Automatice su camino hacia una mejor gestión de proyectos

Los gerentes de proyecto utilizan cada vez más integraciones de software y aplicaciones de terceros para optimizar las tareas, reducir los errores simples y eliminar el tipo de trabajo pesado que puede distraer la atención de las responsabilidades más cruciales, las que requieren un toque humano. Las principales empresas de software de gestión de proyectos ya han integrado muchas herramientas de automatización en sus conjuntos de productos, lo que permite a los profesionales y sus equipos adoptar casi sin problemas las funciones más recientes. Para los gerentes de proyectos con un número creciente de herramientas de automatización a su disposición, el desafío consiste no solo en saber cuándo y cómo usar estas capacidades, sino también en saber cuándo no hacerlo.

Tu futuro aumentado hoy

Prácticamente todas las principales herramientas de gestión de proyectos cuentan con algún tipo de automatización que pretende ayudar a los equipos a escalar sus esfuerzos, aumentar la previsibilidad, mejorar la comunicación y eliminar tareas administrativas sin sentido.

Estas soluciones nativas no están impulsadas por inteligencia artificial o aprendizaje automático, aunque las empresas las están incorporando a sus plataformas de otras maneras. Las herramientas de automatización que se analizan aquí se construyen utilizando plantillas condicionales basadas en reglas con situaciones potenciales y resoluciones limitadas a la funcionalidad de los programas. Si bien son similares a las versiones más básicas, no basadas en GUI, de los sistemas de automatización de procesos robóticos (RPA), se limitan a automatizar solo la funcionalidad del software, no a replicar ni manipular información. (Hacer eso requiere desarrollo externo y secuencias de comandos para lograrlo). Entonces, si bien RPA se puede usar para transferir datos de un sistema a otro y luego ejecutar una función, como cuando automatiza la creación de facturas en un sistema de cuentas por cobrar, la automatización del software de gestión de proyectos es se utiliza para optimizar partes de un sistema, haciendo cosas como actualizar el estado de una tarea cuando se resuelve una subtarea o asignando un problema a un miembro del equipo en particular en un punto particular del proceso.

Por ejemplo, LiquidPlanner utiliza un motor de programación que calcula la finalización de tareas según la prioridad del proyecto, el esfuerzo requerido y los recursos asignados. Una vez que el equipo comienza a trabajar, el software ajusta los plazos según cualquier cambio en la carga de trabajo o el alcance del proyecto.

De manera similar, Wrike tiene un motor de automatización incorporado que notifica a los usuarios las próximas fechas de vencimiento y mueve las tareas completadas a etapas posteriores. La empresa también ofrece un amplio catálogo de plantillas personalizables, que "permiten a los usuarios de cualquier nivel crear reglas de automatización", dice Kuleen Mehta, directora principal de productos de IA/ML de Wrike. "No se requiere experiencia en codificación".

La más omnipresente de las plataformas de gestión de proyectos, Jira de Atlassian, ofrece una extensa biblioteca de docenas de reglas preconstruidas que se pueden usar como plantillas para nuevos proyectos. Para aquellos usuarios que quieran comenzar desde cero, existe un formulario simple sin código que les permite personalizar sus propias reglas.

Hablamos con varios gerentes de proyecto que opinaron sobre su experiencia con Jira. Al hablar sobre las nuevas direcciones para el futuro de la automatización en la gestión de proyectos, nos contaron qué tareas automatizan más y qué responsabilidades creen que deberían dejarse en manos de los seres humanos.

Una mirada más cercana: Jira Automation

La pandemia de COVID-19 amplificó la necesidad de herramientas de colaboración remota fáciles de usar y presentó nuevas oportunidades para que las empresas de software de gestión de proyectos aumenten la adopción de productos. Atlassian ya había estado trabajando para deshacerse de Jira de su reputación como una herramienta compleja y no intuitiva con una curva de aprendizaje demasiado pronunciada para el usuario promedio, y la automatización se ha convertido en una gran parte de ese esfuerzo.

En octubre de 2019, Atlassian adquirió Code Barrel y luego integró el popular Automation for Jira de esa empresa en su servicio en la nube en marzo de 2020. El lanzamiento de 2021 de Jira Work Management es un intento de remodelar Jira, una herramienta más conocida para el desarrollo de software y la gestión de servicios de TI. , en una ventanilla única para otros equipos y departamentos, como marketing, recursos humanos, finanzas y diseño.

Los componentes básicos de la automatización en Jira son bastante simples. Las reglas de automatización se componen de activadores, condiciones y acciones. Elija un disparador: este es el evento que pone en marcha la regla (el "cuándo"). Elija una condición: Este es un requisito que se debe cumplir para que la regla continúe ejecutándose (el “si”). Elige una acción: Es la que ejecuta la regla realizando una tarea específica (el “entonces”).

Los disparadores, las condiciones y las acciones permiten a los usuarios crear reglas de automatización simples para prácticas importantes pero tediosas. Uno de estos casos de uso de automatización de Jira es cerrar una tarea principal cuando se han completado todas sus subtareas. Realizado manualmente, este proceso (controlar a Jira por cada ticket pendiente, verificar el estado de cada tarea y subtarea, hacer un seguimiento de cada individuo involucrado y luego marcar y cerrar el problema principal) puede ser una gran pérdida de tiempo.

En su lugar, los usuarios pueden seleccionar la regla automatizada de la biblioteca de Atlassian e indicar a Jira que envíe un correo electrónico cuando se haya cumplido. Siempre que los miembros del equipo marquen las subtareas a medida que las terminan, los elementos principales se completarán y cerrarán solos.

