Panduan Lapangan untuk DesignOps

DesignOps adalah pola pikir yang membebaskan desainer untuk fokus pada pemecahan masalah daripada tugas administratif seperti mengelola alur kerja dan perpustakaan. Pola pikir DesignOps menginformasikan peran desain-sentris yang memfasilitasi keunggulan kreatif. Staf DesignOps mengatur proses dan perangkat, mengembangkan budaya tim desain, dan memastikan bahwa desain merupakan bagian integral dari strategi organisasi.

Istilah "DesignOps" adalah lepas landas dari DevOps, pendekatan kolaboratif untuk pengembangan perangkat lunak dan administrasi sistem yang memprioritaskan kecepatan, efisiensi, dan otomatisasi. Seperti DevOps, DesignOps menekankan efisiensi. Fokus utamanya adalah untuk memastikan bahwa desainer bebas untuk berkonsentrasi pada kerajinan, sehingga memungkinkan desain memiliki dampak organisasi yang lebih besar.

Sayangnya, banyak desainer ditarik ke dalam tugas administratif seperti memelihara sistem desain atau mengkomunikasikan alur kerja desain ke departemen lain. Peran staf DesignOps beragam:

• Berdayakan desainer untuk menghasilkan pada tingkat tinggi dengan mengoordinasikan proses dan perangkat tim desain
• Membina hubungan antardepartemen dengan meningkatkan kesadaran akan tujuan dan metode tim desain
• Aktifkan desain untuk menskalakan tanpa mengorbankan produktivitas atau dinamika tim desain

Apa sebenarnya pola pikir DesignOps? Bagaimana organisasi dapat memulai perjalanan DesignOps mereka? Dan, setelah terbentuk, bagaimana tim DesignOps dapat mencapai tingkat kedewasaan yang lebih tinggi?

DesignOps Adalah Pola Pikir

Di dunia ideal:

• Tim desain tidak akan ada dalam isolasi
• Tugas biasa tidak akan membebani desainer
• Teknik (dan departemen lain) akan bersemangat untuk berkolaborasi

Namun pada kenyataannya, organisasi besar adalah entitas kompleks yang penuh dengan bagian yang bergerak, birokrasi yang menjengkelkan, dan agenda yang campur aduk.

DesignOps menghadapi kompleksitas dengan struktur dan fleksibilitas. Ini bukan formula standar atau seperangkat aturan dan alat yang kaku. Ini adalah pola pikir. Memang, staf DesignOps menetapkan praktik dan proses, tetapi hanya setelah menjawab pertanyaan khusus organisasi seperti, "Bagaimana kita bisa ..."

• Tumbuh dan kembangkan tim desain kami dari waktu ke waktu?
• Menarik dan mempertahankan bakat desain yang sangat terampil?
• Buat proses desain dan sistem yang menyeimbangkan efisiensi dengan kualitas?
• Ukur dan tingkatkan hasil desain secara berkala?
• Membangun kerjasama yang langgeng antara desain dan departemen lain?
• Memastikan desain merupakan aspek penting dari strategi perusahaan?

Di organisasi besar, pertanyaan seperti itu sangat mendesak. Agar tetap teratur dan tepat sasaran, banyak perusahaan mengandalkan tata kelola internal yang ketat. Tujuannya adalah ketertiban, tetapi lebih sering daripada tidak, hasilnya adalah stagnasi, atau anti-inovasi, pukulan maut era digital.

8 Tips untuk Staf DesignOps Solo

Antusiasme untuk desain lebih besar dari sebelumnya, namun banyak pemimpin tidak tahu bagaimana menerapkan desain secara holistik dalam perusahaan mereka. Mereka juga tidak mengerti bagaimana mengukur tim desain dengan terampil. Desain mendapat anggaran, tetapi tidak berfungsi secara maksimal karena desainer ditarik ke berbagai arah atau dikecualikan dari pengambilan keputusan.

Pada tahap ini, satu dari dua hal terjadi. Seseorang memutuskan untuk memperjuangkan DesignOps dan tugas terkaitnya, atau seseorang menyadari perlunya fasilitator desain dan merekrutnya. Either way, tim-of-one DesignOps lahir.

Ini adalah saat yang kritis. Bagaimana satu orang dalam organisasi yang luas dapat mengatur orang, proses, perangkat, dan inisiatif dampak yang membuat desain berhasil?

