ทำให้วิธีการของคุณในการจัดการโครงการดีขึ้นโดยอัตโนมัติ

ผู้จัดการโครงการกำลังใช้ซอฟต์แวร์และการผสานรวมแอพของบุคคลที่สามมากขึ้นเพื่อปรับปรุงงาน ลดข้อผิดพลาดง่ายๆ และขจัดประเภทของงานยุ่งที่สามารถหันเหความสนใจจากความรับผิดชอบที่สำคัญกว่า—งานที่ต้องอาศัยการสัมผัสของมนุษย์ บริษัทซอฟต์แวร์จัดการโครงการชั้นนำได้ใช้เครื่องมืออัตโนมัติหลายตัวในชุดผลิตภัณฑ์ของตนแล้ว ซึ่งช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานและทีมของตนได้รับการใช้งานคุณลักษณะล่าสุดที่แทบไม่มีสะดุด สำหรับผู้จัดการโครงการที่มีเครื่องมือระบบอัตโนมัติจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ความท้าทายไม่เพียงแต่จะไม่เพียงแต่รู้ว่าจะใช้ความสามารถเหล่านี้เมื่อใดและอย่างไร แต่ยังรู้ว่าเมื่อใดที่ไม่ควรใช้

อนาคตที่เพิ่มขึ้นของคุณวันนี้

เครื่องมือการจัดการโครงการชั้นนำเกือบทั้งหมดมีรูปแบบการทำงานอัตโนมัติบางรูปแบบที่อ้างว่าช่วยให้ทีมปรับขนาดความพยายามของพวกเขา เพิ่มความสามารถในการคาดการณ์ ปรับปรุงการสื่อสาร และขจัดงานการบริหารที่ไม่สนใจ

โซลูชันดั้งเดิมเหล่านี้ไม่ได้ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์หรือการเรียนรู้ของเครื่อง แม้ว่าบริษัทต่างๆ จะรวมเอาสิ่งเหล่านี้เข้ากับแพลตฟอร์มด้วยวิธีอื่น เครื่องมืออัตโนมัติที่กล่าวถึงในที่นี้สร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลตตามเงื่อนไขแบบกฎ โดยมีสถานการณ์ที่เป็นไปได้และวิธีแก้ปัญหาจำกัดอยู่ที่ฟังก์ชันการทำงานของโปรแกรม แม้ว่าจะคล้ายกับระบบ Robotic Process Automation (RPA) เวอร์ชันพื้นฐานที่สุดที่ไม่ใช่ GUI แต่ก็จำกัดเฉพาะการทำงานอัตโนมัติของซอฟต์แวร์เท่านั้น ไม่จำลองหรือจัดการข้อมูล (ในการทำเช่นนั้นต้องใช้การพัฒนานอกระบบและการเขียนสคริปต์ให้สำเร็จ) ดังนั้นในขณะที่สามารถใช้ RPA เพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง จากนั้นจึงเรียกใช้ฟังก์ชัน—เช่นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชีลูกหนี้โดยอัตโนมัติ—ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติคือ ใช้เพื่อปรับปรุงส่วนต่างๆ ของระบบ โดยทำสิ่งต่างๆ เช่น อัปเดตสถานะของงานเมื่องานย่อยได้รับการแก้ไข หรือมอบหมายปัญหาให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะเจาะจง ณ จุดใดจุดหนึ่งในกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น LiquidPlanner ใช้เครื่องมือจัดกำหนดการที่คำนวณความสำเร็จของงานตามลำดับความสำคัญของโครงการ ความพยายามที่จำเป็น และการจัดสรรทรัพยากร หลังจากที่ทีมเริ่มทำงาน ซอฟต์แวร์จะปรับกำหนดเวลาตามการเปลี่ยนแปลงในภาระงานหรือขอบเขตของโครงการ

ในทำนองเดียวกัน Wrike มีกลไกการทำงานอัตโนมัติในตัวที่แจ้งผู้ใช้ถึงวันครบกำหนดที่จะมาถึง และย้ายงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังขั้นตอนถัดไป บริษัทยังมีแค็ตตาล็อกเทมเพลตที่ปรับแต่งได้มากมาย ซึ่ง "อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกระดับสร้างกฎการทำงานอัตโนมัติได้" Kuleen Mehta หัวหน้าผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ AI/ML สำหรับ Wrike กล่าว “ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์การเขียนโค้ด”

