Optimizarea capitalului de lucru: sfaturi practice de la un profesionist

Publicat: 2022-03-11

Rezumat

Gestionarea capitalului de lucru este o parte intrinsecă a fișei postului CFO.
  • Managementul capitalului de lucru se referă la strategia unei companii legate de monitorizarea și utilizarea celor două componente ale capitalului de lucru - activele curente și datorii curente - pentru a asigura cea mai eficientă funcționare financiară a companiei.
  • Scopul principal al optimizării capitalului de lucru este de a se asigura că compania menține întotdeauna un flux de numerar suficient pentru a-și acoperi costurile operaționale pe termen scurt și obligațiile de datorie pe termen scurt.
  • Este adesea una dintre cele mai ieftine modalități de a obține numerar pentru o companie și adaugă valoare tuturor părților interesate, inclusiv acționarilor, și, prin urmare, ar trebui considerată de importanță strategică pentru întreaga companie, nu doar pentru funcția financiară.
Gestionarea conturilor de încasat necesită un plan de acțiune concertat de către mai multe echipe.
  • Faceți ca echipa financiară să preia proprietatea asupra clienților și responsabilitatea pentru scăderea creanțelor restante, în mod ideal legând o parte din compensația lor în acest scop.
  • Departamentele financiare și comerciale trebuie să colaboreze îndeaproape în această problemă și să lucreze împreună pentru a construi o relație puternică și pozitivă cu clienții.
  • Procesele de facturare ar trebui să fie analizate, optimizate și, de preferință, automatizate pentru ca clienții să plătească facturile restante.
Inventarul este un element de capital de lucru extrem de dificil de gestionat deoarece are implicații importante pentru operațiunile unei companii.
  • Echipele de finanțe și operațiuni trebuie să lucreze împreună cu obiectivele aliniate stabilite de managementul superior.
  • Operațiunile și finanțele au de obicei obiective contrastante când vine vorba de capitalul de lucru. Departamentele de operațiuni tind să crească nivelurile de inventar pentru a asigura producția și stocarea articolelor cu mișcare lentă, în timp ce departamentele financiare caută reduceri ale nivelurilor de stoc.
  • O provocare importantă legată de gestionarea stocurilor este legată de stocul care se mișcă lentă. Acestea sunt o sursă de pierderi ascunse ale capitalului de lucru și absorb spațiul din depozit cu costuri de întreținere.
  • În industriile în care contractele de producție și proiecte sunt pe o perioadă lungă de timp, optimizarea inventarului include un set de probleme suplimentare care nu sunt prezente în industriile cu produse mai mici și în care producția este standardizată.
Conturile de plătit reprezintă al treilea pilon al optimizării capitalului de lucru.
  • Dacă compania în cauză poate renegocia condițiile de plată cu furnizori privilegiați, aceasta este, evident, o cale excelentă de urmat.
  • O acțiune importantă legată de optimizarea conturilor de plăti ar fi crearea unui departament centralizat care să implementeze un proces standardizat de tratare a facturilor.
  • este important să se implementeze proceduri interne eficiente legate de orice aprobări interne care trebuie obținute pentru ca facturile să fie achitate.
  • Reconcilierea plăților efectuate către furnizori și a facturilor plătite, în mod ideal, trebuie făcută în aceeași zi, dacă nu imediat.

De-a lungul celor 25 de ani de experiență profesională ca CFO pentru companii din Europa și America Latină, m-am confruntat cu tot felul de probleme legate de managementul financiar. Dar, de departe, una dintre cele mai importante și critice pentru sănătatea financiară a unei companii este gestionarea capitalului de lucru . Managementul capitalului de lucru se referă la strategia unei companii legate de monitorizarea și utilizarea celor două componente ale capitalului de lucru, activelor curente și datoriilor curente pentru a asigura cea mai eficientă funcționare financiară a companiei. Scopul principal al optimizării capitalului de lucru este de a se asigura că compania menține întotdeauna un flux de numerar suficient pentru a-și acoperi costurile operaționale pe termen scurt și obligațiile de datorie pe termen scurt.

Îmbunătățirea capitalului de lucru este o parte intrinsecă a fișei postului CFO. Optimizarea capitalului de lucru adaugă valoare acționarilor și este vitală pentru întreaga companie și, prin urmare, ar trebui să fie responsabilitatea întregii echipe de management, nu doar a funcției financiare. Echipa financiară conduce și conduce procesul, dar deciziile luate de restul companiei ar trebui să împărtășească obiectivul comun de optimizare a capitalului de lucru. Optimizarea capitalului de lucru este, de asemenea, una dintre cele mai ieftine moduri pe care le are o companie pentru a obține numerar. Companiile uneori își asumă datorii în mod inutil, atunci când numerarul blocat în capitalul de lucru ar fi suficient pentru a finanța noi proiecte de cheltuieli de capital sau pentru a evita costurile inutile de descoperire de cont.

