กลยุทธ์ขั้นสูงสำหรับทีมระยะไกลที่มีการทำงานร่วมกันสูง

ที่ Toptal ไม่มีอะไรเกี่ยวกับงานทางไกลที่เป็นที่ถกเถียงกัน ในช่วงสี่ปีที่ผ่านมา เราอาศัยและทำงานทางไกลในกว่า 30 ประเทศ เราใช้บริษัทระยะไกล 100% ที่มีพนักงาน 90 คนและมีเงินทุนสนับสนุน ซึ่งเติบโตหลายร้อยเปอร์เซ็นต์ทุกปี เกือบทั้งหมดมาจากแล็ปท็อป โทรศัพท์ และแท็บเล็ตของเรา การทำงานจากระยะไกลเป็นความจริงที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราประกาศข่าวประเสริฐให้กับลูกค้าของเรา ในขณะที่ฝึกฝนสิ่งที่เราประกาศ การจ้างงานจากระยะไกลขจัดข้อจำกัดของการจำกัดขอบเขตทางภูมิศาสตร์ และทำให้สามารถสร้างทีมที่ดีที่สุดได้ ไม่ว่าสมาชิกจะอยู่ที่อื่นในอ่าวหรือทั่วโลก

แต่ปรากฎว่าคนฉลาดบางคนไม่เห็นด้วยกับฉัน เมื่อเร็ว ๆ นี้ โพสต์โดย Paul Graham และการตอบสนองที่ตามมาโดย Matt Mullenweg ของ Automattic ได้จุดประกายการถกเถียงครั้งใหญ่เกี่ยวกับการทำงานทางไกล ฉันเผยแพร่โพสต์ของ Matt ไปที่ทีมของฉัน เพราะฉันคิดว่ามันเรียบง่ายและกระชับในสิ่งที่เราออกอากาศมาหลายปี: จ้างผู้ที่มีพรสวรรค์ที่ดีที่สุดในโลก ไม่ว่าพวกเขาจะอาศัยอยู่ที่ไหน และทุกคนก็ชนะ

คุณอาจคุ้นเคยกับกรณีตำราของทีมทางไกลที่ประสบความสำเร็จ เช่น 37Signals, Automattic, GitHub และอื่นๆ อีกมากมาย แต่ลองพิจารณาตัวอย่างที่ไม่ชัดเจนของเวลาที่คนในสำนักงานทำงานจากระยะไกล:

• รองประธานฝ่ายขายเดินทางไปประชุมและรายงานกลับไปยังทีมของเธอ
• ทีมซอฟต์แวร์ทำ scrum รายวันกับลูกค้า
• นักการตลาดกำลังเจรจาซื้อโฆษณากับบริษัทที่ตั้งอยู่ทั่วประเทศ
• นักวิเคราะห์เสร็จสิ้นการนำเสนอระหว่างทางไปสำนักงาน
• นักพัฒนาส่งข้อความหากันจากอีกฟากหนึ่งของห้องแทนการพูดคุย

ทุกครั้งที่คุณอยู่นอกสำนักงานหรือทำงานกับใครบางคนที่ไม่ได้อยู่ข้างๆ คุณ คุณกำลังทำงานจากระยะไกล วิธีดำเนินธุรกิจให้สำเร็จลุล่วงไปมากในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา… แต่การทำงานทางไกล ในแง่ที่ง่ายที่สุด ไม่ใช่เรื่องใหม่ทั้งหมด

ด้วยพนักงาน 100% ที่ Toptal ทำงานจากระยะไกล เราจึงได้รวบรวมประสบการณ์ตรงมากมายเกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะคิดว่าตัวเองเป็นคนทำงานนอกสถานที่หรือไม่ คำแนะนำเหล่านี้อาจมีประโยชน์

1. มีลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่เป็นศัตรูหรือยากลำบากหรือไม่? ใช้วิดีโอแชท

คุณอาจกำลังคิดว่าสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือเห็นคนที่ยากลำบากคนนี้ แต่วิดีโอแชทมักจะดีกว่าการส่งข้อความ เสียง หรือแม้แต่การประชุมแบบตัวต่อตัว เพราะมันไม่เกี่ยวกับการเห็นอีกฝ่ายเลย

มันเป็นเรื่องของคนอื่นที่เห็นเขา/เธอ

บาร์มีกระจกเงาอยู่ด้านหลังบาร์เทนเดอร์ด้วยเหตุผลเดียวกัน: ผู้คนมีพฤติกรรมที่แตกต่างกันเมื่อมองเห็นตัวเอง แม้กระทั่งคนขี้เมาและนักเลง ในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขามีความตระหนักในตนเอง มีความเป็นมืออาชีพ และอดทนมากขึ้น หากคุณเคยคุยกับใครซักคนและบอกได้ว่าเขาไม่สนใจจริงๆ (บางทีคุณอาจได้ยินการพิมพ์ในเบื้องหลัง หรือเขาขอให้คุณพูดซ้ำ) หรือหากคุณเคยคุยกับคนที่ก้าวร้าว หรือแค่อารมณ์เสีย ให้ลองเปลี่ยนไปใช้วิดีโอดู ฉันคิดว่าคุณจะประหลาดใจที่การสนทนาจะง่ายขึ้นในทันที

2. ลดวอลเลย์จัดตารางเวลากับทีมระยะไกล

ดูคุ้นเคย?

คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้ ดังนั้นอย่า

ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีสำนักงานคือคุณสามารถเดินไปที่ประตูบ้านและถามใครสักคนว่ามีเวลาสักนาทีไหม ผ่านไปหนึ่งนาที คุณก็ร่วมมือกันสำเร็จ รอบเวลาสั้นสุด ไม่มีนาที ชั่วโมง… หรือแม้แต่วันที่สูญเปล่า

ไม่นานมานี้ ไม่เคยได้ยินเสียงเคาะประตูจากระยะไกลเทียบเท่ากับป๊อปอินมาก่อน การตอบกลับอีเมลยังช้าและการโทรทางไกลมีราคาแพง แต่เวลานั้นคงมั่นในอดีต ขณะนี้มีเครื่องมือมากมายตั้งแต่ Skype ถึง Slack ถึง HipChat ที่ทำให้การทำงานร่วมกันในทันทีง่ายกว่าการเดินไปที่เครื่องทำความเย็น

แม้ว่าทีมของคุณจะมีการกระจาย 100% คุณแทบจะไม่ต้องส่งอีเมลถึงใครซักคนเพื่อกำหนดเวลาการโทรหรือการประชุมเพื่อดำเนินการบางอย่าง เพียงตรวจสอบโซนเวลาของคุณอีกครั้งและเคาะแบบเสมือนจริง

หรือไม่ก็อย่าถามเลยดีกว่า แค่โทรหาคน แม้ว่ามารยาทในการโทรจะไม่เป็นที่ยอมรับใน Skype, GChat ฯลฯ การใช้ความสามารถด้านเสียงของแพลตฟอร์มการแชทเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญ ถ้าคนไม่ว่าง พวกเขาจะไม่สนใจคุณ ไม่ได้เสียหายอะไร พวกเขาสามารถโทรกลับหาคุณหรือคุณสามารถลองอีกครั้งในภายหลัง

ที่กล่าวว่า คุณควรคำนึงถึงข้อความเปิดของคุณ เพราะเพื่อนร่วมงานของคุณอาจอยู่ระหว่างการนำเสนอ

3. หยุดการสนทนาทางอีเมลแบบอินไลน์

นี่คือสิ่งที่คุณอาจเคยเห็นมาก่อน:

เรามีกฎที่ต่อต้านสิ่งนี้ที่บริษัทของฉัน ฉันเกลียดอีเมลยาวๆ และเกลียดอีเมลที่ยาวและสับสนเป็นพิเศษ นี่คือสิ่งที่สูญหายและสื่อสารผิดพลาด และการพยายามทำความเข้าใจกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเหล่านี้เป็นวิธีหนึ่งที่บริษัทธรรมดาๆ ใช้เวลาโดยเปล่าประโยชน์

การเขียนตอบกลับอีเมลที่มีไหวพริบอาจใช้เวลานาน แต่นั่นไม่ใช่ข้อแก้ตัวในการผูกสมองของเพื่อนร่วมงานเป็นปม ครั้งต่อไปที่คุณรู้สึกว่าตัวเองกำลังเขียนว่า "ดูด้านล่างเป็นตัวหนา/แดง/ขีดเส้นใต้/อะไรก็ตาม" ให้หยุด ถ้าคุณไม่มีเวลาเขียนคำตอบที่ครุ่นคิดที่คุณต้องการ ให้หยิบโทรศัพท์แล้วโทรหาบุคคลนั้น หรือไม่ก็เคาะประตูบ้านเขาแบบเสมือนจริง หากคุณต้องการเอกสารการอภิปราย ให้ติดตามด้วยหัวข้อย่อยและรายการดำเนินการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณและทุกคนที่คุณทำงานด้วยประหยัดเวลาและความสับสนได้มาก

4. ใช้ VPN เพื่อทำให้อินเทอร์เน็ตของคุณ “เร็วขึ้น”

