Addio, crediti scaduti

Sintesi

Addio, crediti scaduti

Qualche anno fa ho lavorato con una società che aveva quella che considero una posizione creditizia “comune”:

• $ 1.000.000 di crediti su vendite mensili di $ 1.250.000. Media di 25 giorni di vendita in crediti.
• $ 60.000 di crediti risalgono a oltre 90 giorni dalla data di fatturazione.

Un anno dopo erano in media:

• $ 625.000 di crediti su vendite mensili di $ 1.300.000 o vendite di 14 giorni in crediti.
• Solo $ 3.000 dei crediti erano più di 90 giorni dopo la data di fatturazione.
• $ 45.000 di vecchi crediti erano stati convertiti in banconote che venivano fedelmente pagate e portavano un saldo residuo totale di $ 39.000.

Come hanno fatto?

Prima di arrivare alla risposta, vorrei suggerire che i crediti scaduti sono una delle frustrazioni più comuni e gravi che gli imprenditori devono affrontare e una delle più facilmente evitabili.

Nel mio lavoro di CFO freelance, non posso iniziare a contare quanti crediti ho visto andare a male. Se sei stato in un'azienda di qualsiasi dimensione per un certo periodo di tempo, sai di cosa sto parlando.

Ogni situazione è diversa, ma ho scoperto che uno schema comune è questo:

1. Il venditore dell'azienda effettua una vendita a un cliente con poca enfasi sui termini di pagamento.
2. L'azienda fornisce prodotti o servizi, ma la consegna è in ritardo o il prodotto finale non soddisfa le aspettative del cliente.
3. Il cliente trattiene tutti i pagamenti fino a quando il prodotto o il servizio non viene migliorato alla perfezione.
4. La direzione dell'azienda diventa frustrata dal fatto che il cliente stia utilizzando il mancato pagamento per tenerlo in ostaggio fino al termine della rilavorazione.
5. Si scambiano parole tese tra l'azienda e il cliente.
6. La situazione precipita in un buco nero di reciproca mancanza di rispetto.
7. La fattura originale inizia a diventare obsoleta nel programma di invecchiamento di AR.
8. Il CFO nota il credito scaduto durante la revisione finanziaria di fine mese e ne fa menzione alla direzione.
9. La direzione fa una smorfia e chiama il cliente "irragionevole", ma è "abbastanza fiducioso" che "alla fine pagherà".

A meno che tu non sia nel 95° percentile superiore delle aziende, questo è un elenco che potresti rievocarmi nel sonno.

Perché i crediti scaduti sono un problema

I costi reali e nascosti dei crediti scaduti sono sbalorditivi. Loro includono:

1. Costo opportunità di gestione del tempo e delle energie sprecate nella gestione del credito.
2. Avviamento perso con un cliente e una maggiore probabilità che il cliente: - Non acquisterà più. - Parla negativamente della tua azienda agli altri.
3. Linea di interessi passivi per finanziare le operazioni durante il periodo di mancato pagamento.
4. Potenziale di massimizzare la linea di limite di credito che crea una carenza di liquidità e ulteriore stress di gestione.
5. Spese salariali per un contabile per inviare estratti conto e potenzialmente rivedere le fatture.
6. Costo del CFO e del revisore dei conti di fine anno per analizzare l'esigibilità dei conti.

Questa non è una lista completa. La negatività e il cinismo che spesso derivano dal conflitto di crediti possono avere un impatto reale sull'umore del management e dell'azienda. L'effetto di questo e di altri beni immateriali rende molto difficile quantificare veramente l'intero costo, ma probabilmente è più alto di quanto la maggior parte degli imprenditori immagini.

Deve essere così?

Rompere il ciclo

In che modo esattamente il mio cliente (e il gruppo selezionato di aziende di medie dimensioni che sono come loro) ha frenato i crediti e si è messo su una strada migliore?

Ecco una guida in 6 passaggi per interrompere il ciclo:

1. Implementare un cambio di paradigma sui depositi . Troppe aziende e industrie hanno un atteggiamento disfattista secondo cui chiedere acconti "non funzionerà mai nel mio settore". Sono rispettosamente in disaccordo. Un appaltatore mi ha detto come sono andati a una conferenza di costruzione e ha spiegato ai colleghi appaltatori come richiedono un acconto del 10% su tutti i lavori prima di iniziare il progetto. I loro amici appaltatori li guardarono increduli e chiesero: "come fai?"