1. Membangun dan Memelihara Hubungan Di Atas Segalanya

Staf solo tidak dapat berkembang tanpa mengetahui orang, masalah, dan tujuan dalam organisasi mereka. Jika tidak ada hubungan, tidak ada kepercayaan.

2. Dokumentasikan Percakapan dan Rapat, dan Prioritaskan Takeaways

Peran apa pun dengan "Ops" dalam judul akan dibombardir dengan permintaan, banyak di antaranya tidak ada hubungannya dengan desain. Dokumentasikan semuanya dan pertimbangkan pemetaan afinitas untuk membantu mengidentifikasi kebutuhan dan ide yang berulang.

3. Buat Backlog DesignOps dan Entri Peringkat untuk Relevansi

Staf solo hanya bisa melakukan begitu banyak. Beberapa ide (bahkan yang bagus) perlu menunggu di kemudian hari tetapi tidak boleh hilang sama sekali.

4. Sejajarkan Dengan Tujuan dan Strategi Perusahaan

Area penyelarasan mungkin tidak terlihat, dan mungkin ada tujuan dan strategi yang perlu disesuaikan untuk memasukkan desain dengan lebih baik. Tetapi bila memungkinkan, desain (dan karena itu DesignOps) harus berusaha untuk selaras dengan tujuan dan proses perusahaan.

5. Pelajari Tentang Strategi untuk Menerapkan Perubahan Dalam Organisasi

Ada model yang terbukti untuk memperkenalkan perubahan dalam organisasi. Masing-masing memiliki kekuatan, kelemahan, dan pandangan filosofisnya. Misalnya, Model Perubahan Lewin berpendapat bahwa pergeseran organisasi terjadi dalam tiga tahap:

• Unfreeze : Siapkan perusahaan untuk perubahan yang akan datang.
• Perubahan: Bantu perusahaan merangkul sikap dan tindakan baru.
• Freeze: Meresmikan dan mendokumentasikan prinsip dan proses terbaru yang mengatur perusahaan.

6. Komunikasikan Nilai Desain di Setiap Belokan

Jangan berasumsi bahwa orang menghargai nilai desain. Penjelasan, presentasi, dan percakapan tanpa proposisi nilai yang jelas terkait dengan tujuan bisnis adalah peluang yang sia-sia.

7. Hindari Mengambil Tanggung Jawab Terlalu Banyak

Di bawah komit, over-deliver. Jangan terlalu bersemangat untuk mengatakan ya pada setiap permintaan dan inisiatif baru, dan pertimbangkan risikonya sebelum terjun ke konflik perusahaan yang sudah berlangsung lama.

8. Tetap Sabar dan Positif, dan Antisipasi Perubahan Bertahap

Staf solo DesignOps seharusnya tidak berharap untuk mengubah budaya perusahaan dalam semalam. Rayakan kemenangan kecil dan jangan memikirkan kemunduran yang tak terhindarkan. Kelambanan organisasi sulit untuk diarahkan. Bukan tidak mungkin, tapi butuh waktu.

DesignOps Mile Marker

Tidak ada cara tunggal untuk mengembangkan DesignOps dalam sebuah organisasi. Sebaiknya pikirkan pengembangan DesignOps sebagai proses berulang daripada proses linier. Kebutuhan desainer dan organisasi tidak tetap. Mereka dinamis.

Yang mengatakan, ada beberapa penanda penting di jalur antara tidak ada kehadiran DesignOps dan tim DesignOps yang diminyaki dengan baik.

Tahap 1: Hemat Waktu Dengan Sistem

Setelah ada dukungan untuk DesignOps dalam perusahaan, tidak selalu perlu untuk menetapkan peran baru. Mungkin bermanfaat untuk merumuskan visi DesignOps untuk memandu implementasinya.

Selama fase transisi ini, banyak perusahaan mulai mensistematisasikan desain. Seringkali, ini terlihat seperti pemimpin desain yang bermitra dengan anggota tim desain khusus untuk membuat panduan visual dan pustaka komponen. Sistematisasi menghemat waktu dengan melengkapi desainer dengan aset yang dapat digunakan kembali dan logika berulang untuk memecahkan masalah desain yang berulang.

