Tácticas avanzadas para equipos remotos altamente colaborativos

En Toptal, nada sobre el trabajo remoto es controvertido. Durante los últimos cuatro años, hemos vivido y trabajado de forma remota en más de 30 países. Hemos estado dirigiendo una empresa 100% remota, con 90 personas sólidas y financiada con capital de riesgo que crece cientos de por ciento año tras año, casi en su totalidad desde nuestras computadoras portátiles, teléfonos y tabletas. Trabajar a distancia es una realidad productiva y eficiente que evangelizamos a nuestros clientes, mientras practicamos lo que predicamos. La contratación remota elimina las restricciones de geolimitación y hace posible construir el mejor equipo, independientemente de si los miembros están al otro lado de la Bahía o en todo el mundo.

Pero resulta que algunas personas muy inteligentes no están de acuerdo conmigo. Recientemente, una publicación de Paul Graham y una respuesta posterior de Matt Mullenweg de Automattic generaron un gran debate sobre el trabajo remoto. Envié la publicación de Matt a mi equipo porque creo que dice de manera simple y concisa lo que hemos estado transmitiendo durante años: contrata a los mejores talentos del mundo, independientemente de dónde vivan, y todos ganan.

Probablemente ya esté familiarizado con los casos de libros de texto de equipos remotos exitosos como 37Signals, Automattic, GitHub y muchos más, pero considere algunos ejemplos no tan obvios de momentos en que los habitantes de la oficina trabajan desde lejos:

• Vicepresidenta de Ventas viajando para una conferencia e informando a su equipo
• Equipo de software haciendo un scrum diario con un cliente
• Comercializador negociando compras de anuncios con una empresa con sede en todo el país
• Analistas terminando una presentación de camino a la oficina
• Los desarrolladores se envían mensajes desde el otro lado de la sala en lugar de hablar

Cada vez que está físicamente fuera de la oficina o trabajando con alguien que no está a su lado, está trabajando de forma remota. La forma en que se hacen los negocios ha evolucionado mucho en las últimas dos décadas... pero el trabajo remoto, en el sentido más simple, no es tan nuevo.

Con el 100 % de los empleados de Toptal trabajando de forma remota, hemos acumulado mucha experiencia de primera mano sobre cómo colaborar de manera efectiva a distancia. Ya sea que se considere o no un trabajador remoto, estos consejos pueden ser útiles.

1. ¿Tiene un cliente o colega hostil o difícil? Usar chat de video

Probablemente estés pensando que lo último que quieres hacer es ver a esta persona difícil. Pero el chat de video a menudo es mejor que el texto, la voz o incluso las reuniones en persona, porque no se trata de ver a la otra persona en absoluto.

Se trata de que la otra persona se vea a sí misma.

Los bares tienen espejos detrás de los cantineros por la misma razón: las personas actúan de manera diferente cuando pueden verse a sí mismas, incluso las personas borrachas y ruidosas. En la mayoría de los casos, son mucho más conscientes de sí mismos, profesionales y pacientes. Si alguna vez hablas con alguien y te das cuenta de que realmente no te está prestando atención (quizás puedas escuchar escribir de fondo o te piden que repitas cosas), o si alguna vez hablas con alguien que está siendo agresivo. o simplemente está molesto, considere cambiar a video. Creo que se sorprenderá gratamente de lo fácil que se vuelve la conversación inmediatamente.

2. Reducir las voleas de programación con equipos remotos

¿Parecer familiar?

No es necesario que hagas esto, así que no lo hagas.

Uno de los principales beneficios de tener una oficina es que puedes acercarte a la puerta de alguien y preguntarle si tiene un minuto. Un minuto después, ha colaborado con éxito. Tiempo de ciclo súper corto. Sin minutos, horas... o incluso días desperdiciados.

No hace mucho tiempo, no se conocía un equivalente remoto del golpe de puerta. Las respuestas por correo electrónico seguían siendo lentas y las llamadas telefónicas de larga distancia eran caras. Pero ese tiempo está firmemente fijado en el pasado. Ahora hay innumerables herramientas, desde Skype hasta Slack y HipChat, que hacen que la colaboración instantánea sea incluso más fácil que caminar hasta la hielera.

Incluso si su equipo está 100% distribuido, rara vez necesita enviar un correo electrónico a alguien para programar una llamada o una reunión para revisar algo. Simplemente verifique dos veces sus zonas horarias y llame virtualmente.

