Working Capital Optimierung: Praxistipps vom Profi

Zusammenfassung

In meiner 25-jährigen Berufserfahrung als CFO für Unternehmen in Europa und Lateinamerika bin ich auf alle möglichen Probleme im Zusammenhang mit dem Finanzmanagement gestoßen. Aber bei weitem einer der wichtigsten und kritischsten für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens ist das Management des Betriebskapitals . Working Capital Management bezieht sich auf die Strategie eines Unternehmens in Bezug auf die Überwachung und Nutzung der beiden Komponenten Working Capital, Umlaufvermögen und kurzfristige Verbindlichkeiten, um den finanziell effizientesten Betrieb des Unternehmens sicherzustellen. Der Hauptzweck der Optimierung des Betriebskapitals besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen immer einen ausreichenden Cashflow aufrechterhält, um seine kurzfristigen Betriebskosten und kurzfristigen Schuldenverpflichtungen zu erfüllen.

Die Verbesserung des Working Capital ist ein wesentlicher Bestandteil der Stellenbeschreibung des CFO. Die Working-Capital-Optimierung schafft einen Mehrwert für die Aktionäre und ist für das gesamte Unternehmen von entscheidender Bedeutung und sollte daher in der Verantwortung des gesamten Managementteams liegen, nicht nur der Finanzfunktion. Das Finanzteam treibt und leitet den Prozess, aber die vom Rest des Unternehmens getroffenen Entscheidungen sollten alle das gemeinsame Ziel haben, das Betriebskapital zu optimieren. Die Working-Capital-Optimierung ist auch eine der günstigsten Möglichkeiten, wie ein Unternehmen an Bargeld kommen kann. Unternehmen verschulden sich manchmal unnötigerweise, wenn Barmittel, die im Betriebskapital stecken, ausreichen würden, um neue Investitionsprojekte zu finanzieren oder nutzlose Überziehungskosten zu vermeiden.

Dieser Artikel möchte einige praktische Tipps und Anleitungen zum Working Capital Management und dem Working Capital Cycle geben, wie oben dargestellt, basierend auf meinen eigenen Erfahrungen. Es soll kein umfassender Überblick über das Thema sein, sondern nur einige wichtige Tipps und Schwerpunkte verdeutlichen, mit besonderem Fokus auf die Branchen Industrie, Öl und Gas, Telekommunikation, Beratung und Dienstleistungen.

Debitorenbuchhaltung (Debitoren)

In meiner Karriere habe ich Fälle von Unternehmen gesehen, die trotz gesunder zugrunde liegender Rentabilität allein aufgrund eines schlechten Betriebskapitalmanagements an den Rand des Bankrotts gedrängt wurden. Ein solches Beispiel war ein großer multinationaler Autohersteller. Dieses Unternehmen hatte eine bestimmte brasilianische Tochtergesellschaft, die ihre Betriebskapitalposition so schlecht verwaltet hatte, dass sie über 200 Tage an Forderungen erreicht hatte. Unser Aktionsplan im ersten Jahr konzentrierte sich daher auf zwei Dinge: Reduzierung der Forderungen und Reduzierung der Ersatzteilbestände.

Zur Reduzierung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gab es mehrere große Herausforderungen. Erstens waren einige der Konten so alt, dass sie praktisch nicht wiederhergestellt werden konnten. Da wir uns in Brasilien befinden und Forderungen in lokaler Währung denominiert sind, bedeutete die Abwertung des Wechselkurses, dass wir unter starkem Druck standen, die Zahlungen so schnell wie möglich zurückzuerhalten. Daher haben wir unsere Aufmerksamkeit auf einige wichtige Maßnahmen konzentriert, die darauf abzielen, die Situation so effektiv und schnell wie möglich anzugehen.

Als erstes haben wir ein dreiköpfiges Ad-hoc-Finanzteam geschaffen, das sich ausschließlich auf das Thema Forderungsabbau konzentriert. Jedes Mitglied des Teams war für eine Reihe von Kunden verantwortlich und wurde jedem Kunden als sein zuständiger Kundenbetreuer vorgestellt. Die Kommunikation zwischen der Debitorenbuchhaltung der brasilianischen Tochtergesellschaft und den Kreditorenbuchhaltungen der verschiedenen Automobilhersteller war über Jahre hinweg praktisch zusammengebrochen. Unser neues engagiertes Team arbeitete eng mit dem kaufmännischen Team zusammen, das für jeden Hersteller zuständig ist, sodass bei Bedarf gemeinsame Kundenbesuche durchgeführt werden konnten. Der CFO erhielt jeden Morgen einen Fortschrittsbericht über die am Vortag erhaltenen Zahlungen und verfolgte mit dem Team die verschiedenen Punkte des Aktionsplans akribisch.