Tahap 2: Merakit Kekuatan Kolaborasi

Sistemisasi sangat penting, tetapi itu hanya satu aspek dari DesignOps. Bahkan sistem desain yang kuat pun dapat dibuat terpisah. Saatnya berkolaborasi dan mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan di luar desain.

Gugus tugas DesignOps, kadang-kadang disebut "tim harimau", adalah kelompok lintas fungsi yang terdiri dari para pemimpin dari departemen seperti desain, teknik, dan pemasaran. Anggota bertemu secara semi-teratur untuk membuka jalur komunikasi interdisipliner dan bekerja menuju tujuan bersama yang terkait dengan desain.

Gugus tugas berguna karena menggabungkan kemampuan pemecahan masalah dari orang-orang dari berbagai latar belakang profesional.

Tahap 3: Temukan Diplomat DesignOps

Agar DesignOps berkembang, perusahaan pada akhirnya perlu mempekerjakan seseorang yang tujuan utamanya adalah memberdayakan desain dan mempromosikan pola pikir DesignOps. Orang ini bekerja dengan tim desain untuk memahami tantangan mereka dan memperkenalkan proses dan sumber daya yang meningkatkan produktivitas.

Siapa pun yang memegang peran harus menunjukkan diplomasi untuk memastikan kohesi yang berkelanjutan antara desain dan departemen lain.

Tahap 4: Pekerjakan Staf Untuk Mendukung Operasi dan Budaya

Dengan perekrutan DesignOps yang berdedikasi, staf tambahan diperlukan untuk mendukung beban kerja DesignOps yang terus bertambah. Di sini, pendekatan berbeda. Beberapa perusahaan meminta seorang manajer operasi untuk mengoordinasikan staf desain, anggaran, dan kebutuhan sumber daya.

Perusahaan lain mungkin menunjuk seseorang untuk mengembangkan budaya tim desain yang menarik dan mempertahankan bakat berkaliber tinggi. Orang ini mengawasi kebiasaan (onboarding, tinjauan kinerja, jalur kemajuan) yang memberi staf desain tujuan dan motivasi.

Tahap 5: Kelola Alur Kerja Antardepartemen

Tidak ada tahap "final" kedewasaan DesignOps. Pola pikir DesignOps membutuhkan kewaspadaan berkelanjutan untuk memastikan bahwa kebutuhan tim desain dan tujuan perusahaan terpenuhi. Namun, mungkin ada saatnya mempekerjakan orang yang mengelola alur kerja antara desain dan departemen lain, terutama teknik, akan bermanfaat. Tujuannya adalah untuk menjaga kohesi antara desain dan fungsi lainnya saat mereka bergerak menuju tujuan bersama.

DesignOps Memberi Energi pada Pemecahan Masalah

Sementara banyak perusahaan menghargai dan berinvestasi besar-besaran dalam desain, non-desainer dalam kepemimpinan mungkin tidak tahu bagaimana menskalakan desain atau memasukkannya ke dalam inisiatif yang lebih luas. Tanpa DesignOps atau peran fasilitatif serupa, tim desain di organisasi besar berisiko kewalahan oleh gangguan dan terlepas dari departemen lain. Prosesnya pas, perangkat alat menjadi berat, dan kebingungan yang diakibatkannya menyebabkan inkonsistensi produk yang menghasilkan perselisihan internal dan masalah pengguna.

Pola pikir DesignOps mengakui perlunya keselarasan antara proses, perangkat, dan orang-orang yang menggunakannya. Perusahaan akan berbeda dalam pendekatan dan tidak perlu dogmatis tentang implementasi. Struktur yang beragam dapat berhasil selama mereka menganut keyakinan inti DesignOps: desainer membutuhkan waktu untuk melakukan yang terbaik—menyelesaikan masalah.

Beri tahu kami pendapat Anda! Silakan tinggalkan pemikiran, komentar, dan umpan balik Anda di bawah ini.

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Kekuatan Struktur – Panduan untuk Merancang Model Sistem
• UX yang Berkembang – Desain Produk Eksperimental dengan CXO
• Masa Lalu Masih Ada – Gambaran Umum Desain Abadi
• Desain yang Dapat Diakses vs Desain Inklusif (dengan Infografis)
• Bagaimana Melakukan Sprint Desain Jarak Jauh