Zautomatyzuj swoją drogę do lepszego zarządzania projektami

Menedżerowie projektów coraz częściej korzystają z oprogramowania i integracji aplikacji innych firm, aby usprawnić zadania, zmniejszyć proste błędy i wyeliminować rodzaj pracochłonności, która może odwracać uwagę od bardziej istotnych obowiązków — tych, które wymagają ludzkiego dotyku. Czołowe firmy zajmujące się oprogramowaniem do zarządzania projektami wdrożyły już wiele narzędzi do automatyzacji w swoich pakietach produktów, umożliwiając praktykom i ich zespołom niemal bezproblemową adaptację najnowszych funkcji. Dla kierowników projektów dysponujących coraz większą liczbą narzędzi do automatyzacji wyzwaniem staje się nie tylko wiedza, kiedy i jak korzystać z tych możliwości, ale także wiedza, kiedy tego nie robić.

Twoja rozszerzona przyszłość dzisiaj

Praktycznie wszystkie najlepsze narzędzia do zarządzania projektami oferują pewną formę automatyzacji, która rzekomo pomaga zespołom skalować ich wysiłki, zwiększać przewidywalność, poprawiać komunikację i eliminować bezmyślne zadania administracyjne.

Te natywne rozwiązania nie są napędzane sztuczną inteligencją ani uczeniem maszynowym, chociaż firmy włączają je do swoich platform na inne sposoby. Omówione tutaj narzędzia automatyzacji są zbudowane przy użyciu szablonów warunkowych opartych na regułach z potencjalnymi sytuacjami i rozwiązaniami ograniczonymi do funkcjonalności programów. Chociaż są podobne do najbardziej podstawowych, nieopartych na graficznym interfejsie użytkownika wersji systemów Robotic Process Automation (RPA), ograniczają się one tylko do automatyzacji funkcji oprogramowania, a nie do replikowania lub manipulowania informacjami. (Aby to zrobić, potrzeba dodatkowego rozwoju i tworzenia skryptów.) Tak więc, chociaż RPA może być używany do przesyłania danych z jednego systemu do drugiego, a następnie wykonywania funkcji – na przykład w przypadku automatyzacji tworzenia faktur w systemie rozrachunków z odbiorcami – automatyzacja oprogramowania do zarządzania projektami jest służy do usprawnienia części systemu, wykonując takie czynności, jak aktualizowanie statusu zadania po rozwiązaniu podzadania lub przypisywanie problemu do konkretnego członka zespołu w określonym momencie procesu.

Na przykład LiquidPlanner używa aparatu planowania, który oblicza ukończenie zadania na podstawie priorytetu projektu, wymaganego nakładu pracy i przydzielonych zasobów. Po rozpoczęciu pracy przez zespół oprogramowanie dostosowuje terminy zgodnie z wszelkimi zmianami w nakładzie pracy lub zakresie projektu.

Podobnie Wrike posiada wbudowany silnik automatyzacji, który powiadamia użytkowników o zbliżających się terminach i przenosi wykonane zadania do kolejnych etapów. Firma zapewnia również obszerny katalog dostosowywalnych szablonów, które „pozwalają użytkownikom na dowolnym poziomie tworzyć reguły automatyzacji” — mówi Kuleen Mehta, główny menedżer ds. produktów AI/ML w firmie Wrike. „Nie jest wymagane doświadczenie w kodowaniu”.

Najbardziej wszechobecna platforma do zarządzania projektami, Jira firmy Atlassian, oferuje obszerną bibliotekę dziesiątek gotowych reguł, które można wykorzystać jako szablony dla nowych projektów. Dla tych użytkowników, którzy chcą zacząć od zera, istnieje prosty formularz bez kodu, który pozwala użytkownikom dostosować własne reguły.

Rozmawialiśmy z kilkoma kierownikami projektów, którzy zastanawiali się nad swoim doświadczeniem w korzystaniu z Jira. Omawiając nowe kierunki dla przyszłości automatyzacji w zarządzaniu projektami, powiedzieli nam, jakie zadania automatyzują najbardziej i jakie obowiązki powinni pozostawić ludziom.

