คู่มือภาคสนามสำหรับ DesignOps

DesignOps เป็นแนวคิดที่ช่วยให้นักออกแบบมีอิสระที่จะมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหามากกว่าหน้าที่การดูแลระบบ เช่น การจัดการเวิร์กโฟลว์และไลบรารี แนวความคิด DesignOps แจ้งบทบาทที่เน้นการออกแบบซึ่งเอื้อต่อความเป็นเลิศด้านความคิดสร้างสรรค์ เจ้าหน้าที่ DesignOps ประสานกระบวนการและชุดเครื่องมือ พัฒนาวัฒนธรรมของทีมออกแบบ และทำให้แน่ใจว่าการออกแบบเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์องค์กร

คำว่า “DesignOps” เป็นการเริ่มต้นของ DevOps ซึ่งเป็นแนวทางการทำงานร่วมกันเพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์และการดูแลระบบที่จัดลำดับความสำคัญของความเร็ว ประสิทธิภาพ และระบบอัตโนมัติ เช่นเดียวกับ DevOps DesignOps เน้นประสิทธิภาพ จุดเน้นหลักคือเพื่อให้แน่ใจว่านักออกแบบมีอิสระที่จะมุ่งความสนใจไปที่งานฝีมือ ซึ่งจะช่วยให้การออกแบบมีผลกระทบกับองค์กรมากขึ้น

น่าเสียดายที่นักออกแบบจำนวนมากถูกดึงเข้ามาทำหน้าที่ดูแลระบบ เช่น การบำรุงรักษาระบบการออกแบบ หรือการสื่อสารเวิร์กโฟลว์การออกแบบไปยังแผนกอื่นๆ บทบาทของเจ้าหน้าที่ DesignOps มีหลายแง่มุม:

• ให้อำนาจนักออกแบบในการผลิตในระดับสูงโดยประสานงานกระบวนการและชุดเครื่องมือของทีมออกแบบ
• ส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างแผนกโดยสร้างความตระหนักรู้ถึงเป้าหมายและวิธีการของทีมออกแบบ
• เปิดใช้งานการออกแบบเพื่อปรับขนาดโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานหรือการเปลี่ยนแปลงของทีมออกแบบ

อะไรคือแนวคิดของ DesignOps? องค์กรต่างๆ สามารถเริ่มต้นเส้นทาง DesignOps ได้อย่างไร และเมื่อจัดตั้งขึ้นแล้ว ทีม DesignOps จะมีวุฒิภาวะที่มากขึ้นได้อย่างไร

DesignOps คือความคิด

ในโลกอุดมคติ:

• ทีมออกแบบจะไม่มีอยู่อย่างโดดเดี่ยว
• งานทางโลกจะไม่สร้างภาระให้นักออกแบบ
• ฝ่ายวิศวกรรม (และแผนกอื่นๆ) จะกระตือรือร้นที่จะร่วมมือกัน

แต่ในความเป็นจริง องค์กรขนาดใหญ่เป็นหน่วยงานที่ซับซ้อนซึ่งเต็มไปด้วยส่วนที่เคลื่อนไหว ระบบราชการที่น่าคลั่งไคล้ และวาระที่หลากหลาย

DesignOps เผชิญกับความซับซ้อนด้วยโครงสร้างและความยืดหยุ่น ไม่ใช่สูตรมาตรฐานหรือชุดกฎและเครื่องมือที่เข้มงวด มันเป็นความคิด จริงอยู่ที่ เจ้าหน้าที่ DesignOps ได้สร้างแนวทางปฏิบัติและกระบวนการต่างๆ แต่หลังจากตอบคำถามเฉพาะองค์กร เช่น “เราจะ…”

• เติบโตและพัฒนาทีมออกแบบของเราเมื่อเวลาผ่านไป?
• ดึงดูดและรักษาความสามารถในการออกแบบที่มีทักษะสูง?
• สร้างกระบวนการออกแบบและระบบที่สมดุลระหว่างประสิทธิภาพกับคุณภาพ?
• วัดและปรับปรุงผลลัพธ์การออกแบบในช่วงเวลาปกติหรือไม่
• สร้างความร่วมมือที่ยั่งยืนระหว่างการออกแบบและแผนกอื่น ๆ ?
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ของบริษัท?

