمثل ، غالبًا ما يكون توقيت الفوترة غير متوافق مع الإنجاز الفعلي لمعالم المشروع. من واقع خبرتي ، فإن أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلة هي تفويض المسؤولية إلى مدير المشروع الذي يرتبط تعويضه المتغير بأداء المشروع. أنجح مؤشر أداء لمدير المشروع هو النسبة النقدية للمشروع ، وبالتالي مدى التمويل الذاتي للمشروع. إذا كانت نسبة النقد إلى / خارج النقد أعلى من 1 ، يمكن اعتبار أن أداء المشروع جيد (من الناحية المالية).

بعد قولي هذا ، يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا مجهزين بأدوات فعالة لإدارة مشاريعهم. يحتاج نظام المحاسبة إلى السماح بالفصل على مستوى المشروع (على سبيل المثال ، يجب أن يتلقى مديرو المشروع تقارير خاصة بالمشروع حيث يتم تحديد التكاليف والإيرادات والتحصيلات والمدفوعات على أساس المشروع). علاوة على ذلك ، يجب مراقبة الدعاوى والتقاضي من قبل مدير المشروع ، الذي يجب أن يعمل بدوره كحلقة وصل مع الإدارات الأخرى مثل الشؤون القانونية والمالية وسلسلة التوريد.

الدروس المستفادة من منصب المدير المالي

• يعد تحسين رأس المال العامل فيما يتعلق بالمخزون دائمًا جهدًا مشتركًا بين التمويل والعمليات حيث ترتبط مستويات المخزون ارتباطًا وثيقًا بالإنتاج.
• البنود البطيئة أو غير المتحركة هي مصادر للتكاليف والخسائر من حيث رأس المال المقيد وتكاليف الصيانة / التخزين. الجهود المبذولة للتخلص من المقالات بطيئة الحركة تستغرق وقتًا طويلاً وتستغرق وقتًا طويلاً ، مما يعني أنه يجب التعامل مع المشكلة بشكل استباقي بدلاً من رد الفعل.
• في الصناعات التي يُدار فيها المخزون عن طريق المشروع ، تعد المطابقة الصحيحة للتكاليف والإيرادات مع المشروع الصحيح أمرًا حيويًا للصحة المالية للشركة. إن تعيين المسؤوليات لمديري المشاريع هو أفضل طريقة لإدارة هذه المشكلة. يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا مسلحين بالبرامج المناسبة لمتابعة تكاليف مشروعاتهم وعائداتهم ومدفوعاتهم ومجموعاتهم.

الحسابات الدائنة (الدائنون)

الحسابات الدائنة هي الركيزة الثالثة لتحسين رأس المال العامل. الشيء الأكثر وضوحًا الذي يتبادر إلى الذهن عادةً عند التفكير في طرق تحسين الحسابات المستحقة الدفع هو ببساطة زيادة شروط الدفع مع الموردين. إذا كان بإمكان الشركة المعنية إعادة التفاوض على شروط الدفع مع الموردين المميزين ، فمن الواضح أن هذا طريق ممتاز للمضي قدمًا. ومع ذلك ، هناك طرق أخرى لزيادة الحسابات المستحقة الدفع مع الحفاظ على شروط الدفع دون تغيير.

على سبيل المثال ، سيكون أحد بنود العمل المهمة المتعلقة بتحسين الحسابات الدائنة هو إنشاء قسم مركزي يجب أن ينفذ عملية موحدة لمعالجة الفواتير. يجب إعادة الفواتير التي بها أخطاء في الكميات أو تفاصيل الاتصال أو عدد أوامر الشراء التي تتعلق بها الفاتورة إلى الموردين وطلب تصحيحها. شيء مفيد آخر يجب القيام به هو أن يرسل فريق الحسابات الدائنة إلى الموردين إشعارًا رسميًا بالاستلام إذا تم استلام الفاتورة إلكترونيًا بحيث يتم اعتبار شروط الدفع على أنها تبدأ من تاريخ هذا الإقرار.

علاوة على ذلك ، من المهم سن إجراءات داخلية فعالة تتعلق بأي موافقات داخلية يجب الحصول عليها لدفع الفواتير. الأتمتة هي المفتاح لتجنب مسار الدفع غير المجدي وغير الفعال. مرة أخرى ، كما ناقشنا سابقًا في قسم الحسابات المدينة ، فإن الموقف الاستباقي والمستوى العالي من الاتصال بين إدارة الحسابات الدائنة والموردين هو المفتاح ويسمح بحل المطالبات والاستثناءات بشكل أكثر كفاءة. تحتاج الحسابات الدائنة أيضًا إلى التواصل بشكل فعال مع الإدارات الأخرى في الشركة التي توافق على دفع الفواتير ، لا سيما أنه في الحالات التي تنشأ فيها مشكلات قانونية ، غالبًا ما يكون قسم الحسابات الدائنة غير قادر على اتخاذ القرارات المتعلقة بحل مثل هذه الحالات. أخيرًا ، يجب أن يكون قسم الحسابات الدائنة على اتصال وتعاون وثيقين مع مستودع الشركة التي تتلقى البضائع. يمكن أن تكون الاستثناءات متكررة إذا لم تكن الإجراءات موحدة وآلية.

