Auf Wiedersehen, überfällige Forderungen

Zusammenfassung

Auf Wiedersehen, überfällige Forderungen

Vor einigen Jahren arbeitete ich mit einem Unternehmen zusammen, das eine meiner Meinung nach „übliche“ Forderungsposition hatte:

• 1.000.000 $ an Forderungen bei einem monatlichen Umsatz von 1.250.000 $. Durchschnitt von 25 Tagen Verkäufe in Forderungen.
• $60.000 der Forderungen waren mehr als 90 Tage nach dem Rechnungsdatum.

Ein Jahr später durchschnittlich:

• 625.000 US-Dollar an Forderungen bei einem monatlichen Umsatz von 1.300.000 US-Dollar oder einem 14-tägigen Forderungsverkauf.
• Nur 3.000 $ der Forderungen lagen über 90 Tage nach dem Rechnungsdatum.
• Alte Forderungen in Höhe von 45.000 US-Dollar wurden in Handelswechsel umgewandelt, die zuverlässig zurückgezahlt wurden und einen Restbetrag von insgesamt 39.000 US-Dollar aufwiesen.

Wie haben Sie das geschafft?

Bevor ich zur Antwort komme, möchte ich darauf hinweisen, dass überfällige Forderungen eine der häufigsten und schwerwiegendsten Frustrationen sind, mit denen Unternehmer konfrontiert sind – und eine der am leichtesten vermeidbaren.

Bei meiner Arbeit als freiberuflicher CFO kann ich gar nicht aufzählen, wie viele Forderungen ich schon einmal gesehen habe. Wenn Sie für längere Zeit in Unternehmen jeder Größe tätig waren, wissen Sie, wovon ich spreche.

Jede Situation ist anders, aber ich habe festgestellt, dass ein gemeinsames Muster so abläuft:

1. Der Verkäufer eines Unternehmens tätigt einen Verkauf an einen Kunden, wobei er wenig Wert auf die Zahlungsbedingungen legt.
2. Das Unternehmen liefert ein Produkt oder eine Dienstleistung, aber die Lieferung liegt hinter dem Zeitplan oder das Endprodukt entspricht nicht den Erwartungen des Kunden.
3. Der Kunde hält alle Zahlungen zurück, bis das Produkt oder die Dienstleistung perfekt verbessert ist.
4. Das Management des Unternehmens ist frustriert darüber, dass der Kunde die Nichtzahlung verwendet, um ihn als Geisel zu halten, bis die Nachbesserung abgeschlossen ist.
5. Zwischen dem Unternehmen und dem Auftraggeber werden angespannte Worte gewechselt.
6. Die Situation versinkt in einem schwarzen Loch gegenseitiger Respektlosigkeit.
7. Die Originalrechnung beginnt im AR-Alterungsplan zu veralten.
8. Der CFO bemerkt die überfällige Forderung während der Finanzüberprüfung am Monatsende und erwähnt dies gegenüber dem Management.
9. Das Management verzieht das Gesicht und nennt den Kunden „unvernünftig“, ist aber „ziemlich zuversichtlich“, dass er „irgendwann zahlen wird“.

Wenn Sie sich nicht im oberen 95. Perzentil der Unternehmen befinden, ist dies eine Liste, die Sie mir im Schlaf vortragen könnten.

Warum überfällige Forderungen ein Problem sind

Die tatsächlichen und versteckten Kosten überfälliger Forderungen sind atemberaubend. Sie beinhalten:

1. Opportunitätskosten für Verwaltungszeit und Energieverschwendung bei der Bearbeitung der Forderung.
2. Goodwill-Verlust bei einem Kunden und eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde: - Nicht wieder kauft. - Sprechen Sie gegenüber anderen negativ über Ihr Unternehmen.
3. Zinsaufwand für die Kreditlinie zur Finanzierung von Operationen während der Nichtzahlungsperiode.
4. Mögliche Ausschöpfung der Kreditlinie, was zu Liquiditätsengpässen und zusätzlichem Managementstress führt.
5. Lohnkosten für einen Buchhalter, um Kontoauszüge zu versenden und möglicherweise Rechnungen zu überarbeiten.
6. Kosten des CFO und des Jahresabschlussprüfers zur Analyse der Einbringlichkeit von Konten.

