Un guide de terrain pour DesignOps

DesignOps est un état d'esprit qui permet aux concepteurs de se concentrer sur la résolution de problèmes plutôt que sur des tâches administratives telles que la gestion des flux de travail et des bibliothèques. L'état d'esprit DesignOps informe les rôles centrés sur la conception qui facilitent l'excellence créative. Le personnel de DesignOps orchestre les processus et les ensembles d'outils, développe la culture de l'équipe de conception et s'assure que la conception fait partie intégrante de la stratégie organisationnelle.

Le terme "DesignOps" est un décollage de DevOps, une approche collaborative du développement de logiciels et de l'administration des systèmes qui donne la priorité à la vitesse, à l'efficacité et à l'automatisation. Comme DevOps, DesignOps met l'accent sur l'efficacité. Son objectif principal est de s'assurer que les concepteurs sont libres de se concentrer sur l'artisanat, permettant ainsi au design d'avoir un plus grand impact organisationnel.

Malheureusement, de nombreux concepteurs sont entraînés dans des tâches administratives telles que la maintenance des systèmes de conception ou la communication des flux de travail de conception à d'autres départements. Le rôle du personnel DesignOps est multiple :

• Permettre aux concepteurs de produire à un niveau élevé en coordonnant les processus et les outils de l'équipe de conception
• Favoriser les relations interdépartementales en sensibilisant aux objectifs et aux méthodes de l'équipe de conception
• Permettre la conception à l'échelle sans sacrifier la productivité ou la dynamique de l'équipe de conception

Quel est exactement l'état d'esprit DesignOps ? Comment les organisations peuvent-elles commencer leur parcours DesignOps ? Et, une fois établies, comment les équipes DesignOps peuvent-elles atteindre des niveaux de maturité plus élevés ?

DesignOps est un état d'esprit

Dans un monde idéal:

• Les équipes de conception n'existeraient pas en vase clos
• Les tâches banales ne seraient pas un fardeau pour les concepteurs
• L'ingénierie (et d'autres départements) serait désireuse de collaborer

Mais en réalité, les grandes organisations sont des entités complexes pleines de pièces mobiles, d'une bureaucratie exaspérante et d'agendas mixtes.

DesignOps confronte la complexité à la structure et à la flexibilité. Il ne s'agit pas d'une formule standardisée ou d'un ensemble rigide de règles et d'outils. C'est un état d'esprit. Certes, le personnel de DesignOps établit des pratiques et des processus, mais seulement après avoir répondu à des questions spécifiques à l'organisation telles que « Comment pouvons-nous… »

• Développer et faire évoluer notre équipe de conception au fil du temps ?
• Attirer et retenir des talents de conception hautement qualifiés ?
• Créer des processus et des systèmes de conception qui équilibrent efficacité et qualité ?
• Mesurer et améliorer les résultats de conception à intervalles réguliers ?
• Construire une coopération durable entre le design et les autres départements ?
• S'assurer que le design est un aspect essentiel de la stratégie de l'entreprise ?

Dans les grandes organisations, ces questions sont particulièrement pressantes. Pour rester organisées et ciblées, de nombreuses entreprises s'appuient sur une gouvernance interne stricte. L'intention est l'ordre, mais le plus souvent, le résultat est la stagnation ou l'anti-innovation, un coup mortel de l'ère numérique.

8 conseils pour le personnel solo de DesignOps

L'enthousiasme pour le design est plus grand que jamais, mais de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre le design de manière holistique au sein de leur entreprise. Ils ne comprennent pas non plus comment dimensionner habilement les équipes de conception. Le design reçoit un budget, mais il ne fonctionne pas à son plein potentiel car les concepteurs sont tirés dans de multiples directions ou exclus de la prise de décision.

À ce stade, l'une des deux choses se produit. Quelqu'un décide de défendre DesignOps et ses tâches correspondantes, ou quelqu'un reconnaît le besoin d'un facilitateur de conception et embauche. Dans tous les cas, une équipe DesignOps unique est née.

C'est un moment critique. Comment une seule personne dans une vaste organisation peut-elle orchestrer les personnes, les processus, les ensembles d'outils et les initiatives d'impact qui font le succès de la conception ?

1. Construire et entretenir des relations avant tout

Le personnel solo ne peut pas prospérer sans connaître les personnes, les problèmes et les objectifs de son organisation. S'il n'y a pas de relation, il n'y a pas de confiance.

2. Documentez les conversations et les réunions, et priorisez les plats à emporter

Tout rôle avec "Ops" dans le titre sera bombardé de demandes, dont beaucoup n'auront rien à voir avec la conception. Documentez tout et envisagez la cartographie d'affinité pour aider à identifier les besoins et les idées récurrents.

3. Établir un backlog DesignOps et classer les entrées par pertinence

Le personnel solo ne peut pas faire grand-chose. Certaines idées (même bonnes) devront attendre une date ultérieure mais ne devraient pas disparaître complètement.

4. Alignez-vous sur les objectifs et les stratégies de l'entreprise

Les zones d'alignement peuvent ne pas être apparentes, et il peut y avoir des objectifs et des stratégies nécessitant un ajustement pour mieux inclure la conception. Mais dans la mesure du possible, la conception (et donc DesignOps) doit s'efforcer d'être à l'unisson avec les objectifs et les processus de l'entreprise.

5. En savoir plus sur les stratégies de mise en œuvre du changement au sein des organisations

Il existe des modèles éprouvés pour introduire le changement au sein des organisations. Chacun a ses forces, ses inconvénients et ses points de vue philosophiques. Par exemple, le modèle de changement de Lewin postule que les changements organisationnels se produisent en trois étapes :

• Dégeler : Préparer l'entreprise aux changements à venir.
• Changement : Aidez l'entreprise à adopter de nouvelles attitudes et actions.
• Geler : formaliser et documenter les principes et processus mis à jour qui régissent l'entreprise.

