より良いプロジェクト管理への道を自動化する

公開: 2022-03-11

プロジェクトマネージャーは、ソフトウェアとサードパーティのアプリの統合を使用して、タスクを合理化し、単純なエラーを減らし、より重要な責任（人間の手が必要な責任）から注意をそらす可能性のある忙しい仕事を排除するようになっています。一流のプロジェクト管理ソフトウェア会社は、すでに多くの自動化ツールを製品スイートに組み込んでおり、最新機能をほぼシームレスに採用することで、実務家とそのチームに力を与えています。自由に使える自動化ツールの数が増えているプロジェクトマネージャーにとって、課題は、これらの機能をいつどのように使用するかを知るだけでなく、いつ使用しないかを知ることにもなります。

今日のあなたの増強された未来

事実上すべてのトッププロジェクト管理ツールは、チームが努力を拡大し、予測可能性を高め、コミュニケーションを強化し、無意識の管理タスクを排除するのに役立つと主張する何らかの形の自動化を誇っています。

これらのネイティブソリューションは、人工知能や機械学習によって推進されていませんが、企業は他の方法でそれらをプラットフォームに組み込んでいます。ここで説明する自動化ツールは、プログラムの機能に限定された潜在的な状況と解決策を備えたルールベースの条件付きテンプレートを使用して構築されています。最も基本的な非GUIベースのバージョンのRoboticProcessAutomation（RPA）システムに似ていますが、情報の複製や操作ではなく、ソフトウェアの機能のみの自動化に制限されています。（これを行うには、壁外の開発とスクリプトを実行する必要があります。）したがって、RPAを使用して、あるシステムから別のシステムにデータを転送し、機能を実行できます。たとえば、売掛金システムでの請求書の作成を自動化する場合と同様に、プロジェクト管理ソフトウェアの自動化はサブタスクが解決されたときにタスクのステータスを更新したり、プロセスの特定の時点で特定のチームメンバーに問題を割り当てたりすることにより、システムの一部を合理化するために使用されます。

たとえば、LiquidPlannerは、プロジェクトの優先度、必要な作業、および割り当てられたリソースに基づいてタスクの完了を計算するスケジューリングエンジンを使用します。チームが作業を開始した後、ソフトウェアはワークロードまたはプロジェクトスコープの変更に応じて期限を調整します。

同様に、Wrikeには自動化エンジンが組み込まれており、ユーザーに次の期日を通知し、完了したタスクを次のステージに移動します。同社はまた、カスタマイズ可能なテンプレートの広範なカタログを提供しており、「あらゆるレベルのユーザーが自動化ルールを作成できるようにします」と、WrikeのAI/MLのリードプロダクトマネージャーであるKuleenMehtaは述べています。「コーディングの経験は必要ありません。」

最も普及しているプロジェクト管理プラットフォームであるAtlassianのJiraは、新しいプロジェクトのテンプレートとして使用できる、事前に作成された数十のルールの広範なライブラリを提供します。ゼロから始めたいユーザーのために、ユーザーが独自のルールをカスタマイズできるシンプルなノーコードフォームがあります。

Jiraの使用経験を評価した数人のプロジェクトマネージャーに話を聞きました。プロジェクト管理における自動化の将来の新しい方向性について話し合う際に、彼らは、最も自動化するタスクと、人間に任せるべきだと感じる責任について話してくれました。

詳細：Jira Automation

COVID-19の大流行は、使いやすいリモートコラボレーションツールの必要性を増幅し、プロジェクト管理ソフトウェア会社が製品の採用を増やすための新しい機会をもたらしました。 Atlassianは、平均的なユーザーには学習曲線が急すぎる複雑で直感的でないツールとしてのJiraの評判を落とすためにすでに取り組んでおり、自動化はその取り組みの大きな部分を占めています。

2019年10月、AtlassianはCode Barrelを買収し、2020年3月に同社の人気のあるAutomation forJiraをクラウドサービスに統合しました。2021年にリリースされたJiraWorkManagementは、ソフトウェア開発とITサービス管理で最もよく知られているツールであるJiraを再構築する試みです。、マーケティング、人事、財務、設計など、他のチームや部門のワンストップショップに。

Jiraの自動化の構成要素は非常に単純です。自動化ルールは、トリガー、条件、およびアクションで構成されています。トリガーを選択：これは、ルールを実行に移すイベントです（「いつ」）。条件を選択します。これは、ルールの実行を継続するために満たす必要のある要件です（「if」）。アクションを選択する：これは、特定のタスク（「その後」）を実行することによってルールを実行するものです。

トリガー、条件、およびアクションにより、ユーザーは重要であるが退屈なプラクティスのための単純な自動化ルールを作成できます。そのようなJira自動化のユースケースの1つは、すべてのサブタスクが完了したときに親タスクを閉じることです。手動で実行されるこのプロセス（未処理のチケットごとにJiraをトローリングし、すべてのタスクとサブタスクのステータスを確認し、関係する各個人をフォローアップしてから、親の問題をマークしてクローズする）は、大きな時間の浪費になる可能性があります。

代わりに、ユーザーはAtlassianのライブラリから自動ルールを選択し、ルールが実行されたときにJiraにメールを送信するように指示できます。チームメンバーがサブタスクを完了するときにマークを付ける限り、親アイテムは完了して閉じます。