Dies ist keine vollständige Liste. Die Negativität und der Zynismus, die häufig mit Forderungskonflikten einhergehen, können sich auf die Stimmung des Managements und des Unternehmens auswirken. Die Auswirkungen dieser und anderer immaterieller Werte machen es sehr schwierig, die Gesamtkosten wirklich zu quantifizieren, aber sie sind wahrscheinlich höher, als sich die meisten Unternehmer vorstellen.

Muss es so sein?

Den Kreislauf durchbrechen

Wie genau hat mein Mandant (und der ausgewählte Kreis mittelständischer Unternehmen wie er) Forderungen gezügelt und sich auf einen besseren Weg gebracht?

Hier ist eine 6-Schritte-Anleitung, um den Kreislauf zu durchbrechen:

1. Führen Sie einen Paradigmenwechsel bei Einzahlungen durch . Viel zu viele Unternehmen und Branchen haben eine defätistische Haltung, dass das Verlangen nach Anzahlungen „in meiner Branche niemals funktionieren wird“. Ich widerspreche respektvoll. Ein Auftragnehmer erzählte mir, wie er zu einer Baukonferenz ging und anderen Auftragnehmern erklärte, dass sie vor Beginn des Projekts eine Anzahlung von 10 % für alle Aufträge verlangen. Ihre Vertragspartner sahen sie ungläubig an und fragten: „Wie machst du das?“

   Ihre Antwort? „Wir fragen einfach danach.“

   Das Konzept klingt einfach, aber ich bin erstaunt über die Anzahl der Unternehmer, die nicht sehen, wie Vorauszahlungen in ihrer Branche funktionieren könnten. Anzahlungen funktionieren in der Buchhaltung, im Baugewerbe, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen … in praktisch jeder erdenklichen Situation. Aber es braucht ein Managementteam, das sich dem Konzept verschrieben hat, und ein Verkaufsteam, das selbstbewusst genug ist, um einfach „um Geld zu bitten“.

   Ein richtig implementiertes Anzahlungsprogramm kann Forderungen buchstäblich ins Negative treiben . Ja, das hast du richtig gelesen. Es gibt viele Unternehmen, die mehr Geld sammeln, als sie Produkte oder Dienstleistungen geliefert haben. Die Kundenanzahlungen dienen als Kreditlinie, die die Liquidität des Unternehmens positiv hält. Das ist ein Extremfall der Forderungsregulierung, aber in vielen Situationen nicht unerreichbar.

   Als Bonus hilft eine Anzahlungsanforderung beim Screening von Kunden, die Sie am Ende möglicherweise nicht bezahlen. Es nimmt auch einen qualifizierten Kunden „vom Markt“, denn wenn die Leute auch nur einen kleinen Scheck ausgestellt haben, ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass sie weiter einkaufen.

2. Schaffen Sie eine Kultur des Erklärens von Begriffen . Verkaufsteams verkaufen. Sie werden für den Verkauf entschädigt. Häufig basiert diese Vergütung auf abgeschlossenen Geschäften (nicht gelieferten oder abgeholten Verkäufen). Der Fokus liegt darauf, Kunden dazu zu bringen, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben.

   Die Betonung auf die Sicherung von Verkäufen kann jedoch dazu führen, dass ein entscheidender Schlüssel zum Inkasso ignoriert wird: Dem Kunden die Zahlungserwartungen im Voraus zu erklären.

   Dies ist keine einfache, spontane Aufgabe. Es geht darum sicherzustellen:

   1. Der Kunde ist zahlungsfähig.
   2. Die Personen, die die Gelder beim Kunden kontrollieren, kennen die Bedingungen und sind mit ihnen einverstanden.
   3. Der Kunde versteht, dass die Bestellung nicht fortgesetzt wird, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

   Verkäufer sind notorisch schlecht in diesen Aufgaben, so dass es sinnvoll sein könnte, jemand anderen diesen Teil der Transaktion erledigen zu lassen. Die Erfahrung hat mich jedoch gelehrt, dass es besser funktioniert, wenn der Verkäufer es tut. Sie kennen den Kunden und sind am besten in der Lage, den richtigen Moment zu finden, um die Zahlungsbedingungen klar zu machen. Sie können die Begriffe auch auf dem Weg verstärken.

