التكتيكات المتقدمة للفرق عالية التعاون والبعيدة

في Toptal ، لا شيء مثير للجدل بشأن العمل عن بعد. على مدى السنوات الأربع الماضية ، عشنا وعملنا عن بُعد في أكثر من 30 دولة. لقد كنا ندير شركة 100٪ تعمل عن بعد ، وقوية من 90 شخصًا ، وممولة من المشاريع ، تنمو مئات في المائة سنويًا - تقريبًا بالكامل من أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، والهواتف ، والأجهزة اللوحية الخاصة بنا. العمل عن بعد هو حقيقة منتجة وفعالة ننشرها لعملائنا ، بينما نمارس ما نكرز به. يزيل التوظيف عن بُعد قيود التحديد الجغرافي ويجعل من الممكن بناء أفضل فريق ، بغض النظر عما إذا كان الأعضاء في جميع أنحاء الخليج أو في جميع أنحاء العالم.

لكن اتضح أن بعض الأشخاص الأذكياء جدًا لا يتفقون معي. في الآونة الأخيرة ، أثار منشور بول جراهام وردًا لاحقًا بواسطة Matt Mullenweg من شركة Automattic جدلًا كبيرًا حول العمل عن بُعد. لقد قمت بتوزيع منشور مات على فريقي ، لأنني أعتقد أنه يقول ببساطة ودقة ما كنا نبثه لسنوات: توظيف أفضل المواهب في العالم ، بغض النظر عن المكان الذي يعيشون فيه ، ويفوز الجميع.

ربما تكون على دراية بحالات الكتب المدرسية للفرق الناجحة عن بُعد مثل 37Signals و Automattic و GitHub وغيرها الكثير ، لكن ضع في اعتبارك بعض الأمثلة غير الواضحة للأوقات التي يعمل فيها سكان المكاتب من بعيد:

• نائب الرئيس للمبيعات يسافر لحضور مؤتمر ويقدم تقريرًا إلى فريقها
• يقوم فريق البرمجيات بعمل سكرم يوميًا مع العميل
• يقوم المسوق بالتفاوض بشأن شراء الإعلانات مع شركة مقرها في جميع أنحاء البلاد
• المحللون ينهون العرض التقديمي في طريقهم إلى المكتب
• يقوم المطورون بمراسلة بعضهم البعض من جميع أنحاء الغرفة بدلاً من التحدث

في أي وقت تكون فيه خارج المكتب فعليًا أو تعمل مع شخص ليس بجانبك ، فأنت تعمل عن بُعد. لقد تطورت الطريقة التي يتم بها إنجاز الأعمال كثيرًا في العقدين الماضيين ... ولكن العمل عن بُعد ، بالمعنى الأبسط ، ليس كل هذا جديدًا.

مع 100٪ من الموظفين في Toptal يعملون عن بعد ، جمعنا الكثير من الخبرة المباشرة حول كيفية التعاون الفعال من مسافة بعيدة. سواء كنت تعتبر نفسك عاملاً عن بُعد أم لا ، فقد تكون هذه النصائح مفيدة.

1. لديك عميل أو زميل معادي أو صعب المراس؟ استخدم دردشة الفيديو

ربما تفكر في أن آخر شيء تريد القيام به هو رؤية هذا الشخص الصعب. لكن غالبًا ما تكون الدردشة المرئية أفضل من الاجتماعات النصية أو الصوتية أو حتى الاجتماعات الشخصية ، لأنها لا تتعلق برؤية الشخص الآخر على الإطلاق.

يتعلق الأمر برؤية الشخص الآخر لنفسه.

تحتوي الحانات على مرايا خلف السقاة للسبب نفسه: يتصرف الناس بشكل مختلف عندما يرون أنفسهم - حتى الأشخاص المخمورين والصاخبين. في معظم الحالات ، يكونون أكثر وعيًا بأنفسهم واحترافًا وصبورًا. إذا كنت تتحدث إلى شخص ما في أي وقت ويمكن أن تخبره أنه لا ينتبه حقًا (ربما يمكنك سماع الكتابة في الخلفية ، أو يستمرون في مطالبتك بتكرار الأشياء) ، أو إذا كنت تتحدث إلى شخص يتصرف بعدوانية أو أنه منزعج تمامًا ، ففكر في التبديل إلى الفيديو. أعتقد أنك ستفاجأ بسرور بمدى سهولة المحادثة على الفور.

2. تقليل جدولة الكرات الهوائية مع الفرق البعيدة

تبدو مألوفة؟

لا تحتاج إلى القيام بذلك ، لذا لا تفعل.

إحدى الفوائد الرئيسية لامتلاك مكتب هو أنه يمكنك الذهاب إلى باب أحد الأشخاص والسؤال عما إذا كان لديه دقيقة. بعد دقيقة ، تعاونت بنجاح. وقت دورة قصير للغاية. لا توجد دقائق أو ساعات ... أو حتى أيام ضائعة.

منذ وقت ليس ببعيد ، لم يكن هناك ما يماثله عن بعد لقرص الباب المنبثق. كانت ردود البريد الإلكتروني لا تزال بطيئة والمكالمات الهاتفية بعيدة المدى كانت باهظة الثمن. لكن ذلك الوقت ثابت بحزم في الماضي. يوجد الآن عدد لا يحصى من الأدوات ، من Skype إلى Slack إلى HipChat ، والتي تجعل التعاون الفوري أسهل من المشي إلى المبرد.

حتى لو كان فريقك موزعًا بنسبة 100٪ ، فنادراً ما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما لجدولة مكالمة أو اجتماع لمناقشة شيء ما. فقط تحقق مرتين من مناطقك الزمنية واقرع افتراضيًا.

