營運資金優化：專業人士的實用技巧

執行摘要

在我作為歐洲和拉丁美洲公司的首席財務官 25 年的專業經驗中，我遇到了與財務管理相關的各種問題。 但到目前為止，對公司財務健康最重要和最關鍵的一項是營運資金管理。 營運資金管理是指公司與監控和利用營運資金、流動資產和流動負債這兩個組成部分相關的戰略，以確保公司在財務上最有效的運營。 營運資金優化的主要目的是確保公司始終保持足夠的現金流來滿足其短期運營成本和短期債務義務。

營運資本改善是 CFO 職位描述的內在組成部分。 營運資金優化為股東增加價值，對整個公司至關重要，因此應該是整個管理團隊的責任，而不僅僅是財務職能。 財務團隊推動並領導流程，但公司其他部門做出的決定都應該共享優化營運資金的共同目標。 營運資金優化也是公司獲得現金的最便宜的方式之一。 當閒置在營運資金中的現金足以為新的資本支出項目提供資金或避免無用的透支成本時，公司有時會不必要地承擔債務。

本文旨在根據我自己的經驗，提供一些與上述營運資金管理和營運資金周期相關的實用技巧和指導。 它不是對這個主題的詳盡概述，而是簡單地闡明一些重要的技巧和重點，特別關注工業、石油和天然氣、電信、諮詢和服務部門。

應收賬款（債務人）

在我的職業生涯中，我見過一些公司，儘管潛在的盈利能力很好，但純粹因為營運資金管理不善而被推到破產的邊緣。 一個這樣的例子是一家大型跨國汽車製造商。 該公司有一家特定的巴西子公司，其營運資金狀況管理不善，以至於應收賬款已達到200 多天。 因此，我們第一年的行動計劃主要集中在兩件事上：減少應收賬款和減少備件庫存。

為了減少應收賬款，有幾個重大挑戰。 首先，有些賬戶太舊了，幾乎無法恢復。 此外，在巴西，應收賬款以當地貨幣計價，匯率貶值意味著我們面臨著盡快收回付款的巨大壓力。 因此，我們將注意力集中在旨在盡可能有效和迅速地應對這一局勢的幾個關鍵行動項目上。

我們做的第一件事是創建一個特設的三人財務團隊，專門專注於減少應收賬款的問題。 團隊中的每個成員都負責多個客戶，並介紹給每個客戶作為他們的相關客戶經理。 多年來，巴西子公司的應收賬款部門與不同汽車製造商的應付賬款部門之間的溝通幾乎中斷。 我們新的專門團隊與負責每個製造商的商業團隊密切合作，以便在需要時聯合拜訪客戶。 首席財務官每天早上都會​​收到一份與前一天收到的付款相關的進度報告，並將就行動計劃的各個項目與團隊密切跟進。

我們採取的另一項重要行動是教育。 需要了解每個客戶的付款流程，以確保發票按照客戶的內部程序正確提交，並且不會在與發票的修改和更正相關的來回浪費時間。 因此，我們對我們的內部計費程序進行了分析，以確保公司盡快以零錯誤的方式向客戶計費。

我們還大力改進和更新我們的內部支付申請流程。 其中一個問題是，一些已收到的付款在數週內仍未申請，因此在聯繫客戶處理未決應收賬款問題時無法獲得可靠信息。 對於仍然手動付款的客戶，還實現了付款流程的自動化。 雖然這種自動化的實施可能很耗時，但它應該被視為一項具有按時收取應收賬款的投資回報率的投資。 還分析了自動付款的例外情況，並考慮了對計費程序的更正，以消除這些例外情況。 因此，IT 部門積極參與了日常後續會議。

最後，改善應收賬款的重點一直到 CEO 身上，他通過與 CFO 和公司其他領導層的每週會議密切關注整個項目。

作為首席財務官的經驗教訓

我們努力的結果令人印象深刻。 僅在第一年，我們就額外產生了 2100 萬美元的現金，這完全基於上述努力。 這應該是一個重要的例子，說明關注營運資金管理是多麼重要。 特別是，以下是我要指出的一些關鍵要點：