   

   Es muss vom Management in die Unternehmenskultur verankert werden, und diese Erwartung muss vom Vertriebsleiter bis hin zum neuesten Vertriebspraktikanten fließen. Jedes Mitglied des Vertriebsteams muss mit einer leichten Angst leben, ohne diese Diskussion einen Deal abzuschließen.

3. Machen Sie Nacharbeiten zum Notfall . Häufig hat die Nichtzahlung ihre Ursache in der Unzufriedenheit der Kunden. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in Branchen wie Bau, Fertigung und Einzelhandel. Aus diesem Grund besteht eine wichtige Möglichkeit zur Vermeidung überfälliger Forderungen darin, Nachbesserungen fast als Notfall zu behandeln.

   Dies erfordert einen Kulturwandel, der das gesamte Unternehmen einbezieht, nicht nur das Vertriebsteam. In einer Produktionsumgebung müssen sich beispielsweise der Werkstattleiter und die Produktionsmitarbeiter darüber im Klaren sein, dass Nacharbeitsaufträge Vorrang haben. Die gesamte Belegschaft muss auch verstehen, dass es bei der Qualitätskontrolle nicht nur darum geht, die Dinge gleich beim ersten Mal richtig zu machen – es geht darum, bezahlt zu werden.

   Ich habe einmal mit einem Hersteller zusammengearbeitet, der bei der Nacharbeit einen „Stop the Press“-Ansatz verfolgte. Als das Produkt aus irgendeinem Grund zurückkam, wusste die Werkstatt, dass der Auftrag zuerst wieder aufgebaut werden musste. Wenn Kunden sehen, dass Anstrengungen unternommen werden, um sie glücklich zu machen, hilft dies, den Schmerz der Unzufriedenheit zu lindern. Der zusätzliche Aufwand verkürzt auch die Zeit, in der der Kunde ohne das bestellte Produkt oder die bestellte Dienstleistung ist. Beides wirkt sich dramatisch auf die Bezahlung aus.

4. Weisen Sie der richtigen Person zu, täglich AR zu betrachten . Ja, täglich. Und überraschenderweise muss es nicht der Buchhalter oder Verkaufsleiter oder ein Eigentümer sein. Ich habe mit einem Unternehmen zusammengearbeitet, das einen Zusteller hatte, der die Aufgabe der Abholung übernahm und großartige Arbeit leistete. Er würde Kunden treffen, mit ihnen sprechen und überfälliges Geld eintreiben.

   Der Kunde am Anfang dieses Artikels hatte eine Person mit einer unglaublichen Herangehensweise an Sammlungen. Sie verfolgte täglich, welches Geld hereinkam und was noch gesammelt werden musste. Sie nahm täglich nach Bedarf Kontakt (meistens Anrufe) auf, um den Geldfluss aufrechtzuerhalten.

   Die andere Sache, die ich von ihr lernte, war das genaue Verfahren, um Geld von langsamen Zahlern abzuziehen. Sie würde sie anrufen und einfach reden. Sie erkundigte sich nach ihnen und ihrem Geschäft und erkundigte sich, wie die Dinge liefen. Irgendwann (und sie ließ sich Zeit) brachte sie ihre Rechnung zur Sprache und fragte, wann sie bezahlt würde. Ausnahmslos sagten sie so etwas wie: „Nun, wir haben einen Kunden, der uns am Donnerstag bezahlt, und danach schicken wir einen Scheck in die Post.“ Nachdem sie einen solchen Kommentar gehört haben, würden die meisten Leute es sein lassen und hoffen, dass der Scheck wie versprochen kommt.

   Nicht sie. Sie machte sich akribische Notizen und rief genau an dem Tag an, an dem sie gesagt hatten, dass ihr Kunde sie bezahlte. Wenn ihr Kunde immer noch nicht bezahlt hatte, rief sie am nächsten Tag zurück und hielt den Kunden einfach an das, was sie versprochen hatten.

   Die Menschen wollen von Natur aus ihr Wort halten, und sie ermutigte sie, indem sie sie treu an ihr Engagement erinnerte. Mit dieser unaufhörlichen Nachverfolgung bezahlten sie nicht nur ihre überfällige Rechnung, sondern bezahlten auch in Zukunft oft pünktlich, um das Geschwätz zu vermeiden.

