自动化您的方式来更好的项目管理

项目经理越来越多地使用软件和第三方应用程序集成来简化任务，减少简单的错误，并消除可能分散更重要职责的忙碌工作类型 - 那些需要人性化的职责。 顶级项目管理软件公司已经在他们的产品套件中加入了许多自动化工具，使从业者及其团队能够几乎无缝地采用最新功能。 对于拥有越来越多的自动化工具的项目经理来说，挑战不仅在于知道何时以及如何使用这些功能，还在于知道何时不使用。

您今天的增强未来

几乎所有顶级项目管理工具都拥有某种形式的自动化，声称可以帮助团队扩展工作量、提高可预测性、加强沟通并消除盲目的管理任务。

这些原生解决方案不是由人工智能或机器学习驱动的，尽管公司正在以其他方式将它们整合到他们的平台中。 这里讨论的自动化工具是使用基于规则的条件模板构建的，潜在的情况和解决方案仅限于程序的功能。 虽然类似于最基本的、非基于 GUI 的机器人过程自动化 (RPA) 系统版本，但它们仅限于自动化软件的功能，而不是复制或操作信息。 （要做到这一点需要额外的开发和脚本来完成。）因此，虽然 RPA 可用于将数据从一个系统传输到另一个系统，然后执行一项功能（例如在应收账款系统中自动创建发票时），但项目管理软件自动化是用于简化系统的各个部分，例如在解决子任务时更新任务状态或在流程中的特定点将问题分配给特定的团队成员。

例如，LiquidPlanner 使用调度引擎，该引擎根据项目优先级、所需工作量和分配的资源计算任务完成情况。 团队开始工作后，软件会根据工作量或项目范围的任何变化调整截止日期。

同样，Wrike 有一个内置的自动化引擎，可以通知用户即将到来的截止日期，并将已完成的任务移动到后续阶段。 该公司还提供广泛的可定制模板目录，“允许任何级别的用户创建自动化规则，”Wrike 的 AI/ML 首席产品经理 Kuleen Mehta 说。 “无需编码经验。”

最普遍的项目管理平台 Atlassian 的 Jira 提供了一个包含数十个预构建规则的广泛库，可用作新项目的模板。 对于那些想从头开始的用户，有一个简单的、无代码的表单，允许用户自定义自己的规则。

我们采访了几位项目经理，他们权衡了他们使用 Jira 的经验。 在讨论项目管理自动化未来的新方向时，他们告诉我们他们自动化程度最高的任务以及他们认为应该留给人类的责任。

仔细观察：Jira 自动化

COVID-19 大流行扩大了对易于使用的远程协作工具的需求，并为项目管理软件公司提供了提高产品采用率的新机会。 Atlassian 一直在努力摆脱 Jira 作为复杂、非直观工具的声誉，它的学习曲线对于普通用户来说过于陡峭，而自动化已成为这项工作的重要组成部分。

2019 年 10 月，Atlassian 收购了 Code Barrel，然后于 2020 年 3 月将该公司广受欢迎的 Automation for Jira 集成到其云服务中。2021 年发布的 Jira Work Management 试图重塑以软件开发和 IT 服务管理而闻名的工具 Jira ，为其他团队和部门提供一站式服务，例如营销、人力资源、财务和设计。

Jira 中的自动化构建块非常简单。 自动化规则由触发器、条件和操作组成。 选择一个触发器：这是设置规则的事件（“何时”）。 选择一个条件：这是一个必须满足的要求，才能使规则继续运行（“如果”）。 选择一个动作：这是通过执行特定任务（“那么”）来执行规则的动作。

触发器、条件和操作使用户能够为重要但乏味的实践创建简单的自动化规则。 一个这样的 Jira 自动化用例是在完成所有子任务后关闭父任务。 手动执行此过程（针对每个未完成的工单检查 Jira、检查每个任务和子任务的状态、跟进每个相关人员，然后标记并关闭父问题）可能会耗费大量时间。

相反，用户可以从 Atlassian 的库中选择自动规则，并指示 Jira 在完成时发送电子邮件。 只要团队成员在完成子任务时对其进行标记，父项就会自行完成并关闭。