Una regla automatizada como esta podría hacer que el flujo de trabajo sea más eficiente para los administradores de proyectos y que el proceso sea más transparente para los desarrolladores. Si los problemas se actualizan y cierran por sí solos siempre que se marquen las subtareas, los miembros del equipo tendrán más motivación para mantenerse al día con el estado de su trabajo.

“Uno de los mayores puntos débiles que tengo en las reuniones diarias es que los desarrolladores no actualizan el estado de sus tareas”, dice Patricio Tillard, gerente de proyectos de Toptal con sede en Córdoba, Argentina. “Ahora, mientras sigan moviendo las cosas a un nivel más granular, sé que la tarjeta de los padres también está actualizada”.

Sin embargo, para el equipo de Nina Djokovic, gerente de proyectos de Toptal con sede en Belgrado, Serbia, esta regla resultó ineficiente. En muchos casos, dice, “la suma de todas las subtareas no era una tarea completa. Siempre había algo más en lo que trabajar”, ​​lo que la obligaba a reabrir tareas cerradas para hacer un seguimiento antes de volver a cerrarlas manualmente.

Estas experiencias contrarias del campo revelan una lección importante: cada equipo y cada gerente de proyecto debe comprender completamente su producto y flujo de trabajo antes de implementar las reglas de automatización. De lo contrario, las características destinadas a ahorrar tiempo y molestias podrían terminar haciendo lo contrario.

Donde la automatización es más útil

Las mejores soluciones de automatización son aquellas que mantienen las tareas en movimiento y la comunicación “realmente fluida, transparente y actualizada”, dice Tillard. “No necesita cambiar todo el proceso para automatizarlo, pero cuando puede eliminar cosas que son pequeñas y tediosas, obtiene un tipo diferente de productividad para su equipo”.

Michael Reda, director de proyectos de Toptal con sede en Colorado Springs, Colorado, está de acuerdo. Al igual que Tillard, prefiere usar la automatización para agilizar los procesos asociados con los informes sobre el trabajo terminado, específicamente para los desarrolladores. “Quiero que el desarrollador se concentre en desarrollar software”, dice. “No quiero que tengan que terminar una historia y luego informar que terminaron la historia”.

Tillard automatiza los recordatorios para sus desarrolladores para facilitar las cosas: “Tenemos una lista de verificación que le pregunta automáticamente: '¿Ha publicado la documentación relacionada con esta historia? ¿Has hecho tu solicitud de extracción? ¿Tu fusión?'”

Además de aliviar la frustración de los informes de tareas diarias, la automatización se puede utilizar para simplificar el proceso de creación de documentación más extensa de problemas y correcciones. "Siempre que pueda eliminar las tareas de documentación de sus desarrolladores", dice Tillard, "siempre le darán un máximo de cinco".

Su equipo de desarrollo automatizó un paso en el proceso que exigía la creación de documentación integral para problemas de código y correcciones de errores, y luego incorporó JavaScript personalizado para transferir esos datos de Jira a una plantilla preconstruida en Confluence.

De esta manera, el uso de la automatización puede ayudar a respaldar la transferencia y el intercambio de conocimientos. Si puede combinar una buena documentación con historias de usuarios bien escritas, dice Tillard, “otro equipo puede continuar donde usted lo dejó, y ya ha resuelto gran parte de la comunicación. Puede haber un par de preguntas persistentes, pero el panorama general está ahí”.

La automatización también puede ayudar a mejorar las comunicaciones fuera de los grupos de trabajo y entre equipos. La automatización de las actualizaciones de estado, las listas de verificación y los procesos de documentación “conecta a los equipos que probablemente no estén trabajando juntos todos los días”, dice Tillard. Un ticket de la mesa de servicio se puede “sincronizar con el del lado del software. Entonces, si un equipo mueve una tarjeta a revisión de código, los agentes de la mesa de servicio ven el estado correctamente asignado a su propio flujo de trabajo”.

Los límites de la automatización

Las capacidades de automatización como las de Jira son específicas y dependen de la situación. A pesar de las crecientes preocupaciones sobre la automatización y la inteligencia artificial que diezman la fuerza laboral, este tipo de automatización no hará que desaparezcan los trabajos de gestión de proyectos, simplemente cambiará la forma en que las personas realizan esos trabajos. Según McKinsey & Company, mientras que solo el 5 % de los puestos se pueden automatizar por completo, casi un tercio de las tareas específicas en la mayoría de las ocupaciones se pueden automatizar. Y si bien hay muchas tareas de gestión de proyectos que se prestan a la automatización, existen límites en lo que Jira y otros programas pueden absorber. La regla a automatizar debe ser específica y bien definida. Alguien tiene que conocer el proyecto, el equipo y el producto lo suficientemente bien como para configurar reglas automatizadas de una manera que sea beneficiosa.

Los gerentes de proyectos inteligentes también conocen la importancia de aprovechar sus habilidades con las personas. Aunque ahora hay bots que pueden manejar ciertas tareas que dependen de los intercambios interpersonales, como las reuniones diarias, los gerentes de proyecto con los que hablamos advirtieron contra su uso. “Cada vez que comienzas a pensar en automatizar algo donde estás reemplazando alguna interacción”, dice Reda, “creo que pierdes algo”.

La automatización efectiva debería mejorar los procesos sin eliminar las oportunidades para la resolución creativa de problemas, la construcción de relaciones y el pensamiento innovador. “Nuestro objetivo”, dice Mehta de Wrike, es “ahorrar tiempo mediante la automatización del trabajo tedioso o repetitivo. Queremos liberar a los gerentes de proyecto para que se concentren en los aspectos más gratificantes, creativos e interpersonales de su trabajo”.