O mejor aún, ni siquiera preguntes. Simplemente llame a la persona . Si bien la etiqueta de llamadas no está bien establecida en Skype, GChat, etc., es clave usar las capacidades de voz de estas plataformas de chat. Si la gente está ocupada, te ignorarán. Ningún daño hecho. Pueden devolverle la llamada o puede volver a intentarlo más tarde.

Dicho esto, vale la pena ser considerado con su mensaje de apertura; después de todo, su colega podría estar en medio de una presentación.

3. Detenga las conversaciones por correo electrónico en línea

Aquí hay algo más que quizás hayas visto antes:

De hecho, tenemos una regla en contra de esto en mi empresa. Odio los correos electrónicos largos, y especialmente odio los correos electrónicos largos y confusos. Así es como las cosas se pierden y se comunican mal. Y tratar de dar sentido a uno de estos grupos es una forma en que se gasta tiempo inútil en empresas mediocres.

Escribir una respuesta de correo electrónico con tacto puede llevar mucho tiempo, pero eso no es excusa para enredar los cerebros de sus colegas. La próxima vez que se sorprenda escribiendo "Ver abajo en negrita/rojo/subrayado/lo que sea", deténgase. Si no tiene tiempo para escribir la respuesta reflexiva que desea, levante el teléfono y llame a la persona, o llame a su puerta virtualmente. Si necesita documentación de la discusión, haga un seguimiento con viñetas y elementos de acción. Esto le ahorrará a usted y a todas las personas con las que trabaja mucho tiempo y confusión.

4. Use una VPN para hacer que su Internet sea "más rápido"

Esto probablemente le haya sucedido antes: algo parece estar mal con su conexión, no puede hacer que funcione una llamada de Skype, o tal vez el tiempo de descarga en un documento que su colega le acaba de enviar le recuerda el acceso telefónico, todavía una prueba rápida muestra resultados razonables.

Su ISP podría estar acelerando su conexión.

Esto me pasa todo el tiempo. Por ejemplo, estuve en conferencias en países extranjeros y tuve que lidiar con operadores como T-Mobile, que aceleran las llamadas de Skype en sus redes 3G para tratar de obligar a los clientes a pagar una suscripción más cara o a hacer llamadas antiguas. Llamadas de larga distancia a la moda por tarifas altas.

Una red privada virtual (VPN) encripta todo su tráfico de Internet, por lo que su ISP no puede saber qué tipo de tráfico es y, por lo tanto, no puede acelerarlo en función de esa información. Cuando viaje, descargue un cliente VPN como Buffered en su teléfono y computadora o compare los mejores servicios VPN en BestVPN.com. La próxima vez que tenga un problema como este, enciéndalo y se sorprenderá de cómo mejora la velocidad de su conexión.

Como beneficio adicional, si está trabajando con datos confidenciales, obtendrá un buen impulso en seguridad.

5. Ejercicio

Su salud es tan importante como cualquiera de los consejos anteriores. Herman Miller habla sobre la posición de "tortuga" y lo fácil que es adoptar una mala postura para escribir. Una charla TED reciente y muy publicitada llama a los nuevos fumadores sentados. Cuando se trabaja en la comodidad de su hogar, habitación de hotel o playa, puede ser fácil instalarse en el mismo lugar durante demasiado tiempo.

Sin embargo, ciertamente es posible mantenerse al tanto de su ejercicio mientras trabaja de forma remota. De hecho, en una encuesta reciente de ConnectSolutions, el 32 % de los trabajadores remotos dicen que hacen más ejercicio ahora que en un entorno de trabajo tradicional en la oficina. Para asegurarse de que este sea el caso, recomiendo tener una Thera-Band cerca de su escritorio en todo momento. Los gimnastas olímpicos los usan para entrenamiento de resistencia, y con 6” de goma, puedes hacer un entrenamiento de cuerpo completo en cualquier lugar. Cuando pasa largas horas en su computadora, necesita levantarse y hacer ejercicio con frecuencia. Por lo tanto, sugiero que se acostumbre a agarrarlo por unos momentos cada vez que lo vea, ya sea que acaba de cruzar la puerta, acaba de terminar una llamada o simplemente está haciendo una pausa por un momento entre correos electrónicos o confirmaciones.

¿Cómo ayuda esto con la colaboración? El ejercicio se ha relacionado repetidamente con todo, desde la disminución del estrés y la ansiedad hasta el aumento de la felicidad, la creatividad y el rendimiento mental. Y no se necesita mucho para hacer una diferencia notable. Incluso un poco de ejercicio te convierte en un mejor miembro del equipo.

En realidad, deberías dejar de leer y hacer algunas flexiones ahora mismo.