Automatisieren Sie Ihren Weg zu einem besseren Projektmanagement

Projektmanager verwenden zunehmend Software- und Drittanbieter-App-Integrationen, um Aufgaben zu rationalisieren, einfache Fehler zu reduzieren und die Art von Hektik zu beseitigen, die von wichtigeren Verantwortlichkeiten ablenken kann – denjenigen, die eine menschliche Note erfordern. Die führenden Unternehmen für Projektmanagement-Software haben bereits viele Automatisierungstools in ihre Produktsuiten integriert, um Praktikern und ihren Teams eine nahezu nahtlose Übernahme der neuesten Funktionen zu ermöglichen. Für Projektmanager mit einer wachsenden Anzahl von Automatisierungstools, die ihnen zur Verfügung stehen, besteht die Herausforderung darin, nicht nur zu wissen, wann und wie sie diese Funktionen nutzen, sondern auch zu wissen, wann sie es nicht tun sollten.

Ihre erweiterte Zukunft heute

Nahezu alle Top-Projektmanagement-Tools verfügen über eine Form der Automatisierung, die Teams dabei helfen soll, ihre Bemühungen zu skalieren, die Vorhersagbarkeit zu erhöhen, die Kommunikation zu verbessern und sinnlose Verwaltungsaufgaben zu beseitigen.

Diese nativen Lösungen werden nicht von künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen angetrieben, obwohl Unternehmen diese auf andere Weise in ihre Plattformen integrieren. Die hier besprochenen Automatisierungstools werden unter Verwendung von regelbasierten Bedingungsvorlagen erstellt, wobei mögliche Situationen und Lösungen auf die Funktionalität der Programme beschränkt sind. Obwohl sie den einfachsten, nicht-GUI-basierten Versionen von Robotic Process Automation (RPA)-Systemen ähneln, sind sie darauf beschränkt, nur die Funktionalität der Software zu automatisieren, nicht das Replizieren oder Manipulieren von Informationen. (Um dies zu erreichen, sind externe Entwicklung und Skripting erforderlich.) Während RPA also verwendet werden kann, um Daten von einem System in ein anderes zu übertragen und dann eine Funktion auszuführen – wie bei der automatisierten Rechnungserstellung in einem Debitorensystem –, ist dies bei der Automatisierung von Projektmanagementsoftware der Fall Wird verwendet, um Teile eines Systems zu rationalisieren, indem beispielsweise der Status einer Aufgabe aktualisiert wird, wenn eine Unteraufgabe gelöst ist, oder einem bestimmten Teammitglied an einem bestimmten Punkt im Prozess ein Problem zugewiesen wird.

Zum Beispiel verwendet LiquidPlanner eine Planungs-Engine, die den Abschluss von Aufgaben basierend auf der Projektpriorität, dem erforderlichen Aufwand und den zugewiesenen Ressourcen berechnet. Nachdem das Team mit der Arbeit begonnen hat, passt die Software die Fristen an Änderungen der Arbeitsbelastung oder des Projektumfangs an.

In ähnlicher Weise verfügt Wrike über eine integrierte Automatisierungs-Engine, die Benutzer über bevorstehende Fälligkeitstermine benachrichtigt und abgeschlossene Aufgaben in nachfolgende Phasen verschiebt. Das Unternehmen bietet auch einen umfangreichen Katalog anpassbarer Vorlagen, die es „Benutzern aller Ebenen ermöglichen, Automatisierungsregeln zu erstellen“, sagt Kuleen Mehta, Lead Product Manager of AI/ML für Wrike. „Keine Programmiererfahrung erforderlich.“

Die allgegenwärtigste der Projektmanagement-Plattformen, Jira von Atlassian, bietet eine umfangreiche Bibliothek mit Dutzenden vorgefertigter Regeln, die als Vorlagen für neue Projekte verwendet werden können. Für diejenigen Benutzer, die bei Null anfangen möchten, gibt es ein einfaches, codefreies Formular, mit dem Benutzer ihre eigenen Regeln anpassen können.

Wir haben mit mehreren Projektmanagern gesprochen, die über ihre Erfahrungen mit Jira berichtet haben. Bei der Diskussion über neue Richtungen für die Zukunft der Automatisierung im Projektmanagement erzählten sie uns, welche Aufgaben sie am meisten automatisieren und welche Verantwortung ihrer Meinung nach den Menschen überlassen werden sollte.

