أتمتة طريقك إلى إدارة أفضل للمشروع

يستخدم مديرو المشاريع بشكل متزايد تكامل البرامج والتطبيقات التابعة لجهات خارجية لتبسيط المهام وتقليل الأخطاء البسيطة والقضاء على نوع العمل المشغول الذي يمكن أن يصرف الانتباه عن المسؤوليات الأكثر أهمية - تلك التي تتطلب لمسة بشرية. عملت أفضل شركات برمجيات إدارة المشاريع بالفعل على استخدام العديد من أدوات الأتمتة في مجموعات منتجاتها ، وتمكين الممارسين وفرقهم من خلال اعتماد شبه سلس لأحدث الميزات. بالنسبة لمديري المشاريع الذين لديهم عدد متزايد من أدوات الأتمتة المتاحة لهم ، فإن التحدي لا يقتصر على معرفة متى وكيفية استخدام هذه القدرات - ولكن أيضًا معرفة متى لا يفعلون ذلك.

مستقبلك المعزز اليوم

تفتخر جميع أدوات إدارة المشاريع الكبرى تقريبًا بنوع من الأتمتة التي تدعي أنها تساعد الفرق على توسيع نطاق جهودهم ، وزيادة القدرة على التنبؤ ، وتعزيز الاتصال ، والقضاء على المهام الإدارية الطائشة.

هذه الحلول الأصلية ليست مدفوعة بالذكاء الاصطناعي أو التعلم الآلي ، على الرغم من أن الشركات تدمج تلك الحلول في أنظمتها الأساسية بطرق أخرى. تم إنشاء أدوات الأتمتة التي تمت مناقشتها هنا باستخدام قوالب شرطية قائمة على القواعد مع مواقف وحلول محتملة تقتصر على وظائف البرامج. في حين أنها تشبه معظم الإصدارات الأساسية غير القائمة على واجهة المستخدم الرسومية لأنظمة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) ، إلا أنها تقتصر على أتمتة وظائف البرنامج فقط ، وليس نسخ المعلومات أو معالجتها. (للقيام بذلك ، يتطلب الأمر تطويرًا خارجيًا وبرمجة نصية لإنجازه.) لذلك ، بينما يمكن استخدام تقنية RPA لنقل البيانات من نظام إلى آخر ثم تنفيذ وظيفة - كما هو الحال عندما تقوم بأتمتة إنشاء الفواتير في نظام حسابات القبض - فإن أتمتة برامج إدارة المشروع هي تُستخدم لتبسيط أجزاء من النظام ، من خلال القيام بأشياء مثل تحديث حالة المهمة عند حل مهمة فرعية أو تعيين مشكلة لعضو معين في الفريق في نقطة معينة من العملية.

على سبيل المثال ، يستخدم LiquidPlanner محرك جدولة يحسب إكمال المهمة بناءً على أولوية المشروع والجهد المطلوب والموارد المخصصة. بعد أن يبدأ الفريق العمل ، يقوم البرنامج بتعديل المواعيد النهائية وفقًا لأي تغييرات في حجم العمل أو نطاق المشروع.

وبالمثل ، لدى Wrike محرك أتمتة مدمج يقوم بإعلام المستخدمين بمواعيد الاستحقاق القادمة وينقل المهام المكتملة إلى المراحل اللاحقة. توفر الشركة أيضًا كتالوجًا شاملاً للقوالب القابلة للتخصيص ، والتي "تتيح للمستخدمين من أي مستوى إنشاء قواعد التشغيل الآلي" ، كما يقول كولين ميهتا ، مدير المنتج الرئيسي في AI / ML لـ Wrike. "لا تتطلب خبرة في الترميز."

أكثر منصات إدارة المشاريع انتشارًا ، Atlassian's Jira ، تقدم مكتبة واسعة من العشرات من القواعد التي تم إنشاؤها مسبقًا والتي يمكن استخدامها كقوالب للمشاريع الجديدة. بالنسبة لأولئك المستخدمين الذين يريدون البدء من الصفر ، هناك نموذج بسيط بدون رمز يسمح للمستخدمين بتخصيص قواعدهم الخاصة.

تحدثنا إلى العديد من مديري المشاريع الذين شاركوا في تجربتهم في استخدام Jira. عند مناقشة الاتجاهات الجديدة لمستقبل الأتمتة في إدارة المشاريع ، أخبرونا عن المهام التي يقومون بأتمتة معظمها والمسؤوليات التي يشعرون أنه يجب تركها للبشر.

