더 나은 프로젝트 관리를 위한 자동화

프로젝트 관리자는 소프트웨어 및 타사 앱 통합을 점점 더 많이 사용하여 작업을 간소화하고, 단순한 오류를 줄이며, 사람의 손길이 필요한 더 중요한 책임에서 주의를 분산시킬 수 있는 바쁜 작업 유형을 제거하고 있습니다. 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 회사는 이미 많은 자동화 도구를 제품 제품군에 통합하여 실무자와 팀이 최신 기능을 거의 완벽하게 채택할 수 있도록 지원합니다. 사용할 수 있는 자동화 도구의 수가 증가하고 있는 프로젝트 관리자의 경우 이러한 기능을 언제, 어떻게 사용해야 하는지 뿐만 아니라 언제 사용하지 말아야 하는지도 알아야 합니다.

오늘 증강된 미래

거의 모든 최고의 프로젝트 관리 도구는 팀이 노력을 확장하고, 예측 가능성을 높이고, 의사 소통을 향상하고, 무분별한 관리 작업을 제거하는 데 도움이 된다고 주장하는 일종의 자동화를 자랑합니다.

이러한 기본 솔루션은 인공 지능이나 기계 학습에 의해 구동되지 않지만 기업은 이를 다른 방식으로 플랫폼에 통합하고 있습니다. 여기에서 설명하는 자동화 도구는 프로그램의 기능으로 제한된 잠재적인 상황과 해결 방법이 있는 규칙 기반 조건부 템플릿을 사용하여 구축됩니다. 가장 기본적인 비 GUI 기반 버전의 RPA(로봇 프로세스 자동화) 시스템과 유사하지만 정보를 복제하거나 조작하지 않고 소프트웨어의 기능만 자동화하는 것으로 제한됩니다. (이렇게 하려면 교외 개발 및 스크립팅이 필요합니다.) 따라서 RPA를 사용하여 한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 전송한 다음 미수금 시스템에서 송장 생성을 자동화할 때와 같이 기능을 실행할 수 있지만 프로젝트 관리 소프트웨어 자동화는 하위 작업이 해결될 때 작업 상태를 업데이트하거나 프로세스의 특정 지점에서 특정 팀 구성원에게 문제를 할당하는 것과 같은 작업을 수행하여 시스템의 일부를 능률화하는 데 사용됩니다.

예를 들어, LiquidPlanner는 프로젝트 우선 순위, 필요한 노력 및 할당된 리소스를 기반으로 작업 완료를 계산하는 일정 엔진을 사용합니다. 팀이 작업을 시작한 후 소프트웨어는 작업 부하 또는 프로젝트 범위의 변경 사항에 따라 기한을 조정합니다.

마찬가지로 Wrike에는 사용자에게 예정된 기한을 알리고 완료된 작업을 다음 단계로 이동하는 자동화 엔진이 내장되어 있습니다. Wrike용 AI/ML 수석 제품 관리자인 Kuleen Mehta는 "모든 수준의 사용자가 자동화 규칙을 생성할 수 있도록 허용하는" 맞춤형 템플릿의 광범위한 카탈로그도 제공합니다. "코딩 경험이 필요하지 않습니다."

가장 보편적인 프로젝트 관리 플랫폼인 Atlassian의 Jira는 새 프로젝트의 템플릿으로 사용할 수 있는 수십 개의 사전 빌드 규칙으로 구성된 광범위한 라이브러리를 제공합니다. 처음부터 시작하려는 사용자를 위해 사용자가 자신의 규칙을 사용자 정의할 수 있는 코드가 없는 간단한 양식이 있습니다.

우리는 Jira 사용 경험을 평가한 여러 프로젝트 관리자와 이야기를 나눴습니다. 프로젝트 관리에서 자동화의 미래에 대한 새로운 방향에 대해 논의하면서 그들은 가장 자동화하는 작업과 인간에게 맡겨야 한다고 생각하는 책임에 대해 말했습니다.

자세히 살펴보기: Jira Automation

COVID-19 전염병은 사용하기 쉬운 원격 협업 도구에 대한 필요성을 증폭시켰고 프로젝트 관리 소프트웨어 회사가 제품 채택을 늘릴 수 있는 새로운 기회를 제공했습니다. Atlassian은 이미 일반 사용자에게는 학습 곡선이 너무 가파르고 복잡하고 직관적이지 않은 도구라는 Jira의 명성을 떨치기 위해 노력해 왔으며 자동화가 그 노력의 큰 부분이 되었습니다.