Eine weitere wichtige Maßnahme, die wir ergriffen haben, betraf die Bildung. Ein Verständnis des Zahlungsprozesses jedes Kunden ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Rechnungen gemäß den internen Verfahren des Kunden korrekt vorgelegt werden und keine Zeit mit Hin- und Her im Zusammenhang mit Änderungen und Korrekturen von Rechnungen verschwendet wird. Aus diesem Grund haben wir eine Analyse unserer internen Abrechnungsverfahren durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen dem Kunden so schnell wie möglich und fehlerfrei Rechnungen ausstellt.

Wir haben auch intensiv an der Verbesserung und Aktualisierung unserer internen Zahlungsanwendungsprozesse gearbeitet. Eines der Probleme war, dass einige erhaltene Zahlungen mehrere Wochen lang nicht ausgeführt wurden, was es unmöglich machte, zuverlässige Informationen zu erhalten, wenn Kunden wegen ausstehender Forderungen kontaktiert wurden. Auch bei den Kunden, die noch manuell bezahlten, wurde eine Automatisierung des Bezahlvorgangs umgesetzt. Obwohl diese Automatisierung zeitaufwändig sein kann, sollte sie als Investition mit dem ROI des rechtzeitigen Einzugs von Forderungen betrachtet werden. Ausnahmen von automatischen Zahlungen wurden ebenfalls analysiert und Korrekturen an den Abrechnungsverfahren wurden berücksichtigt, um diese Ausnahmen für die Zukunft zu beseitigen. Die IT-Abteilung war daher aktiv in die täglichen Nachbereitungsmeetings eingebunden.

Schließlich ging der Fokus auf die Verbesserung der Debitorenbuchhaltung bis zum CEO, der das gesamte Projekt in wöchentlichen Meetings mit dem CFO und dem Rest der Unternehmensführung genau verfolgte.

Lessons Learned als CFO

Die Ergebnisse unserer Bemühungen waren beeindruckend. Allein im ersten Jahr haben wir allein aufgrund der oben beschriebenen Bemühungen zusätzliche 21 Millionen US-Dollar in bar erwirtschaftet. Dies sollte als wichtiges Beispiel dafür dienen, wie wichtig es ist, sich auf das Working Capital Management zu konzentrieren. Hier sind insbesondere einige der wichtigsten Punkte, die ich hervorheben möchte:

• Bringen Sie das Finanzteam dazu, die Verantwortung für die Kunden zu übernehmen. Delegieren Sie die Verantwortung an Einzelpersonen in den Finanz- und Handelsteams und lassen Sie sie die Verantwortung für die Notwendigkeit übernehmen, ausstehende Forderungen zu verringern. Ein Teil des Jahresendbonus des von uns zusammengestellten Teams war an die Leistung der ausstehenden Forderungen im Verantwortungsbereich jedes Managers gekoppelt.
• Machen Sie jedes Mitglied des Finanzteams für seinen eigenen Aktionsplan mit jedem Kunden verantwortlich, und jeder Aktionsplan muss auf die internen Zahlungsverfahren des Kunden zugeschnitten sein.
• Verfolgen Sie als CFO täglich den Fortschritt jedes Aktionsplans. Stellen Sie sicher, dass Sie als CFO verstehen, wie der Zahlungsprozess für Ihre Hauptkunden funktioniert, um sicherzustellen, dass Sie die Zahlungsverfahren des Kunden respektieren und dass diese Zahlungen mit so wenigen Ausnahmen wie möglich automatisch verarbeitet werden können.
• Das gesamte Management eines Unternehmens ist für die Working Capital Optimierung verantwortlich. Finanz- und Handelsabteilungen müssen an dieser Front zusammenarbeiten.
• Bauen Sie eine enge Beziehung zu jedem Kunden auf und besuchen Sie ihn bei Bedarf persönlich in Extremfällen wie Schadensfällen. Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, dass Kunden automatisch bezahlen.
• Analysieren, verbessern und automatisieren Sie Abrechnungsverfahren, um Kunden schnell und fehlerfrei abzurechnen. Lösen Sie alle Abrechnungsausnahmen, auch kleine, da diese Ausnahmen in Zukunft zu größeren ausstehenden Forderungen führen können.

