До свидания, просроченная дебиторская задолженность

Управляющее резюме

До свидания, просроченная дебиторская задолженность

Несколько лет назад я работал с компанией, у которой была, как я считаю, «общая» позиция по дебиторской задолженности:

• Дебиторская задолженность в размере 1 000 000 долларов США при ежемесячных продажах в размере 1 250 000 долларов США. Средний объем продаж дебиторской задолженности за 25 дней.
• Дебиторская задолженность в размере 60 000 долларов США была на 90+ дней позже даты выставления счета.

Через год они были в среднем:

• Дебиторская задолженность в размере 625 000 долларов США при ежемесячных продажах в размере 1 300 000 долларов США или продажа дебиторской задолженности за 14 дней.
• Только 3000 долларов дебиторской задолженности были просрочены более чем на 90 дней после даты выставления счета.
• Старая дебиторская задолженность в размере 45 000 долларов США была преобразована в векселя, по которым добросовестно выплачивались авансы, а общий остаток составил 39 000 долларов США.

Как они это делают?

Прежде чем перейти к ответу, я хотел бы предположить, что просроченная дебиторская задолженность является одним из наиболее распространенных и серьезных разочарований, с которыми сталкиваются предприниматели , и одним из наиболее легко предотвратимых.

Работая внештатным финансовым директором, я не могу сосчитать, сколько дебиторской задолженности я видел безнадежной. Если вы были в бизнесе любого размера в течение длительного времени, вы знаете, о чем я говорю.

Все ситуации разные, но я обнаружил, что общая схема выглядит следующим образом:

1. Продавец компании продает клиенту, не обращая особого внимания на условия оплаты.
2. Компания поставляет продукт или услугу, но доставка отстает от графика или конечный продукт не соответствует ожиданиям клиента.
3. Клиент удерживает все платежи до тех пор, пока продукт или услуга не будут улучшены до совершенства.
4. Руководство компании расстраивается из-за того, что клиент использует неуплату, чтобы держать его в заложниках до тех пор, пока переделка не будет сделана.
5. Между компанией и клиентом происходит обмен напряженными словами.
6. Ситуация скатывается в черную дыру взаимного неуважения.
7. Исходный счет начинает устаревать по графику устаревания AR.
8. Финансовый директор замечает просроченную дебиторскую задолженность во время финансового анализа на конец месяца и сообщает об этом руководству.
9. Менеджмент гримасничает и называет клиента «неблагоразумным», но «довольно уверен», что он «в конце концов заплатит».

Если вы не находитесь в верхнем 95-м процентиле компаний, этот список вы могли бы процитировать мне во сне.

Почему просроченная дебиторская задолженность является проблемой

Реальные и скрытые затраты на просроченную дебиторскую задолженность ошеломляют. Они включают:

1. Альтернативная стоимость времени и энергии руководства, потраченных впустую на работу с дебиторской задолженностью.
2. Потеря деловой репутации клиента и повышенная вероятность того, что клиент: - Больше не купит. - Отрицательно отзывайтесь о своей компании другим.
3. Процентные расходы по кредитной линии для финансирования операций в период неуплаты.
4. Возможность максимального превышения лимита кредитной линии, что создает нехватку денежных средств и дополнительный стресс для руководства.
5. Расходы на заработную плату бухгалтера за отправку отчетов и, возможно, пересмотр счетов-фактур.
6. Расходы на финансового директора и аудитора финансовой отчетности на конец года для анализа собираемости счетов.

Это не полный список. Негатив и цинизм, которые часто проистекают из конфликта дебиторской задолженности, могут оказать реальное влияние на настроение руководства и компании. Влияние этого и других нематериальных активов очень затрудняет точную количественную оценку полной стоимости, но она, вероятно, выше, чем представляет себе большинство предпринимателей.

Это должно быть так?

Разорвать цикл

Как именно мой клиент (и избранная группа компаний среднего размера, похожих на них) обуздал дебиторскую задолженность и встал на лучший путь?

