自動化您的方式來更好的項目管理

項目經理越來越多地使用軟件和第三方應用程序集成來簡化任務，減少簡單的錯誤，並消除可能分散更重要職責的忙碌工作類型 - 那些需要人性化的職責。 頂級項目管理軟件公司已經在他們的產品套件中加入了許多自動化工具，使從業人員及其團隊能夠幾乎無縫地採用最新功能。 對於擁有越來越多的自動化工具的項目經理來說，挑戰不僅在於知道何時以及如何使用這些功能，還在於知道何時不使用。

您今天的增強未來

幾乎所有頂級項目管理工具都擁有某種形式的自動化，聲稱可以幫助團隊擴展工作量、提高可預測性、加強溝通並消除盲目的管理任務。

這些原生解決方案不是由人工智能或機器學習驅動的，儘管公司正在以其他方式將它們整合到他們的平台中。 這裡討論的自動化工具是使用基於規則的條件模板構建的，潛在的情況和解決方案僅限於程序的功能。 雖然類似於最基本的、非基於 GUI 的機器人過程自動化 (RPA) 系統版本，但它們僅限於自動化軟件的功能，而不是複製或操作信息。 （要做到這一點需要額外的開發和腳本來完成。）因此，雖然 RPA 可用於將數據從一個系統傳輸到另一個系統，然後執行一項功能（例如在應收賬款系統中自動創建發票時），但項目管理軟件自動化是用於簡化系統的各個部分，例如在解決子任務時更新任務狀態或在流程中的特定點將問題分配給特定的團隊成員。

例如，LiquidPlanner 使用調度引擎，該引擎根據項目優先級、所需工作量和分配的資源計算任務完成情況。 團隊開始工作後，軟件會根據工作量或項目範圍的任何變化調整截止日期。

同樣，Wrike 有一個內置的自動化引擎，可以通知用戶即將到來的截止日期，並將已完成的任務移動到後續階段。 該公司還提供廣泛的可定制模板目錄，“允許任何級別的用戶創建自動化規則，”Wrike 的 AI/ML 首席產品經理 Kuleen Mehta 說。 “無需編碼經驗。”

最普遍的項目管理平台 Atlassian 的 Jira 提供了一個包含數十個預構建規則的廣泛庫，可用作新項目的模板。 對於那些想從頭開始的用戶，有一個簡單的、無代碼的表單，允許用戶自定義自己的規則。

我們採訪了幾位項目經理，他們權衡了他們使用 Jira 的經驗。 在討論項目管理自動化未來的新方向時，他們告訴我們他們自動化程度最高的任務以及他們認為應該留給人類的責任。

仔細觀察：Jira 自動化

COVID-19 大流行擴大了對易於使用的遠程協作工具的需求，並為項目管理軟件公司提供了提高產品採用率的新機會。 Atlassian 一直在努力擺脫 Jira 作為複雜、非直觀工具的聲譽，它的學習曲線對於普通用戶來說過於陡峭，而自動化已成為這項工作的重要組成部分。

2019 年 10 月，Atlassian 收購了 Code Barrel，然後於 2020 年 3 月將該公司廣受歡迎的 Automation for Jira 集成到其云服務中。2021 年發布的 Jira Work Management 試圖重塑以軟件開發和 IT 服務管理而聞名的工具 Jira ，為其他團隊和部門提供一站式服務，例如營銷、人力資源、財務和設計。

Jira 中的自動化構建塊非常簡單。 自動化規則由觸發器、條件和操作組成。 選擇一個觸發器：這是設置規則的事件（“何時”）。 選擇一個條件：這是一個必須滿足的要求，才能使規則繼續運行（“如果”）。 選擇一個動作：這是通過執行特定​​任務（“那麼”）來執行規則的動作。

觸發器、條件和操作使用戶能夠為重要但乏味的實踐創建簡單的自動化規則。 一個這樣的 Jira 自動化用例是在完成所有子任務後關閉父任務。 手動執行此過程（針對每個未完成的工單檢查 Jira、檢查每個任務和子任務的狀態、跟進每個相關人員，然後標記並關閉父問題）可能會耗費大量時間。

相反，用戶可以從 Atlassian 的庫中選擇自動規則，並指示 Jira 在完成時發送電子郵件。 只要團隊成員在完成子任務時對其進行標記，父項就會自行完成並關閉。