Ein genauerer Blick: Jira-Automatisierung

Die COVID-19-Pandemie verstärkte den Bedarf an benutzerfreundlichen Tools für die Remote-Zusammenarbeit und eröffnete Unternehmen für Projektmanagement-Software neue Möglichkeiten, die Produktakzeptanz zu steigern. Atlassian hat bereits daran gearbeitet, Jira von seinem Ruf als komplexes, nicht intuitives Tool mit einer zu steilen Lernkurve für den durchschnittlichen Benutzer zu befreien, und die Automatisierung ist zu einem großen Teil dieser Bemühungen geworden.

Im Oktober 2019 erwarb Atlassian Code Barrel und integrierte dann im März 2020 die beliebte Automatisierung für Jira dieses Unternehmens in seinen Cloud-Service. Die 2021-Version von Jira Work Management ist ein Versuch, Jira, ein Tool, das am besten für Softwareentwicklung und IT-Service-Management bekannt ist, neu zu gestalten , zu einem One-Stop-Shop auch für andere Teams und Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Finanzen und Design.

Die Bausteine ​​der Automatisierung in Jira sind recht einfach. Automatisierungsregeln bestehen aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen. Wählen Sie einen Auslöser aus: Dies ist das Ereignis, das die Regel in Gang setzt (das „Wann“). Wählen Sie eine Bedingung aus: Dies ist eine Anforderung, die erfüllt sein muss, damit die Regel weiter ausgeführt wird (das „Wenn“). Wählen Sie eine Aktion aus: Dies führt die Regel aus, indem eine bestimmte Aufgabe (das „Dann“) ausgeführt wird.

Auslöser, Bedingungen und Aktionen ermöglichen es Benutzern, einfache Automatisierungsregeln für wichtige, aber langwierige Praktiken zu erstellen. Ein solcher Anwendungsfall für die Jira-Automatisierung ist das Schließen einer übergeordneten Aufgabe, wenn alle ihre Unteraufgaben abgeschlossen sind. Manuell durchgeführt, kann dieser Prozess – das Durchsuchen von Jira nach jedem ausstehenden Ticket, das Überprüfen des Status jeder Aufgabe und Unteraufgabe, das Nachverfolgen aller beteiligten Personen und das anschließende Markieren und Schließen des übergeordneten Problems – eine große Zeitverschwendung sein.

Stattdessen können Benutzer die automatisierte Regel aus der Atlassian-Bibliothek auswählen und Jira anweisen, eine E-Mail zu senden, wenn sie erfüllt ist. Solange Teammitglieder Unteraufgaben abhaken, während sie sie erledigen, werden übergeordnete Elemente abgeschlossen und sich selbst geschlossen.

Eine solche automatisierte Regel könnte den Workflow für Projektmanager effizienter und den Prozess für Entwickler transparenter machen. Wenn Probleme aktualisiert und von selbst geschlossen werden, solange Unteraufgaben markiert sind, haben die Teammitglieder mehr Motivation, mit dem Status ihrer Arbeit Schritt zu halten.

„Einer der größten Schmerzpunkte, die ich bei täglichen Standups habe, ist, dass Entwickler den Status ihrer Aufgaben nicht aktualisieren“, sagt Patricio Tillard, ein in Cordoba, Argentinien, ansässiger Toptal-Projektmanager. „Jetzt, solange sie die Dinge auf einer detaillierteren Ebene bewegen, weiß ich, dass auch die Elternkarte auf dem neuesten Stand ist.“

Für das Team von Toptal-Projektleiterin Nina Djokovic aus Belgrad, Serbien, erwies sich diese Regel jedoch als ineffizient. In vielen Fällen, sagt sie, „war die Summe aller Teilaufgaben keine vollständige Aufgabe. Es gab immer etwas anderes zu tun“, was dazu führte, dass sie geschlossene Aufgaben erneut öffnen musste, um sie weiterzuverfolgen, bevor sie sie manuell wieder schloss.

Diese gegensätzlichen Erfahrungen aus der Praxis zeigen eine wichtige Lektion: Jedes Team und jeder Projektmanager muss sein Produkt und seinen Workflow vollständig verstehen, bevor er Automatisierungsregeln implementiert. Wenn nicht, könnten Funktionen, die Zeit und Ärger sparen sollen, am Ende das Gegenteil bewirken.