Вот руководство из 6 шагов, чтобы разорвать порочный круг:

1. Осуществить смену парадигмы в отношении депозитов . Слишком многие компании и отрасли придерживаются пораженческой позиции, что требование авансовых платежей «никогда не сработает в моей отрасли». Я с уважением не согласен. Подрядчик рассказал мне, как они пошли на конференцию по строительству и объяснили другим подрядчикам, как они требуют 10% первоначальный взнос за все работы до начала проекта. Их друзья-подрядчики посмотрели на них с недоверием и спросили: «Как вы это делаете?»

   Их ответ? — Мы просто просим об этом.

   Концепция кажется простой, но я поражен количеством предпринимателей, которые не понимают, как авансовые депозиты могут работать в их отрасли. Авансовые платежи работают в бухгалтерском учете, строительстве, розничной торговле, здравоохранении… практически в любой ситуации, о которой вы только можете подумать. Но для этого требуется управленческая команда, приверженная концепции, и команда продаж, достаточно уверенная в себе, чтобы просто «попросить денег».

   Правильно реализованная программа авансового платежа может буквально свести дебиторскую задолженность к нулю . Да, вы прочитали это правильно. Есть много предприятий, которые собирают больше денег, чем они поставили продукты или услуги. Авансовые платежи клиентов служат кредитной линией, которая поддерживает положительное положение денежных средств компании. Это крайний случай ограничения дебиторской задолженности, но во многих ситуациях он возможен.

   В качестве бонуса требование о первоначальном взносе помогает отсеивать клиентов, которые в конечном итоге могут вам не заплатить. Это также уводит квалифицированного покупателя «с рынка», потому что, выписав даже небольшой чек, вероятность того, что люди будут продолжать делать покупки, значительно снижается.

2. Создайте культуру объяснения терминов . Команды продаж продают. Им компенсируют продажу. Часто эта компенсация основана на закрытых сделках (а не на реализованных или собранных продажах). Основное внимание уделяется тому, чтобы клиенты подписали пунктирную линию.

   Тем не менее, упор на обеспечение продаж может привести к игнорированию важнейшего ключа к сбору платежей: предварительного объяснения покупателю ожидаемых платежей.

   

   Это не простая, навскидку задача. Он предполагает обеспечение:

   1. У клиента есть возможность оплатить.
   2. Люди, которые распоряжаются средствами у клиента, ознакомлены с условиями и согласны с ними.
   3. Клиент понимает, что заказ не будет выполнен, если условия не будут выполнены.

   Продавцы, как известно, плохо справляются с этими задачами, до такой степени, что может иметь смысл поручить эту часть сделки кому-то другому. Однако опыт научил меня, что это работает лучше, когда это делает продавец. Они хорошо знакомы с клиентом и лучше всего умеют найти подходящий момент, чтобы прояснить условия оплаты. Они также могут усиливать условия по пути.

   Это должно быть укоренено в культуре компании руководством, и это ожидание должно передаваться от менеджера по продажам до самого нового стажера по продажам. Каждый член отдела продаж должен жить с легким страхом заключить сделку без этого обсуждения.

3. Сделайте переделку чрезвычайной ситуацией . Довольно часто причиной неуплаты является неудовлетворенность клиентов. Это особенно актуально для компаний в таких отраслях, как строительство, производство и розничная торговля. Из-за этого один из ключевых способов избежать просроченной дебиторской задолженности — относиться к переделке почти как к чрезвычайной ситуации.

   Это требует изменения культуры, в котором участвует вся компания, а не только отдел продаж. Например, в производственных условиях начальник цеха и производственные рабочие должны знать, что работы по доработке имеют приоритет. Весь персонал магазина также должен понимать, что контроль качества заключается не только в том, чтобы сделать все правильно с первого раза, но и в том, чтобы получать оплату.

   Я когда-то работал с производителем, у которого был подход «остановить пресс» к доработке. Когда товар возвращался по какой-либо причине, в магазине знали, что работа должна быть восстановлена ​​в первую очередь. Когда клиенты видят усилия, направленные на то, чтобы сделать их счастливыми, это помогает уменьшить боль от неудовлетворенности. Дополнительные усилия также сокращают период, в течение которого клиент находится без заказанного товара или услуги. И то, и другое окажет драматическое влияние на оплату.

