Pengoptimalan Modal Kerja: Kiat Praktis dari Pro

Ringkasan bisnis plan

Selama 25 tahun pengalaman profesional saya sebagai CFO untuk perusahaan di Eropa dan Amerika Latin, saya telah menghadapi berbagai macam masalah yang berkaitan dengan manajemen keuangan. Namun sejauh ini salah satu yang paling signifikan, dan kritis, bagi kesehatan keuangan perusahaan adalah pengelolaan modal kerja . Manajemen modal kerja mengacu pada strategi perusahaan yang terkait dengan pemantauan dan pemanfaatan dua komponen modal kerja, aset lancar, dan kewajiban lancar untuk memastikan operasi perusahaan yang paling efisien secara finansial. Tujuan utama dari optimalisasi modal kerja adalah untuk memastikan perusahaan selalu mempertahankan arus kas yang cukup untuk memenuhi biaya operasi jangka pendek dan kewajiban utang jangka pendek.

Peningkatan modal kerja adalah bagian intrinsik dari deskripsi pekerjaan CFO. Optimalisasi modal kerja menambah nilai bagi pemegang saham dan sangat penting bagi seluruh perusahaan, dan dengan demikian harus menjadi tanggung jawab seluruh tim manajemen, bukan hanya fungsi keuangan. Tim keuangan mendorong dan memimpin proses, tetapi keputusan yang dibuat oleh seluruh perusahaan harus memiliki tujuan yang sama yaitu mengoptimalkan modal kerja. Optimalisasi modal kerja juga merupakan salah satu cara termurah yang dimiliki perusahaan untuk mendapatkan uang tunai. Perusahaan terkadang tidak perlu mengambil hutang ketika uang tunai yang tertahan di modal kerja akan cukup untuk membiayai proyek belanja modal baru atau untuk menghindari biaya cerukan yang tidak berguna.

Artikel ini bermaksud untuk memberikan beberapa tips dan panduan praktis terkait dengan manajemen modal kerja dan siklus modal kerja seperti yang ditampilkan di atas, berdasarkan pengalaman saya sendiri. Ini tidak dimaksudkan untuk menjadi gambaran umum yang lengkap tentang subjek, tetapi hanya menjelaskan beberapa tip penting dan titik fokus, dengan fokus khusus pada sektor industri, minyak dan gas, telekomunikasi, konsultasi, dan jasa.

Piutang (Debitur)

Dalam karir saya, saya telah melihat kasus perusahaan yang, meskipun memiliki profitabilitas yang sehat, didorong ke jurang kebangkrutan semata-mata karena manajemen modal kerja yang buruk. Salah satu contohnya adalah produsen mobil multinasional yang besar. Perusahaan ini memiliki anak perusahaan di Brasil yang salah mengelola posisi modal kerja mereka dengan sangat buruk sehingga mereka telah mencapai lebih dari 200 hari piutang. Oleh karena itu, rencana aksi kami di tahun pertama berfokus pada dua hal: pengurangan piutang dan pengurangan persediaan suku cadang.

Untuk tujuan mengurangi piutang, ada beberapa tantangan besar. Pertama, beberapa akun sudah sangat tua sehingga praktis tidak dapat dipulihkan. Selain itu, karena berada di Brasil, dan piutang dalam mata uang lokal, depresiasi nilai tukar berarti kami berada di bawah tekanan kuat untuk memulihkan pembayaran secepat mungkin. Oleh karena itu, kami memusatkan perhatian kami pada beberapa item tindakan utama yang ditujukan untuk mengatasi situasi seefektif dan secepat mungkin.

Hal pertama yang kami lakukan adalah membentuk tim keuangan ad hoc yang terdiri dari tiga orang untuk fokus secara eksklusif pada masalah pengurangan piutang. Setiap anggota tim bertanggung jawab atas sejumlah klien dan diperkenalkan kepada setiap klien sebagai manajer akun yang relevan. Selama beberapa tahun, komunikasi antara departemen piutang dari anak perusahaan Brasil dan departemen hutang dari produsen mobil yang berbeda telah hampir putus. Tim baru kami yang berdedikasi bekerja sama dengan tim komersial yang bertanggung jawab atas setiap pabrikan sehingga kunjungan bersama ke klien dapat dilakukan bila diperlukan. CFO akan menerima laporan kemajuan setiap pagi terkait dengan pembayaran yang diterima sehari sebelumnya dan akan dengan cermat menindaklanjuti dengan tim pada berbagai item dari rencana aksi.