نظرة فاحصة: Jira Automation

عزز جائحة COVID-19 الحاجة إلى أدوات تعاون عن بعد سهلة الاستخدام وقدم فرصًا جديدة لشركات برامج إدارة المشاريع لزيادة اعتماد المنتج. كان Atlassian يعمل بالفعل على التخلص من سمعة Jira كأداة معقدة وغير بديهية ذات منحنى تعليمي شديد الانحدار بالنسبة للمستخدم العادي ، وأصبحت الأتمتة جزءًا كبيرًا من هذا الجهد.

في أكتوبر 2019 ، استحوذت Atlassian على Code Barrel ثم قامت بدمج أتمتة Jira الشهيرة لتلك الشركة في خدمتها السحابية في مارس 2020. إصدار 2021 من Jira Work Management هو محاولة لإعادة تشكيل Jira ، وهي أداة تشتهر بتطوير البرمجيات وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات ، في متجر شامل للفرق والإدارات الأخرى أيضًا ، مثل التسويق والموارد البشرية والتمويل والتصميم.

تعتبر اللبنات الأساسية للأتمتة في Jira بسيطة للغاية. تتكون قواعد الأتمتة من المشغلات والشروط والإجراءات. اختر محفزًا: هذا هو الحدث الذي يحدد القاعدة في حالة حركة ("متى"). اختر شرطًا: هذا مطلب يجب الوفاء به حتى تستمر القاعدة في العمل ("if"). اختر إجراءً: هذا هو ما ينفذ القاعدة من خلال أداء مهمة محددة ("ثم").

تمكّن المشغلات والشروط والإجراءات المستخدمين من إنشاء قواعد أتمتة بسيطة لممارسات مهمة ولكنها مملة. إحدى حالات استخدام أتمتة Jira هذه هي إغلاق مهمة رئيسية عند اكتمال جميع مهامها الفرعية. يتم إجراؤها يدويًا ، وهذه العملية - التصيد على Jira لكل بطاقة معلقة ، والتحقق من حالة كل مهمة ومهمة فرعية ، والمتابعة مع كل فرد معني ، ثم وضع علامة على المشكلة الأصلية وإغلاقها - يمكن أن تكون بمثابة استنزاف كبير للوقت.

بدلاً من ذلك ، يمكن للمستخدمين تحديد القاعدة التلقائية من مكتبة Atlassian وإرشاد Jira لإرسال بريد إلكتروني عندما يتم الوفاء بها. طالما قام أعضاء الفريق بتمييز المهام الفرعية عند الانتهاء منها ، فستكتمل العناصر الرئيسية وتغلق نفسها.

يمكن لقاعدة آلية مثل هذه أن تجعل سير العمل أكثر كفاءة لمديري المشاريع والعملية أكثر شفافية للمطورين. إذا تم تحديث المشكلات وإغلاقها من تلقاء نفسها طالما تم وضع علامة على المهام الفرعية ، فسيكون لدى أعضاء الفريق حافز أكبر لمواكبة حالة عملهم.

يقول باتريشيو تيلارد ، مدير مشروع Toptal في قرطبة ، الأرجنتين: "واحدة من أكبر نقاط الألم التي أواجهها في المواقف اليومية هي عدم قيام المطورين بتحديث حالة مهامهم". "الآن ، طالما استمروا في نقل الأشياء على مستوى أكثر دقة ، فأنا أعلم أن بطاقة الوالدين محدثة أيضًا."

بالنسبة إلى بلغراد ، فريق نينا ديوكوفيتش ، مدير مشروع Toptal ومقره صربيا ، ثبت أن هذه القاعدة غير فعالة. وتقول في كثير من الحالات ، "لم يكن مجموع كل المهام الفرعية مهمة كاملة. كان هناك دائمًا شيء آخر يجب العمل عليه "، مما جعلها تضطر إلى إعادة فتح المهام المغلقة من أجل متابعتها قبل إغلاقها مرة أخرى يدويًا.

تكشف هذه التجارب المتناقضة من الميدان درسًا مهمًا: يحتاج كل فريق وكل مدير مشروع إلى فهم منتجهم وسير العمل تمامًا قبل تطبيق قواعد الأتمتة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تؤدي الميزات التي تهدف إلى توفير الوقت والتفاقم إلى القيام بالعكس.

حيث تكون الأتمتة أكثر فائدة

يقول تيلارد إن أفضل حلول الأتمتة هي تلك التي تحافظ على استمرار المهام والتواصل "بشكل سلس وشفاف ومُحدَّث حقًا". "لست بحاجة إلى تغيير العملية برمتها لتصبح مؤتمتة ، ولكن عندما يمكنك التخلص من الأشياء الصغيرة والمملة ، فإنك تحصل على نوع مختلف من الإنتاجية لفريقك."