   Eine wichtige Beobachtung dazu: Man muss den „Weg“ finden, wie der Kunde kommuniziert. Manche Kunden arbeiten per E-Mail, manche per Telefon, manche mit Textnachrichten usw. Machen Sie nicht den Fehler, die bevorzugte Kommunikationsmethode Ihres Unternehmens zu verwenden und zu erwarten, dass der Kunde antwortet.

5. Überdenken Sie die Bedingungen für vorzeitige Zahlungen . Wenn Sie die Schritte 1–4 korrekt ausführen, benötigen Sie möglicherweise keine Zahlungsbedingungen für vorzeitige Zahlungen. Meiner Erfahrung nach bieten die meisten erfolgreichen Unternehmen jedoch einen Rabatt an, wenn ein Kunde eine Rechnung innerhalb eines kurzen Zeitraums (normalerweise 10 Tage) bezahlt.

   Diese Rabatte können dramatische Auswirkungen auf die Tagesumsätze bei Forderungen haben. Der Kunde, auf den ich eingangs verwiesen habe, sah, dass seine Forderungen innerhalb weniger Monate um 40 % zurückgingen, nachdem er einen Rabatt von 2 % eingeführt hatte, wenn er innerhalb von 10 Tagen bezahlt wurde. Das gab dem Girokonto einen einmaligen Knall von etwa 400.000 Dollar.

   Wenn Sie rechnen, ist ein Rabatt von 1 oder 2 % für die Zahlung in 10 Tagen eine sehr hohe Gebühr, wenn Sie ein paar Tage früher Geld in der Tasche haben. Wie bereits erwähnt, sind überfällige Forderungen jedoch auch mit hohen Kosten verbunden, weshalb sich viele Unternehmen dafür entscheiden, die hohen Gebühren zu zahlen, um sie vollständig zu vermeiden.

   Ein Kunde, für den ich arbeitete, bot einen Rabatt von 3 % an, wenn der Kunde zu Beginn des Projekts vollständig bezahlte. Wenn es nur um den Zeitwert des Geldes gegangen wäre, wäre es eine sehr dumme Behauptung gewesen.

   Aber es ging nicht nur ums Geld. Dieses Unternehmen verkaufte ein hochgradig kundenspezifisches Produkt, und seine Kunden hatten ausnahmslos mindestens eine unerfüllte Erwartung, als das Produkt geliefert wurde. Indem das Inkasso im Voraus aus der Gleichung entfernt wurde, wurde das Risiko beseitigt, die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen, indem mitten in der Nachbesserungsphase eine Zahlung verlangt wurde.

   Ein verwandter, aber anderer Ansatz besteht darin, die Fälligkeitsdaten von Rechnungen einfach zu verkürzen. Dieses Konzept stammt von Xero, dem Anbieter von Buchhaltungssoftware. Durch die Analyse von Kundenrechnungsdaten haben sie herausgefunden, dass „Rechnungen mit kurzen Zahlungszielen eher überfällig sind, aber Sie Ihr Geld immer noch früher erhalten, als wenn Sie drei oder vier Wochen zur Zahlung geben.“ Dies ist in der folgenden Grafik zusammengefasst:

   Ein Wort der Vorsicht: Kurze Fälligkeitstermine ohne vorzeitige Gehaltsabschläge können Sie aggressiv und unvernünftig erscheinen lassen, insbesondere in bestimmten Branchen. Überlegen Sie bei der Festlegung eines Fälligkeitsdatums, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie Ihre eigene Rechnung erhalten würden.

6. Handelsnotizen verwenden . Häufig haben nicht zahlende Kunden Liquiditätsprobleme. Anstatt weiterhin „ein totes Pferd zu schlagen“, indem man endlose Anrufe oder Besuche macht, funktioniert es oft am besten, wenn es an diesen Punkt kommt, zu einem Handelsschein (im Grunde ein formelles Darlehen) überzugehen.