4. Назначьте нужного человека для ежедневного просмотра дополненной реальности . Да, ежедневно. И что удивительно, это не обязательно должен быть бухгалтер, менеджер по продажам или владелец. Я работал с компанией, у которой был курьер, который взял на себя роль сборщиков и проделал большую работу. Он встречался с клиентами, разговаривал с ними и собирал просроченные деньги.

   У клиента в начале этой статьи был человек с невероятным подходом к коллекциям. Она ежедневно следила за тем, какие деньги поступали и какие еще нужно было собрать. Она устанавливала контакт (в основном звонки) ежедневно по мере необходимости, чтобы поддерживать поток денег.

   Еще одна вещь, которую я узнал от нее, — это точная процедура получения денег от медленно платящих. Она звонила им и просто разговаривала. Она расспросила о них и их делах и узнала, как идут дела. В конце концов (и она не торопилась) она выставляла счет и спрашивала, когда он будет оплачен. Они неизменно говорили что-то вроде: «Ну, у нас есть клиент, который платит нам в четверг, и после этого мы отправим чек по почте». Услышав подобный комментарий, большинство людей откажется от него и надеется, что чек придет, как и было обещано.

   Не она. Она вела дотошные заметки и звонила в тот же день, когда они говорили, что их клиент платит им. Если их клиент по-прежнему не платил, она перезванивала на следующий день, просто удерживая клиента в том, что они обещали сделать.

   Люди по своей сути хотят держать свое слово, и она поощряла это, искренне напоминая им об их приверженности. Благодаря этому постоянному отслеживанию они не только оплачивали просроченный счет, но и часто своевременно платили в будущем, чтобы избежать вздора.

   Одно ключевое наблюдение по этому поводу: вы должны найти «способ» общения клиента. Некоторые клиенты работают по электронной почте, некоторые по телефону, некоторые с помощью текстовых сообщений и т. д. Не совершайте ошибку, используя предпочтительный для вашей компании способ связи и ожидая ответа от клиента.

5. Пересмотрите условия досрочной оплаты . Если вы правильно сделаете шаги 1–4, возможно, условия досрочной оплаты вам не понадобятся. Однако, по моему опыту, большинство успешных компаний предлагают скидку, если клиент оплачивает счет в течение короткого периода времени (обычно 10 дней).

   Эти скидки могут оказать существенное влияние на количество дней продаж дебиторской задолженности. Клиент, о котором я упоминал в начале, увидел, что его дебиторская задолженность упала на 40% в течение нескольких месяцев после введения скидки в 2% при оплате в течение 10 дней. Это дало текущему счету одноразовое пополнение около 400 000 долларов.

   Если посчитать, скидка 1 или 2% при оплате через 10 дней — это очень высокая плата за наличие денег в кармане на несколько дней раньше. Однако, как мы обсуждали ранее, просроченная дебиторская задолженность также сопряжена с высокими затратами, поэтому многие компании предпочитают платить высокую комиссию, чтобы вообще избежать ее.

   Один клиент, на которого я работал, предложил 3% скидку, если клиент заплатил полностью в начале проекта. Если бы речь шла только о временной стоимости денег, это было бы очень глупым предложением.

   Но дело было не только в деньгах. Эта компания продавала очень индивидуальный продукт, и у ее клиентов неизменно было по крайней мере одно неудовлетворенное ожидание, когда продукт был доставлен. Исключив сбор наличных из уравнения заранее, он устранил риск испортить отношения с клиентом, требуя оплаты в середине этапа доработки.

