营运资金优化：专业人士的实用技巧

执行摘要

在我作为欧洲和拉丁美洲公司的首席财务官 25 年的专业经验中，我遇到了与财务管理相关的各种问题。 但到目前为止，对公司财务健康最重要和最关键的一项是营运资金管理。 营运资金管理是指公司与监控和利用营运资金、流动资产和流动负债这两个组成部分相关的战略，以确保公司在财务上最有效的运营。 营运资金优化的主要目的是确保公司始终保持足够的现金流来满足其短期运营成本和短期债务义务。

营运资本改善是 CFO 职位描述的内在组成部分。 营运资金优化为股东增加价值，对整个公司至关重要，因此应该是整个管理团队的责任，而不仅仅是财务职能。 财务团队推动并领导流程，但公司其他部门做出的决定都应该共享优化营运资金的共同目标。 营运资金优化也是公司获得现金的最便宜的方式之一。 当闲置在营运资金中的现金足以为新的资本支出项目提供资金或避免无用的透支成本时，公司有时会不必要地承担债务。

本文旨在根据我自己的经验，提供一些与上述营运资金管理和营运资金周期相关的实用技巧和指导。 它不是对这个主题的详尽概述，而是简单地阐明一些重要的技巧和重点，特别关注工业、石油和天然气、电信、咨询和服务部门。

应收账款（债务人）

在我的职业生涯中，我见过一些公司，尽管潜在的盈利能力很好，但纯粹因为营运资金管理不善而被推到破产的边缘。 一个这样的例子是一家大型跨国汽车制造商。 该公司有一家特定的巴西子公司，其营运资金状况管理不善，以至于应收账款已达到200 多天。 因此，我们第一年的行动计划主要集中在两件事上：减少应收账款和减少备件库存。

为了减少应收账款，有几个重大挑战。 首先，有些账户太旧了，几乎无法恢复。 此外，在巴西，应收账款以当地货币计价，汇率贬值意味着我们面临着尽快收回付款的巨大压力。 因此，我们将注意力集中在旨在尽可能有效和迅速地应对这一局势的几个关键行动项目上。

我们做的第一件事是创建一个特设的三人财务团队，专门专注于减少应收账款的问题。 团队中的每个成员都负责多个客户，并介绍给每个客户作为他们的相关客户经理。 多年来，巴西子公司的应收账款部门与不同汽车制造商的应付账款部门之间的沟通几乎中断。 我们新的专门团队与负责每个制造商的商业团队密切合作，以便在需要时联合拜访客户。 首席财务官每天早上都会收到一份与前一天收到的付款相关的进度报告，并将就行动计划的各个项目与团队密切跟进。

我们采取的另一项重要行动是教育。 需要了解每个客户的付款流程，以确保发票按照客户的内部程序正确提交，并且不会在与发票的修改和更正相关的来回浪费时间。 因此，我们对我们的内部计费程序进行了分析，以确保公司尽快以零错误的方式向客户计费。

我们还大力改进和更新我们的内部支付申请流程。 其中一个问题是，一些已收到的付款在数周内仍未申请，因此在联系客户处理未决应收账款问题时无法获得可靠信息。 对于仍然手动付款的客户，还实现了付款流程的自动化。 虽然这种自动化的实施可能很耗时，但它应该被视为一项具有按时收取应收账款的投资回报率的投资。 还分析了自动付款的例外情况，并考虑了对计费程序的更正，以消除这些例外情况。 因此，IT 部门积极参与了日常后续会议。

最后，改善应收账款的重点一直到 CEO 身上，他通过与 CFO 和公司其他领导层的每周会议密切关注整个项目。

作为首席财务官的经验教训

我们努力的结果令人印象深刻。 仅在第一年，我们就额外产生了 2100 万美元的现金，这完全基于上述努力。 这应该是一个重要的例子，说明关注营运资金管理是多么重要。 特别是，以下是我要指出的一些关键要点：

