Tactici avansate pentru echipe foarte colaborative, la distanță

La Toptal, nimic despre munca de la distanță nu este controversat. În ultimii patru ani, am trăit și am lucrat de la distanță în peste 30 de țări. Am condus o companie 100% la distanță, puternică, cu 90 de persoane, finanțată de capital de risc, care crește sute la sută de la an la an — aproape în întregime din laptopurile, telefoanele și tabletele noastre. Lucrul de la distanță este o realitate productivă și eficientă pe care o evanghelizam clienților noștri, în timp ce practicăm ceea ce predicăm. Angajarea de la distanță elimină constrângerile geolimitării și face posibilă construirea celei mai bune echipe, indiferent dacă membrii se află în Bay sau în întreaga lume.

Dar se pare că niște oameni foarte deștepți nu sunt de acord cu mine. Recent, o postare a lui Paul Graham și un răspuns ulterior al lui Matt Mullenweg de la Automattic au stârnit o dezbatere uriașă despre munca de la distanță. Am distribuit postarea lui Matt către echipa mea, pentru că cred că spune simplu și concis ceea ce transmitem de ani de zile: angajați cel mai bun talent din lume, indiferent de locul în care locuiesc, și toată lumea câștigă.

Probabil că sunteți deja familiarizat cu cazurile manuale ale echipelor de succes la distanță, cum ar fi 37Signals, Automattic, GitHub și multe altele, dar luați în considerare câteva exemple nu atât de evidente de momente în care locuitorii de birouri lucrează de la distanță:

• VP de vânzări călătorește pentru o conferință și raportează echipei ei
• Echipa de software face un scrum zilnic cu un client
• Agent de marketing care negociază achiziții de anunțuri cu o companie cu sediul în toată țara
• Analiștii care termină o prezentare în drum spre birou
• Dezvoltatorii își trimit mesaje unul altuia din cealaltă parte a camerei în loc să vorbească

De fiecare dată când sunteți în afara biroului sau lucrați cu cineva care nu este lângă tine, lucrezi de la distanță. Modul în care se desfășoară afacerile a evoluat foarte mult în ultimele două decenii... dar lucrul la distanță, în cel mai simplu sens, nu este chiar atât de nou.

Cu 100% dintre angajații Toptal care lucrează de la distanță, am acumulat o mulțime de experiență de primă mână despre cum să colaborăm eficient de la distanță. Indiferent dacă vă considerați sau nu un lucrător la distanță, aceste sfaturi vă pot fi utile.

1. Ai un client sau coleg ostil sau dificil? Folosește chatul video

Probabil că te gândești că ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să vezi această persoană dificilă. Dar chatul video este adesea mai bun decât întâlnirile prin text, voce sau chiar în persoană, deoarece nu este vorba deloc să o vezi pe cealaltă persoană.

Este vorba despre cealaltă persoană care se vede pe sine.

Barurile au oglinzi în spatele barmanilor din același motiv: oamenii se comportă diferit atunci când se pot vedea pe ei înșiși – chiar și oameni beți și zbuciumați. În cele mai multe cazuri, sunt mult mai conștienți de sine, profesioniști și răbdători. Dacă vorbești vreodată cu cineva și poți să-ți dai seama că nu prea acordă atenție (poate că poți auzi tastarea în fundal sau îți roagă în continuare să repeți lucrurile) sau dacă vorbești vreodată cu cineva care este agresiv sau este pur și simplu supărat, luați în considerare trecerea la video. Cred că vei fi plăcut surprins de cât de ușoară devine imediat conversația.

2. Reduceți voleurile de programare cu echipele de la distanță

Arată cunoscut?

Nu trebuie să faci asta, așa că nu.

Unul dintre avantajele majore ale unui birou este că poți merge la ușa cuiva și poți întreba dacă are un minut. Un minut mai târziu, ați colaborat cu succes. Timp de ciclu foarte scurt. Fără minute, ore... sau chiar zile pierdute.

Nu cu mult timp în urmă, un echivalent de la distanță al pop-in-ului de la ușă nu se mai auzi. Răspunsurile la e-mail au fost încă lente, iar apelurile telefonice la distanță lungă erau costisitoare. Dar acel timp este ferm fixat în trecut. Acum există nenumărate instrumente, de la Skype la Slack la HipChat, care fac colaborarea instantanee chiar mai ușoară decât o plimbare la răcoare.

Chiar dacă echipa ta este 100% distribuită, rareori trebuie să trimiți un e-mail cuiva pentru a programa un apel sau o întâlnire pentru a discuta ceva. Doar verificați de două ori fusurile orare și bateți virtual.

Sau mai bine, nici măcar să nu întrebi. Sună doar persoana respectivă . Deși eticheta de apelare nu este bine stabilită pe Skype, GChat etc., utilizarea capabilităților vocale ale acestor platforme de chat este esențială. Dacă oamenii sunt ocupați, te vor ignora. Nici un rău făcut. Vă pot suna înapoi sau puteți încerca din nou mai târziu.

