Automatizați-vă calea către un management mai bun al proiectelor

Managerii de proiect folosesc din ce în ce mai mult software și integrări de aplicații terțe pentru a eficientiza sarcinile, pentru a reduce erorile simple și pentru a elimina tipul de muncă aglomerată care poate distrage atenția de la responsabilități mai importante – cele care necesită o atingere umană. Cele mai importante companii de software de management de proiect au integrat deja multe instrumente de automatizare în suitele lor de produse, dând putere practicienilor și echipelor lor cu o adoptare aproape fără întreruperi a celor mai recente funcții. Pentru managerii de proiect care au la dispoziție un număr tot mai mare de instrumente de automatizare, provocarea devine nu numai să știe când și cum să folosească aceste capabilități, ci și să știe când să nu facă.

Viitorul tău sporit astăzi

Practic, toate instrumentele de top de management de proiect se laudă cu o formă de automatizare care pretinde că ajută echipele să-și extindă eforturile, să mărească predictibilitatea, să îmbunătățească comunicarea și să elimine sarcinile administrative fără minte.

Aceste soluții native nu sunt conduse de inteligența artificială sau de învățare automată, deși companiile le încorporează în platformele lor în alte moduri. Instrumentele de automatizare discutate aici sunt construite folosind șabloane condiționale bazate pe reguli, cu situații potențiale și rezoluții limitate la funcționalitatea programelor. Deși sunt similare cu cele mai simple versiuni de sisteme de automatizare robotică a proceselor (RPA) care nu sunt bazate pe GUI, acestea se limitează la automatizarea doar a funcționalității software-ului, nu la replicarea sau manipularea informațiilor. (Pentru a face acest lucru, este nevoie de dezvoltare extramurală și de scriptare.) Deci, în timp ce RPA poate fi utilizat pentru a transfera date de la un sistem la altul și apoi pentru a executa o funcție - ca atunci când automatizează crearea de facturi într-un sistem de conturi de încasat - automatizarea software-ului de gestionare a proiectelor este folosit pentru a eficientiza părți ale unui sistem, făcând lucruri precum actualizarea stării unei sarcini atunci când o sarcină secundară este rezolvată sau atribuirea unei probleme unui anumit membru al echipei la un anumit punct al procesului.

De exemplu, LiquidPlanner utilizează un motor de planificare care calculează finalizarea sarcinilor pe baza priorității proiectului, efortului necesar și resurselor alocate. După ce echipa începe să lucreze, software-ul ajustează termenele limită în funcție de orice modificări ale volumului de muncă sau domeniului proiectului.

În mod similar, Wrike are un motor de automatizare încorporat care informează utilizatorii cu privire la termenele viitoare și mută sarcinile finalizate în etapele ulterioare. Compania oferă, de asemenea, un catalog extins de șabloane personalizabile, care „permit utilizatorilor de orice nivel să creeze reguli de automatizare”, spune Kuleen Mehta, Lead Product Manager al AI/ML pentru Wrike. „Nu este necesară experiența de codare.”

Cea mai răspândită dintre platformele de management de proiect, Atlassian's Jira, oferă o bibliotecă extinsă de zeci de reguli preconstruite care pot fi folosite ca șabloane pentru proiecte noi. Pentru acei utilizatori care doresc să înceapă de la zero, există un formular simplu, fără cod, care le permite utilizatorilor să-și personalizeze propriile reguli.

Am vorbit cu mai mulți manageri de proiect care au evaluat experiența lor în utilizarea Jira. În discutarea noilor direcții pentru viitorul automatizării în managementul proiectelor, ei ne-au spus despre ce sarcini automatizează cel mai mult și ce responsabilități consideră că ar trebui lăsate în seama ființelor umane.

O privire mai atentă: Jira Automation

Pandemia COVID-19 a amplificat nevoia de instrumente de colaborare la distanță ușor de utilizat și a prezentat noi oportunități pentru companiile de software de management de proiect pentru a crește gradul de adoptare a produselor. Atlassian lucra deja pentru a-și pierde reputația Jira ca instrument complex, neintuitiv, cu o curbă de învățare prea abruptă pentru utilizatorul obișnuit, iar automatizarea a devenit o parte importantă a acestui efort.