Ciclul capitalului de lucru - Sursa: KnowledgeBrief

Acest articol își propune să ofere câteva sfaturi practice și îndrumări legate de gestionarea fondului de rulment și ciclul capitalului de lucru, așa cum este afișat mai sus, pe baza propriilor mele experiențe. Nu se intenționează să fie o privire de ansamblu exhaustivă a subiectului, ci pur și simplu elucidează câteva sfaturi importante și puncte de interes, cu un accent deosebit pe sectoarele industrial, petrol și gaze, telecomunicații, consultanță și servicii.

Conturi de primit (debitori)

În cariera mea, am văzut cazuri de companii care, în ciuda rentabilității subiacente sănătoase, au fost împinse în pragul falimentului doar din cauza managementului slab al capitalului de lucru. Un astfel de exemplu a fost un mare producător de mașini multinațional. Această companie avea o anumită filială braziliană care și-a gestionat atât de prost poziția capitalului de lucru, încât atinsese peste 200 de zile de creanțe. Planul nostru de acțiune din primul an a fost, prin urmare, concentrat pe două lucruri: reducerea creanțelor și reducerea stocului de piese de schimb.

În scopul reducerii conturilor de încasat, au existat câteva provocări majore. În primul rând, unele dintre conturi erau atât de vechi încât erau practic irecuperabile. În plus, fiind în Brazilia, iar creanțele fiind exprimate în moneda locală, deprecierea cursului de schimb a însemnat că suntem supuși unei presiuni puternice pentru a recupera plățile cât mai repede posibil. Prin urmare, ne-am concentrat atenția asupra câtorva acțiuni cheie menite să abordeze situația cât mai eficient și rapid posibil.

Primul lucru pe care l-am făcut a fost să creăm o echipă financiară ad-hoc, formată din trei persoane, care să se concentreze exclusiv pe problema reducerii conturilor de încasat. Fiecare membru al echipei era responsabil de un număr de clienți și i-a prezentat fiecărui client ca manager de cont relevant. Timp de câțiva ani, comunicarea dintre departamentul de conturi de încasat al filialei braziliene și departamentele de conturi de plăți ale diferiților producători de automobile s-a întrerupt practic. Noua noastră echipă dedicată a lucrat îndeaproape cu echipa comercială responsabilă de fiecare producător, astfel încât vizitele comune la clienți să fie efectuate atunci când au fost necesare. Directorul financiar ar primi în fiecare dimineață un raport de progres referitor la plățile primite cu o zi înainte și va urmări meticulos cu echipa diferitele elemente ale planului de acțiune.

O altă acțiune importantă pe care am întreprins-o a vizat educația. Este necesară o înțelegere a procesului de plată al fiecărui client pentru a ne asigura că facturile sunt prezentate corect conform procedurilor interne ale clientului și că nu se pierde timp cu dus-întors legate de modificarea și corectarea facturilor. Prin urmare, am întreprins o analiză a procedurilor noastre interne de facturare pentru a ne asigura că compania a facturat clientul cât mai curând posibil, fără greșeli.

De asemenea, am lucrat intens la îmbunătățirea și actualizarea proceselor noastre interne de solicitare a plăților. Una dintre probleme a fost că unele plăți primite au rămas neaplicate timp de un număr de săptămâni, ceea ce face imposibilă obținerea de informații fiabile atunci când contactați clienții pentru problemele de creanțe restante. A fost implementată și o automatizare a procesului de plată cu acei clienți care încă plăteau manual. Deși implementarea acestei automatizări poate consuma mult timp, ar trebui privită ca o investiție cu rentabilitatea investiției pentru colectarea la timp a conturilor de încasat. Au fost analizate și excepțiile de la plățile automate și au fost luate în considerare corecțiile la procedurile de facturare pentru a eradica aceste excepții pe viitor. Prin urmare, departamentul IT a fost implicat activ în reuniunile zilnice de urmărire.

În cele din urmă, accentul pe îmbunătățirea conturilor de încasat a mers până la CEO, care a urmărit îndeaproape întregul proiect prin întâlniri săptămânale cu CFO și restul conducerii companiei.