Wo Automatisierung am nützlichsten ist

Die besten Automatisierungslösungen sind diejenigen, die Aufgaben in Bewegung halten und die Kommunikation „wirklich nahtlos, transparent und aktuell“ halten, sagt Tillard. „Sie müssen nicht den gesamten Prozess ändern, um ihn zu automatisieren, aber wenn Sie kleine und langwierige Dinge herausnehmen können, erhalten Sie eine andere Art von Produktivität für Ihr Team.“

Der in Colorado Springs, Colorado, ansässige Toptal-Projektmanager Michael Reda stimmt zu. Wie Tillard bevorzugt er die Automatisierung, um Prozesse zu optimieren, die mit der Berichterstattung über abgeschlossene Arbeiten verbunden sind, insbesondere für Entwickler. „Ich möchte, dass sich der Entwickler auf die Entwicklung von Software konzentriert“, sagt er. „Ich möchte nicht, dass sie eine Geschichte zu Ende schreiben und dann berichten müssen, dass sie die Geschichte beendet haben.“

Tillard automatisiert Erinnerungen für seine Entwickler, um die Dinge einfacher zu machen: „Wir haben eine Checkliste, die Sie automatisch fragt: ‚Haben Sie die Dokumentation zu dieser Geschichte veröffentlicht? Hast du deinen Pull-Request gemacht? Ihre Fusion?'“

Automatisierung kann nicht nur die Frustration der täglichen Aufgabenberichterstattung lindern, sondern auch den Prozess der Erstellung einer umfassenderen Dokumentation von Problemen und Fehlerbehebungen vereinfachen. „Wann immer Sie Ihren Entwicklern Dokumentationsaufgaben abnehmen können“, sagt Tillard, „werden sie Ihnen immer ein High Five geben.“

Sein Entwicklungsteam automatisierte einen Schritt in dem Prozess, der die Erstellung einer umfassenden Dokumentation für Codeprobleme und Fehlerbehebungen vorschrieb, und integrierte dann benutzerdefiniertes JavaScript, um diese Daten von Jira in eine vorgefertigte Vorlage in Confluence zu portieren.

Auf diese Weise kann der Einsatz von Automatisierung helfen, den Wissenstransfer und -austausch zu unterstützen. Wenn Sie eine gute Dokumentation mit gut geschriebenen Benutzergeschichten kombinieren können, sagt Tillard, „kann ein anderes Team dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben, und Sie haben bereits einen Großteil der Kommunikation gelöst. Es mag ein paar offene Fragen geben, aber das Gesamtbild ist da.“

Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Kommunikation außerhalb von Arbeitsgruppen und zwischen Teams zu verbessern. Die Automatisierung von Statusaktualisierungen, Checklisten und Dokumentationsprozessen „verbindet Teams, die wahrscheinlich nicht jeden Tag Seite an Seite arbeiten“, sagt Tillard. Ein Ticket aus dem Service Desk kann „mit dem auf der Softwareseite synchronisiert werden. Wenn also ein Team eine Karte zur Codeüberprüfung verschiebt, sehen die Service-Desk-Agenten, dass der Status ihrem eigenen Workflow ordnungsgemäß zugeordnet ist.“

Die Grenzen der Automatisierung

Automatisierungsfunktionen wie die von Jira sind spezifisch und situationsabhängig. Trotz wachsender Besorgnis über die Dezimierung der Belegschaft durch Automatisierung und KI wird diese Art der Automatisierung Projektmanagementjobs nicht verschwinden lassen, sondern lediglich die Art und Weise verändern, wie Menschen diese Jobs ausführen. Laut McKinsey & Company können zwar nur 5 % der Positionen vollständig automatisiert werden, aber fast ein Drittel der spezifischen Aufgaben in den meisten Berufen kann automatisiert werden. Und obwohl es viele Projektmanagementaufgaben gibt, die sich für die Automatisierung eignen, gibt es Grenzen dafür, was Jira und andere Programme aufnehmen können. Die zu automatisierende Regel muss spezifisch und gut definiert sein. Jemand muss das Projekt, das Team und das Produkt gut genug kennen, um automatisierte Regeln sinnvoll aufzustellen.

Versierte Projektmanager wissen auch, wie wichtig es ist, ihre Fähigkeiten im Umgang mit Menschen zu nutzen. Obwohl es mittlerweile Bots gibt, die bestimmte Aufgaben erledigen können, die vom zwischenmenschlichen Austausch abhängen – wie tägliche Standups –, haben die Projektmanager, mit denen wir gesprochen haben, davor gewarnt, sie zu verwenden. „Jedes Mal, wenn Sie anfangen, etwas zu automatisieren, wo Sie eine Interaktion ersetzen“, sagt Reda, „verlieren Sie meiner Meinung nach etwas.“

Effektive Automatisierung sollte Prozesse verbessern, ohne Möglichkeiten für kreative Problemlösungen, den Aufbau von Beziehungen und innovatives Denken zu eliminieren. „Unser Ziel“, sagt Mehta von Wrike, „ist es, Zeit zu sparen, indem wir mühsame oder sich wiederholende Arbeiten automatisieren. Wir möchten Projektmanagern die Möglichkeit geben, sich auf die lohnendsten, kreativsten und zwischenmenschlichsten Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.“