Otomatiskan Jalan Anda menuju Manajemen Proyek yang Lebih Baik

Manajer proyek semakin banyak menggunakan perangkat lunak dan integrasi aplikasi pihak ketiga untuk merampingkan tugas, mengurangi kesalahan sederhana, dan menghilangkan jenis kesibukan yang dapat mengalihkan perhatian dari tanggung jawab yang lebih penting—yang membutuhkan sentuhan manusia. Perusahaan perangkat lunak manajemen proyek teratas telah menggunakan banyak alat otomatisasi ke dalam rangkaian produk mereka, memberdayakan praktisi dan tim mereka dengan adopsi fitur terbaru yang hampir mulus. Untuk manajer proyek dengan semakin banyak alat otomatisasi yang mereka miliki, tantangannya tidak hanya mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan kemampuan ini—tetapi juga mengetahui kapan tidak menggunakannya.

Masa Depan Augmented Anda Hari Ini

Hampir semua alat manajemen proyek teratas membanggakan beberapa bentuk otomatisasi yang mengklaim dapat membantu tim meningkatkan upaya mereka, meningkatkan prediktabilitas, meningkatkan komunikasi, dan menghilangkan tugas administratif yang tidak perlu.

Solusi asli ini tidak didorong oleh kecerdasan buatan atau pembelajaran mesin, meskipun perusahaan memasukkannya ke dalam platform mereka dengan cara lain. Alat otomatisasi yang dibahas di sini dibuat menggunakan templat kondisional berbasis aturan dengan situasi dan resolusi potensial yang terbatas pada fungsionalitas program. Meskipun mirip dengan sistem Robotic Process Automation (RPA) versi paling dasar dan berbasis non-GUI, mereka terbatas pada hanya mengotomatisasi fungsionalitas perangkat lunak, tidak mereplikasi atau memanipulasi informasi. (Untuk melakukannya, dibutuhkan pengembangan dan pembuatan skrip di luar sekolah.) Jadi, sementara RPA dapat digunakan untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain dan kemudian menjalankan fungsi—seperti ketika mengotomatiskan pembuatan faktur dalam sistem piutang—otomatisasi perangkat lunak manajemen proyek adalah digunakan untuk merampingkan bagian dari sistem, dengan melakukan hal-hal seperti memperbarui status tugas ketika subtugas diselesaikan atau menetapkan masalah ke anggota tim tertentu pada titik tertentu dalam proses.

Misalnya, LiquidPlanner menggunakan mesin penjadwalan yang menghitung penyelesaian tugas berdasarkan prioritas proyek, upaya yang diperlukan, dan sumber daya yang dialokasikan. Setelah tim mulai bekerja, perangkat lunak menyesuaikan tenggat waktu sesuai dengan perubahan beban kerja atau ruang lingkup proyek.

Demikian pula, Wrike memiliki mesin otomatisasi bawaan yang memberi tahu pengguna tentang tanggal jatuh tempo yang akan datang dan memindahkan tugas yang telah diselesaikan ke tahap berikutnya. Perusahaan juga menyediakan katalog ekstensif dari template yang dapat disesuaikan, yang “memungkinkan pengguna dari tingkat mana pun untuk membuat aturan otomatisasi,” kata Kuleen Mehta, Manajer Produk Utama AI/ML untuk Wrike. “Tidak diperlukan pengalaman pengkodean.”

Platform manajemen proyek yang paling umum, Jira Atlassian, menawarkan perpustakaan ekstensif dari lusinan aturan bawaan yang dapat digunakan sebagai templat untuk proyek baru. Bagi pengguna yang ingin memulai dari awal, ada formulir sederhana tanpa kode yang memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan aturan mereka sendiri.

Kami berbicara dengan beberapa manajer proyek yang mempertimbangkan pengalaman mereka menggunakan Jira. Dalam mendiskusikan arah baru untuk masa depan otomatisasi dalam manajemen proyek, mereka memberi tahu kami tentang tugas apa yang paling mereka otomatisasi dan tanggung jawab apa yang mereka rasa harus diserahkan kepada manusia.

Melihat Lebih Dekat: Otomatisasi Jira

Pandemi COVID-19 memperkuat kebutuhan akan alat kolaborasi jarak jauh yang mudah digunakan dan menghadirkan peluang baru bagi perusahaan perangkat lunak manajemen proyek untuk meningkatkan adopsi produk. Atlassian telah bekerja untuk melepaskan Jira dari reputasinya sebagai alat yang kompleks dan tidak intuitif dengan kurva pembelajaran yang terlalu curam untuk rata-rata pengguna, dan otomatisasi telah menjadi bagian besar dari upaya itu.

