Automatisez votre chemin vers une meilleure gestion de projet

Les chefs de projet utilisent de plus en plus des intégrations de logiciels et d'applications tierces pour rationaliser les tâches, réduire les erreurs simples et éliminer le type de travail chargé qui peut détourner l'attention de responsabilités plus cruciales, celles qui nécessitent une touche humaine. Les principaux éditeurs de logiciels de gestion de projet ont déjà intégré de nombreux outils d'automatisation dans leurs suites de produits, permettant aux praticiens et à leurs équipes d'adopter de manière presque transparente les dernières fonctionnalités. Pour les chefs de projet disposant d'un nombre croissant d'outils d'automatisation, le défi consiste non seulement à savoir quand et comment utiliser ces fonctionnalités, mais également à savoir quand ne pas le faire.

Votre avenir augmenté aujourd'hui

Pratiquement tous les meilleurs outils de gestion de projet disposent d'une forme d'automatisation qui prétend aider les équipes à intensifier leurs efforts, à augmenter la prévisibilité, à améliorer la communication et à éliminer les tâches administratives insensées.

Ces solutions natives ne sont pas pilotées par l'intelligence artificielle ou l'apprentissage automatique, bien que les entreprises les intègrent à leurs plateformes d'autres manières. Les outils d'automatisation discutés ici sont construits à l'aide de modèles conditionnels basés sur des règles avec des situations potentielles et des résolutions limitées à la fonctionnalité des programmes. Bien que similaires aux versions les plus basiques et non basées sur l'interface graphique des systèmes Robotic Process Automation (RPA), ils se limitent à automatiser uniquement la fonctionnalité du logiciel, sans répliquer ni manipuler les informations. (Pour ce faire, il faut un développement et des scripts extra-muros.) Ainsi, bien que la RPA puisse être utilisée pour transférer des données d'un système à un autre, puis exécuter une fonction, comme lorsqu'elle automatise la création de factures dans un système de comptes clients, l'automatisation des logiciels de gestion de projet est utilisé pour rationaliser certaines parties d'un système, en faisant des choses comme la mise à jour du statut d'une tâche lorsqu'une sous-tâche est résolue ou en attribuant un problème à un membre particulier de l'équipe à un point particulier du processus.

Par exemple, LiquidPlanner utilise un moteur de planification qui calcule l'achèvement des tâches en fonction de la priorité du projet, de l'effort requis et des ressources allouées. Une fois que l'équipe a commencé à travailler, le logiciel ajuste les délais en fonction de tout changement dans la charge de travail ou la portée du projet.

De même, Wrike dispose d'un moteur d'automatisation intégré qui informe les utilisateurs des dates d'échéance à venir et déplace les tâches terminées vers les étapes suivantes. La société propose également un vaste catalogue de modèles personnalisables, qui «permettent aux utilisateurs de tout niveau de créer des règles d'automatisation», explique Kuleen Mehta, chef de produit principal de l'IA/ML pour Wrike. "Aucune expérience de codage requise."

La plate-forme de gestion de projet la plus omniprésente, Jira d'Atlassian, propose une vaste bibliothèque de dizaines de règles prédéfinies pouvant être utilisées comme modèles pour de nouveaux projets. Pour les utilisateurs qui souhaitent repartir de zéro, il existe un formulaire simple, sans code, qui permet aux utilisateurs de personnaliser leurs propres règles.

Nous avons parlé à plusieurs chefs de projet qui nous ont fait part de leur expérience avec Jira. En discutant des nouvelles orientations pour l'avenir de l'automatisation dans la gestion de projet, ils nous ont parlé des tâches qu'ils automatisent le plus et des responsabilités qui, selon eux, devraient être laissées aux êtres humains.

Un examen plus approfondi : Jira Automation

La pandémie de COVID-19 a amplifié le besoin d'outils de collaboration à distance faciles à utiliser et a offert de nouvelles opportunités aux éditeurs de logiciels de gestion de projet pour accroître l'adoption des produits. Atlassian s'efforçait déjà de se débarrasser de Jira de sa réputation d'outil complexe et non intuitif avec une courbe d'apprentissage trop abrupte pour l'utilisateur moyen, et l'automatisation est devenue une grande partie de cet effort.