Tindakan penting lainnya yang kami ambil adalah pendidikan. Pemahaman tentang proses pembayaran setiap klien diperlukan untuk memastikan bahwa faktur disajikan dengan benar sesuai dengan prosedur internal klien, dan tidak ada waktu yang terbuang untuk bolak-balik terkait perubahan dan koreksi faktur. Oleh karena itu, kami melakukan analisis prosedur penagihan internal kami untuk memastikan bahwa perusahaan menagih klien sesegera mungkin tanpa kesalahan.

Kami juga bekerja keras untuk meningkatkan dan memperbarui proses aplikasi pembayaran internal kami. Salah satu masalah adalah bahwa beberapa pembayaran yang diterima tetap tidak diterapkan selama beberapa minggu, sehingga tidak mungkin untuk memiliki informasi yang dapat diandalkan saat menghubungi klien untuk masalah piutang yang belum terselesaikan. Otomatisasi proses pembayaran juga diterapkan pada klien yang masih membayar secara manual. Meskipun otomatisasi ini dapat memakan waktu lama untuk diterapkan, ini harus dilihat sebagai investasi dengan ROI untuk mengumpulkan piutang tepat waktu. Pengecualian untuk pembayaran otomatis juga dianalisis dan koreksi terhadap prosedur penagihan diperhitungkan untuk menghapus pengecualian ini di masa mendatang. Oleh karena itu, departemen TI secara aktif terlibat dalam pertemuan tindak lanjut harian.

Akhirnya, fokus pada peningkatan piutang berjalan sampai ke CEO, yang mengikuti seluruh proyek dengan cermat melalui pertemuan mingguan dengan CFO dan pimpinan perusahaan lainnya.

Pelajaran yang Dipetik sebagai CFO

Hasil dari upaya kami sangat mengesankan. Pada tahun pertama saja, kami menghasilkan tambahan uang tunai $21 juta, murni berdasarkan upaya yang diuraikan di atas. Ini harus menjadi contoh penting tentang betapa pentingnya fokus pada manajemen modal kerja. Secara khusus, berikut adalah beberapa takeaways utama yang akan saya sebutkan:

• Buat tim keuangan mengambil alih kepemilikan klien. Delegasikan tanggung jawab kepada individu dalam tim keuangan dan komersial, dan buat mereka mengambil alih kebutuhan untuk mengurangi piutang yang belum dibayar. Bagian dari bonus akhir tahun dari tim yang kami buat terkait dengan kinerja piutang luar biasa di bawah lingkup masing-masing manajer.
• Buat setiap anggota tim keuangan bertanggung jawab atas rencana tindakan mereka sendiri dengan setiap klien, dan setiap rencana tindakan perlu disesuaikan dengan prosedur pembayaran internal klien.
• Sebagai CFO, tindak lanjuti kemajuan setiap rencana aksi setiap hari. Pastikan bahwa Anda, sebagai CFO, memahami bagaimana proses pembayaran bekerja untuk klien utama Anda untuk memastikan bahwa Anda menghormati prosedur pembayaran klien dan pembayaran ini dapat diproses secara otomatis dengan pengecualian sesedikit mungkin.
• Seluruh tim manajemen perusahaan bertanggung jawab atas optimalisasi modal kerja. departemen keuangan dan komersial perlu bekerja sama dalam hal ini.
• Ciptakan hubungan dekat dengan setiap klien dan kunjungi mereka secara pribadi dalam kasus-kasus ekstrem seperti klaim, jika diperlukan. Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa klien akan membayar secara otomatis.
• Analisis, tingkatkan, dan otomatisasi prosedur penagihan untuk menagih klien dengan cepat dan tanpa kesalahan. Selesaikan semua pengecualian penagihan, bahkan yang kecil, karena pengecualian ini dapat membuat piutang usaha yang lebih besar di masa mendatang.