像这样的自动化规则可以使项目经理的工作流程更加高效，并且对开发人员来说流程更加透明。 如果只要子任务被标记，问题就会自行更新和关闭，那么团队成员就有更多的动力来跟上他们的工作状态。

“我在每日站会中遇到的最大痛点之一是开发人员没有更新他们的任务状态，”阿根廷科尔多瓦的 Toptal 项目经理 Patricio Tillard 说。 “现在，只要他们继续在更精细的级别上移动，我就知道父卡也是最新的。”

然而，对于塞尔维亚贝尔格莱德的 Toptal 项目经理 Nina Djokovic 的团队来说，这条规则被证明是低效的。 她说，在许多情况下，“所有子任务的总和并不是一个完整的任务。 总是有其他事情需要处理”，这导致她不得不重新打开已关闭的任务以跟进它们，然后再手动关闭它们。

这些来自现场的相反经验揭示了一个重要的教训：每个团队和每个项目经理都需要在实施自动化规则之前完全了解他们的产品和工作流程。 如果不是这样，旨在节省时间和恶化的功能最终可能会适得其反。

自动化最有用的地方

最好的自动化解决方案是那些保持任务移动和通信“真正无缝、透明和最新”的解决方案，Tillard 说。 “您不需要将整个流程更改为自动化，但是当您可以处理小而繁琐的事情时，您的团队就会获得不同类型的生产力。”

科罗拉多州科罗拉多斯普林斯的 Toptal 项目经理 Michael Reda 对此表示赞同。 与 Tillard 一样，他更喜欢使用自动化来简化与报告已完成工作相关的流程，特别是针对开发人员。 “我希望开发人员专注于开发软件，”他说。 “我不希望他们必须完成一个故事，然后报告他们完成了这个故事。”

Tillard 自动提醒他的开发人员，让事情变得更容易：“我们有一个清单会自动询问你，‘你是否发布了与这个故事相关的文档？ 你完成你的拉取请求了吗？ 你的合并？

除了减轻日常任务报告的挫败感之外，自动化还可用于简化创建更广泛的问题和修复文档的过程。 “只要你可以让开发人员完成文档任务，”Tillard 说，“他们总会给你高五。”

他的开发团队自动化了流程中的一个步骤，该步骤要求为代码问题和错误修复创建综合文档，然后合并自定义 JavaScript 以将该数据从 Jira 移植到 Confluence 中的预构建模板。

通过这种方式，自动化的使用可以帮助支持知识转移和共享。 Tillard 说，如果你能将好的文档与写得很好的用户故事结合起来，“另一个团队可以从你离开的地方继续工作，而你已经解决了大部分沟通问题。 可能有几个挥之不去的问题，但大局已定。”

自动化还可以帮助改善工作组之外和团队之间的沟通。 Tillard 说，自动化状态更新、检查清单和文档流程“将可能不是每天并肩工作的团队联系起来”。 服务台的工单可以“与软件端的工单同步”。 因此，如果一个团队将卡片移至代码审查，服务台代理会看到正确映射到他们自己的工作流程的状态。”

自动化的局限

像 Jira 这样的自动化功能是特定的并且取决于具体情况。 尽管人们越来越担心自动化和人工智能会削弱劳动力，但这种类型的自动化不会让项目管理工作消失，它只会改变人们执行这些工作的方式。 据麦肯锡公司称，虽然只有 5% 的职位可以完全自动化，但大多数职业中近三分之一的特定任务可以实现自动化。 虽然有很多项目管理任务适合自动化，但 Jira 和其他程序可以吸收的内容是有限的。 要自动化的规则必须具体且定义明确。 必须有人足够了解项目、团队和产品，才能以有益的方式设置自动化规则。

精明的项目经理也知道利用他们的人际交往能力的重要性。 尽管现在有一些机器人可以处理某些依赖于人际交流的任务——比如日常站立——但我们与之交谈的项目经理警告不要使用它们。 Reda 说：“任何时候，当你开始考虑用自动化来取代一些交互时，我认为你会失去一些东西。”

有效的自动化应该在不消除创造性解决问题、建立关系和创新思维的机会的情况下改进流程。 “我们的目标，”Wrike 的 Mehta 说，是“通过自动化乏味或重复性的工作来节省时间。 我们希望解放项目经理，让他们专注于他们工作中最有价值、最具创造性和人际交往的方面。”