• 讓財務團隊掌握客戶的所有權。 將責任委派給財務和商業團隊中的個人，讓他們負責減少未償應收賬款的需要。 我們創建的團隊的部分年終獎金與每個經理職權範圍內未償還的應收賬款的表現掛鉤。
• 讓財務團隊的每個成員對每個客戶負責自己的行動計劃，每個行動計劃都需要根據客戶的內部支付程序量身定制。
• 作為首席財務官，每天跟進每個行動計劃的進展。 作為首席財務官，請確保您了解主要客戶的付款流程如何運作，以確保您尊重客戶的付款程序，並且這些付款可以自動處理，盡可能少的例外。
• 公司的整個管理團隊負責優化營運資金。 財政和商務部門需要在這方面共同努力。
• 與每個客戶建立密切的關係，並在需要時在索賠等極端情況下親自拜訪他們。 不要錯誤地認為客戶會自動付款。
• 分析、改進和自動化計費程序，以快速且無錯誤地向客戶計費。 解決所有賬單異常，即使是小的異常，因為這些異常會在未來產生更大的未清應收賬款。

存貨

庫存是營運資金餘額中極難管理的項目，因為它對公司的實際運營有影響。 財務和運營團隊需要與高層管理人員設定的一致目標一起工作，這通常不會發生。 在營運資金方面，運營和財務通常有不同的目標。 運營部門傾向於增加庫存水平以確保生產和庫存滯銷物品，以防將來需要這些零件。 相反，財務部門尋求降低庫存水平。

滯銷庫存

在營運資本優化的背景下，與庫存管理相關的一個重要挑戰與緩慢（甚至非）移動的庫存有關。 滯銷的 SKU 是隱藏的營運資金損失的來源，並通過維護成本吸收倉庫空間。

例如，我曾在巴西和西班牙的兩家公司工作，同樣是汽車行業。 當我到達時，至少有 10% 的庫存是無法識別的滯銷商品。 同樣，我還曾在意大利和西班牙的兩家電信行業公司工作。 在意大利，子公司有 30% 的不明滯銷物品，在西班牙，該公司有 25% 的滯銷物品。 我們執行的審計幫助發現並解決了這些問題，但徹底“清理”庫存需要時間，需要公司財務和運營部門的共同努力。 公司最好提前解決這些問題。

這個問題在那些經常與供應商寄售庫存的行業更加嚴重。 這在汽車行業等行業中尤為普遍。 在我上面提到的巴西公司中，寄售庫存在 15 個不同的地點。 寄售庫存的問題在於，您實際上還外包了庫存監督，從而更有可能出現與慢速和非移動物品相關的問題。

基於項目的庫存

在生產和項目相關合同時間較長的行業（如房地產建設、鐵路、長期諮詢項目等），庫存優化包括一系列額外的問題，這些問題在較小的產品和製造標準化的地方。 例如，一個常見問題與付款條款有關，其中客戶的服務通常是總成本中最重要的組成部分之一，並且在確保所發生成本的時間表與里程碑時間表保持一致方面發揮著關鍵作用依次向客戶開具發票。

在我在法國和意大利的鐵路和建築行業以及在西班牙的諮詢行業的專業經驗中，我遇到了與上述相關的幾個問題。 例如，最常見的問題之一與正確的項目匹配成本有關。 同樣，計費時間通常與項目里程碑的實際完成情況不一致。 根據我的經驗，解決這個問題的最佳方法是將責任委託給項目經理，他的可變薪酬與項目績效掛鉤。 項目經理最成功的績效指標是項目的現金比率，以及項目自籌資金的程度。 如果現金收入/現金支出比率高於 1，則可以認為該項目表現良好（財務上）。

話雖如此，項目經理需要配備有效的工具來管理他們的項目。 會計系統需要允許在項目級別進行分離（即，項目經理應該收到項目特定的報告，其中成本、收入、收款和付款都以項目為基礎指定）。 此外，索賠和訴訟需要由項目經理進行監控，項目經理應作為與法律、財務和供應鍊等其他部門的聯絡人。

