Automatizza la tua strada per una migliore gestione dei progetti

I project manager utilizzano sempre più software e integrazioni di app di terze parti per semplificare le attività, ridurre i semplici errori ed eliminare il tipo di lavoro frenetico che può distrarre da responsabilità più cruciali, quelle che richiedono un tocco umano. Le principali società di software per la gestione dei progetti hanno già utilizzato molti strumenti di automazione nelle loro suite di prodotti, consentendo ai professionisti e ai loro team un'adozione quasi senza interruzioni delle funzionalità più recenti. Per i project manager con un numero crescente di strumenti di automazione a loro disposizione, la sfida diventa non solo sapere quando e come utilizzare queste capacità, ma anche sapere quando non farlo.

Il tuo futuro aumentato oggi

Praticamente tutti i migliori strumenti di gestione dei progetti vantano una qualche forma di automazione che pretende di aiutare i team a ridimensionare i propri sforzi, aumentare la prevedibilità, migliorare la comunicazione ed eliminare attività amministrative insensate.

Queste soluzioni native non sono guidate dall'intelligenza artificiale o dall'apprendimento automatico, sebbene le aziende le stiano incorporando nelle loro piattaforme in altri modi. Gli strumenti di automazione discussi qui sono costruiti utilizzando modelli condizionali basati su regole con potenziali situazioni e risoluzioni limitate alla funzionalità dei programmi. Sebbene simili alle versioni più basilari e non basate su GUI dei sistemi Robotic Process Automation (RPA), si limitano ad automatizzare solo la funzionalità del software, non a replicare o manipolare le informazioni. (Per fare ciò sono necessari sviluppo extramurale e scripting da realizzare.) Quindi, mentre RPA può essere utilizzato per trasferire dati da un sistema a un altro e quindi eseguire una funzione, come quando automatizza la creazione di fatture in un sistema di contabilità clienti, l'automazione del software di gestione del progetto è utilizzato per semplificare parti di un sistema, ad esempio aggiornando lo stato di un'attività quando viene risolta un'attività secondaria o assegnando un problema a un particolare membro del team in un punto particolare del processo.

Ad esempio, LiquidPlanner utilizza un motore di pianificazione che calcola il completamento delle attività in base alla priorità del progetto, allo sforzo richiesto e alle risorse allocate. Dopo che il team ha iniziato a lavorare, il software adegua le scadenze in base a eventuali modifiche al carico di lavoro o all'ambito del progetto.

Allo stesso modo, Wrike ha un motore di automazione integrato che notifica agli utenti le date di scadenza imminenti e sposta le attività completate nelle fasi successive. L'azienda fornisce anche un ampio catalogo di modelli personalizzabili, che "consentono agli utenti di qualsiasi livello di creare regole di automazione", afferma Kuleen Mehta, Lead Product Manager di AI/ML per Wrike. "Nessuna esperienza di codifica richiesta."

La più onnipresente delle piattaforme di gestione dei progetti, Jira di Atlassian, offre un'ampia libreria di dozzine di regole predefinite che possono essere utilizzate come modelli per nuovi progetti. Per quegli utenti che vogliono ricominciare da zero, c'è un semplice modulo senza codice che consente agli utenti di personalizzare le proprie regole.

Abbiamo parlato con diversi project manager che hanno valutato la loro esperienza con Jira. Discutendo nuove direzioni per il futuro dell'automazione nella gestione dei progetti, ci hanno parlato di quali attività automatizzano di più e quali responsabilità ritengono debbano essere lasciate agli esseri umani.

Uno sguardo più da vicino: Jira Automation

La pandemia di COVID-19 ha amplificato la necessità di strumenti di collaborazione remota facili da usare e ha presentato nuove opportunità per le società di software di gestione dei progetti per aumentare l'adozione dei prodotti. Atlassian aveva già lavorato per eliminare Jira della sua reputazione di strumento complesso e non intuitivo con una curva di apprendimento troppo ripida per l'utente medio e l'automazione è diventata una parte importante di questo sforzo.

Nell'ottobre 2019, Atlassian ha acquisito Code Barrel e poi ha integrato il popolare Automation for Jira di quell'azienda nel suo servizio cloud nel marzo 2020. La versione 2021 di Jira Work Management è un tentativo di rimodellare Jira, uno strumento noto soprattutto per lo sviluppo di software e la gestione dei servizi IT , in uno sportello unico anche per altri team e reparti, come marketing, risorse umane, finanza e design.

Gli elementi costitutivi dell'automazione in Jira sono abbastanza semplici. Le regole di automazione sono composte da trigger, condizioni e azioni. Scegli un trigger: questo è l'evento che mette in moto la regola (il "quando"). Scegli una condizione: questo è un requisito che deve essere soddisfatto affinché la regola continui a funzionare (il "se"). Scegli un'azione: questo è ciò che esegue la regola eseguendo un compito specifico (il "poi").

Trigger, condizioni e azioni consentono agli utenti di creare semplici regole di automazione per pratiche importanti ma noiose. Uno di questi casi d'uso dell'automazione Jira è la chiusura di un'attività padre quando tutte le sue attività secondarie sono state completate. Eseguito manualmente, questo processo—trovare Jira per ogni ticket in sospeso, controllare lo stato di ogni attività e sottoattività, seguire ogni individuo coinvolto e quindi contrassegnare e chiudere il problema principale—può essere una grande perdita di tempo.

Gli utenti possono invece selezionare la regola automatizzata dalla libreria di Atlassian e indicare a Jira di inviare un'e-mail quando è stata soddisfatta. Finché i membri del team contrassegnano le attività secondarie mentre le completano, gli elementi principali verranno completati e chiusi.