   Похожий, но другой подход заключается в простом сокращении сроков оплаты счетов. Эта концепция исходит от Xero, поставщика программного обеспечения для бухгалтерского учета. Анализируя данные клиентских счетов, они обнаружили, что «счета с короткими сроками оплаты с большей вероятностью будут просрочены, но вы все равно получите свои деньги раньше, чем если вы дадите на оплату три или четыре недели». Это показано на следующем рисунке:

   Предостережение: короткие сроки без скидок на досрочную оплату могут заставить вас выглядеть агрессивно и неразумно, особенно в определенных отраслях. Когда вы выбираете дату оплаты, подумайте, как бы вы себя чувствовали, если бы получили свой собственный счет.

6. Используйте торговые заметки . Часто у клиентов-неплательщиков возникают проблемы с денежными потоками. Вместо того, чтобы продолжать «бить дохлую лошадь», делая бесконечные звонки или визиты, когда дело доходит до этого, часто лучше всего перейти к векселю (по сути, официальному кредиту).

   Я вспоминаю одного из моих клиентов, у которого семь лет назад был клиент, задолжавший им 100 000 долларов. Мой клиент согласился на план платежей, и владельцы неплатежеспособной компании (которая обанкротилась) по сей день продолжают сокращать остаток. Благодаря небольшим ежемесячным платежам в сочетании с несколькими более крупными выплатами баланс теперь составляет около 20 000 долларов. Если бы мой клиент настаивал на всей сумме сразу или угрожал судебным иском, я предполагаю, что большая часть из 100 000 долларов в конечном итоге была бы списана.

   Этот метод был инструментом, который мой клиент в первом примере использовал для сбора нескольких крупных > 90-дневных дебиторских задолженностей. Они переместили просроченные остатки из A/R в векселя к получению и начали собирать умеренные ежемесячные платежи (часто около 1000 долларов в месяц) с разумной процентной ставкой. Потребовалось около 3 лет, чтобы свести остатки к нулю, но в итоге практически все было собрано. А благодаря выполнению некоторых из шагов 1-5 не было новых просроченных дебиторских задолженностей, которые могли бы заменить оплаченные.

   Вот несколько советов по настройке торговых заметок:

   1. Всегда встречайтесь лично, чтобы обсудить и подписать документы, если это возможно. Ехать 3 часа, если нужно.
   2. Спросите клиента, какая сумма ежемесячного платежа подойдет. Поднимите их немного, но не сильно. Они должны быть в состоянии фактически произвести оплату.
   3. Требовать автоматического снятия средств или предварительно авторизованных транзакций по кредитным картам. Клиент уже доказал, что не может отправить чек; уберите для них этот блокпост.
   4. Начисление (разумных) процентов. Если это камень преткновения, вы можете ежегодно соглашаться применять проценты к основному балансу, если они добросовестно производят платежи в течение года. Тем не менее, большинство предприятий согласны с разумной процентной ставкой.
   5. Убедитесь, что вы уходите со встречи с подписанной запиской и НЕКОТОРЫМИ ДЕНЬГАМИ. Даже если это 25 долларов, сделка не будет реальной для клиента, если он не расстанется с наличными. Скорее всего, они могут заплатить по крайней мере 250 или 500 долларов или даже гораздо большую сумму в зависимости от просроченного остатка и размера компании.

Устранение просроченной дебиторской задолженности — это мышление

Довольно часто компании упускают дебиторскую задолженность из виду. В некоторых случаях нет никого, кто бы старательно следил за остатками дебиторской задолженности или хотя бы по-настоящему заботился о них. Если кто-то заботится (обычно владелец), он чувствует (часто справедливо), что он единственный, кто заботится.

Что подводит меня к выводу: все в организации должны понимать и заботиться об управлении дебиторской задолженностью. Полезно напомнить сотрудникам, что клиенты, а не компания, выписывают зарплату сотрудникам. Каждый сотрудник должен четко понимать прямую связь между своими действиями и своевременной оплатой со стороны заказчика.

Большинство шагов по устранению просроченной дебиторской задолженности также совпадают с шагами по эффективному ведению бизнеса и справедливому и уважительному отношению к людям. Таким образом, тщательная реализация этих шагов не только уменьшит дебиторскую задолженность, но и сделает вашу компанию более сильной для продвижения вперед.