Bliższe spojrzenie: Jira Automation

Pandemia COVID-19 zwiększyła zapotrzebowanie na łatwe w użyciu narzędzia do zdalnej współpracy i stworzyła nowe możliwości dla firm zajmujących się oprogramowaniem do zarządzania projektami w celu zwiększenia przyjęcia produktów. Atlassian już pracował nad pozbyciem się reputacji Jiry jako złożonego, nieintuicyjnego narzędzia, którego krzywa uczenia się jest zbyt stroma dla przeciętnego użytkownika, a automatyzacja stała się dużą częścią tego wysiłku.

W październiku 2019 r. firma Atlassian przejęła Code Barrel, a następnie zintegrowała popularną usługę Automation for Jira tej firmy ze swoją usługą chmurową w marcu 2020 r. Wersja Jira Work Management z 2021 r. jest próbą przekształcenia Jira, narzędzia najlepiej znanego z tworzenia oprogramowania i zarządzania usługami IT , w jednym miejscu dla innych zespołów i działów, takich jak marketing, zasoby ludzkie, finanse i projektowanie.

Bloki konstrukcyjne automatyzacji w Jira są dość proste. Reguły automatyzacji składają się z wyzwalaczy, warunków i akcji. Wybierz wyzwalacz: jest to zdarzenie, które uruchamia regułę („kiedy”). Wybierz warunek: Jest to wymaganie, które musi zostać spełnione, aby reguła nadal działała („jeśli”). Wybierz akcję: to jest to, co realizuje regułę, wykonując określone zadanie („wtedy”).

Wyzwalacze, warunki i akcje umożliwiają użytkownikom tworzenie prostych reguł automatyzacji dla ważnych, ale żmudnych praktyk. Jednym z takich przypadków użycia automatyzacji Jira jest zamknięcie zadania nadrzędnego po zakończeniu wszystkich jego podzadań. Wykonywany ręcznie proces ten — trolling Jira pod kątem każdego zaległego zgłoszenia, sprawdzanie stanu każdego zadania i podzadania, kontynuacja każdej zaangażowanej osoby, a następnie oznaczanie i zamykanie problemu nadrzędnego — może być dużym upływem czasu.

Zamiast tego użytkownicy mogą wybrać zautomatyzowaną regułę z biblioteki Atlassian i poinstruować Jira, aby wysłał wiadomość e-mail po jej spełnieniu. Dopóki członkowie zespołu zaznaczą podzadania po ich zakończeniu, elementy nadrzędne zostaną ukończone i zamknięte.

Taka zautomatyzowana reguła może sprawić, że przepływ pracy będzie bardziej wydajny dla kierowników projektów, a proces bardziej przejrzysty dla programistów. Jeśli problemy są aktualizowane i zamykane samodzielnie, dopóki podzadania są zaznaczone, członkowie zespołu mają większą motywację do nadążania za stanem swojej pracy.

„Jednym z największych problemów, z jakimi borykam się na co dzień, jest to, że programiści nie aktualizują statusu swoich zadań” — mówi Patricio Tillard, kierownik projektu Toptal z Cordoby w Argentynie. „Teraz, o ile przenoszą rzeczy na bardziej szczegółowym poziomie, wiem, że karta rodzica również jest aktualna”.

Jednak dla zespołu Belgradu, kierownika projektu Toptal z Serbii, Niny Djokovic, ta zasada okazała się nieskuteczna. W wielu przypadkach, jak mówi, „suma wszystkich podzadań nie była kompletnym zadaniem. Zawsze było coś innego, nad czym trzeba było popracować”, co spowodowało, że musiała ponownie otworzyć zamknięte zadania, aby kontynuować je przed ponownym ich ręcznym zamknięciem.

Te przeciwstawne doświadczenia w terenie ujawniają ważną lekcję: każdy zespół i każdy kierownik projektu musi całkowicie zrozumieć swój produkt i przepływ pracy przed wdrożeniem reguł automatyzacji. Jeśli nie, funkcje mające na celu zaoszczędzenie czasu i pogorszenie sytuacji mogą skończyć się odwrotnie.

Gdzie automatyzacja jest najbardziej przydatna

Najlepsze rozwiązania do automatyzacji to takie, które sprawiają, że zadania są w ruchu, a komunikacja „naprawdę bezproblemowa, przejrzysta i aktualna”, mówi Tillard. „Nie musisz zmieniać całego procesu, aby był zautomatyzowany, ale kiedy możesz usunąć rzeczy małe i żmudne, uzyskasz inny rodzaj produktywności dla swojego zespołu”.