Inventar

Das Inventar ist ein äußerst schwierig zu verwaltender Posten des Betriebskapitals, da es Auswirkungen auf den tatsächlichen Betrieb des Unternehmens hat. Finanz- und Betriebsteams müssen mit abgestimmten Zielen zusammenarbeiten, die vom oberen Management festgelegt werden, was normalerweise nicht der Fall ist. Betrieb und Finanzen haben in der Regel gegensätzliche Ziele, wenn es um das Betriebskapital geht. Betriebsabteilungen neigen dazu, die Lagerbestände zu erhöhen, um die Produktion zu sichern und langsam drehende Artikel zu lagern, falls diese Teile in Zukunft benötigt werden. Finanzabteilungen suchen stattdessen nach Reduzierungen der Lagerbestände.

Langsam drehender Bestand

Eine wichtige Herausforderung im Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung im Zusammenhang mit der Optimierung des Betriebskapitals betrifft langsam (oder sogar nicht) bewegliche Bestände. Schwergängige SKUs sind eine Quelle für versteckte Betriebskapitalverluste und absorbieren Lagerfläche mit Wartungskosten.

Ich habe zum Beispiel für zwei Unternehmen in Brasilien und in Spanien gearbeitet, wiederum im Automotive-Bereich. Als ich ankam, waren mindestens 10 % des Lagerbestands langsam drehende Artikel, die nicht identifiziert wurden. In ähnlicher Weise habe ich auch für zwei Unternehmen in der Telekommunikationsbranche in Italien und in Spanien gearbeitet. In Italien hatte die Tochtergesellschaft 30 % nicht identifizierte Langsamdreher, in Spanien hatte das Unternehmen 25 % Langsamdreher. Die von uns durchgeführten Audits halfen, diese Probleme aufzudecken und zu beheben, aber eine vollständige „Säuberung“ des Inventars erfordert Zeit und eine gemeinsame Anstrengung der Finanz- und Betriebsabteilungen des Unternehmens. Unternehmen wären besser dran, diese Probleme im Voraus anzugehen.

Das Problem verschärft sich in Sektoren, in denen Lagerbestände häufig in Konsignation mit Lieferanten gehalten werden. Dies ist in Branchen wie der Automobilbranche besonders verbreitet. Bei dem oben erwähnten brasilianischen Unternehmen befanden sich Konsignationslager an 15 verschiedenen Standorten. Das Problem bei der Konsignationshaltung besteht darin, dass Sie effektiv auch die Überwachung des Lagerbestands auslagern, wodurch es noch wahrscheinlicher wird, dass Probleme im Zusammenhang mit langsamen und nicht beweglichen Artikeln auftreten.

Projektbasierte Bestandsaufnahme

In Branchen, in denen produktions- und projektbezogene Verträge über einen langen Zeitraum laufen (z. B. Immobilienbau, Eisenbahn, langfristige Beratungsprojekte usw.), umfasst die Bestandsoptimierung eine Reihe zusätzlicher Probleme, die in Branchen mit nicht vorhanden sind kleinere Produkte und wo die Herstellung standardisiert ist. Ein häufiges Problem betrifft beispielsweise die Zahlungsbedingungen, bei denen die Leistungen des Kunden oft eine der wichtigsten Komponenten der Gesamtkosten sind und eine Schlüsselrolle dabei spielen, sicherzustellen, dass der Zeitplan der angefallenen Kosten mit dem Zeitplan der Meilensteine ​​​​abgestimmt wird werden wiederum dem Auftraggeber in Rechnung gestellt.

In meiner beruflichen Erfahrung in der Eisenbahn- und Bauindustrie in Frankreich und Italien sowie im Beratungssektor in Spanien bin ich auf mehrere Probleme im Zusammenhang mit den oben genannten gestoßen. Eines der häufigsten Probleme hat beispielsweise mit der Abstimmung der Kosten mit dem richtigen Projekt zu tun. In ähnlicher Weise ist der Abrechnungszeitpunkt häufig nicht mit dem tatsächlichen Abschluss der Projektmeilensteine ​​abgestimmt. Meiner Erfahrung nach lässt sich dieses Problem am besten angehen, indem man die Verantwortung an einen Projektmanager delegiert, dessen variable Vergütung an die Leistung des Projekts gebunden ist. Der erfolgreichste Leistungsindikator für einen Projektleiter ist die Cash-Quote des Projekts und damit der Eigenfinanzierungsgrad des Projekts. Wenn das Cash-in/Cash-out-Verhältnis höher als 1 ist, kann davon ausgegangen werden, dass das Projekt (finanziell) gut läuft.