يوافق مايكل رضا مدير مشروع Toptal ومقره كولورادو سبرينغز بولاية كولورادو على ذلك. مثل تيلارد ، يفضل استخدام الأتمتة لتبسيط العمليات المرتبطة بالإبلاغ عن العمل المنتهي ، خاصة للمطورين. يقول: "أريد أن يركز المطور على تطوير البرمجيات". "لا أريدهم أن يضطروا إلى إنهاء القصة ثم الإبلاغ عن أنهم انتهوا من القصة."

يقوم Tillard بأتمتة رسائل التذكير لمطوريه لتسهيل الأمور: "لدينا قائمة تحقق تسألك تلقائيًا ،" هل قمت بنشر الوثائق المتعلقة بهذه القصة؟ هل قمت بطلب السحب الخاص بك؟ اندماجك؟ "

بالإضافة إلى تخفيف الإحباط من إعداد تقارير المهام اليومية ، يمكن استخدام الأتمتة لتبسيط عملية إنشاء توثيق أكثر شمولاً للمشكلات والإصلاحات. يقول تيلارد: "كلما استطعت استبعاد مهام التوثيق من مطوريك ، فإنهم سيعطونك دائمًا خمسة أشياء عالية".

قام فريق التطوير الخاص به بأتمتة خطوة في العملية التي فرضت إنشاء وثائق شاملة لمشكلات التعليمات البرمجية وإصلاح الأخطاء ، ثم قام بدمج JavaScript مخصص لنقل تلك البيانات من Jira إلى قالب تم إنشاؤه مسبقًا في Confluence.

بهذه الطريقة ، يمكن أن يساعد استخدام الأتمتة في دعم نقل المعرفة ومشاركتها. إذا كان بإمكانك الجمع بين التوثيق الجيد وقصص المستخدم المكتوبة جيدًا ، كما يقول تيلارد ، "يمكن لفريق آخر المتابعة من حيث توقفت ، وقد قمت بالفعل بحل الكثير من الاتصالات. قد يكون هناك سؤالان باقيا ، ولكن الصورة الكبيرة موجودة ".

يمكن أن تساعد الأتمتة أيضًا في تحسين الاتصالات خارج مجموعات العمل وعبر الفرق. يقول تيلارد إن التشغيل الآلي لتحديثات الحالة وقوائم المراجعة وعمليات التوثيق "يربط الفرق التي ربما لا تعمل جنبًا إلى جنب كل يوم". يمكن مزامنة التذكرة من مكتب الخدمة مع تلك الموجودة على جانب البرنامج. لذلك ، إذا قام أحد الفريقين بتحريك بطاقة إلى مراجعة التعليمات البرمجية ، فسيرى وكلاء مكتب الخدمة الحالة التي تم تعيينها بشكل صحيح لسير العمل الخاص بهم. "

حدود الأتمتة

قدرات الأتمتة مثل Jira محددة وتعتمد على الموقف. على الرغم من المخاوف المتزايدة بشأن الأتمتة والذكاء الاصطناعي الذي يقضي على القوى العاملة ، فإن هذا النوع من الأتمتة لن يجعل وظائف إدارة المشاريع تختفي ، بل سيغير ببساطة كيفية أداء الأشخاص لتلك الوظائف. وفقًا لشركة McKinsey & Company ، في حين أن 5٪ فقط من الوظائف يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل ، يمكن أتمتة ما يقرب من ثلث المهام المحددة في معظم المهن. وعلى الرغم من وجود الكثير من مهام إدارة المشاريع التي تصلح للأتمتة ، إلا أن هناك حدودًا لما يمكن أن تستوعبه Jira والبرامج الأخرى. يجب أن تكون القاعدة التي سيتم تشغيلها آليًا محددة ومحددة جيدًا. يجب أن يعرف شخص ما المشروع والفريق والمنتج جيدًا بما يكفي لإعداد قواعد آلية بطريقة مفيدة.

يعرف مديرو المشاريع الأذكياء أيضًا أهمية الاستفادة من مهارات الأشخاص لديهم. على الرغم من وجود روبوتات يمكنها التعامل مع مهام معينة تعتمد على التبادلات الشخصية - مثل المواقف اليومية - إلا أن مديري المشاريع الذين تحدثنا معهم حذروا من استخدامها. يقول رضا: "في أي وقت تبدأ فيه النظر في أتمتة شيء ما حيث تستبدل بعض التفاعل ، أعتقد أنك تفقد شيئًا ما."

يجب أن تعمل الأتمتة الفعالة على تحسين العمليات دون القضاء على فرص حل المشكلات الإبداعي وبناء العلاقات والتفكير الإبداعي. يقول ميهتا من Wrike: "هدفنا هو توفير الوقت عن طريق أتمتة العمل الممل أو المتكرر. نريد تحرير مديري المشاريع من أجل التركيز على الجوانب الأكثر إفادة وإبداعًا والتعامل مع الآخرين في عملهم ".