Tactiques avancées pour des équipes distantes hautement collaboratives

Chez Toptal, rien sur le travail à distance ne fait polémique. Au cours des quatre dernières années, nous avons vécu et travaillé à distance dans plus de 30 pays. Nous dirigeons une entreprise 100 % distante, forte de 90 personnes et financée par du capital-risque, qui connaît une croissance de plusieurs centaines de pour cent d'une année sur l'autre, presque entièrement grâce à nos ordinateurs portables, téléphones et tablettes. Le travail à distance est une réalité productive et efficace que nous évangélisons auprès de nos clients, tout en mettant en pratique ce que nous prêchons. L'embauche à distance supprime les contraintes de géolimitation et permet de constituer la meilleure équipe, que les membres soient de l'autre côté de la Baie ou du monde entier.

Mais il s'avère que certaines personnes très intelligentes ne sont pas d'accord avec moi. Récemment, un message de Paul Graham et une réponse ultérieure de Matt Mullenweg d'Automattic ont déclenché un énorme débat sur le travail à distance. J'ai fait circuler le message de Matt à mon équipe, car je pense qu'il dit simplement et de manière concise ce que nous diffusons depuis des années : embauchez les meilleurs talents du monde, quel que soit leur lieu de résidence, et tout le monde y gagne.

Vous connaissez probablement déjà les cas d'école d'équipes à distance performantes telles que 37Signals, Automattic, GitHub et bien d'autres, mais considérez quelques exemples pas si évidents de moments où les employés de bureau travaillent à distance :

• La vice-présidente des ventes voyage pour une conférence et rend compte à son équipe
• Équipe de logiciel faisant une mêlée quotidienne avec un client
• Responsable marketing négociant des achats publicitaires avec une entreprise basée dans tout le pays
• Analystes finissant une présentation sur le chemin du bureau
• Les développeurs s'envoient des messages de l'autre côté de la pièce au lieu de parler

Chaque fois que vous êtes physiquement absent du bureau ou que vous travaillez avec quelqu'un qui n'est pas à côté de vous, vous travaillez à distance. La façon dont les affaires sont menées a beaucoup évolué au cours des deux dernières décennies… mais le travail à distance, au sens le plus simple, n'est pas si nouveau.

Avec 100 % des employés de Toptal travaillant à distance, nous avons accumulé une grande expérience de première main sur la manière de collaborer efficacement à distance. Que vous vous considériez ou non comme un travailleur à distance, ces conseils peuvent vous être utiles.

1. Vous avez un client ou un collègue hostile ou difficile ? Utiliser le chat vidéo

Vous pensez probablement que la dernière chose que vous voulez faire est de voir cette personne difficile. Mais le chat vidéo est souvent meilleur que le texte, la voix ou même les réunions en personne, car il ne s'agit pas du tout de voir l'autre personne.

Il s'agit de l'autre personne qui se voit.

Les bars ont des miroirs derrière les barmans pour la même raison : les gens agissent différemment quand ils peuvent se voir, même les gens ivres et tapageurs. Dans la plupart des cas, ils sont beaucoup plus conscients d'eux-mêmes, professionnels et patients. Si vous parlez à quelqu'un et que vous pouvez dire qu'il n'est pas vraiment attentif (peut-être entendez-vous taper en arrière-plan ou qu'il vous demande sans cesse de répéter des choses), ou si vous parlez à quelqu'un qui est agressif ou est tout simplement contrarié, envisagez de passer à la vidéo. Je pense que vous serez agréablement surpris de voir à quel point la conversation devient immédiatement plus facile.

2. Réduisez la planification des volées avec des équipes distantes

Semble familier?

Vous n'avez pas besoin de faire cela, alors ne le faites pas.

L'un des principaux avantages d'avoir un bureau est que vous pouvez marcher jusqu'à la porte de quelqu'un et lui demander s'il a une minute. Une minute plus tard, vous avez collaboré avec succès. Temps de cycle ultra court. Pas de minutes, d'heures… ou même de jours perdus.

Il n'y a pas si longtemps, un équivalent distant de la pop-in de frappe à la porte était inconnu. Les réponses par e-mail étaient encore lentes et les appels téléphoniques longue distance coûtaient cher. Mais ce temps est fermement ancré dans le passé. Aujourd'hui, il existe d'innombrables outils, de Skype à Slack en passant par HipChat, qui rendent la collaboration instantanée encore plus facile qu'une marche vers la glacière.

Même si votre équipe est distribuée à 100 %, vous avez rarement besoin d'envoyer un e-mail à quelqu'un pour planifier un appel ou une réunion pour discuter de quelque chose. Vérifiez simplement vos fuseaux horaires et frappez virtuellement.