Una regola automatizzata come questa potrebbe rendere il flusso di lavoro più efficiente per i project manager e il processo più trasparente per gli sviluppatori. Se i problemi si aggiornano e si chiudono da soli fintanto che le attività secondarie sono contrassegnate, i membri del team hanno più motivazione per tenere il passo con lo stato del proprio lavoro.

"Uno dei maggiori punti deboli che ho nelle standup quotidiane è che gli sviluppatori non aggiornano lo stato delle loro attività", afferma Patricio Tillard, project manager di Toptal con sede a Cordoba, in Argentina. "Ora, finché continuano a spostare le cose a un livello più granulare, so che anche la carta genitore è aggiornata".

Per la squadra di Nina Djokovic, project manager di Toptal con sede a Belgrado, con sede in Serbia, questa regola si è rivelata inefficace. In molti casi, dice, “la somma di tutte le attività secondarie non era un compito completo. C'era sempre qualcos'altro su cui lavorare", costringendola a dover riaprire le attività chiuse per seguirle prima di chiuderle di nuovo manualmente.

Queste esperienze contrarie sul campo rivelano una lezione importante: ogni team e ogni project manager deve comprendere completamente il proprio prodotto e flusso di lavoro prima di implementare le regole di automazione. In caso contrario, le funzionalità destinate a risparmiare tempo e aggravamento potrebbero finire per fare il contrario.

Dove l'automazione è più utile

Le migliori soluzioni di automazione sono quelle che mantengono le attività in movimento e la comunicazione "davvero perfetta, trasparente e aggiornata", afferma Tillard. "Non è necessario modificare l'intero processo per essere automatizzato, ma quando puoi eliminare cose piccole e noiose, ottieni un diverso tipo di produttività per il tuo team".

Michael Reda, project manager di Toptal con sede in Colorado, a Colorado Springs, è d'accordo. Come Tillard, preferisce utilizzare l'automazione per semplificare i processi associati alla creazione di report sul lavoro finito, in particolare per gli sviluppatori. "Voglio che lo sviluppatore si concentri sullo sviluppo di software", afferma. "Non voglio che debbano finire una storia e poi riferire che hanno finito la storia."

Tillard automatizza i promemoria per i suoi sviluppatori per semplificare le cose: “Abbiamo una checklist che ti chiede automaticamente: 'Hai pubblicato la documentazione relativa a questa storia? Hai fatto la tua richiesta di pull? La tua fusione?'”

Oltre ad alleviare la frustrazione del reporting delle attività quotidiane, l'automazione può essere utilizzata per semplificare il processo di creazione di una documentazione più ampia di problemi e correzioni. "Ogni volta che puoi togliere le attività di documentazione ai tuoi sviluppatori", dice Tillard, "ti daranno sempre il cinque".

Il suo team di sviluppo ha automatizzato una fase del processo che ha imposto la creazione di una documentazione completa per problemi di codice e correzioni di bug, quindi ha incorporato JavaScript personalizzato per trasferire quei dati da Jira a un modello predefinito in Confluence.

In questo modo, l'uso dell'automazione può aiutare a supportare il trasferimento e la condivisione delle conoscenze. Se riesci a combinare una buona documentazione con storie utente ben scritte, dice Tillard, "un altro team può riprendere da dove eri rimasto e hai già risolto gran parte della comunicazione. Potrebbero esserci un paio di domande persistenti, ma il quadro generale è lì".

L'automazione può anche aiutare a migliorare le comunicazioni al di fuori dei gruppi di lavoro e tra i team. L'automazione degli aggiornamenti di stato, delle liste di controllo e dei processi di documentazione "connette i team che probabilmente non lavorano fianco a fianco ogni giorno", afferma Tillard. Un ticket del service desk può essere “sincronizzato con quello lato software. Quindi, se un team sposta una scheda per la revisione del codice, gli agenti del service desk vedono lo stato correttamente mappato al proprio flusso di lavoro".

I limiti dell'automazione

Le capacità di automazione come quelle di Jira sono specifiche e dipendenti dalla situazione. Nonostante le crescenti preoccupazioni sull'automazione e sull'intelligenza artificiale che decimano la forza lavoro, questo tipo di automazione non farà scomparire i lavori di gestione dei progetti, ma cambierà semplicemente il modo in cui le persone svolgono quei lavori. Secondo McKinsey & Company, mentre solo il 5% delle posizioni può essere completamente automatizzato, quasi un terzo delle attività specifiche nella maggior parte delle occupazioni può essere automatizzato. E mentre ci sono molte attività di gestione dei progetti che si prestano all'automazione, ci sono dei limiti a ciò che Jira e altri programmi possono assorbire. La regola da automatizzare deve essere specifica e ben definita. Qualcuno deve conoscere il progetto, il team e il prodotto abbastanza bene da impostare regole automatizzate in modo vantaggioso.

I project manager esperti conoscono anche l'importanza di sfruttare le competenze delle loro persone. Sebbene ora ci siano bot in grado di gestire determinati compiti che dipendono dagli scambi interpersonali, come gli standup quotidiani, i project manager con cui abbiamo parlato hanno messo in guardia dal usarli. "Ogni volta che inizi a cercare di automatizzare qualcosa in cui stai sostituendo alcune interazioni", dice Reda, "penso che perdi qualcosa".

Un'automazione efficace dovrebbe migliorare i processi senza eliminare le opportunità di risoluzione creativa dei problemi, costruzione di relazioni e pensiero innovativo. “Il nostro obiettivo”, afferma Mehta di Wrike, è “risparmiare tempo automatizzando il lavoro noioso o ripetitivo. Vogliamo consentire ai project manager di concentrarsi sugli aspetti più gratificanti, creativi e interpersonali del loro lavoro".