2019년 10월 Atlassian은 Code Barrel을 인수한 후 2020년 3월 회사의 인기 있는 Automation for Jira를 클라우드 서비스에 통합했습니다. Jira Work Management의 2021 릴리스는 소프트웨어 개발 및 IT 서비스 관리로 가장 잘 알려진 도구인 Jira를 재편하려는 시도입니다. , 마케팅, 인사, 재무 및 디자인과 같은 다른 팀 및 부서를 위한 원스톱 상점으로.

Jira의 자동화 빌딩 블록은 매우 간단합니다. 자동화 규칙은 트리거, 조건 및 작업으로 구성됩니다. 트리거 선택: 규칙을 실행하는 이벤트("언제")입니다. 조건 선택: 규칙이 계속 실행되기 위해 충족되어야 하는 요구 사항입니다("if"). 조치 선택: 특정 작업("그때")을 수행하여 규칙을 수행하는 것입니다.

트리거, 조건 및 작업을 통해 사용자는 중요하지만 지루한 관행에 대한 간단한 자동화 규칙을 만들 수 있습니다. Jira 자동화 사용 사례 중 하나는 모든 하위 작업이 완료되었을 때 상위 작업을 닫는 것입니다. 수동으로 수행되는 이 프로세스(모든 미해결 티켓에 대해 Jira를 트롤링하고, 모든 작업 및 하위 작업의 상태를 확인하고, 관련된 각 개인에게 후속 조치를 취한 다음, 상위 문제를 표시하고 종료)는 큰 시간 낭비가 될 수 있습니다.

대신 사용자는 Atlassian의 라이브러리에서 자동화된 규칙을 선택하고 Jira가 이행되면 이메일을 보내도록 지시할 수 있습니다. 팀 구성원이 하위 작업을 완료할 때 표시를 하는 한 상위 항목이 완료되고 스스로 닫힙니다.

이와 같은 자동화된 규칙은 프로젝트 관리자에게 워크플로를 보다 효율적으로 만들고 개발자에게 프로세스를 보다 투명하게 만들 수 있습니다. 하위 작업이 표시되어 있는 한 문제가 자체적으로 업데이트되고 닫히면 팀 구성원은 작업 상태를 따라갈 수 있는 더 많은 동기를 갖게 됩니다.

아르헨티나에 기반을 둔 Toptal 프로젝트 관리자인 Patricio Tillard는 "일일 스탠드업에서 내가 겪는 가장 큰 고충 중 하나는 개발자가 작업 상태를 업데이트하지 않는다는 것입니다."라고 말합니다. "이제 더 세분화된 수준에서 계속 이동하는 한 부모 카드도 최신 상태임을 압니다."

그러나 세르비아에 기반을 둔 Toptal 프로젝트 관리자인 Nina Djokovic의 팀인 베오그라드에게 이 규칙은 비효율적이었습니다. 그녀는 많은 경우에 “모든 하위 작업의 합계가 완전한 작업이 아니었습니다. 작업해야 할 다른 일이 항상 있었습니다." 수동으로 다시 닫기 전에 후속 작업을 수행하기 위해 닫힌 작업을 다시 열어야 했습니다.

현장에서의 이러한 상반된 경험은 중요한 교훈을 보여줍니다. 모든 팀과 모든 프로젝트 관리자는 자동화 규칙을 구현하기 전에 제품과 워크플로를 완전히 이해해야 합니다. 그렇지 않으면 시간과 악화를 줄이기 위한 기능이 반대의 결과를 초래할 수 있습니다.

자동화가 가장 유용한 곳

최고의 자동화 솔루션은 작업을 계속 이동하고 커뮤니케이션을 "정말 매끄럽고 투명하며 최신 상태로 유지하는 것"이라고 Tillard는 말합니다. "자동화를 위해 전체 프로세스를 변경할 필요는 없지만 작고 지루한 작업을 제거할 수 있을 때 팀에 다른 유형의 생산성을 얻을 수 있습니다."

