Taktik Tingkat Lanjut untuk Tim Jarak Jauh yang Sangat Kolaboratif

Di Toptal, tidak ada yang kontroversial tentang pekerjaan jarak jauh. Selama empat tahun terakhir, kami telah tinggal dan bekerja dari jarak jauh di lebih dari 30 negara. Kami telah menjalankan 100% jarak jauh, 90 orang kuat, perusahaan yang didanai ventura yang tumbuh ratusan persen dari tahun ke tahun—hampir seluruhnya dari laptop, ponsel, dan tablet kami. Bekerja dari jarak jauh adalah kenyataan yang produktif dan efisien yang kami injili kepada klien kami, sambil mempraktikkan apa yang kami khotbahkan. Mempekerjakan dari jarak jauh menghilangkan kendala geolimiting dan memungkinkan untuk membangun tim terbaik, terlepas dari apakah anggota berada di seberang Teluk atau di seluruh dunia.

Tapi ternyata beberapa orang yang sangat pintar tidak setuju dengan saya. Baru-baru ini, sebuah posting oleh Paul Graham dan tanggapan berikutnya oleh Matt Mullenweg dari Automattic memicu perdebatan besar tentang pekerjaan jarak jauh. Saya mengedarkan postingan Matt ke tim saya, karena menurut saya postingan itu secara sederhana dan ringkas mengatakan apa yang telah kami siarkan selama bertahun-tahun: pekerjakan talenta terbaik dunia, di mana pun mereka tinggal, dan semua orang menang.

Anda mungkin sudah akrab dengan kasus buku teks tim jarak jauh yang sukses seperti 37Signals, Automattic, GitHub, dan banyak lagi, tetapi pertimbangkan beberapa contoh yang tidak terlalu jelas saat pekerja kantoran bekerja dari jauh:

• VP Penjualan bepergian untuk konferensi dan melaporkan kembali ke timnya
• Tim perangkat lunak melakukan scrum harian dengan klien
• Pemasar menegosiasikan pembelian iklan dengan perusahaan yang berbasis di seluruh negeri
• Analis menyelesaikan presentasi dalam perjalanan ke kantor
• Pengembang saling mengirim pesan dari seberang ruangan alih-alih berbicara

Setiap kali Anda secara fisik berada di luar kantor atau bekerja dengan seseorang yang tidak berada di sebelah Anda, Anda bekerja dari jarak jauh. Cara menyelesaikan bisnis telah banyak berkembang dalam beberapa dekade terakhir… tetapi kerja jarak jauh, dalam pengertian yang paling sederhana, bukanlah hal yang baru.

Dengan 100% karyawan di Toptal bekerja dari jarak jauh, kami telah mengumpulkan banyak pengalaman langsung tentang cara berkolaborasi secara efektif dari jarak jauh. Apakah Anda menganggap diri Anda seorang pekerja jarak jauh atau tidak, tips ini mungkin berguna.

1. Punya klien atau kolega yang bermusuhan atau sulit? Gunakan obrolan video

Anda mungkin berpikir bahwa hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah melihat orang yang sulit ini. Tetapi obrolan video seringkali lebih baik daripada teks, suara, atau bahkan pertemuan langsung, karena ini bukan tentang bertemu orang lain sama sekali.

Ini tentang orang lain yang melihat dirinya sendiri.

Bar memiliki cermin di belakang para bartender untuk alasan yang sama: orang bertindak berbeda ketika mereka dapat melihat diri mereka sendiri—bahkan orang mabuk dan gaduh. Dalam kebanyakan kasus, mereka jauh lebih sadar diri, profesional, dan sabar. Jika Anda pernah berbicara dengan seseorang dan dapat mengetahui bahwa mereka tidak benar-benar memperhatikan (mungkin Anda dapat mendengar mengetik di latar belakang, atau mereka terus meminta Anda untuk mengulangi sesuatu), atau jika Anda pernah berbicara dengan seseorang yang bersikap agresif atau sekadar kesal, pertimbangkan untuk beralih ke video. Saya pikir Anda akan terkejut melihat betapa mudahnya percakapan segera menjadi.

2. Kurangi penjadwalan voli dengan tim jarak jauh

Terlihat akrab?

Anda tidak perlu melakukan ini, jadi jangan.

Salah satu manfaat utama memiliki kantor adalah Anda dapat berjalan ke pintu seseorang dan menanyakan apakah mereka punya waktu sebentar. Semenit kemudian, Anda sudah berhasil berkolaborasi. Waktu siklus super singkat. Tidak ada menit, jam… atau bahkan hari yang terbuang sia-sia.

Belum lama ini, sebuah remote yang setara dengan pop-in ketukan pintu tidak pernah terdengar. Tanggapan email masih lambat dan panggilan telepon jarak jauh mahal. Tapi waktu itu dengan tegas tetap di masa lalu. Sekarang ada banyak alat, mulai dari Skype hingga Slack hingga HipChat, yang membuat kolaborasi instan lebih mudah daripada berjalan kaki ke tempat yang lebih keren.

Meskipun tim Anda 100% terdistribusi, Anda jarang perlu mengirim email kepada seseorang untuk menjadwalkan panggilan atau rapat guna membahas sesuatu. Cukup periksa kembali zona waktu Anda dan ketuk secara virtual.