أو الأفضل من ذلك ، لا تسأل. فقط اتصل بالشخص . في حين أن آداب الاتصال غير مثبتة جيدًا على Skype و GChat وما إلى ذلك ، فإن استخدام الإمكانات الصوتية لأنظمة الدردشة هذه يعد أمرًا أساسيًا. إذا كان الناس مشغولين ، فسوف يتجاهلونك. لا ضرر القيام به. يمكنهم معاودة الاتصال بك ، أو يمكنك المحاولة مرة أخرى لاحقًا.

بعد قولي هذا ، يجدر مراعاة رسالتك الافتتاحية - ففي النهاية ، قد يكون زميلك في منتصف عرض تقديمي.

3. إيقاف محادثات البريد الإلكتروني المضمنة

هذا شيء آخر ربما تكون قد شاهدته من قبل:

لدينا بالفعل قاعدة ضد هذا في شركتي. أكره رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، وأكره بشكل خاص رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمربكة. هذه هي الطريقة التي تضيع بها الأشياء وسوء التواصل. ومحاولة فهم إحدى هذه المجموعات هي إحدى الطرق التي يتم بها قضاء الوقت غير المجدي في الشركات المتوسطة.

يمكن أن تستغرق كتابة رد بريد إلكتروني لبقًا وقتًا طويلاً ، ولكن هذا ليس عذراً لربط عقول زملائك ببعضها البعض. في المرة التالية التي تمسك فيها بكتابة "انظر أدناه بخط عريض / أحمر / تسطير / أيا كان" ، توقف. إذا لم يكن لديك الوقت لكتابة الرد المدروس الذي تريده ، ارفع الهاتف واتصل بالشخص ، أو اطرق بابه افتراضيًا. إذا كنت بحاجة إلى توثيق المناقشة ، فتابع بالنقاط التوضيحية وبنود العمل. سيوفر هذا عليك وعلى كل من تعمل معه الكثير من الوقت والارتباك.

4. استخدم VPN لجعل الإنترنت الخاص بك "أسرع"

ربما حدث هذا لك من قبل: يبدو أن هناك خطأ ما في اتصالك - لا يمكنك الحصول على مكالمة Skype للعمل ، أو ربما يذكرك وقت التنزيل على مستند أرسله لك زميلك للتو بالاتصال الهاتفي — حتى الآن يُظهر اختبار السرعة نتائج معقولة.

قد يكون موفر خدمة الإنترنت لديك يخنق اتصالك.

هذا يحدث لي في كل وقت. على سبيل المثال ، لقد كنت في مؤتمرات في دول أجنبية واضطررت إلى التعامل مع شركات اتصالات مثل T-Mobile ، التي تخنق مكالمات Skype على شبكات 3G الخاصة بها لمحاولة إجبار العملاء إما على الدفع مقابل اشتراك أكثر تكلفة ، أو جعلها قديمة- مكالمات بعيدة المدى بأسعار عالية.

تقوم الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) بتشفير كل حركة المرور الخاصة بك على الإنترنت ، لذلك لا يستطيع مزود خدمة الإنترنت الخاص بك معرفة نوع حركة المرور ، وبالتالي لا يمكنه خنقها بناءً على تلك المعلومات. عندما تسافر ، قم بتنزيل عميل VPN مثل Buffered على هاتفك وجهاز الكمبيوتر أو قارن بين أفضل خدمات VPN على BestVPN.com. في المرة التالية التي تواجه فيها مشكلة كهذه ، قم بتشغيلها ، وقد تندهش من كيفية تحسن سرعة الاتصال لديك.

على سبيل المكافأة ، إذا كنت تعمل باستخدام بيانات حساسة ، فستحصل على تعزيز أمان رائع.

5. التمرين

صحتك لا تقل أهمية عن أي من النصائح المذكورة أعلاه. يتحدث هيرمان ميلر عن وضعية "السلحفاة" ، ومدى سهولة الانزلاق إلى وضعية الكتابة السيئة. حديث TED Talk الذي تم نشره على نطاق واسع يدعو إلى الجلوس للتدخين الجديد. عند العمل براحة في منزلك أو غرفة الفندق أو الشاطئ ، قد يكون من السهل أن تستقر في نفس المكان لفترة طويلة.

ومع ذلك ، فمن الممكن بالتأكيد أن تظل على اطلاع دائم بتمرينك أثناء العمل عن بُعد. في الواقع ، في استطلاع حديث أجرته ConnectSolutions ، قال 32٪ من العاملين عن بُعد إنهم يمارسون الآن تمارين رياضية أكثر مما يفعلون في بيئة العمل التقليدية داخل المكتب. للتأكد من أن هذا هو الحال ، أوصي بإبقاء Thera-Band بالقرب من مكتبك في جميع الأوقات. يستخدمها لاعبو الجمباز الأولمبيون للتدريب على المقاومة ، وباستخدام 6 بوصات من المطاط ، يمكنك أداء تمرين كامل للجسم في أي مكان. عندما تقضي ساعات طويلة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى النهوض وممارسة الرياضة كثيرًا. لذا أقترح أن تتعود على الإمساك بها لبضع لحظات في كل مرة تراها - سواء كنت قد دخلت للتو في الباب ، أو أنهيت مكالمة للتو ، أو كنت تتوقف للحظة بين رسائل البريد الإلكتروني أو الطلبات.

كيف يساعد هذا في التعاون؟ تم ربط التمرين بشكل متكرر بكل شيء من انخفاض التوتر والقلق إلى زيادة السعادة والإبداع والأداء العقلي. ولا يتطلب الأمر الكثير لإحداث فرق ملحوظ. حتى القليل من التمرين يجعلك عضوًا أفضل في الفريق.

في الواقع ، يجب أن تتوقف عن القراءة وتقوم ببعض تمارين الضغط الآن.