6. Communiquer la valeur du design à chaque tournant

Ne présumez pas que les gens apprécient la valeur du design. Les explications, les présentations et les conversations dépourvues de propositions de valeur claires liées aux objectifs commerciaux sont des opportunités gâchées.

7. Évitez de prendre trop de responsabilités

Sous-engagement, sur-livraison. Ne soyez pas trop pressé de dire oui à chaque demande et nouvelle initiative, et pesez le risque avant de vous lancer dans des conflits d'entreprise de longue date.

8. Restez patient et positif, et anticipez un changement progressif

Le personnel solo de DesignOps ne doit pas s'attendre à changer la culture d'entreprise du jour au lendemain. Célébrez les petites victoires et ne vous attardez pas sur les revers inévitables. L'inertie organisationnelle est difficile à réorienter. Ce n'est pas impossible, mais cela prend du temps.

Marqueurs DesignOps Mile

Il n'existe pas de manière unique de développer DesignOps au sein d'une organisation. Il est préférable de considérer le développement DesignOps comme un processus itératif plutôt que linéaire. Les besoins des designers et des organisations ne sont pas fixes. Ils sont dynamiques.

Cela dit, il y a des jalons clés sur le chemin entre l'absence de présence DesignOps et une équipe DesignOps bien huilée.

Étape 1 : Gagnez du temps avec les systèmes

Une fois que DesignOps est pris en charge au sein d'une entreprise, il n'est pas toujours nécessaire d'établir un nouveau rôle. Il peut être avantageux de formuler une vision DesignOps pour guider sa mise en œuvre.

Au cours de cette phase de transition, de nombreuses entreprises commencent à systématiser le design. Souvent, cela ressemble à un chef de conception s'associant à un membre de l'équipe de conception dédié pour créer des directives visuelles et des bibliothèques de composants. La systématisation permet de gagner du temps en équipant les concepteurs d'actifs réutilisables et d'une logique reproductible pour résoudre les problèmes de conception récurrents.

Étape 2 : Assembler une force de collaboration

La systématisation est essentielle, mais ce n'est qu'un aspect de DesignOps. Même les systèmes de conception robustes peuvent être cloisonnés. Il est temps de collaborer et d'obtenir le soutien d'intervenants extérieurs à la conception.

Un groupe de travail DesignOps, parfois appelé « équipe tigre », est un groupe interfonctionnel composé de responsables de départements tels que la conception, l'ingénierie et le marketing. Les membres se réunissent semi-régulièrement pour ouvrir des lignes de communication interdisciplinaire et travailler vers des objectifs communs liés au design.

Les groupes de travail sont utiles car ils combinent les capacités de résolution de problèmes de personnes issues de divers horizons professionnels.

Étape 3 : Trouver un diplomate DesignOps

Pour que DesignOps prospère, les entreprises doivent éventuellement embaucher quelqu'un dont le seul objectif est de renforcer la conception et de promouvoir l'état d'esprit DesignOps. Cette personne travaille avec l'équipe de conception pour comprendre leurs défis et introduire des processus et des ressources qui améliorent la productivité.

Celui qui occupe le poste doit faire preuve de diplomatie pour assurer une cohésion continue entre le design et les autres départements.

Étape 4 : Embaucher du personnel pour renforcer les opérations et la culture

Avec une embauche dédiée à DesignOps établie, du personnel supplémentaire est nécessaire pour prendre en charge la charge de travail croissante de DesignOps. Ici, les approches diffèrent. Certaines entreprises font appel à un responsable des opérations pour coordonner les besoins en personnel de conception, en budget et en ressources.

D'autres entreprises peuvent nommer quelqu'un pour cultiver une culture d'équipe de conception qui attire et retient des talents de haut calibre. Cette personne supervise les coutumes (intégration, évaluations de performance, parcours d'avancement) qui donnent au personnel de conception un sens et une motivation.

Étape 5 : Gérer les flux de travail interministériels

Il n'y a pas d'étape « finale » de maturité DesignOps. L'état d'esprit DesignOps nécessite une vigilance continue pour s'assurer que les besoins de l'équipe de conception et les objectifs de l'entreprise sont satisfaits. Cependant, il peut arriver un moment où il est avantageux d'employer une personne qui gère le flux de travail entre la conception et les autres départements, en particulier l'ingénierie. L'intention est de maintenir la cohésion entre la conception et les autres fonctions à mesure qu'elles progressent vers des objectifs communs.

DesignOps dynamise la résolution de problèmes

Alors que de nombreuses entreprises valorisent et investissent massivement dans la conception, les non-designers en leadership peuvent ne pas savoir comment faire évoluer la conception ou l'intégrer dans des initiatives plus larges. Sans DesignOps ou des rôles de facilitation similaires, les équipes de conception des grandes organisations risquent d'être submergées par les distractions et détachées des autres départements. Les processus s'emboîtent, les ensembles d'outils deviennent difficiles à manier et la confusion qui en résulte entraîne des incohérences dans les produits qui génèrent des conflits internes et des problèmes pour les utilisateurs.

L'état d'esprit DesignOps reconnaît le besoin d'harmonie entre les processus, les ensembles d'outils et les personnes qui les utilisent. Les entreprises auront une approche différente et n'auront pas besoin d'être dogmatiques quant à la mise en œuvre. Diverses structures peuvent réussir tant qu'elles adoptent la conviction fondamentale de DesignOps : les concepteurs ont besoin de temps pour faire ce qu'ils font le mieux : résoudre des problèmes.

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