Táticas avançadas para equipes remotas altamente colaborativas

Na Toptal, nada sobre trabalho remoto é controverso. Nos últimos quatro anos, vivemos e trabalhamos remotamente em mais de 30 países. Estamos administrando uma empresa 100% remota, com 90 pessoas e financiada por capital de risco, que cresce centenas de por cento ano após ano, quase inteiramente de nossos laptops, telefones e tablets. Trabalhar remotamente é uma realidade produtiva e eficiente que evangelizamos para nossos clientes, ao mesmo tempo em que praticamos o que pregamos. A contratação remota elimina as restrições de geolimitação e possibilita a construção da melhor equipe, independentemente de os membros estarem do outro lado da baía ou do outro lado do mundo.

Mas acontece que algumas pessoas muito inteligentes não concordam comigo. Recentemente, um post de Paul Graham e uma resposta subsequente de Matt Mullenweg, da Automattic, provocaram um grande debate sobre o trabalho remoto. Divulguei o post de Matt para minha equipe, porque acho que ele diz de forma simples e concisa o que estamos transmitindo há anos: contrate os melhores talentos do mundo, independentemente de onde morem, e todos ganham.

Você provavelmente já conhece os casos de livros didáticos de equipes remotas bem-sucedidas, como 37Signals, Automattic, GitHub e muitas outras, mas considere alguns exemplos não tão óbvios de momentos em que moradores de escritórios trabalham de longe:

• VP de vendas viajando para uma conferência e reportando à sua equipe
• Equipe de software fazendo um scrum diário com um cliente
• Anunciante negociando a compra de anúncios com uma empresa sediada em todo o país
• Analistas terminando uma apresentação a caminho do escritório
• Os desenvolvedores trocam mensagens do outro lado da sala em vez de conversar

Sempre que você está fisicamente fora do escritório ou trabalhando com alguém que não está ao seu lado, você está trabalhando remotamente. A forma como os negócios são feitos evoluiu muito nas últimas duas décadas... mas o trabalho remoto, no sentido mais simples, não é tão novo.

Com 100% dos funcionários da Toptal trabalhando remotamente, acumulamos muita experiência em primeira mão sobre como colaborar efetivamente à distância. Se você se considera ou não um trabalhador remoto, essas dicas podem ser úteis.

1. Tem um cliente ou colega hostil ou difícil? Usar bate-papo por vídeo

Você provavelmente está pensando que a última coisa que você quer fazer é ver essa pessoa difícil. Mas o bate-papo por vídeo geralmente é melhor do que o texto, a voz ou até mesmo as reuniões presenciais, porque não se trata de ver a outra pessoa.

É sobre a outra pessoa se ver.

Os bares têm espelhos atrás dos bartenders pelo mesmo motivo: as pessoas agem de maneira diferente quando podem se ver – até mesmo pessoas bêbadas e barulhentas. Na maioria dos casos, eles são muito mais autoconscientes, profissionais e pacientes. Se você estiver conversando com alguém e perceber que ela não está realmente prestando atenção (talvez você possa ouvir digitação em segundo plano, ou ela continua pedindo para você repetir as coisas), ou se você estiver conversando com alguém que está sendo agressivo ou está simplesmente chateado, considere mudar para vídeo. Acho que você ficará agradavelmente surpreso com o quanto a conversa se torna mais fácil imediatamente.

2. Reduza os voleios de agendamento com equipes remotas

Parece familiar?

Você não precisa fazer isso, então não faça.

Um dos principais benefícios de ter um escritório é que você pode ir até a porta de alguém e perguntar se ele tem um minuto. Um minuto depois, você colaborou com sucesso. Tempo de ciclo super curto. Sem minutos, horas... ou mesmo dias perdidos.

Não muito tempo atrás, um equivalente remoto do pop-in de batida na porta era inédito. As respostas por e-mail ainda eram lentas e as chamadas telefônicas de longa distância eram caras. Mas esse tempo está firmemente fixado no passado. Agora, existem inúmeras ferramentas, do Skype ao Slack ao HipChat, que tornam a colaboração instantânea ainda mais fácil do que uma caminhada até o refrigerador.

Mesmo que sua equipe seja 100% distribuída, raramente você precisa enviar um e-mail para alguém para agendar uma ligação ou reunião para discutir algo. Basta verificar seus fusos horários e bater virtualmente.