像這樣的自動化規則可以使項目經理的工作流程更加高效，並且對開發人員來說流程更加透明。 如果只要子任務被標記，問題就會自行更新和關閉，那麼團隊成員就有更多的動力來跟上他們的工作狀態。

“我在每日站會中遇到的最大痛點之一是開發人員沒有更新他們的任務狀態，”阿根廷科爾多瓦的 Toptal 項目經理 Patricio Tillard 說。 “現在，只要他們繼續在更精細的級別上移動，我就知道父卡也是最新的。”

然而，對於塞爾維亞貝爾格萊德的 Toptal 項目經理 Nina Djokovic 的團隊來說，這條規則被證明是低效的。 她說，在許多情況下，“所有子任務的總和並不是一個完整的任務。 總是有其他事情需要處理”，這導致她不得不重新打開已關閉的任務以跟進它們，然後再手動關閉它們。

這些來自現場的相反經驗揭示了一個重要的教訓：每個團隊和每個項目經理都需要在實施自動化規則之前完全了解他們的產品和工作流程。 如果不是這樣，旨在節省時間和惡化的功能最終可能會適得其反。

自動化最有用的地方

最好的自動化解決方案是那些保持任務移動和通信“真正無縫、透明和最新”的解決方案，Tillard 說。 “您不需要將整個流程更改為自動化，但是當您可以處理小而繁瑣的事情時，您的團隊就會獲得不同類型的生產力。”

科羅拉多州科羅拉多斯普林斯的 Toptal 項目經理 Michael Reda 對此表示贊同。 與 Tillard 一樣，他更喜歡使用自動化來簡化與報告已完成工作相關的流程，特別是針對開發人員。 “我希望開發人員專注於開發軟件，”他說。 “我不希望他們必須完成一個故事，然後報告他們完成了這個故事。”

Tillard 自動提醒他的開發人員，讓事情變得更容易：“我們有一個清單會自動詢問你，‘你是否發布了與這個故事相關的文檔？ 你完成你的拉取請求了嗎？ 你的合併？

除了減輕日常任務報告的挫敗感之外，自動化還可用於簡化創建更廣泛的問題和修復文檔的過程。 “只要你可以讓開發人員完成文檔任務，”Tillard 說，“他們總會給你高五。”

他的開發團隊自動化了流程中的一個步驟，該步驟要求為代碼問題和錯誤修復創建綜合文檔，然後合併自定義 JavaScript 以將該數據從 Jira 移植到 Confluence 中的預構建模板。

通過這種方式，自動化的使用可以幫助支持知識轉移和共享。 Tillard 說，如果你能將好的文檔與寫得很好的用戶故事結合起來，“另一個團隊可以從你離開的地方繼續工作，而你已經解決了大部分溝通問題。 可能有幾個揮之不去的問題，但大局已定。”

自動化還可以幫助改善工作組之外和團隊之間的溝通。 Tillard 說，自動化狀態更新、檢查清單和文檔流程“將可能不是每天並肩工作的團隊聯繫起來”。 服務台的工單可以“與軟件端的工單同步”。 因此，如果一個團隊將卡片移至代碼審查，服務台代理會看到正確映射到他們自己的工作流程的狀態。”

自動化的局限

像 Jira 這樣的自動化功能是特定的並且取決於具體情況。 儘管人們越來越擔心自動化和人工智能會削弱勞動力，但這種類型的自動化不會讓項目管理工作消失，它只會改變人們執行這些工作的方式。 據麥肯錫公司稱，雖然只有 5% 的職位可以完全自動化，但大多數職業中近三分之一的特定任務可以實現自動化。 雖然有很多項目管理任務適合自動化，但 Jira 和其他程序可以吸收的內容是有限的。 要自動化的規則必須具體且定義明確。 必須有人足夠了解項目、團隊和產品，才能以有益的方式設置自動化規則。

精明的項目經理也知道利用他們的人際交往能力的重要性。 儘管現在有一些機器人可以處理某些依賴於人際交流的任務——比如日常站立——但我們與之交談的項目經理警告不要使用它們。 Reda 說：“任何時候，當你開始考慮用自動化來取代一些交互時，我認為你會失去一些東西。”

有效的自動化應該在不消除創造性解決問題、建立關係和創新思維的機會的情況下改進流程。 “我們的目標，”Wrike 的 Mehta 說，是“通過自動化乏味或重複性的工作來節省時間。 我們希望解放項目經理，讓他們專注於他們工作中最有價值、最具創造性和人際交往的方面。”