În octombrie 2019, Atlassian a achiziționat Code Barrel și apoi a integrat popularul Automation for Jira al companiei în serviciul său cloud în martie 2020. Lansarea din 2021 a Jira Work Management este o încercare de a remodela Jira, un instrument cel mai bine cunoscut pentru dezvoltarea de software și managementul serviciilor IT. , într-un ghișeu unic și pentru alte echipe și departamente, cum ar fi marketing, resurse umane, finanțe și design.

Elementele de bază ale automatizării în Jira sunt destul de simple. Regulile de automatizare sunt compuse din declanșatori, condiții și acțiuni. Alegeți un declanșator: acesta este evenimentul care pune regula în mișcare („când”). Alegeți o condiție: aceasta este o cerință care trebuie îndeplinită pentru ca regula să continue să ruleze („dacă”). Alegeți o acțiune: Aceasta este ceea ce îndeplinește regula prin îndeplinirea unei sarcini specifice („atunci”).

Declanșatoarele, condițiile și acțiunile permit utilizatorilor să creeze reguli simple de automatizare pentru practici importante, dar obositoare. Un astfel de caz de utilizare a automatizării Jira este închiderea unei sarcini părinte când toate sarcinile sale secundare au fost finalizate. Efectuat manual, acest proces—trolling Jira pentru fiecare bilet restante, verificarea stării fiecărei sarcini și subsarcini, urmărirea fiecărui individ implicat și apoi marcarea și închiderea problemei părinte—poate fi o pierdere mare de timp.

În schimb, utilizatorii pot selecta regula automatizată din biblioteca Atlassian și pot instrui Jira să trimită un e-mail atunci când aceasta este îndeplinită. Atâta timp cât membrii echipei marchează subsarcinile pe măsură ce le termină, articolele părinte se vor finaliza și se vor închide singuri.

O regulă automatizată ca aceasta ar putea face fluxul de lucru mai eficient pentru managerii de proiect și procesul mai transparent pentru dezvoltatori. Dacă problemele se actualizează și se închid de la sine atâta timp cât sarcinile secundare sunt marcate, atunci membrii echipei au mai multă motivație să țină pasul cu starea muncii lor.

„Unul dintre cele mai mari probleme pe care le am în standup-urile zilnice este că dezvoltatorii nu își actualizează starea sarcinilor”, spune Patricio Tillard, un manager de proiect Toptal din Cordoba, Argentina. „Acum, atâta timp cât continuă să miște lucrurile la un nivel mai granular, știu că și cardul de părinte este actualizat.”

Pentru echipa managerului de proiect Toptal din Belgrad, Nina Djokovic, totuși, această regulă sa dovedit ineficientă. În multe cazuri, spune ea, „suma tuturor sarcinilor secundare nu a fost o sarcină completă. Întotdeauna a fost altceva de lucrat”, ceea ce o face să fie nevoită să redeschidă sarcinile închise pentru a le urmări înainte de a le închide din nou manual.

Aceste experiențe contrare din teren dezvăluie o lecție importantă: fiecare echipă și fiecare manager de proiect trebuie să își înțeleagă complet produsul și fluxul de lucru înainte de a implementa regulile de automatizare. Dacă nu, funcțiile menite să economisească timp și agravare ar putea ajunge să facă opusul.

Unde automatizarea este cea mai utilă

Cele mai bune soluții de automatizare sunt cele care mențin sarcinile în mișcare și comunicarea „foarte fără întreruperi, transparente și actualizate”, spune Tillard. „Nu trebuie să schimbați întregul proces pentru a fi automatizat, dar atunci când puteți elimina lucruri mici și obositoare, obțineți un alt tip de productivitate pentru echipa ta.”