En octobre 2019, Atlassian a acquis Code Barrel, puis a intégré le populaire Automation for Jira de cette société dans son service cloud en mars 2020. La version 2021 de Jira Work Management est une tentative de remodeler Jira, un outil surtout connu pour le développement de logiciels et la gestion des services informatiques. , en un guichet unique pour d'autres équipes et départements, tels que le marketing, les ressources humaines, les finances et la conception.

Les éléments constitutifs de l'automatisation dans Jira sont assez simples. Les règles d'automatisation sont composées de déclencheurs, de conditions et d'actions. Choisissez un déclencheur : il s'agit de l'événement qui déclenche la règle (le « quand »). Choisissez une condition : il s'agit d'une exigence qui doit être remplie pour que la règle continue de s'exécuter (le "si"). Choisissez une action : C'est ce qui exécute la règle en effectuant une tâche spécifique (le « alors »).

Les déclencheurs, les conditions et les actions permettent aux utilisateurs de créer des règles d'automatisation simples pour des pratiques importantes mais fastidieuses. L'un de ces cas d'utilisation de l'automatisation Jira consiste à fermer une tâche parente lorsque toutes ses sous-tâches sont terminées. Exécuté manuellement, ce processus (suivi de Jira pour chaque ticket en attente, vérification de l'état de chaque tâche et sous-tâche, suivi de chaque personne impliquée, puis marquage et fermeture du problème parent) peut être une perte de temps considérable.

Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent sélectionner la règle automatisée dans la bibliothèque d'Atlassian et demander à Jira d'envoyer un e-mail lorsqu'elle est remplie. Tant que les membres de l'équipe marquent les sous-tâches au fur et à mesure qu'ils les terminent, les éléments parents se termineront et se fermeront d'eux-mêmes.

Une règle automatisée comme celle-ci pourrait rendre le flux de travail plus efficace pour les chefs de projet et le processus plus transparent pour les développeurs. Si les problèmes se mettent à jour et se ferment d'eux-mêmes tant que les sous-tâches sont marquées, les membres de l'équipe ont plus de motivation pour suivre l'état de leur travail.

"L'un des plus gros problèmes que j'ai sur les standups quotidiens est que les développeurs ne mettent pas à jour l'état de leurs tâches", explique Patricio Tillard, un chef de projet Toptal basé à Cordoba, en Argentine. "Maintenant, tant qu'ils continuent à déplacer les choses à un niveau plus granulaire, je sais que la carte mère est également à jour."

Pour Belgrade, l'équipe de Nina Djokovic, responsable du projet Toptal basée en Serbie, cette règle s'est toutefois avérée inefficace. Dans de nombreux cas, dit-elle, « la somme de toutes les sous-tâches n'était pas une tâche complète. Il y avait toujours quelque chose d'autre à travailler », l'obligeant à rouvrir les tâches fermées afin d'en assurer le suivi avant de les refermer manuellement.

Ces expériences contraires sur le terrain révèlent une leçon importante : chaque équipe et chaque chef de projet doit comprendre complètement son produit et son flux de travail avant de mettre en œuvre des règles d'automatisation. Sinon, les fonctionnalités destinées à gagner du temps et à aggraver pourraient finir par faire le contraire.

Là où l'automatisation est la plus utile

Les meilleures solutions d'automatisation sont celles qui maintiennent les tâches en mouvement et la communication "vraiment fluide, transparente et à jour", déclare Tillard. "Vous n'avez pas besoin de modifier l'intégralité du processus pour qu'il soit automatisé, mais lorsque vous pouvez supprimer des éléments petits et fastidieux, vous obtenez un type de productivité différent pour votre équipe."

