Zaawansowane taktyki dla współpracujących, zdalnych zespołów

W Toptal nic w pracy zdalnej nie budzi kontrowersji. W ciągu ostatnich czterech lat mieszkaliśmy i pracowaliśmy zdalnie w ponad 30 krajach. Prowadzimy w 100% zdalną, 90-osobową, finansowaną przez inwestorów firmę, która z roku na rok rozwija się setki procent — prawie w całości dzięki naszym laptopom, telefonom i tabletom. Praca zdalna to produktywna i efektywna rzeczywistość, którą ewangelizujemy naszym klientom, jednocześnie praktykując to, co głosimy. Zatrudnianie zdalnie usuwa ograniczenia geolimitingu i umożliwia zbudowanie najlepszego zespołu, niezależnie od tego, czy członkowie są po drugiej stronie zatoki, czy na całym świecie.

Ale okazuje się, że niektórzy bardzo mądrzy ludzie się ze mną nie zgadzają. Niedawno post Paula Grahama i późniejsza odpowiedź Matta Mullenwega z Automattic wywołały ogromną debatę na temat pracy zdalnej. Rozesłałem post Matta do mojego zespołu, ponieważ myślę, że w prosty i zwięzły sposób mówi o tym, co nadajemy od lat: zatrudniaj najlepszych talentów na świecie, niezależnie od tego, gdzie mieszkają, a wszyscy wygrywają.

Prawdopodobnie znasz już podręcznikowe przypadki udanych zespołów zdalnych, takich jak 37Signals, Automattic, GitHub i wiele innych, ale rozważ kilka niezbyt oczywistych przykładów sytuacji, w których pracownicy biurowi pracują z daleka:

• Wiceprezes ds. sprzedaży podróżuje na konferencję i składa sprawozdania swojemu zespołowi
• Zespół programistów wykonujący codzienny scrum z klientem
• Marketer negocjuje zakup reklam z firmą mającą siedzibę na terenie całego kraju
• Analitycy kończący prezentację w drodze do biura
• Deweloperzy komunikują się ze sobą z drugiego końca pokoju zamiast rozmawiać

Za każdym razem, gdy jesteś fizycznie poza biurem lub pracujesz z kimś, kto nie jest obok ciebie, pracujesz zdalnie. Sposób, w jaki robi się biznes, bardzo się rozwinął w ciągu ostatnich kilku dekad… ale praca zdalna, w najprostszym sensie, nie jest taka nowa.

Ponieważ 100% pracowników Toptal pracuje zdalnie, zgromadziliśmy wiele doświadczeń z pierwszej ręki na temat efektywnej współpracy na odległość. Niezależnie od tego, czy uważasz się za pracownika zdalnego, te wskazówki mogą być pomocne.

1. Masz wrogiego lub trudnego klienta lub współpracownika? Użyj czatu wideo

Prawdopodobnie myślisz, że ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zobaczyć tę trudną osobę. Jednak czat wideo jest często lepszy niż spotkania tekstowe, głosowe, a nawet spotkania osobiste, ponieważ w ogóle nie chodzi o to, by widzieć drugą osobę.

Chodzi o to, żeby druga osoba zobaczyła siebie.

Bary mają lustra za barmanami z tego samego powodu: ludzie zachowują się inaczej, gdy widzą siebie – nawet pijani i awanturnicy. W większości przypadków są bardziej świadomi siebie, profesjonalni i cierpliwi. Jeśli kiedykolwiek rozmawiasz z kimś i możesz powiedzieć, że tak naprawdę nie zwraca uwagi (być może słyszysz pisanie w tle lub ciągle prosi cię o powtórzenie) lub jeśli kiedykolwiek rozmawiasz z kimś, kto jest agresywny lub jest po prostu zdenerwowany, rozważ przejście na wideo. Myślę, że będziesz mile zaskoczony, o ile łatwiejsza stanie się od razu rozmowa.

2. Zredukuj planowanie salw dzięki zespołom zdalnym

Wygląda podobnie?

Nie musisz tego robić, więc nie rób tego.

Jedną z głównych zalet posiadania biura jest to, że możesz podejść do czyichś drzwi i zapytać, czy mają chwilę. Minutę później z powodzeniem współpracowałeś. Super krótki czas cyklu. Żadnych minut, godzin… ani nawet dni zmarnowanych.

Jeszcze nie tak dawno nie słyszano o zdalnym odpowiedniku pukania do drzwi. Odpowiedzi na e-maile były nadal powolne, a rozmowy telefoniczne zamiejscowe były drogie. Ale ten czas jest mocno osadzony w przeszłości. Teraz istnieje niezliczona ilość narzędzi, od Skype'a przez Slack po HipChat, które sprawiają, że natychmiastowa współpraca jest jeszcze łatwiejsza niż spacer do chłodni.

Nawet jeśli Twój zespół jest w 100% rozproszony, rzadko musisz wysłać do kogoś wiadomość e-mail, aby umówić się na rozmowę telefoniczną lub spotkanie w celu omówienia czegoś. Po prostu dwukrotnie sprawdź swoje strefy czasowe i pukaj wirtualnie.