Exemplu de flux de lucru al unui proces automat de conturi de încasat - Sursa: rff.com

Lecții învățate în calitate de CFO

Rezultatele eforturilor noastre au fost impresionante. Numai în primul an, am generat un plus de 21 de milioane de dolari în numerar, bazat exclusiv pe eforturile prezentate mai sus. Acesta ar trebui să servească drept un exemplu important despre cât de critic este să se concentreze asupra gestionării capitalului de lucru. În special, iată câteva dintre concluziile cheie pe care le-aș evoca:

  • Faceți ca echipa financiară să preia proprietatea asupra clienților. Delegați responsabilitatea unor indivizi din cadrul echipelor financiare și comerciale și faceți-le să-și asume nevoia de a reduce creanțele restante. O parte din bonusul de sfârșit de an al echipei pe care am creat-o a fost legată de performanța creanțelor restante din competența fiecărui manager.
  • Faceți ca fiecare membru al echipei financiare să fie responsabil pentru propriul plan de acțiune cu fiecare client, iar fiecare plan de acțiune trebuie să fie adaptat procedurilor interne de plată ale clientului.
  • În calitate de CFO, urmăriți zilnic progresul fiecărui plan de acțiune. Asigurați-vă că dumneavoastră, în calitate de CFO, înțelegeți cum funcționează procesul de plată pentru principalii dvs. clienți, pentru a vă asigura că respectați procedurile de plată ale clientului și că aceste plăți pot fi procesate automat, cu cât mai puține excepții posibil.
  • Întreaga echipă de management a unei companii este responsabilă de optimizarea capitalului de lucru. departamentele financiare și comerciale trebuie să colaboreze pe acest front.
  • Creați o relație strânsă cu fiecare client și vizitați-l personal în cazuri extreme, cum ar fi reclamații, dacă este necesar. Nu face greșeala de a crede că clienții vor plăti automat.
  • Analizați, îmbunătățiți și automatizați procedurile de facturare pentru a factura clienții rapid și fără greșeli. Rezolvați toate excepțiile de facturare, chiar și cele mici, deoarece aceste excepții pot crea conturi de încasat mai mari în viitor.

Inventar

Inventarul este un element extrem de dificil de gestionat, deoarece are implicații asupra operațiunilor efective ale companiei. Echipele de finanțe și operațiuni trebuie să lucreze împreună cu obiectivele aliniate stabilite de managementul superior, lucru care de obicei nu se întâmplă. Operațiunile și finanțele au de obicei obiective contrastante când vine vorba de capitalul de lucru. Departamentele de operațiuni tind să crească nivelurile de inventar pentru a asigura producția și stocarea articolelor cu mișcare lentă în cazul în care aceste piese sunt necesare în viitor. Departamentele financiare caută în schimb reduceri ale nivelurilor de stoc.

Inventar cu mișcare lentă

O provocare importantă legată de gestionarea stocurilor, în contextul optimizării capitalului de lucru, se referă la stocurile cu mișcare lentă (sau chiar fără) mișcare. SKU-urile cu mișcare lentă sunt o sursă de pierderi ascunse ale capitalului de lucru și absorb spațiul din depozit cu costuri de întreținere.

De exemplu, am lucrat pentru două companii în Brazilia și în Spania, din nou în sectorul auto. Când am ajuns, cel puțin 10% din inventar erau articole cu mișcare lentă și neidentificate. În mod similar, am lucrat și pentru două companii din sectorul telecomunicațiilor, în Italia și în Spania. În Italia, filiala avea 30% din articolele neidentificate cu mișcare lentă, în Spania, compania avea 25% dintre articolele cu mișcare lentă. Auditurile pe care le-am efectuat au ajutat la descoperirea acestor probleme și la remedierea lor, dar o „curățare” completă a stocurilor necesită timp și un efort comun din partea departamentelor financiare și operațiuni din companie. Companiile ar fi mai bine să abordeze aceste probleme din timp.

Problema este exacerbată în sectoarele în care stocurile sunt adesea ținute în consignație cu furnizorii. Acest lucru este deosebit de răspândit în industrii precum sectorul auto. În compania braziliană pe care am menționat-o mai sus, stocurile în consignație erau în 15 locații diferite. Problema cu păstrarea stocului în consignație este că externalizați efectiv și supravegherea inventarului, ceea ce face și mai probabil să apară probleme legate de articolele care se mișcă lentă și care nu se mișcă.