• 让财务团队掌握客户的所有权。 将责任委派给财务和商业团队中的个人，让他们负责减少未偿应收账款的需要。 我们创建的团队的部分年终奖金与每个经理职权范围内未偿还的应收账款的表现挂钩。
• 让财务团队的每个成员对每个客户负责自己的行动计划，每个行动计划都需要根据客户的内部支付程序量身定制。
• 作为首席财务官，每天跟进每个行动计划的进展。 作为首席财务官，请确保您了解主要客户的付款流程如何运作，以确保您尊重客户的付款程序，并且这些付款可以自动处理，尽可能少的例外。
• 公司的整个管理团队负责优化营运资金。 财政和商务部门需要在这方面共同努力。
• 与每个客户建立密切的关系，并在需要时在索赔等极端情况下亲自拜访他们。 不要错误地认为客户会自动付款。
• 分析、改进和自动化计费程序，以快速且无错误地向客户计费。 解决所有账单异常，即使是小的异常，因为这些异常会在未来产生更大的未清应收账款。

存货

库存是营运资金余额中极难管理的项目，因为它对公司的实际运营有影响。 财务和运营团队需要与高层管理人员设定的一致目标一起工作，这通常不会发生。 在营运资金方面，运营和财务通常有不同的目标。 运营部门倾向于增加库存水平以确保生产和库存滞销物品，以防将来需要这些零件。 相反，财务部门寻求降低库存水平。

滞销库存

在营运资本优化的背景下，与库存管理相关的一个重要挑战与缓慢（甚至非）移动的库存有关。 滞销的 SKU 是隐藏的营运资金损失的来源，并通过维护成本吸收仓库空间。

例如，我曾在巴西和西班牙的两家公司工作，同样是汽车行业。 当我到达时，至少有 10% 的库存是无法识别的滞销商品。 同样，我还曾在意大利和西班牙的两家电信行业公司工作。 在意大利，子公司有 30% 的不明滞销物品，在西班牙，该公司有 25% 的滞销物品。 我们执行的审计帮助发现并解决了这些问题，但彻底“清理”库存需要时间，需要公司财务和运营部门的共同努力。 公司最好提前解决这些问题。

这个问题在那些经常与供应商寄售库存的行业更加严重。 这在汽车行业等行业中尤为普遍。 在我上面提到的巴西公司中，寄售库存在 15 个不同的地点。 寄售库存的问题在于，您实际上还外包了库存监督，从而更有可能出现与慢速和非移动物品相关的问题。

基于项目的库存

在生产和项目相关合同时间较长的行业（如房地产建设、铁路、长期咨询项目等），库存优化包括一系列额外的问题，这些问题在较小的产品和制造标准化的地方。 例如，一个常见问题与付款条款有关，其中客户的服务通常是总成本中最重要的组成部分之一，并且在确保所发生成本的时间表与里程碑时间表保持一致方面发挥着关键作用依次向客户开具发票。

在我在法国和意大利的铁路和建筑行业以及在西班牙的咨询行业的专业经验中，我遇到了与上述相关的几个问题。 例如，最常见的问题之一与正确的项目匹配成本有关。 同样，计费时间通常与项目里程碑的实际完成情况不一致。 根据我的经验，解决这个问题的最佳方法是将责任委托给项目经理，他的可变薪酬与项目绩效挂钩。 项目经理最成功的绩效指标是项目的现金比率，以及项目自筹资金的程度。 如果现金收入/现金支出比率高于 1，则可以认为该项目表现良好（财务上）。

话虽如此，项目经理需要配备有效的工具来管理他们的项目。 会计系统需要允许在项目级别进行分离（即，项目经理应该收到项目特定的报告，其中成本、收入、收款和付款都以项目为基础指定）。 此外，索赔和诉讼需要由项目经理进行监控，项目经理应作为与法律、财务和供应链等其他部门的联络人。