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่แพร่หลายที่สุด คือ Jira ของ Atlassian มีไลบรารีกฎที่สร้างไว้ล่วงหน้าจำนวนมากซึ่งสามารถใช้เป็นเทมเพลตสำหรับโครงการใหม่ได้ สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเริ่มต้นจากศูนย์ มีแบบฟอร์มง่ายๆ ที่ไม่มีโค้ดที่อนุญาตให้ผู้ใช้กำหนดกฎของตนเองได้

เราได้พูดคุยกับผู้จัดการโครงการหลายคนที่ชั่งน้ำหนักประสบการณ์การใช้จิรา ในการหารือเกี่ยวกับทิศทางใหม่สำหรับอนาคตของระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการ พวกเขาบอกเราเกี่ยวกับงานที่พวกเขาทำให้เป็นระบบอัตโนมัติมากที่สุด และความรับผิดชอบที่พวกเขารู้สึกว่าควรปล่อยให้เป็นหน้าที่ของมนุษย์

A Closer Look: จิรา ออโตเมชั่น

การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้ขยายความต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกลที่ใช้งานง่าย และนำเสนอโอกาสใหม่สำหรับบริษัทซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อเพิ่มการนำผลิตภัณฑ์ไปใช้ Atlassian ได้พยายามกำจัด Jira ให้พ้นจากชื่อเสียงในฐานะเครื่องมือที่ซับซ้อนและไม่เป็นธรรมชาติ โดยมีช่วงการเรียนรู้ที่สูงชันเกินไปสำหรับผู้ใช้ทั่วไป และระบบอัตโนมัติได้กลายเป็นส่วนสำคัญของความพยายามนั้น

ในเดือนตุลาคม 2019 Atlassian ได้ซื้อ Code Barrel แล้วรวมระบบ Automation ยอดนิยมของบริษัทนั้นสำหรับ Jira เข้ากับบริการคลาวด์ในเดือนมีนาคม 2020 การเปิดตัว Jira Work Management ในปี 2021 เป็นความพยายามในการปรับโฉม Jira ซึ่งเป็นเครื่องมือที่รู้จักกันดีในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์และการจัดการบริการด้านไอที ให้เป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทีมและแผนกอื่นๆ ด้วยเช่นกัน เช่น การตลาด ทรัพยากรบุคคล การเงิน และการออกแบบ

การสร้างระบบอัตโนมัติใน Jira นั้นค่อนข้างง่าย กฎการทำงานอัตโนมัติประกอบด้วยทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการ เลือกทริกเกอร์: นี่คือเหตุการณ์ที่กำหนดกฎในการเคลื่อนไหว (“เมื่อ”) เลือกเงื่อนไข: นี่เป็นข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้กฎทำงานต่อไปได้ (“ถ้า”) เลือกการดำเนินการ: นี่คือสิ่งที่ดำเนินการตามกฎโดยการทำงานเฉพาะ ("แล้ว")

ทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการช่วยให้ผู้ใช้สร้างกฎการทำงานอัตโนมัติที่เรียบง่ายสำหรับแนวทางปฏิบัติที่สำคัญแต่น่าเบื่อหน่าย กรณีการใช้งานระบบอัตโนมัติของ Jira ดังกล่าวกำลังปิดงานหลักเมื่องานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้น ดำเนินการด้วยตนเอง กระบวนการนี้ เช่น หลอก Jira สำหรับใบสั่งงานทั้งหมด การตรวจสอบสถานะของทุกงานและงานย่อย ติดตามแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้อง จากนั้นปิดและปิดปัญหาหลัก อาจเป็นการระบายครั้งใหญ่

ผู้ใช้สามารถเลือกกฎอัตโนมัติจากไลบรารีของ Atlassian และสั่งให้ Jira ส่งอีเมลเมื่อได้ปฏิบัติตาม ตราบใดที่สมาชิกในทีมปิดงานย่อยเมื่อเสร็จสิ้น รายการหลักก็จะเสร็จสมบูรณ์และปิดตัวเอง

กฎอัตโนมัติเช่นนี้อาจทำให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการและกระบวนการที่โปร่งใสมากขึ้นสำหรับนักพัฒนา หากปัญหาอัปเดตและปิดได้เองตราบเท่าที่มีการทำเครื่องหมายงานย่อยไว้ สมาชิกในทีมจะมีแรงจูงใจมากขึ้นในการติดตามสถานะงานของตน