Colorado Springs, kierownik projektu Toptal z Kolorado, Michael Reda, zgadza się. Podobnie jak Tillard, woli wykorzystywać automatyzację do usprawnienia procesów związanych z raportowaniem ukończonych prac, specjalnie dla programistów. „Chcę, żeby programista skupił się na tworzeniu oprogramowania”, mówi. „Nie chcę, żeby musieli kończyć historię, a potem zgłaszać, że ją dokończyli”.

Tillard automatyzuje przypomnienia swoim programistom, aby ułatwić pracę: „Mamy listę kontrolną, która automatycznie pyta cię:„ Czy opublikowałeś dokumentację związaną z tą historią? Czy wykonałeś swoje żądanie ściągnięcia? Twoja fuzja?'”

Oprócz złagodzenia frustracji związanej z codziennym raportowaniem zadań, automatyzacja może być wykorzystana do uproszczenia procesu tworzenia bardziej rozbudowanej dokumentacji problemów i poprawek. „Kiedy tylko możesz zdjąć zadania związane z dokumentacją od swoich programistów”, mówi Tillard, „zawsze przybiją ci piątkę”.

Jego zespół programistów zautomatyzował etap procesu, który nakazywał stworzenie kompleksowej dokumentacji problemów z kodem i poprawek błędów, a następnie włączył niestandardowy JavaScript, aby przenieść te dane z Jira do gotowego szablonu w Confluence.

W ten sposób zastosowanie automatyzacji może pomóc we wspieraniu transferu i dzielenia się wiedzą. Tillard mówi, że jeśli potrafisz połączyć dobrą dokumentację z dobrze napisanymi historyjkami użytkowników, „inny zespół może kontynuować od miejsca, w którym skończyłeś, a większość komunikacji już rozwiązałeś. Może pojawić się kilka nierozstrzygniętych pytań, ale ogólny obraz jest tutaj.

Automatyzacja może również pomóc w usprawnieniu komunikacji poza grupami roboczymi i między zespołami. Automatyzacja aktualizacji statusu, list kontrolnych i procesów dokumentacji „łączy zespoły, które prawdopodobnie nie pracują obok siebie każdego dnia”, mówi Tillard. Bilet z punktu obsługi można „zsynchronizować z biletem po stronie oprogramowania. Tak więc, jeśli jeden zespół przeniesie kartę do przeglądu kodu, agenci działu obsługi widzą status odpowiednio zamapowany na ich własny przepływ pracy”.

Granice automatyzacji

Możliwości automatyzacji, takie jak Jira, są specyficzne i zależne od sytuacji. Pomimo rosnących obaw o automatyzację i sztuczną inteligencję dziesiątkującą siłę roboczą, ten rodzaj automatyzacji nie sprawi, że zadania związane z zarządzaniem projektami znikną, po prostu zmieni sposób, w jaki ludzie wykonują te zadania. Według McKinsey & Company, podczas gdy tylko 5% stanowisk może być w pełni zautomatyzowanych, prawie jedna trzecia konkretnych zadań w większości zawodów może być zautomatyzowana. I chociaż istnieje wiele zadań związanych z zarządzaniem projektami, które nadają się do automatyzacji, istnieją ograniczenia co do tego, co może wchłonąć Jira i inne programy. Reguła, która ma być zautomatyzowana, musi być konkretna i dobrze zdefiniowana. Ktoś musi znać projekt, zespół i produkt na tyle dobrze, aby skonfigurować automatyczne reguły w korzystny sposób.

Doświadczeni kierownicy projektów wiedzą również, jak ważne jest wykorzystanie umiejętności kadrowych. Chociaż istnieją teraz boty, które mogą wykonywać pewne zadania, które zależą od wymiany międzyludzkiej — takie jak codzienne standupy — kierownicy projektów, z którymi rozmawialiśmy, przestrzegali przed ich używaniem. „Za każdym razem, gdy zaczynasz patrzeć na automatyzację czegoś, w którym zastępujesz jakąś interakcję”, mówi Reda, „Myślę, że coś tracisz”.

Skuteczna automatyzacja powinna usprawnić procesy bez eliminowania możliwości kreatywnego rozwiązywania problemów, budowania relacji i innowacyjnego myślenia. „Naszym celem”, mówi Mehta z Wrike, jest „oszczędność czasu poprzez automatyzację żmudnej lub powtarzalnej pracy. Chcemy umożliwić kierownikom projektów skupienie się na najbardziej satysfakcjonujących, kreatywnych i interpersonalnych aspektach ich pracy”.