作为首席财务官的经验教训

• 由于库存水平与生产密切相关，因此有关库存的营运资金优化始终是财务和运营之间的共同努力。
• 就固定资本和维护/仓储成本而言，滞销或不动产是成本和损失的来源。 消除滞销文章的努力既费时又费力，这意味着应该主动而不是被动地处理问题。
• 在按项目管理库存的行业中，正确匹配成本和收入与正确的项目对于公司的财务健康至关重要。 将职责分配给项目经理是管理此问题的最佳方式。 项目经理需要配备正确的软件来跟踪其项目的成本、收入、付款和收款。

应付账款（债权人）

应付账款是优化营运资金的第三大支柱。 在考虑优化应付账款的方法时，通常会想到的最明显的事情就是增加与供应商的付款条件。 如果有问题的公司可以与特权供应商重新谈判付款条件，这显然是一条很好的前进道路。 但是，还有其他方法可以在保持付款条件不变的情况下增加应付账款。

例如，与应付账款优化相关的一个重要行动项目将是创建一个集中的部门，该部门应实施标准化的发票处理流程。 发票所涉及的数量、联系方式或采购订单数量错误的发票应发回供应商并要求更正。 另一件有用的事情是，如果以电子方式收到发票，则应付账款团队向供应商发送正式的收据确认，以便将付款条款视为从此类确认之日开始。

此外，重要的是要制定有效的内部程序，以支付发票必须获得的任何内部批准。 自动化是避免无用和无效支付路径的关键。 同样，正如我们之前在应收账款部分所讨论的，应付账款部门和供应商之间的积极态度和高水平的沟通是关键，可以更有效地解决索赔和例外情况。 应付账款还需要与公司其他批准发票付款的部门进行有效沟通，特别是因为在出现法律问题的情况下，应付账款部门通常无法做出与此类案件解决相关的决定。 最后，应付账款部门必须与收货公司的仓库保持密切联系和协作。 如果程序没有标准化和自动化，异常可能会经常发生。

如果不立即进行，最好在同一天对向供应商的付款和已支付的发票进行核对。 清楚地了解每个供应商的实时发票是很重要的。 此信息对供应商和使用供应商交付的商品或服务的部门很有用。 除非有特定理由，否则不要在发票到期日之前付款也很重要。 然而，类似地，避免在到期日之后出现重大付款延迟也是可取的，因为这表明相关公司的内部付款程序没有按应有的方式运作。

应付账款也必须始终与每个供应商的合同协议条款保持同步。 重要的是要让应付账款了解与供应商签订的新合同、现有合同的附录或新的主服务协议。 新的合同条件需要在每个供应商的主文件中更新，来自供应商的发票需要符合这个主文件。 对于以项目为基础工作的公司，所签订合同的复杂性可能很高。 合同签订后，主管部门最好组织财务和应付账款团队进行演示，以便将来的发票易于理解，从而及时支付。 此外，在这些复杂的合同中，有相关的现金流预测也很重要，因为这些通常会极大地影响公司的整体现金流。

作为首席财务官的经验教训

• 与往常一样，财务部门与公司其他部门之间的沟通是改善与应付账款相关的工作流程的关键。
• 深入了解与供应商的合同条款非常重要，这样才能正确处理发票并确保正确划分职责。 商务部门必须了解发票的所有相关合同条款，并且这些条款应在合同、采购订单或主服务协议中明确列出。 发票需要按照合同中约定的条款支付。
• 应付账款的自动化——从收到发票到内部审批流程，再到发票的会计处理和供应商分类账的更新——是关键，这样可以实时获得供应​​商账户的清晰画面。 这使各级管理人员能够以高效和有效的方式做出与供应商帐户相关的决策。

结束语

营运资金优化是释放公司现金的最便宜的方法，在极端情况下可以减少或消除因营运资金过剩而产生的长期债务。 优化营运资金是 CFO 角色的内在组成部分，他管理财务团队并推动公司的其他部门增加现金。 财务部门监控流程并与公司其他部门合作，共同实现减少营运资金的目标。 营运资金因行业而异。 快速收集应收账款、流程自动化以及财务、IT 和商业/项目管理团队联合协作的基本原则仍然适用于所有组织。 在应付账款方面，供应链团队/项目经理、财务和 IT 需要共同努力，以实现增加应付账款和减少库存的共同目标。