Albo jeszcze lepiej, nawet nie pytaj. Po prostu zadzwoń do osoby . Chociaż etykieta połączeń nie jest dobrze ugruntowana w Skype, GChat itp., kluczowe jest korzystanie z funkcji głosowych tych platform czatu. Jeśli ludzie są zajęci, zignorują cię. Żadna krzywda. Mogą do Ciebie oddzwonić lub możesz spróbować ponownie później.

To powiedziawszy, warto być taktownym w swojej wiadomości otwierającej — w końcu Twój kolega może być w trakcie prezentacji.

3. Zatrzymaj wbudowane rozmowy e-mailowe

Oto coś, co mogłeś już wcześniej zobaczyć:

W mojej firmie obowiązuje zakaz. Nienawidzę długich e-maili, a szczególnie nienawidzę długich, mylących e-maili. W ten sposób rzeczy się gubią i niewłaściwie komunikują. A próba zrozumienia jednego z tych klastrów jest jednym ze sposobów spędzania bezużytecznego czasu w przeciętnych firmach.

Pisanie taktownej odpowiedzi na e-mail może być czasochłonne, ale to nie jest wymówka, by wiązać mózgi współpracowników. Następnym razem, gdy złapiesz się na pisaniu „Zobacz poniżej pogrubioną/czerwoną/podkreśloną/cokolwiek”, przestań. Jeśli nie masz czasu na napisanie przemyślanej odpowiedzi, której chcesz, podnieś słuchawkę i zadzwoń do tej osoby lub wirtualnie zapukaj do jej drzwi. Jeśli potrzebujesz dokumentacji dyskusji, zapoznaj się z punktami i działaniami. Zaoszczędzi to Tobie i wszystkim, z którymi pracujesz, dużo czasu i zamieszania.

4. Użyj VPN, aby Twój Internet był „szybszy”

Prawdopodobnie zdarzało ci się to już wcześniej: wydaje się, że coś jest nie tak z twoim połączeniem — nie możesz uzyskać połączenia Skype do pracy lub może czas pobierania dokumentu, który właśnie wysłał ci kolega, przypomina ci o połączeniu telefonicznym — jeszcze test prędkości pokazuje rozsądne wyniki.

Twój dostawca usług internetowych może blokować połączenie.

Zdarza mi się to cały czas. Na przykład byłem na konferencjach w innych krajach i musiałem zmagać się z operatorami, takimi jak T-Mobile, którzy dławią połączenia Skype w swoich sieciach 3G, próbując zmusić klientów do zapłacenia za droższy abonament lub do starego… modne połączenia międzymiastowe o wysokich stawkach.

Wirtualna sieć prywatna (VPN) szyfruje cały Twój ruch internetowy, więc Twój dostawca usług internetowych nie może stwierdzić, jaki to jest ruch, a zatem nie może go ograniczyć na podstawie tych informacji. Podczas podróży pobierz klienta VPN, takiego jak Buffered, na swój telefon i komputer lub porównaj najlepsze usługi VPN na BestVPN.com. Następnym razem, gdy będziesz mieć taki problem, uruchom go, a możesz być zdumiony, jak poprawia się szybkość połączenia.

Jako bonus, jeśli pracujesz z poufnymi danymi, uzyskasz niezły wzrost bezpieczeństwa.

5. Ćwiczenia

Twoje zdrowie jest tak samo ważne, jak każda z powyższych wskazówek. Herman Miller opowiada o pozycji „żółwia” io tym, jak łatwo jest wpaść w złą postawę podczas pisania. Niedawny, szeroko nagłośniony TED Talk wzywa nowego palacza. Pracując w zaciszu swojego domu, pokoju hotelowego lub plaży, łatwo może być zbyt długo osiedlić się w tym samym miejscu.

Niemniej jednak z pewnością można być na bieżąco z ćwiczeniami podczas pracy zdalnej. W rzeczywistości, w niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez ConnectSolutions, 32% pracowników zdalnych twierdzi, że ćwiczy teraz więcej niż w tradycyjnym środowisku pracy w biurze. Aby mieć pewność, że tak jest, zalecam trzymanie Thera-Band w pobliżu biurka przez cały czas. Gimnastycy olimpijscy używają ich do treningu oporowego, a dzięki gumie o grubości 6 cali możesz wykonywać treningi całego ciała w dowolnym miejscu. Kiedy spędzasz długie godziny przy komputerze, musisz często wstawać i ćwiczyć. Proponuję więc wyrobić w sobie nawyk chwytania go przez kilka chwil za każdym razem, gdy go widzisz — czy to po prostu wszedłeś do drzwi, właśnie zakończyłeś rozmowę, czy po prostu zatrzymujesz się na chwilę pomiędzy e-mailami lub zobowiązaniami.

Jak to pomaga we współpracy? Ćwiczenia były wielokrotnie łączone ze wszystkim, od zmniejszonego stresu i lęku po zwiększone szczęście, kreatywność i sprawność umysłową. I nie trzeba wiele, aby zrobić zauważalną różnicę. Nawet małe ćwiczenie sprawi, że staniesz się lepszym członkiem zespołu.

Właściwie powinieneś przestać czytać i zrobić kilka pompek już teraz.