Inventaris

Persediaan adalah item yang sangat sulit dari keseimbangan modal kerja untuk dikelola karena memiliki implikasi pada operasi perusahaan yang sebenarnya. Tim keuangan dan operasi perlu bekerja sama dengan tujuan selaras yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas, sesuatu yang biasanya tidak terjadi. Operasi dan keuangan biasanya memiliki tujuan yang kontras dalam hal modal kerja. Departemen operasi cenderung meningkatkan tingkat persediaan untuk mengamankan produksi dan stok barang yang bergerak lambat jika suku cadang ini diperlukan di masa mendatang. Departemen keuangan malah mencari pengurangan tingkat persediaan.

Inventaris yang bergerak lambat

Tantangan penting terkait manajemen persediaan, dalam konteks optimalisasi modal kerja, berkaitan dengan persediaan yang bergerak lambat (atau bahkan tidak bergerak). SKU yang bergerak lambat adalah sumber kerugian modal kerja yang tersembunyi dan menyerap ruang gudang dengan biaya perawatan.

Sebagai contoh, saya bekerja untuk dua perusahaan di Brasil dan di Spanyol, sekali lagi di sektor otomotif. Ketika saya tiba, setidaknya 10% dari inventaris adalah barang yang bergerak lambat yang tidak teridentifikasi. Demikian pula, saya juga bekerja untuk dua perusahaan di sektor telekomunikasi, di Italia dan di Spanyol. Di Italia, anak perusahaan memiliki 30% barang bergerak lambat yang tidak teridentifikasi, di Spanyol, perusahaan memiliki 25% barang bergerak lambat. Audit yang kami lakukan membantu mengungkap masalah ini dan memperbaikinya, tetapi "pembersihan" inventaris yang lengkap membutuhkan waktu dan upaya bersama dari departemen keuangan dan operasi di perusahaan. Perusahaan akan lebih baik menangani masalah ini di muka.

Masalahnya diperburuk di sektor-sektor di mana persediaan sering disimpan dalam konsinyasi dengan pemasok. Ini adalah sesuatu yang sangat lazim di industri seperti sektor otomotif. Di perusahaan Brasil yang saya sebutkan di atas, stok konsinyasi berada di 15 lokasi berbeda. Masalah dengan menjaga stok dalam konsinyasi adalah bahwa Anda juga secara efektif mengalihdayakan pengawasan inventaris, sehingga kemungkinan besar masalah yang terkait dengan barang lambat dan tidak bergerak akan muncul.

Inventaris berbasis proyek

Dalam industri di mana produksi dan kontrak terkait proyek berlangsung dalam jangka waktu yang lama (seperti konstruksi real estat, kereta api, proyek konsultasi jangka panjang, dll.), pengoptimalan inventaris mencakup serangkaian masalah tambahan yang tidak ada dalam industri dengan produk yang lebih kecil dan di mana manufaktur distandarisasi. Misalnya, masalah umum terkait dengan ketentuan pembayaran, di mana layanan klien sering menjadi salah satu komponen terpenting dari keseluruhan biaya, dan memainkan peran kunci dalam memastikan bahwa jadwal biaya yang dikeluarkan selaras dengan jadwal pencapaian yang pada gilirannya ditagih ke klien.

Dalam pengalaman profesional saya di industri perkeretaapian dan konstruksi di Prancis dan Italia, dan di sektor konsultasi di Spanyol, saya telah menemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan hal di atas. Misalnya, salah satu masalah yang paling umum berkaitan dengan pencocokan biaya dengan proyek yang tepat. Demikian pula, waktu penagihan sering tidak selaras dengan penyelesaian aktual dari tonggak proyek. Menurut pengalaman saya, cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mendelegasikan tanggung jawab kepada manajer proyek yang kompensasi variabelnya terkait dengan kinerja proyek. Indikator kinerja yang paling sukses untuk manajer proyek adalah rasio kas proyek, dan akibatnya sejauh mana proyek dibiayai sendiri. Jika rasio kas masuk/keluar lebih besar dari 1, proyek dapat dianggap berkinerja baik (secara finansial).

