Daha İyi Proje Yönetimine Giden Yolunuzu Otomatikleştirin

Proje yöneticileri, görevleri kolaylaştırmak, basit hataları azaltmak ve daha önemli sorumluluklardan uzaklaştırabilecek, insan dokunuşu gerektiren yoğun iş türlerini ortadan kaldırmak için yazılım ve üçüncü taraf uygulama entegrasyonlarını giderek daha fazla kullanıyor. En iyi proje yönetimi yazılımı şirketleri, ürün paketlerinde birçok otomasyon aracını zaten çalıştırmış ve en son özelliklerin neredeyse sorunsuz bir şekilde benimsenmesiyle uygulayıcıları ve ekiplerini güçlendirmiştir. Ellerinde giderek artan sayıda otomasyon aracına sahip proje yöneticileri için zorluk, yalnızca bu yeteneklerin ne zaman ve nasıl kullanılacağını bilmek değil, aynı zamanda ne zaman kullanılmayacağını da bilmektir.

Artırılmış Geleceğiniz Bugün

Neredeyse tüm üst düzey proje yönetimi araçları, ekiplerin çabalarını ölçeklendirmesine, öngörülebilirliği artırmasına, iletişimi geliştirmesine ve akılsız idari görevleri ortadan kaldırmasına yardımcı olduğunu iddia eden bir tür otomasyona sahiptir.

Şirketler bunları platformlarına başka şekillerde dahil etse de, bu yerel çözümler yapay zeka veya makine öğrenimi tarafından yönlendirilmez. Burada tartışılan otomasyon araçları, programların işlevselliğiyle sınırlı olası durumlar ve çözümlerle kural tabanlı koşullu şablonlar kullanılarak oluşturulmuştur. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) sistemlerinin en temel, GUI tabanlı olmayan sürümlerine benzer olsa da, bunlar yalnızca yazılımın işlevselliğini otomatikleştirmekle sınırlıdır, bilgileri kopyalamak veya değiştirmekle değil. (Bunu yapmak için ekstra geliştirme ve komut dosyası oluşturma gerekir.) Dolayısıyla, RPA bir sistemden diğerine veri aktarmak ve ardından bir işlevi yürütmek için kullanılabilirken - bir alacak hesapları sisteminde fatura oluşturmayı otomatik hale getirdiğinde olduğu gibi - proje yönetimi yazılımı otomasyonu bir alt görev çözüldüğünde bir görevin durumunu güncellemek veya sürecin belirli bir noktasında belirli bir ekip üyesine bir sorun atamak gibi şeyler yaparak sistemin parçalarını düzene sokmak için kullanılır.

Örneğin LiquidPlanner, proje önceliğine, gereken çabaya ve ayrılan kaynaklara göre görev tamamlamayı hesaplayan bir zamanlama motoru kullanır. Ekip çalışmaya başladıktan sonra yazılım, iş yükündeki veya proje kapsamındaki herhangi bir değişikliğe göre son tarihleri ​​ayarlar.

Benzer şekilde, Wrike, kullanıcıları yaklaşan son tarihler konusunda bilgilendiren ve tamamlanan görevleri sonraki aşamalara taşıyan yerleşik bir otomasyon motoruna sahiptir. AI/ML for Wrike Baş Ürün Müdürü Kuleen Mehta, şirket ayrıca "her düzeydeki kullanıcıların otomasyon kuralları oluşturmasına olanak tanıyan" özelleştirilebilir şablonlardan oluşan kapsamlı bir katalog da sağlıyor. “Kodlama deneyimi gerektirmez.”

Proje yönetim platformlarının en yaygını olan Atlassian'ın Jira'sı, yeni projeler için şablon olarak kullanılabilecek düzinelerce önceden oluşturulmuş kuraldan oluşan kapsamlı bir kitaplık sunar. Sıfırdan başlamak isteyen kullanıcılar için, kullanıcıların kendi kurallarını özelleştirmelerine olanak tanıyan basit, kodsuz bir form vardır.

Jira'yı kullanma deneyimlerini değerlendiren birkaç proje yöneticisiyle konuştuk. Proje yönetiminde otomasyonun geleceği için yeni yönleri tartışırken, bize en çok hangi görevleri otomatikleştirdiklerini ve hangi sorumlulukların insanlara bırakılması gerektiğini düşündüklerini anlattılar.