   La loro risposta? "Lo chiediamo e basta".

   Il concetto sembra semplice, ma sono sbalordito dal numero di imprenditori che non vedono come potrebbero funzionare i depositi anticipati nel loro settore. Gli acconti funzionano in contabilità, edilizia, vendita al dettaglio, assistenza sanitaria... praticamente in qualsiasi situazione tu possa pensare. Ma ci vuole un team di gestione impegnato nel concetto e un team di vendita abbastanza fiducioso da semplicemente "chiedere denaro".

   Un programma di acconto correttamente implementato può letteralmente portare i crediti in negativo . Sì, avete letto bene. Ci sono molte aziende che raccolgono più denaro di quello per cui hanno fornito prodotti o servizi. Gli acconti del cliente fungono da linea di credito che mantiene la liquidità dell'azienda positiva. Questo è un caso estremo di contenimento dei crediti, ma non fuori portata in molte situazioni.

   Come bonus, un requisito di acconto aiuta a selezionare i clienti che alla fine potrebbero comunque non pagarti. Ci vuole anche un cliente qualificato "fuori mercato" perché una volta che le persone hanno scritto anche un piccolo assegno, è molto meno probabile che continuino a fare acquisti.

2. Creare una cultura di spiegazione dei termini . I team di vendita vendono. Sono compensati per la vendita. Spesso tale compenso si basa su affari chiusi (non vendite consegnate o riscosse). L'obiettivo è convincere i clienti a firmare sulla linea tratteggiata.

   Tuttavia, l'enfasi sulla sicurezza delle vendite può portare a ignorare una chiave fondamentale per gli incassi: spiegare le aspettative di pagamento in anticipo al cliente.

   Questo non è un compito semplice e improvvisato. Si tratta di garantire:

   1. Il cliente ha la possibilità di pagare.
   2. Le persone che controllano i fondi presso il cliente sono a conoscenza dei termini e sono d'accordo con essi.
   3. Il cliente comprende che l'ordine non procederà a meno che i termini non siano rispettati.

   I venditori sono notoriamente poveri in questi compiti, al punto che potrebbe avere senso lasciare che qualcun altro si occupi di questa parte della transazione. Tuttavia, l'esperienza mi ha insegnato che funziona meglio quando lo fa il venditore. Hanno familiarità con il cliente e sono nella posizione migliore per trovare il momento giusto per chiarire i termini di pagamento. Possono anche rafforzare i termini lungo la strada.

   

   Deve essere radicato nella cultura aziendale dal management e questa aspettativa deve fluire dal responsabile delle vendite fino al nuovo stagista delle vendite. Ogni membro del team di vendita deve convivere con un leggero timore di concludere un accordo senza questa discussione.

3. Rendi la rilavorazione un'emergenza . Molto spesso, il mancato pagamento ha le sue radici nell'insoddisfazione del cliente. Ciò è particolarmente vero per le aziende in settori come l'edilizia, la produzione e la vendita al dettaglio personalizzata. Per questo motivo, un modo fondamentale per evitare crediti scaduti è considerare la rilavorazione come una quasi emergenza.

   Ciò richiede un cambiamento culturale che coinvolga l'intera azienda, non solo il team di vendita. Ad esempio, in un ambiente di produzione, il supervisore del negozio e gli addetti alla produzione devono essere consapevoli che i lavori di rilavorazione hanno la priorità. L'intera forza lavoro del negozio deve anche capire che il controllo della qualità non riguarda solo il fare le cose per bene la prima volta, ma anche essere pagati.

   Una volta ho lavorato con un produttore che aveva un approccio "stop the press" alla rilavorazione. Quando il prodotto è tornato per qualsiasi motivo, il negozio sapeva che il lavoro era il primo in fila per essere ricostruito. Quando i clienti vedono lo sforzo necessario per renderli felici, aiuta a ridurre il dolore dell'insoddisfazione. Lo sforzo extra riduce anche il periodo in cui il cliente è senza il prodotto o il servizio che ha ordinato. Entrambi avranno un effetto drammatico sul pagamento.

