Продвинутая тактика для удаленных команд с высокой степенью сотрудничества

В Toptal ничего не вызывает споров об удаленной работе. За последние четыре года мы жили и работали удаленно более чем в 30 странах. Мы управляем полностью удаленной компанией из 90 человек, финансируемой венчурным капиталом, которая растет на сотни процентов из года в год — почти полностью за счет наших ноутбуков, телефонов и планшетов. Удаленная работа — это продуктивная и эффективная реальность, которую мы проповедуем нашим клиентам, практикуя то, что проповедуем. Удаленный найм устраняет ограничения, связанные с географическими ограничениями, и позволяет создать лучшую команду, независимо от того, находятся ли ее члены в другой части залива или по всему миру.

Но оказывается, некоторые очень умные люди со мной не согласны. Недавно пост Пола Грэма и последующий ответ Мэтта Мулленвега из Automattic вызвали бурную дискуссию об удаленной работе. Я распространил пост Мэтта среди своей команды, потому что, по-моему, он просто и лаконично говорит о том, что мы транслировали годами: нанимайте лучших в мире талантов, независимо от того, где они живут, и все выиграют.

Вы, наверное, уже знакомы с хрестоматийными случаями успешных удаленных команд, таких как 37Signals, Automattic, GitHub и многими другими, но рассмотрим некоторые не столь очевидные примеры случаев, когда офисные работники работают удаленно:

• Вице-президент по продажам едет на конференцию и отчитывается перед своей командой
• Команда разработчиков программного обеспечения проводит ежедневную схватку с клиентом
• Маркетолог ведет переговоры о покупке рекламы с компанией, расположенной по всей стране
• Аналитики заканчивают презентацию по дороге в офис
• Разработчики обмениваются сообщениями через всю комнату вместо того, чтобы разговаривать

Каждый раз, когда вы физически находитесь вне офиса или работаете с кем-то, кто не находится рядом с вами, вы работаете удаленно. Способы ведения бизнеса сильно изменились за последние пару десятилетий… но удаленная работа, в самом простом смысле, не так уж нова.

Благодаря тому, что 100% сотрудников Toptal работают удаленно, мы накопили большой опыт из первых рук о том, как эффективно сотрудничать на расстоянии. Считаете ли вы себя удаленным работником или нет, эти советы могут быть вам полезны.

1. У вас есть враждебный или трудный клиент или коллега? Используйте видеочат

Вы, наверное, думаете, что последнее, что вы хотите сделать, это увидеть этого трудного человека. Но видеочат часто лучше, чем текстовые, голосовые или даже личные встречи, потому что речь идет вовсе не о том, чтобы увидеть другого человека.

Речь идет о том, что другой человек видит себя.

В барах есть зеркала за барменами по той же причине: люди ведут себя по-другому, когда видят себя — даже пьяных и шумных людей. В большинстве случаев они гораздо более самостоятельны, профессиональны и терпеливы. Если вы когда-либо разговаривали с кем-то и можете сказать, что он на самом деле не обращает внимания (возможно, вы слышите, как он печатает на заднем плане, или он постоянно просит вас повторить что-то), или если вы когда-либо разговаривали с кем-то, кто ведет себя агрессивно. или просто расстроен, рассмотрите возможность переключения на видео. Я думаю, вы будете приятно удивлены тем, насколько легче сразу станет разговор.

2. Сократите количество плановых полетов с удаленными командами

Выглядит знакомо?

Вам не нужно этого делать, так что не делайте этого.

Одним из основных преимуществ наличия офиса является то, что вы можете подойти к чьей-либо двери и спросить, есть ли у них минутка. Через минуту вы успешно сотрудничали. Супер короткое время цикла. Никаких минут, часов… или даже дней впустую.

Не так давно о дистанционном эквиваленте стука в дверь никто не слышал. Ответы по электронной почте по-прежнему были медленными, а междугородние телефонные звонки стоили дорого. Но это время прочно закрепилось в прошлом. Теперь существует бесчисленное множество инструментов, от Skype до Slack и HipChat, которые делают мгновенную совместную работу даже проще, чем прогулка до холодильника.

Даже если ваша команда распределена на 100 %, вам редко нужно писать кому-то по электронной почте, чтобы запланировать звонок или встречу, чтобы обсудить что-то. Просто дважды проверьте свои часовые пояса и постучите виртуально.

