Tattiche avanzate per team remoti altamente collaborativi

In Toptal, nulla sul lavoro a distanza è controverso. Negli ultimi quattro anni abbiamo vissuto e lavorato a distanza in più di 30 paesi. Gestiamo un'azienda remota al 100%, forte di 90 persone e finanziata da venture capital, che cresce del centinaia di percento anno dopo anno, quasi interamente grazie ai nostri laptop, telefoni e tablet. Il lavoro a distanza è una realtà produttiva ed efficiente che evangelizziamo ai nostri clienti, mentre pratichiamo ciò che predichiamo. L'assunzione da remoto rimuove i vincoli del geolimiting e consente di creare la squadra migliore, indipendentemente dal fatto che i membri si trovino dall'altra parte della baia o in tutto il mondo.

Ma si scopre che alcune persone molto intelligenti non sono d'accordo con me. Di recente, un post di Paul Graham e una successiva risposta di Matt Mullenweg di Automattic hanno acceso un ampio dibattito sul lavoro a distanza. Ho fatto circolare il post di Matt alla mia squadra, perché penso che dica in modo semplice e conciso ciò che trasmettiamo da anni: assumi i migliori talenti del mondo, indipendentemente da dove vivono, e tutti vincono.

Probabilmente hai già familiarità con i casi da manuale di team remoti di successo come 37Signals, Automattic, GitHub e molti altri, ma considera alcuni esempi non così ovvi di volte in cui gli abitanti dell'ufficio lavorano da lontano:

• Vicepresidente delle vendite che viaggia per una conferenza e riferisce al suo team
• Team di software che esegue una mischia quotidiana con un cliente
• Marketer che negozia acquisti di annunci con un'azienda con sede in tutto il paese
• Analisti che terminano una presentazione sulla strada per l'ufficio
• Gli sviluppatori si scambiano messaggi dall'altra parte della stanza invece di parlare

Ogni volta che sei fisicamente fuori ufficio o lavori con qualcuno che non è accanto a te, lavori da remoto. Il modo in cui vengono svolte le attività si è evoluto molto negli ultimi due decenni... ma il lavoro a distanza, nel senso più semplice, non è poi così nuovo.

Con il 100% dei dipendenti di Toptal che lavora in remoto, abbiamo accumulato molte esperienze di prima mano su come collaborare efficacemente a distanza. Indipendentemente dal fatto che ti consideri un lavoratore a distanza, questi suggerimenti possono essere utili.

1. Hai un cliente o un collega ostile o difficile? Usa la chat video

Probabilmente stai pensando che l'ultima cosa che vuoi fare è vedere questa persona difficile. Ma la chat video è spesso meglio del testo, della voce o persino delle riunioni di persona, perché non si tratta affatto di vedere l'altra persona.

Riguarda l'altra persona che vede se stessa.

I bar hanno specchi dietro i baristi per lo stesso motivo: le persone si comportano in modo diverso quando riescono a vedere se stesse, anche le persone ubriache e turbolente. Nella maggior parte dei casi, sono molto più consapevoli di sé, professionali e pazienti. Se parli con qualcuno e puoi dire che non sta davvero prestando attenzione (forse puoi sentire la digitazione in sottofondo o continua a chiederti di ripetere le cose) o se stai parlando con qualcuno che è aggressivo o è semplicemente sconvolto, considera di passare al video. Penso che rimarrai piacevolmente sorpreso di quanto più facile diventi immediatamente la conversazione.

2. Riduci le raffiche di pianificazione con i team remoti

Sembri familiare?

Non è necessario farlo, quindi non farlo.

Uno dei maggiori vantaggi di avere un ufficio è che puoi andare alla porta di qualcuno e chiedere se ha un minuto. Un minuto dopo, hai collaborato con successo. Tempo ciclo super breve. Niente minuti, ore... e nemmeno giorni sprecati.

Non molto tempo fa, un equivalente remoto del bussare alla porta era sconosciuto. Le risposte via e-mail erano ancora lente e le telefonate interurbane erano costose. Ma quel tempo è fermamente fissato nel passato. Ora ci sono innumerevoli strumenti, da Skype a Slack a HipChat, che rendono la collaborazione istantanea ancora più facile di una passeggiata al fresco.

Anche se il tuo team è distribuito al 100%, raramente devi inviare un'e-mail a qualcuno per pianificare una chiamata o una riunione per esaminare qualcosa. Ricontrolla i tuoi fusi orari e bussa virtualmente.