4. Assegna la persona giusta per guardare AR quotidianamente . Sì, tutti i giorni. E sorprendentemente, non deve essere per forza il contabile o il responsabile delle vendite o un proprietario. Ho lavorato con un'azienda che aveva un fattorino che ha assunto il ruolo di collezionista e ha fatto un ottimo lavoro. Andava a incontrare i clienti, parlava con loro e raccoglieva i soldi scaduti.

   Il cliente all'inizio di questo articolo aveva una persona con un approccio incredibile alle collezioni. Teneva traccia quotidianamente di quanto denaro arrivava e di quanto restava da raccogliere. Ha contattato (per lo più chiamate) ogni giorno secondo necessità per mantenere il flusso di denaro.

   L'altra cosa che ho imparato da lei è stata la procedura esatta per prelevare denaro dai pagatori lenti. Li chiamava e parlava. Ha chiesto di loro e dei loro affari e ha scoperto come stavano andando le cose. Alla fine (e si è presa il suo tempo) avrebbe sollevato la fattura e chiesto quando sarebbe stata pagata. Invariabilmente, dicevano qualcosa del tipo "beh, abbiamo un cliente che ci paga giovedì e dopo, metteremo un assegno per posta". Dopo aver ascoltato un commento del genere, la maggior parte delle persone lascia perdere e spera che l'assegno arrivi come promesso.

   Non lei. Ha tenuto appunti meticolosi e avrebbe chiamato lo stesso giorno in cui avevano detto che il loro cliente li stava pagando. Se il loro cliente non avesse ancora pagato, avrebbe richiamato il giorno successivo, limitando il cliente a ciò che aveva detto che avrebbe fatto.

   Le persone intrinsecamente vogliono mantenere la loro parola, e lei lo ha incoraggiato ricordando loro fedelmente il loro impegno. Con questo incessante follow-up, non solo hanno pagato il conto scaduto, ma spesso hanno pagato tempestivamente in futuro per evitare la trafila.

   Un'osservazione chiave su questo: devi trovare il "modo" in cui il cliente comunica. Alcuni clienti lavorano tramite e-mail, altri per telefono, altri con messaggi di testo, ecc. Non commettere l'errore di utilizzare il metodo di comunicazione preferito dalla tua azienda e aspettarti che il cliente risponda.

5. Ripensare i termini di pagamento anticipato . Se esegui correttamente i passaggi da 1 a 4, forse non avrai bisogno di termini di pagamento anticipato. Tuttavia, secondo la mia esperienza, le aziende di maggior successo offrono uno sconto se un cliente paga una fattura entro un breve periodo di tempo (in genere 10 giorni).

   Questi sconti possono avere un impatto drammatico sulle vendite giornaliere di crediti. Il cliente a cui ho fatto riferimento all'inizio ha visto i propri crediti diminuire del 40% entro diversi mesi dall'implementazione di uno sconto del 2% se pagati entro 10 giorni. Ciò ha dato al conto corrente un colpo una tantum di circa $ 400.000.

   Se fai i conti, uno sconto dell'1 o 2% per il pagamento in 10 giorni è una commissione molto alta da pagare per avere soldi in tasca con qualche giorno di anticipo. Tuttavia, come abbiamo discusso in precedenza, anche i crediti scaduti hanno costi elevati, motivo per cui molte aziende scelgono di pagare la tariffa elevata per evitarli del tutto.

   Un cliente per cui ho lavorato ha offerto uno sconto del 3% se il cliente ha pagato per intero all'inizio del progetto. Se si fosse trattato solo del valore temporale del denaro, sarebbe stata una proposta molto stupida.

   Ma non si trattava solo di soldi. Questa azienda vendeva un prodotto altamente personalizzato e invariabilmente i suoi clienti avevano almeno un'aspettativa insoddisfatta quando il prodotto veniva consegnato. Eliminando in anticipo la raccolta di contanti dall'equazione, ha eliminato il rischio di contaminare la relazione con il cliente chiedendo il pagamento nel mezzo della fase di rilavorazione.