Inventarul bazat pe proiecte

În industriile în care contractele de producție și proiecte sunt pe o perioadă lungă de timp (cum ar fi construcții imobiliare, căi ferate, proiecte de consultanță pe termen lung etc.), optimizarea stocurilor include un set de probleme suplimentare care nu sunt prezente în industriile cu produse mai mici și unde producția este standardizată. De exemplu, o problemă comună se referă la termenii de plată, în care serviciile clientului sunt adesea una dintre cele mai importante componente ale costurilor globale și joacă un rol cheie în asigurarea faptului că programul costurilor suportate este aliniat cu calendarul etapelor de referință care la rândul lor sunt facturate clientului.

În experiența mea profesională în industria feroviară și a construcțiilor din Franța și Italia și în sectorul de consultanță din Spania, am întâlnit mai multe probleme legate de cele de mai sus. De exemplu, una dintre cele mai frecvente probleme are de-a face cu potrivirea costurilor cu proiectul potrivit. În mod similar, calendarul de facturare este adesea nealiniat cu finalizarea reală a etapelor de referință ale proiectului. Din experiența mea, cel mai bun mod de a aborda această problemă este de a delega responsabilitatea unui manager de proiect a cărui compensație variabilă este legată de performanța proiectului. Cel mai de succes indicator de performanță pentru un manager de proiect este raportul de numerar al proiectului și, în consecință, măsura în care proiectul este autofinanțat. Dacă raportul cash in/cash out este mai mare de 1, proiectul poate fi considerat a avea performanțe bune (din punct de vedere financiar).

Acestea fiind spuse, managerii de proiect trebuie să fie echipați cu instrumente eficiente pentru a-și gestiona proiectele. Sistemul de contabilitate trebuie să permită segregarea la nivel de proiect (adică, managerii de proiect ar trebui să primească rapoarte specifice proiectului în care costurile, veniturile, încasările și plățile sunt toate specificate pe bază de proiect). Mai mult, reclamațiile și litigiile trebuie monitorizate de managerul de proiect, care ar trebui, la rândul său, să acționeze ca legătura cu alte departamente, cum ar fi cele juridice, financiare și lanțul de aprovizionare.

Inventar, calcule de costuri și controale interne - Sursa: etravelweek

Lecții învățate în calitate de CFO

  • Optimizarea capitalului de lucru în ceea ce privește stocurile este întotdeauna un efort comun între finanțe și operațiuni, deoarece nivelurile stocurilor sunt strâns legate de producție.
  • Articolele cu mișcare lentă sau fără mișcare sunt surse de costuri și pierderi în ceea ce privește capitalul legat și costurile de întreținere/depozitare. Eforturile de eliminare a articolelor care se mișcă lentă necesită timp și sunt intense, ceea ce înseamnă că problema ar trebui tratată mai degrabă proactiv decât reactiv.
  • În industriile în care stocurile sunt gestionate pe proiecte, o potrivire corectă a costurilor și veniturilor cu proiectul potrivit este vitală pentru sănătatea financiară a companiei. Atribuirea de responsabilități managerilor de proiect este cea mai bună modalitate de a gestiona această problemă. Managerii de proiect trebuie să fie înarmați cu software-ul potrivit pentru a urmări costurile, veniturile, plățile și încasările proiectelor lor.

Conturi de plătit (creditori)

Conturile de plătit reprezintă al treilea pilon al optimizării capitalului de lucru. Cel mai evident lucru care îți vine de obicei în minte atunci când te gândești la modalități de optimizare a conturilor de plătit este pur și simplu creșterea termenelor de plată cu furnizorii. Dacă compania în cauză poate renegocia condițiile de plată cu furnizori privilegiați, aceasta este, evident, o cale excelentă de urmat. Cu toate acestea, există și alte modalități de a crește conturile de plătit, păstrând condițiile de plată neschimbate.

De exemplu, o acțiune importantă legată de optimizarea conturilor de plătit ar fi crearea unui departament centralizat care ar trebui să implementeze un proces standardizat de tratare a facturilor. Facturile cu greșeli de cantități, detalii de contact sau numărul de comenzi de achiziție la care se referă factura trebuie să fie trimise înapoi furnizorilor și solicitate să fie corectate. Un alt lucru util de făcut este ca echipa de conturi de plătiți să trimită furnizorilor o confirmare oficială de primire în cazul în care o factură este primită electronic, astfel încât condițiile de plată să fie considerate ca începând de la data acestei confirmări.