Patricio Tillard ผู้จัดการโครงการ Toptal ในอาร์เจนตินากล่าวว่า "หนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่ฉันมีในการยืนขึ้นในแต่ละวันคือนักพัฒนาไม่อัปเดตสถานะงานของพวกเขา “ตอนนี้ ตราบใดที่พวกเขายังคงเคลื่อนไหวสิ่งต่าง ๆ ในระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้น ฉันรู้ว่าการ์ดหลักนั้นเป็นข้อมูลล่าสุดเช่นกัน”

อย่างไรก็ตาม สำหรับทีมของนีน่า ยอโควิช ผู้จัดการโครงการท็อปทัลในเบลเกรด กฎข้อนี้พิสูจน์แล้วว่าไม่มีประสิทธิภาพ ในหลายกรณี เธอกล่าวว่า "ผลรวมของงานย่อยทั้งหมดไม่ใช่งานที่สมบูรณ์ มีอย่างอื่นให้ทำอยู่เสมอ” ทำให้เธอต้องเปิดงานที่ปิดไปแล้วอีกครั้งเพื่อติดตามงานก่อนที่จะปิดอีกครั้งด้วยตนเอง

ประสบการณ์ที่ตรงกันข้ามเหล่านี้จากภาคสนามเผยให้เห็นบทเรียนที่สำคัญ: ทุกทีมและผู้จัดการโครงการทุกคนจำเป็นต้องเข้าใจผลิตภัณฑ์และเวิร์กโฟลว์ของตนอย่างครบถ้วนก่อนที่จะใช้กฎระบบอัตโนมัติ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณลักษณะที่มุ่งหมายเพื่อประหยัดเวลาและความยุ่งยากอาจจบลงในทางตรงกันข้าม

ที่ซึ่งระบบอัตโนมัติมีประโยชน์มากที่สุด

โซลูชันระบบอัตโนมัติที่ดีที่สุดคือโซลูชันที่ช่วยให้งานเคลื่อนที่และสื่อสาร "ราบรื่น โปร่งใส และเป็นปัจจุบัน" Tillard กล่าว “คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดให้เป็นแบบอัตโนมัติ แต่เมื่อคุณสามารถกำจัดสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าเบื่อหน่าย คุณจะได้ประสิทธิภาพการทำงานประเภทอื่นสำหรับทีมของคุณ”

โคโลราโดสปริงส์ Michael Reda ผู้จัดการโครงการ Toptal จากโคโลราโดเห็นด้วย เช่นเดียวกับ Tillard เขาชอบใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรายงานงานที่เสร็จแล้ว โดยเฉพาะสำหรับนักพัฒนา “ฉันต้องการให้นักพัฒนามุ่งเน้นไปที่การพัฒนาซอฟต์แวร์” เขากล่าว “ฉันไม่ต้องการให้พวกเขาจบเรื่องแล้วรายงานว่าพวกเขาจบเรื่องแล้ว”

Tillard ทำการเตือนอัตโนมัติสำหรับนักพัฒนาของเขาเพื่อให้ง่ายขึ้น: “เรามีรายการตรวจสอบที่ถามคุณโดยอัตโนมัติว่า 'คุณเผยแพร่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้หรือไม่? คุณทำตามคำขอดึงแล้วหรือยัง? การควบรวมกิจการของคุณ?'”

นอกเหนือจากการบรรเทาความยุ่งยากในการรายงานงานประจำวันแล้ว ระบบอัตโนมัติยังสามารถนำมาใช้เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการสร้างเอกสารประกอบของปัญหาและการแก้ไขที่ครอบคลุมมากขึ้น “เมื่อใดก็ตามที่คุณสามารถนำงานเอกสารออกจากนักพัฒนาของคุณ” Tillard กล่าว “พวกเขาจะให้ไฮไฟว์แก่คุณเสมอ”

ทีมพัฒนาของเขาใช้ขั้นตอนในกระบวนการที่กำหนดให้สร้างเอกสารประกอบที่ครอบคลุมสำหรับปัญหาโค้ดและการแก้ไขข้อบกพร่อง จากนั้นจึงรวม JavaScript ที่กำหนดเองเพื่อย้ายข้อมูลจาก Jira ไปยังเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าใน Confluence