ในองค์กรขนาดใหญ่ คำถามดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้มีระเบียบและเป็นไปตามเป้าหมาย หลายบริษัทพึ่งพาการกำกับดูแลภายในที่เข้มงวด ความตั้งใจคือความเป็นระเบียบ แต่บ่อยครั้งกว่านั้น ผลลัพธ์ก็คือความซบเซาหรือการต่อต้านนวัตกรรม ซึ่งเป็นกระแสแห่งความตายในยุคดิจิทัล

8 เคล็ดลับสำหรับ DesignOps Solo Staff

ความกระตือรือร้นในการออกแบบนั้นยิ่งใหญ่กว่าที่เคยเป็นมา แต่ผู้นำหลายคนไม่รู้ว่าจะนำการออกแบบไปใช้อย่างไรในบริษัทของตนอย่างเป็นองค์รวม และไม่เข้าใจวิธีการปรับขนาดทีมออกแบบอย่างชำนาญ การออกแบบได้รับงบประมาณ แต่ใช้งานไม่ได้เต็มศักยภาพ เนื่องจากนักออกแบบถูกดึงมาจากหลายทิศทางหรือถูกกีดกันออกจากการตัดสินใจ

ในขั้นตอนนี้ หนึ่งในสองสิ่งที่เกิดขึ้น มีคนตัดสินใจที่จะสนับสนุน DesignOps และหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือมีคนตระหนักถึงความจำเป็นในการเป็นผู้อำนวยความสะดวกด้านการออกแบบและทำการว่าจ้าง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ทีมงานของ DesignOps ก็ถือกำเนิดขึ้น

นี่คือหัวเลี้ยวหัวต่อที่สำคัญ บุคคลเพียงคนเดียวในองค์กรขนาดใหญ่สามารถประสานคน กระบวนการ ชุดเครื่องมือ และการริเริ่มผลกระทบที่ทำให้การออกแบบประสบความสำเร็จได้อย่างไร

1. สร้างและหล่อเลี้ยงความสัมพันธ์เหนือสิ่งอื่นใด

พนักงานคนเดียวไม่สามารถเจริญรุ่งเรืองได้หากไม่รู้จักผู้คน ปัญหา และเป้าหมายในองค์กร หากไม่มีความสัมพันธ์ก็ไม่มีความไว้วางใจ

2. จัดทำเอกสารการสนทนาและการประชุม และจัดลำดับความสำคัญของการซื้อกลับบ้าน

บทบาทใดๆ ที่มี “Ops” ในชื่อเรื่องจะถูกโจมตีด้วยคำขอ ซึ่งหลายๆ อย่างจะไม่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ จัดทำเอกสารทุกอย่างและพิจารณาการทำแผนที่ผู้สนใจเพื่อช่วยระบุความต้องการและแนวคิดที่เกิดซ้ำ

3. สร้าง DesignOps Backlog และจัดอันดับรายการสำหรับความเกี่ยวข้อง

พนักงานโซโลทำได้มากเท่านั้น แนวคิดบางอย่าง (แม้แต่ความคิดที่ดี) อาจต้องรอวันหลังแต่ไม่ควรหายไปโดยสิ้นเชิง

4. สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ของบริษัท

พื้นที่ของการจัดตำแหน่งอาจไม่ชัดเจน และอาจมีเป้าหมายและกลยุทธ์ที่ต้องปรับเปลี่ยนเพื่อให้รวมการออกแบบได้ดีขึ้น แต่เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ การออกแบบ (และดังนั้น DesignOps) ควรพยายามให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และกระบวนการของบริษัท

5. เรียนรู้เกี่ยวกับกลยุทธ์ในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร

มีรูปแบบที่พิสูจน์แล้วเพื่อแนะนำการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร แต่ละคนมีจุดแข็ง ข้อเสีย และมุมมองเชิงปรัชญา ตัวอย่างเช่น Lewin's Change Model วางตำแหน่งที่การเปลี่ยนแปลงขององค์กรเกิดขึ้นในสามขั้นตอน:

• Unfreeze : เตรียมบริษัทให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
• การเปลี่ยนแปลง: ช่วยให้บริษัทยอมรับทัศนคติและการกระทำใหม่ๆ
• หยุดนิ่ง : จัดระเบียบและจัดทำเอกสารหลักการและกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งควบคุมบริษัท