Karena itu, manajer proyek perlu dilengkapi dengan alat yang efektif untuk mengelola proyek mereka. Sistem akuntansi perlu memungkinkan pemisahan pada tingkat proyek (yaitu, manajer proyek harus menerima laporan khusus proyek di mana biaya, pendapatan, pengumpulan, dan pembayaran semuanya ditentukan berdasarkan proyek). Selain itu, klaim dan litigasi perlu dipantau oleh manajer proyek, yang pada gilirannya akan bertindak sebagai penghubung dengan departemen lain seperti hukum, keuangan, dan rantai pasokan.

Pelajaran yang Dipetik sebagai CFO

• Optimalisasi modal kerja sehubungan dengan inventaris selalu merupakan upaya bersama antara keuangan dan operasi karena tingkat inventaris terkait erat dengan produksi.
• Barang yang lambat atau tidak bergerak merupakan sumber biaya dan kerugian dalam hal modal terikat dan biaya pemeliharaan/pergudangan. Upaya untuk menghilangkan artikel yang bergerak lambat memakan waktu dan intensif, yang berarti bahwa masalah ini harus ditangani secara proaktif daripada reaktif.
• Dalam industri di mana inventaris dikelola oleh proyek, pencocokan biaya dan pendapatan yang tepat dengan proyek yang tepat sangat penting untuk kesehatan keuangan perusahaan. Menugaskan tanggung jawab kepada manajer proyek adalah cara terbaik untuk mengelola masalah ini. Manajer proyek perlu dipersenjatai dengan perangkat lunak yang tepat untuk mengikuti biaya, pendapatan, pembayaran, dan pengumpulan proyek mereka.

Hutang (Kredit)

Hutang usaha merupakan pilar ketiga dari optimalisasi modal kerja. Hal paling jelas yang biasanya muncul di benak ketika memikirkan cara untuk mengoptimalkan hutang usaha hanyalah meningkatkan persyaratan pembayaran dengan pemasok. Jika perusahaan yang bersangkutan dapat menegosiasikan kembali persyaratan pembayaran dengan pemasok istimewa, ini jelas merupakan jalan yang sangat baik ke depan. Namun, ada cara lain untuk meningkatkan hutang usaha sambil menjaga syarat pembayaran tidak berubah.

Misalnya, item tindakan penting yang terkait dengan pengoptimalan utang usaha adalah pembentukan departemen terpusat yang harus menerapkan proses standar untuk penanganan faktur. Faktur dengan kesalahan dalam jumlah, rincian kontak atau jumlah pesanan pembelian yang terkait dengan faktur harus dikirim kembali ke pemasok dan diminta untuk diperbaiki. Hal lain yang berguna untuk dilakukan adalah agar tim utang usaha mengirimkan kepada pemasok tanda terima resmi jika faktur diterima secara elektronik sehingga syarat pembayaran dianggap mulai dari tanggal pengakuan tersebut.

Selain itu, penting untuk memberlakukan prosedur internal yang efisien terkait dengan setiap persetujuan internal yang harus diperoleh agar faktur dapat dibayar. Otomatisasi adalah kunci untuk menghindari jejak pembayaran yang tidak berguna dan tidak efektif. Sekali lagi, seperti yang telah kita bahas sebelumnya di bagian piutang, sikap proaktif dan komunikasi tingkat tinggi antara departemen hutang dan pemasok adalah kuncinya dan memungkinkan klaim dan pengecualian diselesaikan dengan lebih efisien. Hutang juga perlu berkomunikasi secara efektif dengan departemen lain dari perusahaan yang menyetujui pembayaran faktur, terutama karena, dalam kasus di mana masalah hukum muncul, departemen hutang sering tidak dapat membuat keputusan terkait dengan penyelesaian kasus tersebut. Akhirnya, departemen hutang harus berhubungan erat dan bekerja sama dengan gudang perusahaan yang menerima barang. Pengecualian dapat sering terjadi jika prosedur tidak standar dan otomatis.