Allerdings müssen Projektmanager mit effektiven Tools ausgestattet sein, um ihre Projekte zu verwalten. Das Buchhaltungssystem muss eine Trennung auf Projektebene ermöglichen (dh Projektmanager sollten projektspezifische Berichte erhalten, in denen Kosten, Einnahmen, Einnahmen und Zahlungen alle auf Projektbasis angegeben sind). Darüber hinaus müssen Ansprüche und Rechtsstreitigkeiten vom Projektmanager überwacht werden, der wiederum als Bindeglied zu anderen Abteilungen wie Recht, Finanzen und Lieferkette fungieren sollte.

Lessons Learned als CFO

• Die Optimierung des Betriebskapitals in Bezug auf den Lagerbestand ist immer eine gemeinsame Anstrengung von Finanzen und Betrieb, da die Lagerbestände eng mit der Produktion verbunden sind.
• Langsam- oder Stillstandsartikel sind Kostenquellen und Verluste in Bezug auf gebundenes Kapital und Wartungs-/Lagerungskosten. Bemühungen zur Eliminierung von Ladenhütern sind zeitaufwändig und intensiv, was bedeutet, dass das Problem eher proaktiv als reaktiv angegangen werden sollte.
• In Branchen, in denen der Bestand nach Projekten verwaltet wird, ist eine korrekte Abstimmung der Kosten und Einnahmen mit dem richtigen Projekt für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Projektmanager ist der beste Weg, dieses Problem zu lösen. Projektmanager müssen mit der richtigen Software ausgestattet sein, um die Kosten, Einnahmen, Zahlungen und Einziehungen ihrer Projekte zu verfolgen.

Kreditorenbuchhaltung (Kreditoren)

Die Kreditorenbuchhaltung ist die dritte Säule der Working Capital Optimierung. Das Naheliegendste, was einem normalerweise in den Sinn kommt, wenn man über Möglichkeiten zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung nachdenkt, ist einfach die Verlängerung der Zahlungsbedingungen mit den Lieferanten. Wenn das betreffende Unternehmen die Zahlungsbedingungen mit privilegierten Lieferanten neu aushandeln kann, ist dies offensichtlich ein ausgezeichneter Weg nach vorne. Es gibt jedoch andere Möglichkeiten, die Verbindlichkeiten zu erhöhen, während die Zahlungsbedingungen unverändert bleiben.

Ein wichtiger Aktionspunkt im Zusammenhang mit der Optimierung der Kreditorenbuchhaltung wäre beispielsweise die Schaffung einer zentralen Abteilung, die einen standardisierten Prozess für die Behandlung von Rechnungen implementieren sollte. Rechnungen mit Fehlern in Mengen, Kontaktdaten oder der Anzahl der Bestellungen, auf die sich die Rechnung bezieht, sollten an die Lieferanten zurückgesendet und zur Korrektur aufgefordert werden. Eine weitere sinnvolle Maßnahme für die Kreditorenbuchhaltung ist es, den Lieferanten eine offizielle Eingangsbestätigung zuzusenden, wenn eine Rechnung elektronisch eingegangen ist, damit die Zahlungsbedingungen ab dem Datum dieser Bestätigung gelten.

Darüber hinaus ist es wichtig, effiziente interne Verfahren in Bezug auf alle internen Genehmigungen zu erlassen, die eingeholt werden müssen, damit Rechnungen bezahlt werden können. Automatisierung ist der Schlüssel, um einen nutzlosen und ineffektiven Zahlungspfad zu vermeiden. Auch hier sind, wie wir bereits im Abschnitt über die Debitorenbuchhaltung besprochen haben, eine proaktive Einstellung und ein hohes Maß an Kommunikation zwischen der Kreditorenbuchhaltung und den Lieferanten von entscheidender Bedeutung und ermöglichen eine effizientere Lösung von Ansprüchen und Ausnahmen. Die Kreditorenbuchhaltung muss auch effektiv mit den anderen Abteilungen des Unternehmens kommunizieren, die die Zahlung von Rechnungen genehmigen, zumal die Kreditorenbuchhaltung in Fällen, in denen rechtliche Probleme auftreten, oft nicht in der Lage ist, Entscheidungen zur Lösung solcher Fälle zu treffen. Schließlich muss die Kreditorenbuchhaltung in engem Kontakt und Zusammenarbeit mit dem Lager des Unternehmens stehen, das die Ware erhält. Ausnahmen können häufig vorkommen, wenn Verfahren nicht standardisiert und automatisiert sind.