Mai mult, este important să se implementeze proceduri interne eficiente legate de orice aprobări interne care trebuie obținute pentru ca facturile să fie achitate. Automatizarea este cheia pentru a evita o pistă de plată inutilă și ineficientă. Din nou, așa cum am discutat mai devreme în secțiunea privind conturile de încasat, o atitudine proactivă și un nivel ridicat de comunicare între departamentul de conturi de plătiți și furnizori sunt esențiale și permit soluționarea mai eficientă a cererilor și excepțiilor. Conturile de plăți trebuie, de asemenea, să comunice eficient cu celelalte departamente ale companiei care aprobă plata facturilor, mai ales că, în cazurile în care apar probleme juridice, departamentul de conturi de plăți nu este adesea capabil să ia decizii legate de soluționarea unor astfel de cazuri. In fine, departamentul de conturi de plati trebuie sa fie in stransa legatura si colaborare cu depozitul firmei care primeste marfa. Excepțiile pot fi frecvente dacă procedurile nu sunt standardizate și automatizate.

Reconcilierea plăților efectuate către furnizori și a facturilor plătite, în mod ideal, trebuie făcută în aceeași zi, dacă nu imediat. Este important să aveți o imagine clară a facturilor datorate fiecărui furnizor în timp real. Aceste informații sunt utile pentru furnizor și pentru departamentul care utilizează bunurile sau serviciile livrate de furnizor. De asemenea, este important să nu plătiți înainte de data scadentă a facturii decât dacă există un motiv anume pentru a face acest lucru. Cu toate acestea, într-o ordine similară, este de asemenea recomandabil să se evite întârzierile semnificative de plată dincolo de data scadenței, deoarece acest lucru semnalează că procedurile interne de plată ale companiei în cauză nu funcționează așa cum ar trebui.

De asemenea, conturile de plătit trebuie să fie întotdeauna la zi cu termenii acordurilor contractuale cu fiecare furnizor. Este important să ținem conturile de plăți la curent cu noile contracte semnate cu furnizorii, acte adiționale la contractele existente sau noile acorduri generale de servicii. Noile condiții contractuale trebuie actualizate în fișierul principal al fiecărui furnizor, iar facturile care sosesc de la furnizori trebuie să fie conforme cu acest fișier principal. În cazul companiilor care lucrează pe bază de proiect, complexitatea contractelor semnate poate fi mare. Imediat ce contractul este semnat, este util ca departamentul responsabil sa organizeze o prezentare catre echipa financiara si contabilitate de plati pentru ca facturile viitoare sa fie usor de inteles si astfel sa fie platite in timp util. De asemenea, în aceste contracte complexe, este important să existe proiecțiile fluxului de numerar aferente, deoarece acestea afectează adesea foarte mult fluxul de numerar general al companiei.

Prezentare generală a procesului de plată - Sursa: AMS Imaging

Lecții învățate în calitate de CFO

  • Ca întotdeauna, comunicarea între departamentul financiar și alte departamente ale companiei este esențială pentru îmbunătățirea fluxului de lucru legat de conturile de plăți.
  • O înțelegere solidă a clauzelor contractuale cu furnizorii este importantă pentru ca facturile să fie tratate corect și, de asemenea, pentru a asigura separarea corectă a sarcinilor. Toți termenii contractuali relevanți ai facturilor trebuie să fie cunoscuți de departamentul comercial, iar acești termeni ar trebui să fie subliniați în mod clar într-un contract, o comandă de achiziție sau un acord principal de servicii. Facturile trebuie plătite conform condițiilor convenite în contract.
  • Automatizarea conturilor de plătit – de la primirea facturii prin procesul de aprobare internă până la tratarea contabilă a facturii și actualizarea registrului furnizorului – este esențială pentru ca o imagine clară a contului furnizorului să fie disponibilă în timp real. Acest lucru permite managerilor de toate nivelurile să ia decizii legate de contul furnizorului într-o manieră eficientă și eficientă.

Concluzii finale

Optimizarea capitalului de lucru este cea mai ieftină modalitate de a elibera numerar într-o companie și, în cazuri extreme, de a reduce sau de a elimina datoria pe termen lung generată ca urmare a unui exces de capital de lucru. Optimizarea capitalului de lucru este o parte intrinsecă a rolului de CFO, care gestionează echipa financiară și conduce celelalte departamente ale companiei să crească numerarul. Organizația financiară monitorizează procesele și lucrează împreună cu alte departamente din companie în scopul comun de a reduce capitalul de lucru. Capitalul de lucru variază în funcție de diferitele industrii. Principiile de bază ale colectării rapide a conturilor de încasat, cu automatizarea proceselor și colaborarea în comun a echipelor financiare, IT și comerciale/de management de proiect rămân comune tuturor organizațiilor. În ceea ce privește conturile de plăți, echipele lanțului de aprovizionare/ managerii de proiect, finanțele și IT trebuie să lucreze împreună cu obiectivul comun de a crește conturile de plăti și de a reduce stocul.