Yakından Bakış: Jira Otomasyon

COVID-19 salgını, kullanımı kolay uzaktan işbirliği araçlarına duyulan ihtiyacı artırdı ve proje yönetimi yazılımı şirketlerine ürün benimsemeyi artırmaları için yeni fırsatlar sundu. Atlassian, Jira'nın ortalama bir kullanıcı için çok dik bir öğrenme eğrisine sahip karmaşık, sezgisel olmayan bir araç olarak ününden kurtulmaya çalışıyordu ve otomasyon bu çabanın büyük bir parçası haline geldi.

Atlassian, Ekim 2019'da Code Barrel'i satın aldı ve ardından bu şirketin popüler Automation for Jira'sını Mart 2020'de bulut hizmetine entegre etti. Jira Work Management'ın 2021 sürümü, yazılım geliştirme ve BT hizmet yönetimi için en iyi bilinen bir araç olan Jira'yı yeniden şekillendirme girişimidir. pazarlama, insan kaynakları, finans ve tasarım gibi diğer ekipler ve departmanlar için de tek durak noktası haline gelir.

Jira'daki otomasyonun yapı taşları oldukça basittir. Otomasyon kuralları tetikleyiciler, koşullar ve eylemlerden oluşur. Bir tetikleyici seçin: Bu, kuralı harekete geçiren olaydır ("ne zaman"). Bir koşul seçin: Bu, kuralın çalışmaya devam etmesi için karşılanması gereken bir gereksinimdir ("eğer"). Bir eylem seçin: Bu, belirli bir görevi ("o zaman") gerçekleştirerek kuralı gerçekleştiren şeydir.

Tetikleyiciler, koşullar ve eylemler, kullanıcıların önemli ancak sıkıcı uygulamalar için basit otomasyon kuralları oluşturmasını sağlar. Böyle bir Jira otomasyon kullanım durumu, tüm alt görevleri tamamlandığında bir ana görevi kapatmaktır. Manuel olarak gerçekleştirilen bu süreç - her bekleyen bilet için Jira'yı trollemek, her görevin ve alt görevin durumunu kontrol etmek, ilgili her bir kişiyi takip etmek ve ardından ana sorunu işaretleyip kapatmak - büyük bir zaman kaybı olabilir.

Bunun yerine, kullanıcılar Atlassian'ın kitaplığından otomatik kuralı seçebilir ve yerine getirildiğinde Jira'ya bir e-posta göndermesini söyleyebilir. Ekip üyeleri, alt görevleri tamamladıklarında işaretledikleri sürece, üst öğeler kendi kendilerine tamamlanacak ve kapanacaktır.

Bunun gibi otomatikleştirilmiş bir kural, proje yöneticileri için iş akışını daha verimli hale getirebilir ve geliştiriciler için süreci daha şeffaf hale getirebilir. Alt görevler işaretli olmadığı sürece sorunlar kendi kendine güncellenir ve kapanırsa, ekip üyelerinin çalışmalarının durumuna ayak uydurmak için daha fazla motivasyonu olur.

Arjantin merkezli Toptal proje yöneticisi Cordoba'dan Patricio Tillard, "Günlük standup'larda yaşadığım en büyük sıkıntılardan biri, geliştiricilerin görevlerinin durumunu güncellememeleridir" diyor. "Artık, işleri daha ayrıntılı bir düzeyde hareket ettirmeye devam ettikleri sürece, ana kartın da güncel olduğunu biliyorum."

Ancak Sırbistan merkezli Toptal proje yöneticisi Nina Djokovic'in ekibi Belgrad için bu kuralın verimsiz olduğu görüldü. Çoğu durumda, "tüm alt görevlerin toplamı tam bir görev değildi. Her zaman üzerinde çalışılacak başka bir şey vardı” diyerek, kapatılan görevleri manuel olarak tekrar kapatmadan önce takip etmek için yeniden açması gerekmesine neden oldu.

Sahadan edinilen bu zıt deneyimler önemli bir dersi ortaya koymaktadır: Her ekip ve her proje yöneticisi, otomasyon kurallarını uygulamadan önce ürünlerini ve iş akışını tam olarak anlamalıdır. Aksi takdirde, zamandan tasarruf etmeyi ve ağırlaştırmayı amaçlayan özellikler tam tersini yapabilir.

Otomasyonun En Yararlı Olduğu Yer

Tillard, en iyi otomasyon çözümlerinin, görevlerin ilerlemesini ve iletişimi "gerçekten sorunsuz, şeffaf ve güncel" tutan çözümler olduğunu söylüyor. "Otomatik hale getirmek için tüm süreci değiştirmeniz gerekmez, ancak küçük ve sıkıcı şeyleri ortadan kaldırabildiğinizde, ekibiniz için farklı türde bir üretkenlik elde edersiniz."