Der Abgleich von Zahlungen an Lieferanten und bezahlten Rechnungen muss idealerweise am selben Tag erfolgen, wenn nicht sofort. Es ist wichtig, in Echtzeit ein klares Bild davon zu haben, welche Rechnungen jedem Lieferanten fällig sind. Diese Informationen sind nützlich für den Lieferanten und für die Abteilung, die die vom Lieferanten gelieferten Waren oder Dienstleistungen nutzt. Es ist auch wichtig, nicht vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung zu bezahlen, es sei denn, es gibt einen besonderen Grund dafür. In ähnlicher Weise ist es jedoch auch ratsam, erhebliche Zahlungsverzögerungen über das Fälligkeitsdatum hinaus zu vermeiden, da dies darauf hindeutet, dass die internen Zahlungsverfahren des betreffenden Unternehmens nicht so funktionieren, wie sie sollten.

Auch die Kreditorenbuchhaltung muss immer auf dem aktuellen Stand der vertraglichen Vereinbarungen mit jedem Lieferanten sein. Es ist wichtig, die Kreditorenbuchhaltung über neue Verträge mit Lieferanten, Nachträge zu bestehenden Verträgen oder neue Rahmenverträge auf dem Laufenden zu halten. Neue Vertragsbedingungen müssen in der Stammdatei jedes Lieferanten aktualisiert werden, und von Lieferanten eingehende Rechnungen müssen mit dieser Stammdatei übereinstimmen. Bei Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, kann die Komplexität der unterzeichneten Verträge hoch sein. Bereits nach Vertragsunterzeichnung ist es für die zuständige Abteilung sinnvoll, eine Präsentation beim Team Finanzen und Kreditorenbuchhaltung zu organisieren, damit zukünftige Rechnungen leicht nachvollziehbar und somit zeitnah bezahlt werden können. Auch bei diesen komplexen Verträgen ist es wichtig, die zugehörigen Cashflow-Prognosen zu haben, da diese den Gesamt-Cashflow des Unternehmens oft stark beeinflussen.

Lessons Learned als CFO

• Wie immer ist die Kommunikation zwischen der Finanzabteilung und anderen Abteilungen des Unternehmens der Schlüssel zur Verbesserung des Workflows im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung.
• Ein solides Verständnis der Vertragsbedingungen mit Lieferanten ist wichtig, damit Rechnungen korrekt behandelt werden und auch um die richtige Aufgabentrennung sicherzustellen. Alle relevanten Vertragsbedingungen von Rechnungen müssen der kaufmännischen Abteilung bekannt sein, und diese Bedingungen sollten in einem Vertrag, einer Bestellung oder einem Rahmendienstleistungsvertrag klar umrissen sein. Rechnungen sind gemäß den vereinbarten Bedingungen im Vertrag zu bezahlen.
• Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung – vom Rechnungseingang über den Prozess der internen Genehmigung bis hin zur buchhalterischen Behandlung der Rechnung und Aktualisierung des Lieferantenbuchs – ist der Schlüssel, damit ein klares Bild des Lieferantenkontos in Echtzeit verfügbar ist. Dies ermöglicht es Managern aller Ebenen, Entscheidungen in Bezug auf das Lieferantenkonto effizient und effektiv zu treffen.

Abschließende Bemerkungen

Die Working-Capital-Optimierung ist der günstigste Weg, um Liquidität in einem Unternehmen freizusetzen und im Extremfall langfristige Schulden, die durch einen Überschuss an Working Capital entstanden sind, zu reduzieren oder zu eliminieren. Die Optimierung des Betriebskapitals ist ein wesentlicher Bestandteil einer CFO-Rolle, die das Finanzteam leitet und die anderen Abteilungen des Unternehmens dazu antreibt, die Liquidität zu erhöhen. Die Finanzorganisation überwacht Prozesse und arbeitet mit anderen Abteilungen im Unternehmen an dem gemeinsamen Ziel, das Working Capital zu reduzieren. Das Working Capital variiert je nach Branche. Die Grundprinzipien des schnellen Forderungseinzugs, der Automatisierung von Prozessen und der gemeinsamen Zusammenarbeit von Finanz-, IT- und kaufmännischen/Projektmanagementteams bleiben allen Organisationen gemeinsam. Auf der Kreditorenseite müssen Supply-Chain-Teams/Projektmanager, Finanzen und IT mit dem gemeinsamen Ziel zusammenarbeiten, die Kreditorenbuchhaltung zu erhöhen und den Lagerbestand zu reduzieren.