콜로라도에 기반을 둔 Toptal 프로젝트 매니저인 Michael Reda는 Colorado Springs에 동의합니다. Tillard와 마찬가지로 그는 특히 개발자를 위해 완성된 작업에 대한 보고와 관련된 프로세스를 간소화하기 위해 자동화를 사용하는 것을 선호합니다. "개발자가 소프트웨어 개발에 집중하기를 바랍니다."라고 그는 말합니다. "나는 그들이 이야기를 끝내고 그들이 이야기를 끝냈다고 보고하는 것을 원하지 않습니다."

Tillard는 개발자가 일을 더 쉽게 할 수 있도록 미리 알림을 자동화합니다. “자동으로 '이 이야기와 관련된 문서를 게시했습니까? 풀 리퀘스트를 완료하셨나요? 당신의 합병?'”

일일 작업 보고의 불편함을 줄이는 것 외에도 자동화를 사용하여 문제 및 수정 사항에 대한 보다 광범위한 문서를 작성하는 프로세스를 단순화할 수 있습니다. Tillard는 "개발자들에게 문서화 작업을 맡길 수 있을 때마다 그들은 항상 당신에게 높은 점수를 줄 것입니다."라고 말합니다.

그의 개발 팀은 코드 문제 및 버그 수정에 대한 포괄적인 문서 작성을 의무화하는 프로세스의 한 단계를 자동화한 다음 사용자 지정 JavaScript를 통합하여 해당 데이터를 Jira에서 Confluence의 미리 빌드된 템플릿으로 이식했습니다.

이러한 방식으로 자동화를 사용하면 지식 이전 및 공유를 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다. Tillard는 좋은 문서와 잘 작성된 사용자 스토리를 결합할 수 있다면 "다른 팀에서 중단한 부분을 다시 시작할 수 있으며 이미 많은 커뮤니케이션을 해결했습니다. 몇 가지 궁금한 점이 있을 수 있지만 큰 그림은 거기에 있습니다.”

자동화는 또한 작업 그룹 외부 및 팀 간의 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. Tillard는 상태 업데이트, 체크리스트 및 문서화 프로세스를 자동화하면 "매일 함께 일하지 않을 수도 있는 팀을 연결합니다"라고 말합니다. 서비스 데스크의 티켓은 “소프트웨어 쪽 티켓과 동기화할 수 있습니다. 따라서 한 팀이 카드를 코드 검토로 옮기면 서비스 데스크 상담원은 자신의 워크플로에 적절하게 매핑된 상태를 볼 수 있습니다.”

자동화의 한계

Jira와 같은 자동화 기능은 구체적이고 상황에 따라 다릅니다. 자동화와 AI가 인력을 대량 학살하는 것에 대한 우려가 커지고 있음에도 불구하고 이러한 유형의 자동화는 프로젝트 관리 업무를 사라지게 하지 않고 사람들이 해당 업무를 수행하는 방식을 바꿀 뿐입니다. McKinsey & Company에 따르면 직위의 5%만이 완전히 자동화될 수 있지만 대부분의 직업에서 특정 작업의 거의 1/3이 자동화될 수 있습니다. 자동화에 적합한 많은 프로젝트 관리 작업이 있지만 Jira 및 기타 프로그램이 흡수할 수 있는 작업에는 한계가 있습니다. 자동화할 규칙은 구체적이고 잘 정의되어야 합니다. 누군가는 유익한 방식으로 자동화된 규칙을 설정할 수 있을 만큼 프로젝트, 팀 및 제품을 잘 알고 있어야 합니다.

정통한 프로젝트 관리자는 또한 직원 기술 활용의 중요성을 알고 있습니다. 이제 일일 스탠드업과 같이 대인 관계에 의존하는 특정 작업을 처리할 수 있는 봇이 있지만 우리가 이야기한 프로젝트 관리자는 이러한 봇을 사용하지 말라고 경고했습니다. Reda는 다음과 같이 말합니다.

효과적인 자동화는 창의적인 문제 해결, 관계 구축 및 혁신적인 사고의 기회를 제거하지 않으면서 프로세스를 개선해야 합니다. Wrike의 Mehta는 "우리의 목표는 지루하거나 반복적인 작업을 자동화하여 시간을 절약하는 것입니다. 우리는 프로젝트 관리자가 작업의 가장 보람 있고 창의적이며 대인 관계 측면에 집중할 수 있도록 하고 싶습니다.”