Colorado Springs, Colorado merkezli Toptal proje yöneticisi Michael Reda da aynı fikirde. Tillard gibi, o da özellikle geliştiriciler için bitmiş işlerin raporlanmasıyla ilgili süreçleri kolaylaştırmak için otomasyonu kullanmayı tercih ediyor. “Geliştiricinin yazılım geliştirmeye odaklanmasını istiyorum” diyor. "Bir hikayeyi bitirmelerini ve sonra hikayeyi bitirdiklerini rapor etmelerini istemiyorum."

Tillard, geliştiricileri için işleri kolaylaştırmak için hatırlatıcıları otomatik hale getiriyor: “Size otomatik olarak 'Bu hikayeyle ilgili belgeleri yayınladınız mı? Çekme isteğinizi yaptınız mı? Birleşmeniz mi?”

Otomasyon, günlük görev raporlamasının yarattığı sıkıntıyı hafifletmeye ek olarak, sorunların ve düzeltmelerin daha kapsamlı dokümantasyonunu oluşturma sürecini basitleştirmek için kullanılabilir. Tillard, "Geliştiricilerinizden belgeleme görevlerini ne zaman alabilseniz, size her zaman çak bir beşlik verecekler" diyor.

Geliştirme ekibi, kod sorunları ve hata düzeltmeleri için kapsamlı belgelerin oluşturulmasını zorunlu kılan süreçteki bir adımı otomatikleştirdi ve ardından bu verileri Jira'dan Confluence'ta önceden oluşturulmuş bir şablona taşımak için özel JavaScript'i dahil etti.

Bu şekilde, otomasyon kullanımı bilgi aktarımını ve paylaşımını desteklemeye yardımcı olabilir. İyi belgeleri iyi yazılmış kullanıcı hikayeleriyle birleştirebilirseniz, Tillard, "başka bir ekip kaldığınız yerden devam edebilir ve zaten iletişimin çoğunu çözmüş olursunuz. Birkaç kalıcı soru olabilir, ancak büyük resim orada. ”

Otomasyon, çalışma grupları dışındaki ve ekipler arasındaki iletişimi geliştirmeye de yardımcı olabilir. Tillard, durum güncellemelerini, kontrol listelerini ve dokümantasyon süreçlerini otomatikleştirmek "muhtemelen her gün yan yana çalışmayan ekipleri birbirine bağlar" diyor. Servis masasından bir bilet “yazılım tarafında olanla senkronize edilebilir. Bu nedenle, bir ekip bir kartı kod incelemeye taşırsa, hizmet masası aracıları durumu kendi iş akışlarıyla düzgün bir şekilde eşleştirilir."

Otomasyonun Sınırları

Jira'nınki gibi otomasyon yetenekleri spesifiktir ve duruma göre bağımlıdır. Otomasyon ve yapay zekanın işgücünü yok etmesiyle ilgili artan endişelere rağmen, bu tür bir otomasyon proje yönetimi işlerini ortadan kaldırmayacak, sadece insanların bu işleri yapma şeklini değiştirecek. McKinsey & Company'ye göre, pozisyonların yalnızca %5'i tamamen otomatikleştirilebilirken, çoğu meslekteki belirli görevlerin yaklaşık üçte biri otomatikleştirilebilir. Otomasyona uygun pek çok proje yönetimi görevi olsa da, Jira ve diğer programların alabileceklerinin sınırları vardır. Otomatikleştirilecek kuralın spesifik ve iyi tanımlanmış olması gerekir. Birinin projeyi, ekibi ve ürünü, faydalı olacak şekilde otomatikleştirilmiş kurallar oluşturacak kadar iyi bilmesi gerekir.

Bilgili proje yöneticileri ayrıca insan becerilerinden yararlanmanın önemini de bilirler. Artık kişilerarası değiş tokuşlara bağlı belirli görevleri gerçekleştirebilen botlar olsa da (günlük standup'lar gibi) konuştuğumuz proje yöneticileri onları kullanmamaları konusunda uyardı. Reda, "Herhangi bir etkileşimi değiştirdiğiniz bir şeyi otomatikleştirmeye başladığınızda," diyor, "Sanırım bir şey kaybedersiniz."

Etkili otomasyon, yaratıcı problem çözme, ilişki kurma ve yenilikçi düşünme fırsatlarını ortadan kaldırmadan süreçleri iyileştirmelidir. Wrike'tan Mehta, “Amacımız” diyor, “sıkıcı veya tekrarlayan işleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmek. Proje yöneticilerine işlerinin en ödüllendirici, yaratıcı ve kişiler arası yönlerine odaklanmalarını sağlamak istiyoruz.”