Ou melhor ainda, nem pergunte. Basta ligar para a pessoa . Embora a etiqueta de chamada não esteja bem estabelecida no Skype, GChat, etc., usar os recursos de voz dessas plataformas de bate-papo é fundamental. Se as pessoas estiverem ocupadas, elas irão ignorá-lo. Sem danos causados. Eles podem ligar de volta ou você pode tentar novamente mais tarde.

Dito isso, vale a pena ser atencioso com sua mensagem de abertura – afinal, seu colega pode estar no meio de uma apresentação.

3. Interrompa as conversas de e-mail em linha

Aqui está outra coisa que você pode ter visto antes:

Na verdade, temos uma regra contra isso na minha empresa. Eu odeio e-mails longos e, especialmente, odeio e-mails longos e confusos. É assim que as coisas se perdem e se comunicam mal. E tentar entender um desses clusters é uma maneira de gastar tempo inútil em empresas medíocres.

Escrever uma resposta de e-mail com tato pode ser demorado, mas isso não é desculpa para amarrar o cérebro de seus colegas em nós. Da próxima vez que você se pegar escrevendo “Veja abaixo em negrito/vermelho/sublinhado/qualquer coisa”, pare. Se você não tiver tempo para escrever a resposta pensativa que deseja, pegue o telefone e ligue para a pessoa ou bata na porta virtualmente. Se você precisar de documentação da discussão, faça o acompanhamento com tópicos e itens de ação. Isso economizará muito tempo e confusão para você e para todos com quem você trabalha.

4. Use uma VPN para tornar sua Internet “mais rápida”

Isso provavelmente já aconteceu com você: algo parece estar errado com sua conexão - você não consegue fazer uma chamada do Skype funcionar, ou talvez o tempo de download de um documento que seu colega acabou de enviar esteja lembrando você de discagem - ainda um speedtest mostra resultados razoáveis.

Seu ISP pode estar limitando sua conexão.

Isso acontece comigo o tempo todo. Por exemplo, estive em conferências em países estrangeiros e tive que lidar com operadoras como a T-Mobile, que limitam as chamadas do Skype em suas redes 3G para tentar forçar os clientes a pagar por uma assinatura mais cara ou a fazer ligações antigas. chamadas de longa distância por altas tarifas.

Uma Rede Privada Virtual (VPN) criptografa todo o tráfego da Internet, de modo que seu ISP não pode dizer que tipo de tráfego é e, portanto, não pode estrangulá-lo com base nessas informações. Quando você viajar, baixe um cliente VPN como Buffered em seu telefone e computador ou compare os melhores serviços de VPN em BestVPN.com. Da próxima vez que você tiver um problema como esse, ative-o e ficará surpreso com a melhora da velocidade da sua conexão.

Como bônus, se você estiver trabalhando com dados confidenciais, terá um bom aumento na segurança.

5. Exercício

Sua saúde é tão importante quanto qualquer uma das dicas acima. Herman Miller fala sobre a posição da “tartaruga” e como é fácil cair na má postura de digitação. Um TED Talk recente e muito divulgado chama a atenção para o novo tabagismo. Ao trabalhar no conforto de sua casa, quarto de hotel ou praia, pode ser fácil ficar no mesmo lugar por muito tempo.

No entanto, certamente é possível manter o controle de seu exercício enquanto trabalha remotamente. De fato, em uma pesquisa recente da ConnectSolutions, 32% dos trabalhadores remotos dizem que fazem mais exercícios agora do que em um ambiente de trabalho tradicional no escritório. Para garantir que esse seja o caso, recomendo manter uma Thera-Band perto de sua mesa o tempo todo. Os ginastas olímpicos os usam para treinamento de resistência e, com 6 ”de borracha, você pode fazer um treino de corpo inteiro em qualquer lugar. Quando você passa longas horas no computador, precisa se levantar e se exercitar com frequência. Portanto, sugiro que crie o hábito de agarrá-lo por alguns momentos toda vez que o vir - se você acabou de entrar pela porta, acabou de terminar uma ligação ou está apenas pausando por um momento entre e-mails ou commits.

Como isso ajuda na colaboração? O exercício tem sido repetidamente associado a tudo, desde a diminuição do estresse e da ansiedade até o aumento da felicidade, criatividade e desempenho mental. E não é preciso muito para fazer uma diferença notável. Mesmo um pouco de exercício faz de você um membro melhor da equipe.

Na verdade, você deveria parar de ler e fazer algumas flexões agora.