6. สื่อสารคุณค่าของการออกแบบในทุก ๆ เทิร์น

อย่าเหมารวมว่าผู้คนเห็นคุณค่าของการออกแบบ คำอธิบาย การนำเสนอ และการสนทนาที่ปราศจากคุณค่าที่ชัดเจนซึ่งเชื่อมโยงกับเป้าหมายทางธุรกิจจะทำให้เสียโอกาส

7. หลีกเลี่ยงการรับผิดชอบมากเกินไป

ภายใต้การคอมมิต, การส่งมอบเกิน อย่ากระตือรือร้นมากเกินไปที่จะปฏิเสธทุกคำขอและความคิดริเริ่มใหม่ และชั่งน้ำหนักความเสี่ยงก่อนที่จะกระโดดเข้าสู่ความขัดแย้งของบริษัทที่มีมายาวนาน

8. อดทนและคิดบวก และคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงทีละน้อย

พนักงานคนเดียวของ DesignOps ไม่ควรคาดหวังที่จะเปลี่ยนวัฒนธรรมของบริษัทในชั่วข้ามคืน เฉลิมฉลองชัยชนะเล็กๆ และอย่าจมปลักอยู่กับความพ่ายแพ้ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ความเฉื่อยขององค์กรยากต่อการเปลี่ยนเส้นทาง ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่ต้องใช้เวลา

DesignOps Mile Markers

ไม่มีทางเดียวที่จะพัฒนา DesignOps ภายในองค์กรได้ วิธีที่ดีที่สุดคือคิดว่าการพัฒนา DesignOps เป็นกระบวนการแบบวนซ้ำ แทนที่จะเป็นแบบเชิงเส้น ความต้องการของนักออกแบบและองค์กรไม่ได้รับการแก้ไข พวกเขากำลังไดนามิก

ที่กล่าวว่ามีเครื่องหมายไมล์สำคัญบางอย่างบนเส้นทางระหว่างการไม่มี DesignOps และทีม DesignOps ที่ได้รับการดูแลอย่างดี

ขั้นตอนที่ 1: ประหยัดเวลาด้วยระบบ

เมื่อได้รับการสนับสนุนสำหรับ DesignOps ภายในบริษัทแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างบทบาทใหม่เสมอไป อาจเป็นประโยชน์ในการกำหนดวิสัยทัศน์ DesignOps เพื่อเป็นแนวทางในการนำไปปฏิบัติ

ในช่วงเปลี่ยนผ่านนี้ หลายบริษัทเริ่มจัดระบบการออกแบบ บ่อยครั้ง ดูเหมือนว่าผู้นำด้านการออกแบบจะร่วมมือกับสมาชิกในทีมออกแบบโดยเฉพาะเพื่อสร้างแนวทางแบบภาพและไลบรารีส่วนประกอบ การจัดระบบช่วยประหยัดเวลาโดยจัดเตรียมทรัพยากรที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้และตรรกะที่ทำซ้ำได้ให้กับนักออกแบบเพื่อแก้ปัญหาการออกแบบที่เกิดซ้ำ

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมกองกำลังความร่วมมือ

การจัดระบบเป็นสิ่งสำคัญ แต่เป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของ DesignOps แม้แต่ระบบการออกแบบที่แข็งแกร่งก็สามารถแยกออกมาได้ ถึงเวลาทำงานร่วมกันและรับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนอกการออกแบบ

คณะทำงาน DesignOps ซึ่งบางครั้งเรียกว่า "ทีมเสือ" เป็นกลุ่มข้ามสายงานซึ่งประกอบด้วยผู้นำจากแผนกต่างๆ เช่น การออกแบบ วิศวกรรม และการตลาด สมาชิกจะประชุมกันกึ่งปกติเพื่อเปิดแนวการสื่อสารแบบสหวิทยาการและทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่เกี่ยวกับการออกแบบร่วมกัน

คณะทำงานมีประโยชน์เพราะเป็นการรวมความสามารถในการแก้ปัญหาของผู้คนจากภูมิหลังทางวิชาชีพที่หลากหลาย