このような自動化されたルールにより、プロジェクトマネージャーにとってワークフローがより効率的になり、開発者にとってプロセスがより透過的になります。サブタスクがマークされている限り、問題が更新されて自動的に終了する場合、チームメンバーは自分の作業のステータスに追いつくためのモチベーションが高くなります。

「私が毎日のスタンドアップで抱えている最大の問題点の1つは、開発者がタスクのステータスを更新しないことです」と、アルゼンチンのコルドバに拠点を置くToptalプロジェクトマネージャーのPatricioTillardは言います。「今、彼らがよりきめ細かいレベルで物事を動かし続ける限り、私は親カードも最新であることを知っています。」

しかし、セルビアを拠点とするToptalプロジェクトマネージャーのNina Djokovicのチームであるベオグラードにとって、このルールは非効率的であることがわかりました。多くの場合、彼女は次のように述べています。「すべてのサブタスクの合計は完全なタスクではありませんでした。常に他に取り組むべきことがありました」と彼女は、手動で再度閉じる前にフォローアップするために、閉じたタスクを再度開く必要がありました。

現場でのこれらの相反する経験は、重要な教訓を明らかにしています。すべてのチームとすべてのプロジェクトマネージャーは、自動化ルールを実装する前に、製品とワークフローを完全に理解する必要があります。そうでない場合、時間と悪化を節約することを目的とした機能は、逆のことをしてしまう可能性があります。

自動化が最も役立つ場所

最高の自動化ソリューションは、タスクの移動とコミュニケーションを「本当にシームレスで、透過的で、最新の状態に保つ」ソリューションです」とTillard氏は言います。「自動化するためにプロセス全体を変更する必要はありませんが、小さくて退屈なものを取り除くことができれば、チームの生産性は異なります。」

コロラド州コロラドスプリングズを拠点とするToptalプロジェクトマネージャーのMichaelRedaも同意します。 Tillardと同様に、彼は自動化を使用して、特に開発者向けに、完成した作業のレポートに関連するプロセスを合理化することを好みます。「開発者がソフトウェアの開発に集中することを望んでいます」と彼は言います。「私は彼らが物語を終えて、それから彼らが物語を終えたことを報告しなければならないことを望まない。」

Tillardは、開発者向けのリマインダーを自動化して、作業を簡単にします。「自動的に尋ねるチェックリストがあります。」このストーリーに関連するドキュメントを公開しましたか？プルリクエストを実行しましたか？あなたの合併？」

毎日のタスクレポートのフラストレーションを軽減することに加えて、自動化を使用して、問題と修正のより広範なドキュメントを作成するプロセスを簡素化できます。「開発者からドキュメンテーションタスクを取り除けるときはいつでも、彼らは常にハイタッチをします」とティラードは言います。

彼の開発チームは、コードの問題とバグ修正に関する包括的なドキュメントの作成を義務付けるプロセスのステップを自動化し、カスタムJavaScriptを組み込んで、そのデータをJiraからConfluenceのビルド済みテンプレートに移植しました。

このように、自動化を使用すると、知識の伝達と共有をサポートできます。優れたドキュメントと適切に記述されたユーザーストーリーを組み合わせることができれば、ティラードは次のように述べています。いくつかの長引く質問があるかもしれませんが、全体像はそこにあります。」

自動化は、ワーキンググループ外およびチーム間のコミュニケーションを改善するのにも役立ちます。ステータスの更新、チェックリスト、および文書化プロセスを自動化することで、「おそらく毎日並んで作業していないチームを接続します」とTillard氏は言います。サービスデスクからのチケットは、「ソフトウェア側のチケットと同期することができます。したがって、あるチームがカードをコードレビューに移動すると、サービスデスクエージェントは自分のワークフローに適切にマッピングされたステータスを確認できます。」

自動化の限界

Jiraのような自動化機能は特定のものであり、状況に依存します。自動化とAIによる労働力の減少に対する懸念が高まっているにもかかわらず、このタイプの自動化によってプロジェクト管理の仕事が消えることはなく、人々がそれらの仕事を遂行する方法が変わるだけです。 McKinsey＆Companyによると、完全に自動化できるのはポジションの5％のみですが、ほとんどの職業の特定のタスクのほぼ3分の1を自動化できます。自動化に役立つプロジェクト管理タスクはたくさんありますが、Jiraや他のプログラムが吸収できるものには限界があります。自動化されるルールは具体的で明確に定義されている必要があります。誰かがプロジェクト、チーム、および製品を十分に理解して、有益な方法で自動化されたルールを設定する必要があります。

精通したプロジェクトマネージャーは、従業員のスキルを活用することの重要性も知っています。現在、対人交流に依存する特定のタスクを処理できるボットがありますが（毎日のスタンドアップなど）、私たちが話したプロジェクトマネージャーはそれらを使用しないように注意しました。「インタラクションを置き換える場所で何かを自動化することを検討し始めるときはいつでも、何かを失うと思います」とReda氏は言います。

効果的な自動化は、創造的な問題解決、関係構築、革新的な思考の機会を排除することなく、プロセスを改善するはずです。「私たちの目標は、退屈な作業や反復的な作業を自動化することで時間を節約することです」とWrikeのMehtaは言います。プロジェクトマネージャーを解放して、仕事の中で最もやりがいがあり、創造的で、対人的な側面に集中できるようにしたいと考えています。」