Acestea fiind spuse, merită să fii atent cu mesajul tău de deschidere – la urma urmei, colegul tău ar putea fi în mijlocul unei prezentări.

3. Opriți conversațiile prin e-mail în linie

Iată altceva pe care poate ai mai văzut:

De fapt, avem o regulă împotriva acestui lucru la compania mea. Urăsc e-mailurile lungi și, în special, urăsc e-mailurile lungi și confuze. Așa se pierd și se comunica greșit lucrurile. Și încercarea de a înțelege unul dintre aceste clustere este o modalitate prin care timpul inutil este petrecut la companii mediocre.

Scrierea unui răspuns cu tact la e-mail poate fi consumatoare de timp, dar asta nu este o scuză pentru a lega creierele colegilor tăi în noduri. Data viitoare când te surprinzi scriind „Vezi mai jos cu aldine/roșu/subliniat/oricum”, oprește-te. Dacă nu aveți timp să scrieți răspunsul atent pe care îl doriți, ridicați telefonul și sună persoana respectivă sau bate virtual la ușa ei. Dacă aveți nevoie de documentație a discuției, continuați cu puncte și elemente de acțiune. Acest lucru vă va economisi pe dvs. și pe toți cei cu care lucrați, mult timp și confuzie.

4. Utilizați un VPN pentru a vă face internetul „mai rapid”

Probabil că acest lucru ți s-a mai întâmplat: ceva pare să nu fie în neregulă cu conexiunea dvs. - nu puteți primi un apel Skype pentru a funcționa sau poate că timpul de descărcare a unui document pe care tocmai vi l-a trimis colegul vă reamintește de apelul telefonic - încă un test de viteză arată rezultate rezonabile.

ISP-ul dvs. ar putea să vă limiteze conexiunea.

Asta mi se întâmplă tot timpul. De exemplu, am fost la conferințe în țări străine și a trebuit să mă confrunt cu operatori precum T-Mobile, care limitează apelurile Skype pe rețelele lor 3G pentru a încerca să-i oblige pe clienți fie să plătească pentru un abonament mai scump, fie să facă vechi... apeluri la distanță la modă pentru tarife mari.

O rețea privată virtuală (VPN) criptează tot traficul dvs. de internet, astfel încât ISP-ul dvs. nu poate spune ce fel de trafic este și, prin urmare, nu îl poate limita pe baza acestor informații. Când călătoriți, descărcați un client VPN precum Buffered pe telefon și computer sau comparați cele mai bune servicii VPN de pe BestVPN.com. Data viitoare când aveți o problemă ca aceasta, declanșați-o și s-ar putea să fiți uimit de modul în care viteza conexiunii se îmbunătățește.

Ca bonus, dacă lucrați cu date sensibile, veți obține un plus bun în securitate.

5. Exercițiu

Sănătatea ta este la fel de importantă ca oricare dintre sfaturile de mai sus. Herman Miller vorbește despre poziția „broaștei țestoase” și despre cât de ușor este să aluneci într-o postură proastă de tastare. Un TED Talk recent, mult mediatizat, îi sună pe noul fumat. Când lucrați în confortul casei, al camerei de hotel sau al plajei, poate fi ușor să vă instalați prea mult timp în același loc.

Cu toate acestea, este cu siguranță posibil să rămâi la curent cu exercițiul tău în timp ce lucrezi de la distanță. De fapt, într-un sondaj recent de la ConnectSolutions, 32% dintre lucrătorii de la distanță spun că fac mai mult exercițiu acum decât făceau într-un mediu de lucru tradițional la birou. Pentru a vă asigura că acesta este cazul, vă recomand să păstrați în permanență o bandă Thera-Band lângă birou. Gimnastele olimpice le folosesc pentru antrenamentul de rezistență și, cu 6 inchi de cauciuc, puteți face un antrenament pentru întregul corp oriunde. Când petreceți ore lungi pe computer, trebuie să vă ridicați și să faceți exerciții des. Așa că vă sugerez să vă obișnuiți să o luați pentru câteva momente de fiecare dată când îl vedeți, indiferent dacă tocmai ați intrat pe ușă, tocmai ați terminat un apel sau doar vă opriți pentru un moment între e-mailuri sau comisioane.

Cum ajută acest lucru la colaborare? Exercițiile fizice au fost legate în mod repetat de orice, de la stres și anxietate scăzute până la creșterea fericirii, creativității și performanței mentale. Și nu este nevoie de mult pentru a face o diferență notabilă. Chiar și un mic exercițiu te face un membru mai bun al echipei.

De fapt, ar trebui să te oprești din citit și să faci câteva flotări chiar acum.