Pada Oktober 2019, Atlassian mengakuisisi Code Barrel dan kemudian mengintegrasikan Automation for Jira yang populer di perusahaan itu ke dalam layanan cloud-nya pada Maret 2020. Rilis Jira Work Management pada tahun 2021 adalah upaya untuk membentuk kembali Jira, alat yang paling dikenal untuk pengembangan perangkat lunak dan manajemen layanan TI. , menjadi toko serba ada untuk tim dan departemen lain juga, seperti pemasaran, sumber daya manusia, keuangan, dan desain.

Blok bangunan otomatisasi di Jira cukup sederhana. Aturan otomatisasi terdiri dari pemicu, kondisi, dan tindakan. Pilih pemicu: Ini adalah peristiwa yang menggerakkan aturan ("kapan"). Pilih kondisi: Ini adalah persyaratan yang harus dipenuhi agar aturan terus berjalan (“jika”). Pilih tindakan: Inilah yang menjalankan aturan dengan melakukan tugas tertentu (“lalu”).

Pemicu, kondisi, dan tindakan memungkinkan pengguna membuat aturan otomatisasi sederhana untuk praktik penting namun membosankan. Salah satu kasus penggunaan otomatisasi Jira adalah menutup tugas induk ketika semua subtugasnya telah selesai. Dilakukan secara manual, proses ini—mengendalikan Jira untuk setiap tiket yang beredar, memeriksa status setiap tugas dan subtugas, menindaklanjuti setiap individu yang terlibat, dan kemudian menandai dan menutup masalah induk—dapat menghabiskan banyak waktu.

Sebagai gantinya, pengguna dapat memilih aturan otomatis dari perpustakaan Atlassian dan menginstruksikan Jira untuk mengirim email jika sudah terpenuhi. Selama anggota tim menandai subtugas saat mereka menyelesaikannya, item induk akan menyelesaikan dan menutup sendiri.

Aturan otomatis seperti ini dapat membuat alur kerja lebih efisien bagi manajer proyek dan proses lebih transparan bagi pengembang. Jika masalah diperbarui dan ditutup dengan sendirinya selama subtugas ditandai, maka anggota tim memiliki lebih banyak motivasi untuk mengikuti status pekerjaan mereka.

“Salah satu masalah terbesar yang saya miliki pada standup harian adalah pengembang tidak memperbarui status tugas mereka,” kata Patricio Tillard, manajer proyek Toptal Cordoba, yang berbasis di Argentina. “Sekarang, selama mereka terus memindahkan barang-barang pada tingkat yang lebih terperinci, saya tahu bahwa kartu induk juga mutakhir.”

Namun, bagi tim manajer proyek Toptal yang berbasis di Serbia, Beograd, Nina Djokovic, aturan ini terbukti tidak efisien. Dalam banyak kasus, katanya, “jumlah semua subtugas bukanlah tugas yang lengkap. Selalu ada hal lain yang harus dikerjakan,” menyebabkan dia harus membuka kembali tugas yang ditutup untuk menindaklanjutinya sebelum menutupnya lagi secara manual.

Pengalaman yang berlawanan dari lapangan ini mengungkapkan pelajaran penting: Setiap tim dan setiap manajer proyek perlu memahami produk dan alur kerja mereka sepenuhnya sebelum menerapkan aturan otomatisasi. Jika tidak, fitur yang dimaksudkan untuk menghemat waktu dan kejengkelan bisa berakhir sebaliknya.

Dimana Otomasi Paling Berguna

Solusi otomatisasi terbaik adalah solusi yang membuat tugas tetap berjalan dan komunikasi “benar-benar mulus, transparan, dan terkini,” kata Tillard. “Anda tidak perlu mengubah seluruh proses menjadi otomatis, tetapi ketika Anda dapat menghilangkan hal-hal yang kecil dan membosankan, Anda mendapatkan jenis produktivitas yang berbeda untuk tim Anda.”

Colorado Springs, manajer proyek Toptal yang berbasis di Colorado, Michael Reda, setuju. Seperti Tillard, ia lebih suka menggunakan otomatisasi untuk merampingkan proses yang terkait dengan pelaporan pekerjaan yang sudah selesai, khususnya untuk pengembang. “Saya ingin pengembang fokus pada pengembangan perangkat lunak,” katanya. “Saya tidak ingin mereka harus menyelesaikan sebuah cerita dan kemudian melaporkan bahwa mereka telah menyelesaikan cerita tersebut.”