Michael Reda, managerul de proiect Toptal din Colorado Springs, Colorado, este de acord. La fel ca Tillard, el preferă să folosească automatizarea pentru a eficientiza procesele asociate cu raportarea lucrărilor terminate, în special pentru dezvoltatori. „Vreau ca dezvoltatorul să se concentreze pe dezvoltarea de software”, spune el. „Nu vreau să fie nevoiți să termine o poveste și apoi să raporteze că au terminat povestea.”

Tillard automatizează mementourile pentru dezvoltatorii săi pentru a ușura lucrurile: „Avem o listă de verificare care vă întreabă automat: „Ați publicat documentația legată de această poveste? Ți-ai făcut cererea de tragere? Fuziunea ta?'”

Pe lângă atenuarea frustrării raportării zilnice a sarcinilor, automatizarea poate fi utilizată pentru a simplifica procesul de creare a unei documentații mai extinse pentru probleme și remedieri. „Ori de câte ori puteți elimina sarcinile de documentare de la dezvoltatorii dvs.”, spune Tillard, „vă vor acorda întotdeauna un mare cinci”.

Echipa sa de dezvoltare a automatizat un pas în procesul care a impus crearea unei documentații cuprinzătoare pentru problemele de cod și remedierea erorilor, apoi a încorporat JavaScript personalizat pentru a porta acele date de la Jira la un șablon predefinit în Confluence.

În acest fel, utilizarea automatizării poate ajuta la sprijinirea transferului și a partajării cunoștințelor. Dacă puteți combina o documentare bună cu povești de utilizator bine scrise, spune Tillard, „o altă echipă poate relua de unde ați rămas și ați rezolvat deja o mare parte din comunicare. S-ar putea să existe câteva întrebări persistente, dar imaginea de ansamblu este acolo.”

Automatizarea poate ajuta, de asemenea, la îmbunătățirea comunicațiilor în afara grupurilor de lucru și între echipe. Automatizarea actualizărilor de stare, a listelor de verificare și a proceselor de documentare „conectează echipe care probabil nu lucrează cot la cot în fiecare zi”, spune Tillard. Un bilet de la biroul de service poate fi „sincronizat cu cel de pe partea de software. Așadar, dacă o echipă mută un card la revizuirea codului, agenții de la biroul de service văd starea corespunzătoare propriului flux de lucru.”

Limitele automatizării

Capacitățile de automatizare precum Jira sunt specifice și dependente de situație. În ciuda preocupărilor tot mai mari cu privire la automatizare și AI care decimează forța de muncă, acest tip de automatizare nu va face să dispară locurile de muncă de management de proiect, ci pur și simplu va schimba modul în care oamenii își îndeplinesc acele locuri de muncă. Potrivit McKinsey & Company, în timp ce doar 5% din poziții pot fi complet automatizate, aproape o treime din sarcinile specifice din majoritatea ocupațiilor pot fi automatizate. Și, deși există o mulțime de sarcini de management de proiect care se pretează automatizării, există limite pentru ceea ce Jira și alte programe pot absorbi. Regula care trebuie automatizată trebuie să fie specifică și bine definită. Cineva trebuie să cunoască proiectul, echipa și produsul suficient de bine pentru a stabili reguli automate într-un mod care să fie benefic.

Managerii de proiect pricepuți știu, de asemenea, importanța valorificării abilităților lor umane. Deși acum există roboți care se pot ocupa de anumite sarcini care se bazează pe schimburile interpersonale - cum ar fi standup-urile zilnice - managerii de proiect cu care am vorbit au avertizat să nu le folosească. „De fiecare dată când începi să te uiți la automatizarea a ceva în care înlocuiești o anumită interacțiune”, spune Reda, „cred că pierzi ceva.”

Automatizarea eficientă ar trebui să îmbunătățească procesele fără a elimina oportunitățile de rezolvare creativă a problemelor, de construire a relațiilor și de gândire inovatoare. „Scopul nostru”, spune Mehta de la Wrike, este „să economisim timp prin automatizarea muncii obositoare sau repetitive. Dorim să eliberăm managerii de proiect pentru a se concentra asupra celor mai pline de satisfacții, creative și interpersonale aspecte ale muncii lor.”