ขั้นที่ 3: ค้นหา DesignOps Diplomat

เพื่อให้ DesignOps มีความเจริญรุ่งเรือง ในที่สุดบริษัทต่างๆ ก็จำเป็นต้องจ้างคนที่มีเป้าหมายเพียงอย่างเดียวคือส่งเสริมการออกแบบและส่งเสริมกรอบความคิด DesignOps บุคคลนี้ทำงานร่วมกับทีมออกแบบเพื่อทำความเข้าใจความท้าทายและแนะนำกระบวนการและทรัพยากรที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ใครก็ตามที่ดำรงตำแหน่งต้องแสดงการทูตเพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างการออกแบบและแผนกอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 4: จ้างพนักงานเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานและวัฒนธรรม

ด้วยการว่าจ้าง DesignOps โดยเฉพาะ จำเป็นต้องมีพนักงานเพิ่มเติมเพื่อรองรับปริมาณงาน DesignOps ที่เพิ่มขึ้น ที่นี่วิธีการต่างกัน บางบริษัทขอให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการประสานงานด้านการออกแบบ ความต้องการด้านงบประมาณ และทรัพยากร

บริษัทอื่นๆ อาจแต่งตั้งใครสักคนเพื่อปลูกฝังวัฒนธรรมของทีมออกแบบที่ดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถที่มีความสามารถสูงไว้ บุคคลนี้ดูแลศุลกากร (การเริ่มต้นใช้งาน การทบทวนประสิทธิภาพ เส้นทางความก้าวหน้า) ที่ทำให้พนักงานออกแบบรู้สึกถึงจุดประสงค์และแรงจูงใจ

ขั้นตอนที่ 5: จัดการเวิร์กโฟลว์ระหว่างแผนก

ไม่มีขั้นตอน "สุดท้าย" ของการพัฒนา DesignOps แนวความคิดของ DesignOps ต้องใช้ความระมัดระวังอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าทีมออกแบบต้องการและบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัท อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่การจ้างบุคคลที่จัดการเวิร์กโฟลว์ระหว่างการออกแบบและแผนกอื่น ๆ โดยเฉพาะด้านวิศวกรรมอาจเป็นประโยชน์ ความตั้งใจคือการรักษาความสามัคคีระหว่างการออกแบบและหน้าที่อื่น ๆ ขณะที่พวกเขามุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน

DesignOps กระตุ้นการแก้ปัญหา

ในขณะที่บริษัทจำนวนมากให้ความสำคัญและลงทุนอย่างมากในด้านการออกแบบ แต่ผู้ที่เป็นผู้นำที่ไม่ใช่นักออกแบบอาจไม่ทราบวิธีปรับขนาดการออกแบบหรือรวมเข้ากับความคิดริเริ่มที่กว้างขึ้น หากไม่มี DesignOps หรือบทบาทอำนวยความสะดวกที่คล้ายคลึงกัน ทีมออกแบบในองค์กรขนาดใหญ่อาจเสี่ยงต่อการถูกรบกวนและแยกออกจากแผนกอื่นๆ กระบวนการประกบกัน ชุดเครื่องมือเติบโตอย่างเทอะทะ และความสับสนที่เป็นผลทำให้เกิดความไม่สอดคล้องของผลิตภัณฑ์ซึ่งทำให้เกิดความขัดแย้งภายในและจุดบอดของผู้ใช้

แนวความคิด DesignOps ตระหนักถึงความจำเป็นในการประสานกันระหว่างกระบวนการ ชุดเครื่องมือ และผู้ที่ใช้งาน บริษัทจะแตกต่างกันในแนวทางและไม่จำเป็นต้องเชื่อในการดำเนินการ โครงสร้างที่หลากหลายสามารถประสบความสำเร็จได้ตราบเท่าที่พวกเขายอมรับความเชื่อมั่นหลักของ DesignOps: นักออกแบบต้องใช้เวลาในการทำสิ่งที่ดีที่สุด—แก้ปัญหา

แจ้งให้เราทราบสิ่งที่คุณคิด! โปรดแสดงความคิดเห็น ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะของคุณด้านล่าง

• • •

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบล็อก Toptal Design:

• พลังของโครงสร้าง – คู่มือการออกแบบแบบจำลองระบบ
• การพัฒนา UX – การออกแบบผลิตภัณฑ์ทดลองด้วย CXO
• อดีตยังคงเป็นปัจจุบัน – ภาพรวมของการออกแบบเหนือกาลเวลา
• การออกแบบที่เข้าถึงได้และการออกแบบแบบรวม (พร้อมอินโฟกราฟิก)
• วิธีดำเนินการออกแบบระยะไกล Sprint