Atau lebih baik lagi, jangan bertanya. Panggil saja orangnya . Meskipun etiket panggilan tidak ditetapkan dengan baik di Skype, GChat, dll., menggunakan kemampuan suara dari platform obrolan ini adalah kuncinya. Jika orang sibuk, mereka akan mengabaikan Anda. Tidak ada salahnya dilakukan. Mereka dapat menghubungi Anda kembali, atau Anda dapat mencoba lagi nanti.

Meskipun demikian, ada baiknya mempertimbangkan pesan pembuka Anda—bagaimanapun juga, rekan kerja Anda mungkin sedang berada di tengah-tengah presentasi.

3. Hentikan Percakapan Email Sebaris

Berikut hal lain yang mungkin pernah Anda lihat sebelumnya:

Kami sebenarnya memiliki aturan yang melarang ini di perusahaan saya. Saya benci email yang panjang, dan saya sangat benci email yang panjang dan membingungkan. Ini adalah bagaimana barang-barang hilang dan salah komunikasi. Dan mencoba memahami salah satu kelompok ini adalah salah satu cara menghabiskan waktu yang tidak berguna di perusahaan biasa-biasa saja.

Menulis tanggapan email yang bijaksana dapat memakan waktu, tetapi itu bukan alasan untuk mengikat otak rekan kerja Anda. Lain kali Anda mendapati diri Anda menulis “Lihat di bawah dengan huruf tebal/merah/garis bawah/apa pun”, berhentilah. Jika Anda tidak punya waktu untuk menulis tanggapan bijaksana yang Anda inginkan, angkat telepon dan hubungi orang tersebut, atau ketuk pintu mereka secara virtual. Jika Anda membutuhkan dokumentasi diskusi, tindak lanjuti dengan poin-poin dan item tindakan. Ini akan menghemat banyak waktu dan kebingungan Anda, dan semua orang yang bekerja dengan Anda.

4. Gunakan VPN untuk Membuat Internet Anda “Lebih Cepat”

Ini mungkin pernah terjadi pada Anda sebelumnya: sepertinya ada yang salah dengan koneksi Anda—Anda tidak dapat membuat panggilan Skype berfungsi, atau mungkin waktu pengunduhan pada dokumen yang baru saja dikirim rekan Anda mengingatkan Anda tentang dial-up—namun speedtest menunjukkan hasil yang masuk akal.

ISP Anda mungkin membatasi koneksi Anda.

Ini terjadi pada saya sepanjang waktu. Misalnya, saya pernah menghadiri konferensi di luar negeri dan harus bergulat dengan operator seperti T-Mobile, yang membatasi panggilan Skype di jaringan 3G mereka untuk mencoba memaksa pelanggan membayar langganan yang lebih mahal, atau membuat panggilan jarak jauh kuno dengan tarif tinggi.

Virtual Private Network (VPN) mengenkripsi semua lalu lintas internet Anda, sehingga ISP Anda tidak dapat mengetahui jenis lalu lintasnya, dan karena itu tidak dapat membatasinya berdasarkan informasi tersebut. Saat Anda bepergian, unduh klien VPN seperti Buffered di ponsel dan komputer Anda atau bandingkan layanan vpn terbaik di BestVPN.com. Lain kali Anda memiliki masalah seperti ini, jalankan, dan Anda mungkin akan terkejut melihat bagaimana kecepatan koneksi Anda meningkat.

Sebagai bonus, jika Anda bekerja dengan data sensitif, Anda akan mendapatkan peningkatan keamanan yang bagus.

5. Latihan

Kesehatan Anda sama pentingnya dengan salah satu tips di atas. Herman Miller berbicara tentang posisi "kura-kura", dan betapa mudahnya tergelincir ke dalam postur mengetik yang buruk. Baru-baru ini, TED Talk yang banyak dipublikasikan menyebut duduk merokok baru. Saat bekerja dalam kenyamanan rumah, kamar hotel, atau pantai Anda, mungkin mudah untuk menetap di tempat yang sama terlalu lama.

Namun demikian, tentu saja mungkin untuk tetap berolahraga saat bekerja dari jarak jauh. Faktanya, dalam survei terbaru dari ConnectSolutions, 32% pekerja jarak jauh mengatakan mereka berolahraga lebih banyak sekarang daripada di lingkungan kerja tradisional di kantor. Untuk memastikan hal ini terjadi, saya sarankan untuk menyimpan Thera-Band di dekat meja Anda setiap saat. Pesenam Olimpiade menggunakan ini untuk latihan ketahanan, dan dengan karet 6”, Anda dapat melakukan latihan seluruh tubuh di mana saja. Saat Anda menghabiskan waktu berjam-jam di depan komputer, Anda harus sering bangun dan berolahraga. Jadi saya sarankan biasakan meraihnya selama beberapa saat setiap kali Anda melihatnya—apakah Anda baru saja masuk, baru saja menyelesaikan panggilan, atau Anda hanya berhenti sejenak di antara email atau komitmen.

Bagaimana hal ini membantu kolaborasi? Olahraga telah berulang kali dikaitkan dengan segala hal mulai dari penurunan stres dan kecemasan hingga peningkatan kebahagiaan, kreativitas, dan kinerja mental. Dan tidak perlu banyak untuk membuat perbedaan yang nyata. Bahkan sedikit latihan membuat Anda menjadi anggota tim yang lebih baik.

Sebenarnya, Anda harus berhenti membaca dan melakukan beberapa push-up sekarang.