Rekonsiliasi pembayaran yang dilakukan kepada pemasok dan faktur yang dibayarkan idealnya perlu dilakukan pada hari yang sama, jika tidak segera dilakukan. Penting untuk memiliki gambaran yang jelas tentang faktur mana yang harus dibayarkan kepada setiap pemasok secara real time. Informasi ini berguna bagi pemasok dan departemen yang menggunakan barang atau jasa yang dikirimkan oleh pemasok. Penting juga untuk tidak membayar sebelum tanggal jatuh tempo faktur kecuali ada alasan khusus untuk melakukannya. Namun, dalam nada yang sama, juga disarankan untuk menghindari penundaan pembayaran yang signifikan di luar tanggal jatuh tempo, karena ini menandakan bahwa prosedur pembayaran internal perusahaan yang bersangkutan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Hutang usaha juga harus selalu up to date dengan syarat-syarat perjanjian kontraktual dengan masing-masing pemasok. Penting untuk menjaga agar hutang tetap terinformasi tentang kontrak baru yang ditandatangani dengan pemasok, tambahan untuk kontrak yang ada, atau perjanjian layanan utama yang baru. Kondisi kontrak baru perlu diperbarui dalam file induk masing-masing pemasok, dan faktur yang datang dari pemasok harus sesuai dengan file induk ini. Dalam kasus perusahaan yang bekerja berdasarkan proyek, kompleksitas kontrak yang ditandatangani bisa tinggi. Segera setelah kontrak ditandatangani, departemen yang bertanggung jawab akan berguna untuk mengatur presentasi kepada tim keuangan dan utang usaha sehingga faktur di masa mendatang dapat dengan mudah dipahami dan dengan demikian dibayar tepat waktu. Juga, dalam kontrak yang kompleks ini, penting untuk memiliki proyeksi arus kas terkait, karena ini sering kali sangat mempengaruhi arus kas perusahaan secara keseluruhan.

Pelajaran yang Dipetik sebagai CFO

• Seperti biasa, komunikasi antara departemen keuangan dan departemen lain perusahaan adalah kunci untuk meningkatkan alur kerja yang terkait dengan hutang dagang.
• Pemahaman yang kuat tentang persyaratan kontrak dengan pemasok adalah penting agar faktur diperlakukan dengan benar dan juga untuk memastikan pemisahan tugas yang benar. Semua persyaratan kontrak yang relevan dari faktur harus diketahui oleh departemen komersial, dan persyaratan ini harus diuraikan dengan jelas dalam kontrak, pesanan pembelian, atau perjanjian layanan utama. Faktur harus dibayar sesuai dengan persyaratan yang disepakati dalam kontrak.
• Otomatisasi utang usaha—dari penerimaan faktur melalui proses persetujuan internal hingga perlakuan akuntansi atas faktur dan pemutakhiran buku besar pemasok—adalah kunci agar gambaran yang jelas tentang akun pemasok tersedia secara real time. Hal ini memungkinkan manajer dari semua tingkatan untuk membuat keputusan yang terkait dengan akun pemasok dengan cara yang efisien dan efektif.

Penutup

Optimalisasi modal kerja adalah cara termurah untuk membebaskan kas di perusahaan dan dalam kasus ekstrim mengurangi atau menghilangkan hutang jangka panjang yang berasal dari kelebihan modal kerja. Mengoptimalkan modal kerja adalah bagian intrinsik dari peran CFO, yang mengelola tim keuangan dan mendorong departemen lain perusahaan untuk meningkatkan kas. Organisasi keuangan memantau proses dan bekerja sama dengan departemen lain di perusahaan dengan tujuan bersama untuk mengurangi modal kerja. Modal kerja bervariasi dengan industri yang berbeda. Prinsip dasar pengumpulan piutang dengan cepat, dengan otomatisasi proses dan kolaborasi bersama tim keuangan, TI, dan komersial/manajemen proyek tetap berlaku di semua organisasi. Di sisi hutang, tim rantai pasokan/manajer proyek, keuangan, dan TI perlu bekerja sama dengan tujuan bersama untuk meningkatkan hutang dan mengurangi inventaris.