يجب إجراء تسوية المدفوعات المقدمة للموردين والفواتير المدفوعة بشكل مثالي في نفس اليوم ، إذا لم يتم سدادها على الفور. من المهم أن تكون لديك صورة واضحة عن الفواتير المستحقة لكل مورد في الوقت الفعلي. هذه المعلومات مفيدة للمورد وللإدارة التي تستخدم السلع أو الخدمات التي يقدمها المورد. من المهم أيضًا عدم الدفع قبل تاريخ استحقاق الفاتورة ما لم يكن هناك سبب محدد للقيام بذلك. ومع ذلك ، وعلى نفس المنوال ، يُنصح أيضًا بتجنب التأخيرات الكبيرة في السداد بعد تاريخ الاستحقاق ، لأن هذا يشير إلى أن إجراءات الدفع الداخلية للشركة المعنية لا تعمل كما ينبغي.

يجب أيضًا أن تكون الحسابات الدائنة محدثة دائمًا بشروط الاتفاقيات التعاقدية مع كل مورد. من المهم إبقاء الحسابات الدائنة على علم بالعقود الجديدة الموقعة مع الموردين أو الإضافات إلى العقود الحالية أو اتفاقيات الخدمة الرئيسية الجديدة. يجب تحديث شروط العقد الجديدة في الملف الرئيسي لكل مورد ، ويجب أن تكون الفواتير الواردة من الموردين متوافقة مع هذا الملف الرئيسي. في حالة الشركات التي تعمل على أساس المشروع ، يمكن أن يكون تعقيد العقود الموقعة مرتفعًا. بمجرد توقيع العقد ، من المفيد للإدارة المسؤولة تنظيم عرض تقديمي لفريق المالية والحسابات الدائنة بحيث يمكن فهم الفواتير المستقبلية بسهولة وبالتالي يتم دفعها في الوقت المناسب. أيضًا ، في هذه العقود المعقدة ، من المهم أن يكون لديك توقعات التدفق النقدي ذات الصلة ، حيث إنها غالبًا ما تؤثر بشكل كبير على التدفق النقدي الإجمالي للشركة.

الدروس المستفادة من منصب المدير المالي

• كما هو الحال دائمًا ، يعد الاتصال بين الإدارة المالية والإدارات الأخرى في الشركة أمرًا أساسيًا لتحسين سير العمل المتعلق بالحسابات الدائنة.
• يعد الفهم القوي للشروط التعاقدية مع الموردين أمرًا مهمًا حتى يتم التعامل مع الفواتير بشكل صحيح وأيضًا لضمان الفصل الصحيح بين المهام. يجب أن تعرف الإدارة التجارية جميع الشروط التعاقدية ذات الصلة للفواتير ، ويجب تحديد هذه الشروط بوضوح في عقد أو أمر شراء أو اتفاقية خدمة رئيسية. يجب دفع الفواتير وفقًا للشروط المتفق عليها في العقد.
• تعد أتمتة الحسابات الدائنة - من استلام الفاتورة من خلال عملية الموافقة الداخلية إلى المعالجة المحاسبية للفاتورة وتحديث دفتر الأستاذ للمورد - أمرًا أساسيًا حتى تتوفر صورة واضحة لحساب المورد في الوقت الفعلي. يتيح ذلك للمديرين من جميع المستويات اتخاذ القرارات المتعلقة بحساب المورد بطريقة فعالة وفعالة.

ملاحظات ختامية

يعد تحسين رأس المال العامل هو أرخص وسيلة لتحرير الأموال النقدية في الشركة وفي الحالات القصوى تقليل أو إلغاء الديون طويلة الأجل الناشئة عن زيادة رأس المال العامل. يعد تحسين رأس المال العامل جزءًا جوهريًا من دور المدير المالي ، الذي يدير الفريق المالي ويدفع الأقسام الأخرى في الشركة لزيادة السيولة. تراقب المؤسسة المالية العمليات وتعمل جنبًا إلى جنب مع الإدارات الأخرى في الشركة لتحقيق الهدف المشترك المتمثل في تقليل رأس المال العامل. رأس المال العامل يختلف باختلاف الصناعات. تظل المبادئ الأساسية لتحصيل الحسابات المستحقة القبض بسرعة ، مع أتمتة العمليات والتعاون المشترك بين فرق المالية وتكنولوجيا المعلومات وإدارة الأعمال التجارية / المشاريع شائعة في جميع المؤسسات. على جانب الحسابات الدائنة ، تحتاج فرق سلسلة التوريد / مديرو المشاريع والتمويل وتكنولوجيا المعلومات إلى العمل معًا لتحقيق الهدف المشترك المتمثل في زيادة الحسابات المستحقة الدفع وتقليل المخزون.