Или еще лучше, даже не спрашивайте. Просто позвоните человеку . В то время как этикет телефонных разговоров в Skype, GChat и т. д. еще не установлен, ключевое значение имеет использование голосовых возможностей этих чат-платформ. Если люди заняты, они будут игнорировать вас. Без вреда. Они могут перезвонить вам, или вы можете повторить попытку позже.

Тем не менее, стоит быть внимательным к своему вступительному слову — в конце концов, ваш коллега может быть в середине презентации.

3. Прекратите общение по электронной почте

Вот еще кое-что, что вы могли видеть раньше:

У нас вообще-то в моей компании есть правило против этого. Я ненавижу длинные электронные письма, и особенно я ненавижу длинные, запутанные электронные письма. Вот как вещи теряются и неправильно сообщаются. И попытка разобраться в одном из этих кластеров — один из способов бесполезной траты времени в посредственных компаниях.

Написание тактичного ответа по электронной почте может занять много времени, но это не повод ломать голову своим коллегам. В следующий раз, когда вы поймаете себя на том, что пишете «см. ниже жирным/красным/подчеркнутым/как угодно», остановитесь. Если у вас нет времени, чтобы написать вдумчивый ответ, который вы хотите, возьмите телефон и позвоните человеку или постучите ему в дверь виртуально. Если вам нужна документация обсуждения, дополните ее пунктами и действиями. Это сэкономит вам и всем, с кем вы работаете, много времени и путаницы.

4. Используйте VPN, чтобы сделать ваш Интернет «быстрее»

Это, вероятно, случалось с вами раньше: что-то не так с вашим соединением — вы не можете заставить работать вызов Skype, или, возможно, время загрузки документа, который ваш коллега только что отправил вам, напоминает вам о коммутируемом доступе — пока тест скорости показывает приемлемые результаты.

Возможно, ваш интернет-провайдер ограничивает ваше соединение.

Это происходит со мной все время. Например, я был на конференциях в зарубежных странах, и мне приходилось иметь дело с такими операторами, как T-Mobile, которые ограничивали вызовы Skype в своих сетях 3G, чтобы попытаться заставить клиентов либо платить за более дорогую подписку, либо делать старые. вылеплены междугородние звонки по высоким тарифам.

Виртуальная частная сеть (VPN) шифрует весь ваш интернет-трафик, поэтому ваш интернет-провайдер не может определить, что это за трафик, и, следовательно, не может ограничить его на основе этой информации. Когда вы путешествуете, загрузите VPN-клиент, такой как Buffered, на свой телефон и компьютер или сравните лучшие услуги VPN на BestVPN.com. В следующий раз, когда у вас возникнет подобная проблема, запустите ее, и вы будете поражены тем, как улучшится скорость вашего соединения.

В качестве бонуса, если вы работаете с конфиденциальными данными, вы получите хороший прирост безопасности.

5. Упражнение

Ваше здоровье так же важно, как и любой из приведенных выше советов. Герман Миллер говорит о позе «черепахи» и о том, как легко скатиться в плохую позу при наборе текста. Недавний, получивший широкую огласку TED Talk призывает к сидячему курению. Работая в комфорте дома, в гостиничном номере или на пляже, легко оставаться на одном и том же месте слишком долго.

Тем не менее, безусловно, можно оставаться в курсе ваших упражнений, работая удаленно. На самом деле, согласно недавнему опросу ConnectSolutions, 32% удаленных сотрудников говорят, что сейчас они больше тренируются, чем в традиционной рабочей среде в офисе. Чтобы убедиться, что это так, я рекомендую всегда держать Thera-Band рядом со своим столом. Олимпийские гимнасты используют их для тренировок с отягощениями, а с 6-дюймовой резиной вы можете выполнять тренировку всего тела в любом месте. Когда вы проводите долгие часы за компьютером, вам нужно часто вставать и заниматься спортом. Поэтому я предлагаю выработать привычку хватать его на несколько секунд каждый раз, когда вы его видите — когда вы только что вошли в дверь, только что закончили звонок или просто остановились на мгновение между электронными письмами или фиксациями.

Как это помогает в сотрудничестве? Упражнения неоднократно связывали со всем: от снижения стресса и беспокойства до увеличения счастья, творчества и умственной деятельности. И не так уж много нужно, чтобы разница была заметна. Даже небольшое упражнение сделает вас лучшим членом команды.

На самом деле, вам следует перестать читать и сделать несколько отжиманий прямо сейчас.