   Ich denke an einen meiner Kunden, der vor sieben Jahren einen Kunden hatte, der ihm 100.000 Dollar schuldete. Mein Mandant hat einem Zahlungsplan zugestimmt und die Eigentümer des nicht zahlenden Unternehmens (das seine Geschäftstätigkeit eingestellt hat) haben bis heute weiter am Restbetrag rumgebastelt. Durch kleine monatliche Zahlungen, kombiniert mit ein paar größeren Auszahlungen, ist der Kontostand jetzt um etwa 20.000 $ gesunken. Wenn mein Mandant sie hart dazu gedrängt hätte, die gesamte Summe auf einmal zu fordern oder mit rechtlichen Schritten gedroht hätte, wären die meisten der 100.000 Dollar vermutlich abgeschrieben worden.

   Diese Methode war ein Werkzeug, das mein Kunde im Eröffnungsbeispiel verwendet hat, um mehrere große >90-Tage-Forderungen einzutreiben. Sie verlagerten veraltete Salden aus A/R in Schuldscheinforderungen und begannen, moderate monatliche Zahlungen (oft um die 1.000 USD pro Monat) zusammen mit einer angemessenen Zinsbelastung einzuziehen. Es hat ungefähr 3 Jahre gedauert, bis die Guthaben auf 0 $ heruntergeschrumpft waren, aber am Ende wurde praktisch alles gesammelt. Und durch die Umsetzung einiger der Schritte 1-5 gab es keine neuen veralteten Forderungen, die die bezahlten ersetzten.

   Hier sind einige Hinweise zum Einrichten von Handelsnotizen:

   1. Treffen Sie sich nach Möglichkeit immer persönlich, um die Unterlagen zu besprechen und zu unterzeichnen. Fahren Sie 3 Stunden, wenn Sie müssen.
   2. Fragen Sie den Kunden, welcher monatliche Zahlungsbetrag funktioniert. Drücken Sie sie ein wenig nach oben, aber nicht viel. Sie müssen in der Lage sein, die Zahlung tatsächlich zu leisten.
   3. Fordern Sie automatische Auszahlungen oder vorab autorisierte Kreditkartentransaktionen an. Der Kunde hat bereits bewiesen, dass er keinen Scheck einsenden kann; entfernen Sie diese Straßensperre für sie.
   4. Verrechnen Sie (angemessene) Zinsen. Wenn es sich um einen Knackpunkt handelt, können Sie jährlich vereinbaren, die Zinsen auf den Kapitalsaldo anzuwenden, wenn sie die Zahlungen im Laufe des Jahres gewissenhaft leisten. Die meisten Unternehmen sind jedoch mit einer angemessenen Zinsbelastung in Ordnung.
   5. Stellen Sie sicher, dass Sie das Meeting mit einer unterschriebenen Notiz und ETWAS GELD verlassen. Selbst wenn es sich um 25 US-Dollar handelt, ist das Geschäft für den Kunden nicht real, es sei denn, er trennt sich von barem Geld. Sehr wahrscheinlich können sie mindestens 250 oder 500 US-Dollar oder sogar einen viel höheren Betrag zahlen, je nach überfälligem Saldo und Größe des Unternehmens.

Die Beseitigung überfälliger Forderungen ist eine Denkweise

Es ist durchaus üblich, dass Unternehmen Forderungen durchgehen lassen. In einigen Fällen gibt es niemanden, der die Forderungen sorgfältig überwacht oder sich sogar wirklich um sie kümmert. Wenn sich jemand (normalerweise ein Eigentümer) darum kümmert, hat er (oft zu Recht) das Gefühl, dass er der einzige ist, der sich darum kümmert.

Was mich zum zusammenfassenden Punkt führt: Jeder in der Organisation muss das Debitorenmanagement verstehen und sich darum kümmern. Es ist hilfreich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass Kunden und nicht das Unternehmen die Gehaltsschecks der Mitarbeiter ausstellen. Jeder Mitarbeiter muss die direkte Verbindung zwischen seinen Handlungen und der rechtzeitigen Zahlung durch den Kunden klar erkennen.

Die meisten Schritte zur Beseitigung überfälliger Forderungen stimmen auch mit den Schritten überein, ein Unternehmen gut zu führen und Menschen fair und respektvoll zu behandeln. Die konsequente Umsetzung dieser Schritte reduziert also nicht nur die Forderungen, sondern bringt Ihr Unternehmen auch in eine starke Position für die Zukunft.