O meglio ancora, non chiedere nemmeno. Basta chiamare la persona . Sebbene l'etichetta di chiamata non sia ben stabilita su Skype, GChat, ecc., l'utilizzo delle funzionalità vocali di queste piattaforme di chat è fondamentale. Se le persone sono impegnate, ti ignoreranno. Nessun danno fatto. Possono richiamarti, oppure puoi riprovare più tardi.

Detto questo, vale la pena essere premurosi con il tuo messaggio di apertura, dopotutto, il tuo collega potrebbe essere nel mezzo di una presentazione.

3. Interrompi le conversazioni e-mail in linea

Ecco qualcos'altro che potresti aver visto prima:

In realtà abbiamo una regola contro questo nella mia azienda. Odio le email lunghe e in particolare odio le email lunghe e confuse. Questo è il modo in cui le cose si perdono e vengono comunicate male. E cercare di dare un senso a uno di questi cluster è un modo in cui si spende tempo inutile in aziende mediocri.

Scrivere una risposta e-mail con tatto può richiedere molto tempo, ma non è una scusa per legare i cervelli dei tuoi colleghi in nodi. La prossima volta che ti sorprendi a scrivere "Vedi sotto in grassetto/rosso/sottolineato/qualunque cosa", fermati. Se non hai tempo per scrivere la risposta premurosa che desideri, alza il telefono e chiama la persona, oppure bussa virtualmente alla sua porta. Se hai bisogno della documentazione della discussione, continua con i punti elenco e le azioni. Ciò farà risparmiare a te e a tutti coloro con cui lavori molto tempo e confusione.

4. Usa una VPN per rendere la tua Internet "più veloce"

Probabilmente ti è già successo in passato: qualcosa sembra non funzionare con la tua connessione: non riesci a far funzionare una chiamata Skype, o forse il tempo di download su un documento che il tuo collega ti ha appena inviato ti ricorda di dial-up, eppure uno speedtest mostra risultati ragionevoli.

Il tuo ISP potrebbe limitare la tua connessione.

Questo mi succede tutto il tempo. Ad esempio, ho partecipato a conferenze in paesi stranieri e ho dovuto confrontarmi con operatori come T-Mobile, che limitano le chiamate Skype sulle loro reti 3G per cercare di costringere i clienti a pagare un abbonamento più costoso o per fare il vecchio... chiamate interurbane alla moda per tariffe elevate.

Una rete privata virtuale (VPN) crittografa tutto il tuo traffico Internet, quindi il tuo ISP non può dire che tipo di traffico si tratta e quindi non può limitarlo in base a tali informazioni. Quando viaggi, scarica un client VPN come Buffered sul tuo telefono e computer o confronta i migliori servizi VPN su BestVPN.com. La prossima volta che hai un problema come questo, accendilo e potresti rimanere stupito di come migliora la velocità della tua connessione.

Come bonus, se lavori con dati sensibili, otterrai una bella spinta in termini di sicurezza.

5. Esercizio

La tua salute è importante quanto uno qualsiasi dei suggerimenti di cui sopra. Herman Miller parla della posizione della "tartaruga" e di quanto sia facile scivolare in una cattiva postura di digitazione. Un recente e molto pubblicizzato TED Talk chiama seduto il nuovo fumo. Quando si lavora comodamente a casa, in camera d'albergo o in spiaggia, può essere facile rimanere nello stesso posto per troppo tempo.

Tuttavia, è sicuramente possibile mantenere il controllo dell'esercizio mentre si lavora in remoto. Infatti, in un recente sondaggio di ConnectSolutions, il 32% dei lavoratori remoti afferma di fare più esercizio ora rispetto a un ambiente di lavoro tradizionale in ufficio. Per assicurarti che sia così, ti consiglio di tenere sempre un Thera-Band vicino alla tua scrivania. Le ginnaste olimpiche le usano per l'allenamento di resistenza e, con 6 pollici di gomma, puoi fare un allenamento per tutto il corpo ovunque. Quando trascorri lunghe ore al computer, devi alzarti e allenarti spesso. Quindi suggerisco di prendere l'abitudine di afferrarlo per qualche istante ogni volta che lo vedi, sia che tu sia appena entrato dalla porta, che abbia appena terminato una chiamata o che ti stia solo fermando per un momento tra un'e-mail o un commit.

In che modo questo aiuta con la collaborazione? L'esercizio è stato ripetutamente collegato a qualsiasi cosa, dalla diminuzione dello stress e dell'ansia all'aumento della felicità, della creatività e delle prestazioni mentali. E non ci vuole molto per fare una differenza evidente. Anche un piccolo esercizio ti rende un membro del team migliore.

In realtà, dovresti smettere di leggere e fare alcune flessioni in questo momento.