作為首席財務官的經驗教訓

• 由於庫存水平與生產密切相關，因此有關庫存的營運資金優化始終是財務和運營之間的共同努力。
• 就固定資本和維護/倉儲成本而言，滯銷或不動產是成本和損失的來源。 消除滯銷文章的努力既費時又費力，這意味著應該主動而不是被動地處理問題。
• 在按項目管理庫存的行業中，正確匹配成本和收入與正確的項目對於公司的財務健康至關重要。 將職責分配給項目經理是管理此問題的最佳方式。 項目經理需要配備正確的軟件來跟踪其項目的成本、收入、付款和收款。

應付賬款（債權人）

應付賬款是優化營運資金的第三大支柱。 在考慮優化應付賬款的方法時，通常會想到的最明顯的事情就是增加與供應商的付款條件。 如果有問題的公司可以與特權供應商重新談判付款條件，這顯然是一條很好的前進道路。 但是，還有其他方法可以在保持付款條件不變的情況下增加應付賬款。

例如，與應付賬款優化相關的一個重要行動項目將是創建一個集中的部門，該部門應實施標準化的發票處理流程。 發票所涉及的數量、聯繫方式或採購訂單數量錯誤的發票應發回供應商並要求更正。 另一件有用的事情是，如果以電子方式收到發票，則應付賬款團隊向供應商發送正式的收據確認，以便將付款條款視為從此類確認之日開始。

此外，重要的是要製定有效的內部程序，以支付發票必須獲得的任何內部批准。 自動化是避免無用和無效支付路徑的關鍵。 同樣，正如我們之前在應收賬款部分所討論的，應付賬款部門和供應商之間的積極態度和高水平的溝通是關鍵，可以更有效地解決索賠和例外情況。 應付賬款還需要與公司其他批准發票付款的部門進行有效溝通，特別是因為在出現法律問題的情況下，應付賬款部門通常無法做出與此類案件解決相關的決定。 最後，應付賬款部門必須與收貨公司的倉庫保持密切聯繫和協作。 如果程序沒有標準化和自動化，異常可能會經常發生。

如果不立即進行，最好在同一天對向供應商的付款和已支付的發票進行核對。 清楚地了解每個供應商的實時發票是很重要的。 此信息對供應商和使用供應商交付的商品或服務的部門很有用。 除非有特定理由，否則不要在發票到期日之前付款也很重要。 然而，類似地，避免在到期日之後出現重大付款延遲也是可取的，因為這表明相關公司的內部付款程序沒有按應有的方式運作。

應付賬款也必須始終與每個供應商的合同協議條款保持同步。 重要的是要讓應付賬款了解與供應商簽訂的新合同、現有合同的附錄或新的主服務協議。 新的合同條件需要在每個供應商的主文件中更新，來自供應商的發票需要符合這個主文件。 對於以項目為基礎工作的公司，所簽訂合同的複雜性可能很高。 合同簽訂後，主管部門最好組織財務和應付賬款團隊進行演示，以便將來的發票易於理解，從而及時支付。 此外，在這些複雜的合同中，有相關的現金流預測也很重要，因為這些通常會極大地影響公司的整體現金流。

作為首席財務官的經驗教訓

• 與往常一樣，財務部門與公司其他部門之間的溝通是改善與應付賬款相關的工作流程的關鍵。
• 深入了解與供應商的合同條款非常重要，這樣才能正確處理髮票並確保正確劃分職責。 商務部門必須了解發票的所有相關合同條款，並且這些條款應在合同、採購訂單或主服務協議中明確列出。 發票需要按照合同中約定的條款支付。
• 應付賬款的自動化——從收到發票到內部審批流程，再到發票的會計處理和供應商分類賬的更新——是關鍵，這樣可以實時獲得供應商賬戶的清晰畫面。 這使各級管理人員能夠以高效和有效的方式做出與供應商帳戶相關的決策。

結束語

營運資金優化是釋放公司現金的最便宜的方法，在極端情況下可以減少或消除因營運資金過剩而產生的長期債務。 優化營運資金是 CFO 角色的內在組成部分，他管理財務團隊並推動公司的其他部門增加現金。 財務部門監控流程並與公司其他部門合作，共同實現減少營運資金的目標。 營運資金因行業而異。 快速收集應收賬款、流程自動化以及財務、IT 和商業/項目管理團隊聯合協作的基本原則仍然適用於所有組織。 在應付賬款方面，供應鏈團隊/項目經理、財務和 IT 需要共同努力，以實現增加應付賬款和減少庫存的共同目標。