   Un approccio correlato ma diverso consiste semplicemente nell'abbreviare le date di scadenza delle fatture. Questo concetto viene da Xero, il fornitore di software di contabilità. Analizzando i dati delle fatture dei clienti, hanno scoperto che "le fatture con termini di pagamento brevi hanno maggiori probabilità di andare scadute, ma ricevi comunque i tuoi soldi prima che se dessi tre o quattro settimane per pagare". Questo è riassunto nel grafico seguente:

   Un avvertimento: scadenze brevi senza sconti sulla paga anticipata possono farti sembrare aggressivo e irragionevole, specialmente in alcuni settori. Quando decidi una data di scadenza, considera come ti sentiresti se ricevessi la tua fattura.

6. Usa le note commerciali . Spesso i clienti non paganti hanno problemi di flusso di cassa. Piuttosto che continuare a "battere un cavallo morto" effettuando infinite chiamate o visite, quando si arriva a quel punto spesso funziona meglio tagliare su una nota commerciale (fondamentalmente un prestito formale).

   Penso a uno dei miei clienti che sette anni fa aveva un cliente che doveva loro $ 100.000. Il mio cliente ha accettato un piano di pagamento e i proprietari della società non pagante (che ha cessato l'attività) hanno continuato a intaccare il saldo fino ad oggi. Attraverso piccoli pagamenti mensili, combinati con alcuni pagamenti più grandi, il saldo è ora in calo di circa $ 20.000. Se il mio cliente li avesse spinti duramente per l'intera somma in una volta o avesse minacciato un'azione legale, suppongo che la maggior parte dei $ 100.000 alla fine sarebbe stata cancellata.

   Questo metodo era uno strumento che il mio cliente nell'esempio di apertura ha utilizzato per riscuotere diversi crediti di grandi dimensioni >90 giorni. Hanno spostato i saldi scaduti da A/R in note di credito e hanno iniziato a riscuotere pagamenti mensili moderati (spesso circa $ 1.000 al mese) completi di un ragionevole addebito per interessi. Ci sono voluti circa 3 anni per ridurre i saldi a $ 0, ma alla fine è stato praticamente tutto raccolto. E implementando alcuni dei passaggi 1-5, non c'erano nuovi crediti scaduti al posto di quelli pagati.

   Ecco alcuni suggerimenti sulla creazione di note commerciali:

   1. Incontrarsi sempre di persona per discutere e firmare i documenti, se possibile. Guida 3 ore se necessario.
   2. Chiedi al cliente quale importo del pagamento mensile funzionerà. Spingili un po', ma non molto. Devono essere in grado di effettuare effettivamente il pagamento.
   3. Richiede prelievi automatici o transazioni con carta di credito preautorizzate. Il cliente ha già dimostrato di non poter inviare un assegno; rimuovere questo blocco stradale per loro.
   4. Addebito (ragionevole) interesse. Se è un punto critico, potresti concordare annualmente di applicare gli interessi al saldo principale se effettuano fedelmente i pagamenti durante l'anno. La maggior parte delle aziende, tuttavia, sta bene con un addebito di interessi ragionevole.
   5. Assicurati di lasciare la riunione con una nota firmata e ALCUNI SOLDI. Anche se è di $ 25, l'accordo non sarà reale per il cliente a meno che non si separi con denaro contante. Molto probabilmente possono almeno pagare $ 250 o $ 500, o anche un importo molto maggiore a seconda del saldo scaduto e delle dimensioni dell'azienda.

Eliminare i crediti scaduti è una mentalità

È abbastanza comune per le aziende consentire ai crediti di scivolare attraverso le crepe. In alcuni casi, non c'è nessuno che controlli diligentemente o addirittura si preoccupi veramente dei saldi attivi. Se qualcuno si preoccupa (di solito un proprietario) sente (spesso giustamente) di essere l'unico a farlo.

Il che mi porta al punto di sintesi: tutti nell'organizzazione devono comprendere e prendersi cura della gestione dei crediti. È utile ricordare ai dipendenti che i clienti, non l'azienda, scrivono le buste paga dei dipendenti. Ogni dipendente deve comprendere chiaramente la linea diretta tra le proprie azioni e il tempestivo pagamento da parte del cliente.

La maggior parte dei passaggi per eliminare i crediti scaduti è anche in linea con i passaggi per gestire bene un'azienda e trattare le persone in modo equo e rispettoso. L'attuazione diligente di questi passaggi, quindi, non solo ridurrà i crediti, ma metterà anche la vostra azienda in una posizione di forza per il futuro.