Ou mieux encore, ne demandez même pas. Appelez simplement la personne . Bien que l'étiquette d'appel ne soit pas bien établie sur Skype, GChat, etc., l'utilisation des capacités vocales de ces plateformes de chat est essentielle. Si les gens sont occupés, ils vous ignoreront. Pas de mal. Ils peuvent vous rappeler, ou vous pouvez réessayer plus tard.

Cela dit, il vaut la peine d'être prévenant avec votre message d'ouverture - après tout, votre collègue pourrait être au milieu d'une présentation.

3. Arrêtez les conversations par e-mail en ligne

Voici quelque chose d'autre que vous avez peut-être déjà vu :

Nous avons en fait une règle contre cela dans mon entreprise. Je déteste les longs e-mails, et je déteste particulièrement les e-mails longs et déroutants. C'est ainsi que les choses se perdent et sont mal communiquées. Et essayer de donner un sens à l'un de ces clusters est une façon de passer du temps inutile dans des entreprises médiocres.

Rédiger une réponse par e-mail avec tact peut prendre du temps, mais ce n'est pas une excuse pour embrouiller le cerveau de vos collègues. La prochaine fois que vous vous surprenez à écrire "Voir ci-dessous en gras/rouge/souligné/peu importe", arrêtez-vous. Si vous n'avez pas le temps d'écrire la réponse réfléchie que vous souhaitez, décrochez le téléphone et appelez la personne, ou frappez virtuellement à sa porte. Si vous avez besoin de documentation sur la discussion, faites un suivi avec des puces et des éléments d'action. Cela vous fera économiser, ainsi qu'à tous ceux avec qui vous travaillez, beaucoup de temps et de confusion.

4. Utilisez un VPN pour rendre votre Internet « plus rapide »

Cela vous est probablement déjà arrivé : quelque chose ne va pas avec votre connexion : vous ne parvenez pas à faire fonctionner un appel Skype, ou peut-être que l'heure de téléchargement d'un document que votre collègue vient de vous envoyer vous rappelle l'accès à distance. un test de vitesse montre des résultats raisonnables.

Votre FAI peut limiter votre connexion.

Cela m'arrive tout le temps. Par exemple, j'ai assisté à des conférences dans des pays étrangers et j'ai dû faire face à des opérateurs tels que T-Mobile, qui limitent les appels Skype sur leurs réseaux 3G pour essayer de forcer les clients à payer un abonnement plus cher ou à faire de vieux- façonné des appels interurbains à des tarifs élevés.

Un réseau privé virtuel (VPN) crypte tout votre trafic Internet, de sorte que votre FAI ne peut pas dire de quel type de trafic il s'agit et ne peut donc pas le limiter en fonction de ces informations. Lorsque vous voyagez, téléchargez un client VPN comme Buffered sur votre téléphone et votre ordinateur ou comparez les meilleurs services VPN sur BestVPN.com. La prochaine fois que vous rencontrez un problème comme celui-ci, lancez-le et vous serez peut-être étonné de l'amélioration de votre vitesse de connexion.

En prime, si vous travaillez avec des données sensibles, vous bénéficierez d'un bon coup de pouce en matière de sécurité.

5. Exercice

Votre santé est aussi importante que n'importe lequel des conseils ci-dessus. Herman Miller parle de la position «tortue» et de la facilité avec laquelle il est possible de se glisser dans une mauvaise posture de frappe. Une conférence TED récente et très médiatisée appelle à s'asseoir le nouveau tabagisme. Lorsque vous travaillez dans le confort de votre maison, de votre chambre d'hôtel ou de la plage, il peut être facile de rester trop longtemps au même endroit.

Néanmoins, il est certainement possible de rester au top de votre exercice tout en travaillant à distance. En fait, dans une récente enquête de ConnectSolutions, 32 % des travailleurs à distance déclarent faire plus d'exercice maintenant qu'ils ne le faisaient dans un environnement de travail traditionnel au bureau. Pour vous assurer que c'est le cas, je vous recommande de garder un Thera-Band près de votre bureau en tout temps. Les gymnastes olympiques les utilisent pour l'entraînement en résistance, et avec 15,2 cm de caoutchouc, vous pouvez faire un entraînement complet du corps n'importe où. Lorsque vous passez de longues heures sur votre ordinateur, vous devez souvent vous lever et faire de l'exercice. Je suggère donc de prendre l'habitude de le saisir pendant quelques instants chaque fois que vous le voyez, que vous veniez de franchir la porte, que vous veniez de terminer un appel ou que vous vous arrêtiez un instant entre des e-mails ou des commits.

Comment cela aide-t-il à la collaboration ? L'exercice a été lié à plusieurs reprises à tout, de la diminution du stress et de l'anxiété à l'augmentation du bonheur, de la créativité et des performances mentales. Et il n'en faut pas beaucoup pour faire une différence notable. Même un peu d'exercice fait de vous un meilleur membre de l'équipe.

En fait, vous devriez arrêter de lire et faire quelques pompes dès maintenant.