สิ่งนี้อาจเคยเกิดขึ้นกับคุณมาก่อน: ดูเหมือนว่ามีบางอย่างผิดปกติกับการเชื่อมต่อของคุณ คุณไม่สามารถรับสาย Skype เพื่อใช้งานได้ หรือบางทีเวลาในการดาวน์โหลดเอกสารที่เพื่อนร่วมงานของคุณเพิ่งส่งให้คุณนั้นเตือนคุณถึงการเรียกผ่านสายโทรศัพท์ speedtest แสดงผลลัพธ์ที่สมเหตุสมผล

ISP ของคุณอาจควบคุมปริมาณการเชื่อมต่อของคุณ

สิ่งนี้เกิดขึ้นกับฉันตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น ฉันเคยไปประชุมที่ต่างประเทศและต้องต่อสู้กับผู้ให้บริการอย่าง T-Mobile ซึ่งเร่งความเร็ว Skype ให้โทรบนเครือข่าย 3G ของตนเพื่อพยายามบังคับให้ลูกค้าจ่ายค่าสมัครที่แพงกว่า หรือทำให้เก่า- โทรทางไกลแบบแฟชั่นสำหรับอัตราที่สูง

Virtual Private Network (VPN) จะเข้ารหัสการรับส่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตทั้งหมดของคุณ ดังนั้น ISP ของคุณจึงไม่สามารถบอกได้ว่ามันเป็นทราฟฟิกประเภทใด ดังนั้นจึงไม่สามารถควบคุมปริมาณการใช้งานตามข้อมูลนั้นได้ เมื่อคุณเดินทาง ดาวน์โหลดไคลเอนต์ VPN เช่น Buffered บนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือเปรียบเทียบบริการ VPN ที่ดีที่สุดบน BestVPN.com ครั้งต่อไปที่คุณมีปัญหาเช่นนี้ ให้เริ่มต้นขึ้น และคุณอาจทึ่งกับความเร็วในการเชื่อมต่อของคุณที่พัฒนาขึ้น

เป็นโบนัส หากคุณทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณจะได้รับความปลอดภัยเพิ่มขึ้นอย่างมาก

5. ออกกำลังกาย

สุขภาพของคุณมีความสำคัญพอๆ กับคำแนะนำข้างต้น เฮอร์แมน มิลเลอร์พูดถึงตำแหน่ง "เต่า" และการลื่นไถลในท่าทางการพิมพ์ที่ไม่ดีนั้นง่ายเพียงใด TED Talk เมื่อเร็ว ๆ นี้ที่ได้รับการเผยแพร่อย่างกว้างขวางเรียกร้องให้นั่งสูบบุหรี่ใหม่ เมื่อทำงานอย่างสะดวกสบายในบ้าน ห้องพักในโรงแรม หรือชายหาด คุณสามารถตั้งรกรากในที่เดียวกันได้นานเกินไป

อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้อย่างแน่นอนที่จะออกกำลังกายในขณะที่ทำงานจากระยะไกล จากผลสำรวจล่าสุดของ ConnectSolutions พบว่า 32% ของผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่กล่าวว่าพวกเขาออกกำลังกายมากขึ้นกว่าที่เคยในสภาพแวดล้อมการทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นกรณีนี้ ฉันแนะนำให้วาง Thera-Band ไว้ใกล้โต๊ะทำงานของคุณตลอดเวลา นักยิมนาสติกโอลิมปิกใช้สิ่งเหล่านี้สำหรับการฝึกแรงต้าน และด้วยยางขนาด 6 นิ้ว คุณก็สามารถออกกำลังกายได้ทั้งตัวได้ทุกที่ เมื่อคุณใช้เวลากับคอมพิวเตอร์เป็นเวลานาน คุณต้องลุกขึ้นและออกกำลังกายบ่อยๆ ดังนั้นฉันขอแนะนำให้สร้างนิสัยโดยหยิบมันขึ้นมาสักครู่ทุกครั้งที่เห็น ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเดินเข้าประตูไป เพิ่งคุยเสร็จ หรือคุณแค่หยุดชั่วขณะระหว่างอีเมลหรืองานต่างๆ

สิ่งนี้ช่วยในการทำงานร่วมกันอย่างไร? การออกกำลังกายเชื่อมโยงกับทุกสิ่งตั้งแต่ความเครียดและความวิตกกังวลที่ลดลง ไปจนถึงความสุข ความคิดสร้างสรรค์ และประสิทธิภาพทางจิตที่เพิ่มขึ้น และไม่ต้องใช้เวลามากในการสร้างความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจน การออกกำลังกายเพียงเล็กน้อยก็ทำให้คุณเป็นสมาชิกในทีมได้ดีขึ้น

อันที่จริง คุณควรหยุดอ่านและวิดพื้นสักสองสามตอนนี้