Michael Reda, chef de projet Toptal basé à Colorado Springs, Colorado, est d'accord. Comme Tillard, il préfère utiliser l'automatisation pour rationaliser les processus associés aux rapports sur le travail fini, en particulier pour les développeurs. "Je veux que le développeur se concentre sur le développement de logiciels", dit-il. "Je ne veux pas qu'ils aient à finir une histoire et ensuite rapporter qu'ils ont fini l'histoire."

Tillard automatise les rappels pour ses développeurs afin de faciliter les choses : "Nous avons une liste de contrôle qui vous demande automatiquement : 'Avez-vous publié la documentation liée à cette histoire ? Avez-vous fait votre pull request ? Votre fusion ?

En plus d'atténuer la frustration liée aux rapports quotidiens sur les tâches, l'automatisation peut être utilisée pour simplifier le processus de création d'une documentation plus complète des problèmes et des correctifs. "Chaque fois que vous pouvez retirer des tâches de documentation à vos développeurs", déclare Tillard, "ils vous donneront toujours un high five".

Son équipe de développement a automatisé une étape du processus qui imposait la création d'une documentation complète pour les problèmes de code et les corrections de bogues, puis a incorporé du JavaScript personnalisé pour transférer ces données de Jira vers un modèle prédéfini dans Confluence.

De cette façon, l'utilisation de l'automatisation peut aider à soutenir le transfert et le partage des connaissances. Si vous pouvez combiner une bonne documentation avec des histoires d'utilisateurs bien écrites, dit Tillard, "une autre équipe peut reprendre là où vous vous étiez arrêté, et vous avez déjà résolu une grande partie de la communication. Il y a peut-être quelques questions en suspens, mais la vue d'ensemble est là.

L'automatisation peut également aider à améliorer les communications en dehors des groupes de travail et entre les équipes. L'automatisation des mises à jour de statut, des listes de contrôle et des processus de documentation "connecte des équipes qui ne travaillent probablement pas côte à côte tous les jours", déclare Tillard. Un ticket du service desk peut être « synchronisé avec celui côté logiciel. Ainsi, si une équipe déplace une carte vers la révision du code, les agents du centre de services voient le statut correctement mappé à leur propre flux de travail. »

Les limites de l'automatisation

Les capacités d'automatisation comme celles de Jira sont spécifiques et dépendent de la situation. Malgré les inquiétudes croissantes concernant l'automatisation et l'IA décimant la main-d'œuvre, ce type d'automatisation ne fera pas disparaître les emplois de gestion de projet, il changera simplement la façon dont les gens exécutent ces emplois. Selon McKinsey & Company, alors que seulement 5 % des postes peuvent être entièrement automatisés, près d'un tiers des tâches spécifiques dans la plupart des professions peuvent être automatisées. Et bien qu'il existe de nombreuses tâches de gestion de projet qui se prêtent à l'automatisation, il y a des limites à ce que Jira et d'autres programmes peuvent absorber. La règle à automatiser doit être précise et bien définie. Quelqu'un doit connaître suffisamment bien le projet, l'équipe et le produit pour mettre en place des règles automatisées d'une manière bénéfique.

Les chefs de projet avertis connaissent également l'importance de tirer parti de leurs compétences en relations humaines. Bien qu'il existe désormais des bots capables de gérer certaines tâches qui dépendent des échanges interpersonnels, comme les standups quotidiens, les chefs de projet avec qui nous avons parlé ont mis en garde contre leur utilisation. "Chaque fois que vous commencez à envisager d'automatiser quelque chose où vous remplacez une interaction", dit Reda, "je pense que vous perdez quelque chose."

Une automatisation efficace devrait améliorer les processus sans éliminer les opportunités de résolution créative de problèmes, d'établissement de relations et de réflexion innovante. « Notre objectif », déclare Mehta de Wrike, est « de gagner du temps en automatisant les tâches fastidieuses ou répétitives. Nous voulons libérer les chefs de projet pour qu'ils se concentrent sur les aspects les plus gratifiants, créatifs et interpersonnels de leur travail. »