Tillard mengotomatiskan pengingat bagi pengembangnya untuk membuat segalanya lebih mudah: “Kami memiliki daftar periksa yang secara otomatis menanyakan, 'Sudahkah Anda menerbitkan dokumentasi yang terkait dengan cerita ini? Apakah Anda sudah melakukan pull request? Penggabungan Anda?'”

Selain mengurangi frustrasi pelaporan tugas harian, otomatisasi dapat digunakan untuk menyederhanakan proses pembuatan dokumentasi masalah dan perbaikan yang lebih ekstensif. “Setiap kali Anda dapat mengambil tugas dokumentasi dari pengembang Anda,” kata Tillard, “mereka akan selalu memberi Anda nilai lima.”

Tim pengembangannya mengotomatiskan langkah dalam proses yang mengamanatkan pembuatan dokumentasi komprehensif untuk masalah kode dan perbaikan bug, dan kemudian memasukkan JavaScript khusus untuk memindahkan data tersebut dari Jira ke template bawaan di Confluence.

Dengan cara ini, penggunaan otomatisasi dapat membantu mendukung transfer dan berbagi pengetahuan. Jika Anda dapat menggabungkan dokumentasi yang baik dengan cerita pengguna yang ditulis dengan baik, Tillard mengatakan, “tim lain dapat melanjutkan dari bagian terakhir yang Anda tinggalkan, dan Anda telah menyelesaikan sebagian besar komunikasi. Mungkin ada beberapa pertanyaan yang tersisa, tetapi gambaran besarnya ada di sana.”

Otomatisasi juga dapat membantu meningkatkan komunikasi di luar kelompok kerja dan lintas tim. Mengotomatiskan pembaruan status, daftar periksa, dan proses dokumentasi "menghubungkan tim yang mungkin tidak bekerja berdampingan setiap hari," kata Tillard. Tiket dari meja layanan dapat “disinkronkan dengan yang ada di sisi perangkat lunak. Jadi, jika satu tim memindahkan kartu ke tinjauan kode, agen meja layanan akan melihat status yang dipetakan dengan benar ke alur kerja mereka sendiri.”

Batasan Otomatisasi

Kemampuan otomatisasi seperti yang dimiliki Jira bersifat spesifik dan bergantung pada situasi. Terlepas dari kekhawatiran yang berkembang tentang otomatisasi dan AI yang mengurangi tenaga kerja, otomatisasi jenis ini tidak akan membuat pekerjaan manajemen proyek hilang, itu hanya akan mengubah cara orang melakukan pekerjaan itu. Menurut McKinsey & Company, meskipun hanya 5% posisi yang dapat diotomatisasi sepenuhnya, hampir sepertiga tugas spesifik di sebagian besar pekerjaan dapat diotomatisasi. Dan meskipun ada banyak tugas manajemen proyek yang memungkinkan otomatisasi, ada batasan untuk apa yang dapat diserap oleh Jira dan program lainnya. Aturan yang akan diotomatisasi harus spesifik dan didefinisikan dengan baik. Seseorang harus mengetahui proyek, tim, dan produk dengan cukup baik untuk membuat aturan otomatis dengan cara yang bermanfaat.

Manajer proyek yang cerdas juga mengetahui pentingnya memanfaatkan keterampilan sumber daya mereka. Meskipun sekarang ada bot yang dapat menangani tugas-tugas tertentu yang bergantung pada pertukaran antarpribadi—seperti standup harian—manajer proyek yang kami ajak bicara memperingatkan agar tidak menggunakannya. “Setiap kali Anda mulai melihat mengotomatisasi sesuatu di mana Anda mengganti beberapa interaksi,” kata Reda, “Saya pikir Anda kehilangan sesuatu.”

Otomatisasi yang efektif harus meningkatkan proses tanpa menghilangkan peluang untuk pemecahan masalah yang kreatif, pembangunan hubungan, dan pemikiran inovatif. “Tujuan kami,” kata Mehta dari Wrike, adalah “untuk menghemat waktu dengan mengotomatiskan pekerjaan yang membosankan atau berulang. Kami ingin membebaskan manajer proyek untuk fokus pada aspek yang paling bermanfaat, kreatif, dan interpersonal dari pekerjaan mereka.”