ด้วยวิธีนี้ การใช้ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยสนับสนุนการถ่ายทอดและแบ่งปันความรู้ หากคุณสามารถรวมเอกสารที่ดีเข้ากับเรื่องราวของผู้ใช้ที่เขียนได้ดี Tillard กล่าวว่า "ทีมอื่นสามารถทำงานต่อจากที่ค้างไว้ได้ และคุณได้แก้ไขการสื่อสารไปมากแล้ว อาจมีคำถามสองสามข้อที่อืดอาด แต่ภาพรวมอยู่ที่นั่น”

ระบบอัตโนมัติยังช่วยปรับปรุงการสื่อสารภายนอกกลุ่มงานและระหว่างทีมได้อีกด้วย การอัปเดตสถานะอัตโนมัติ รายการตรวจสอบ และกระบวนการจัดทำเอกสาร "เชื่อมโยงทีมที่อาจไม่ได้ทำงานเคียงข้างกันทุกวัน" ทิลลาร์ดกล่าว ตั๋วจากโต๊ะบริการสามารถ "ซิงโครไนซ์กับตั๋วด้านซอฟต์แวร์ได้ ดังนั้น หากทีมใดทีมหนึ่งย้ายการ์ดเพื่อตรวจสอบโค้ด เจ้าหน้าที่ส่วนให้บริการจะเห็นสถานะที่แมปกับเวิร์กโฟลว์ของตนเองอย่างเหมาะสม”

ขีดจำกัดของระบบอัตโนมัติ

ความสามารถด้านระบบอัตโนมัติเช่น Jira มีความเฉพาะเจาะจงและขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แม้จะมีความกังวลมากขึ้นเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติและ AI ที่ทำลายพนักงาน แต่การทำงานอัตโนมัติประเภทนี้จะไม่ทำให้งานการจัดการโครงการหายไป แต่จะเปลี่ยนวิธีที่ผู้คนทำงานเหล่านั้น จากข้อมูลของ McKinsey & Company มีเพียง 5% ของตำแหน่งเท่านั้นที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้ทั้งหมด แต่เกือบหนึ่งในสามของงานเฉพาะในอาชีพส่วนใหญ่สามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้ และในขณะที่มีงานการจัดการโครงการมากมายที่ให้ความสำคัญกับระบบอัตโนมัติ แต่ก็มีข้อจำกัดที่ Jira และโปรแกรมอื่นๆ สามารถรับได้ กฎการทำงานอัตโนมัติต้องมีความเฉพาะเจาะจงและกำหนดไว้อย่างดี บางคนต้องรู้จักโครงการ ทีมงาน และผลิตภัณฑ์ดีพอที่จะตั้งกฎอัตโนมัติในลักษณะที่เป็นประโยชน์

ผู้จัดการโครงการที่เชี่ยวชาญยังรู้ถึงความสำคัญของการใช้ประโยชน์จากทักษะด้านบุคลากรของตน แม้ว่าตอนนี้จะมีบ็อตที่สามารถจัดการงานบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนระหว่างบุคคล เช่น สแตนด์อัพประจำวัน ผู้จัดการโครงการที่เราพูดคุยด้วยเตือนไม่ให้ใช้งาน Reda กล่าวว่า "ทุกครั้งที่คุณเริ่มมองหาการทำให้บางสิ่งเป็นอัตโนมัติ ซึ่งคุณกำลังแทนที่การโต้ตอบบางอย่าง" Reda กล่าว "ฉันคิดว่าคุณสูญเสียบางสิ่งบางอย่างไป"

ระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพควรปรับปรุงกระบวนการโดยไม่ขจัดโอกาสในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ การสร้างความสัมพันธ์ และการคิดเชิงนวัตกรรม "เป้าหมายของเรา" เมห์ตาจาก Wrike กล่าวคือ "เพื่อประหยัดเวลาด้วยการทำงานอัตโนมัติที่น่าเบื่อหรือซ้ำซากจำเจ เราต้องการให้ผู้จัดการโครงการว่างเพื่อมุ่งเน้นไปที่แง่มุมที่คุ้มค่า สร้างสรรค์ และมีมนุษยสัมพันธ์มากที่สุดในงานของพวกเขา”