وداعا ، الذمم المدينة المتأخرة

ملخص تنفيذي

وداعا ، حسابات القبض المتأخرة

قبل بضع سنوات ، عملت مع شركة كان لديها ما أعتبره منصبًا "مشتركًا" للذمم المدينة:

• 1،000،000 دولار في الذمم المدينة على المبيعات الشهرية من 1،250،000 دولار. متوسط ​​25 يومًا من مبيعات الذمم المدينة.
• 60،000 دولار من المستحقات كانت 90 + يومًا من تاريخ الفاتورة.

بعد عام واحد كانوا في المتوسط:

• 625000 دولار في الذمم المدينة على المبيعات الشهرية البالغة 1،300،000 دولار ، أو 14 يومًا من المبيعات في الذمم المدينة.
• فقط 3000 دولار من المستحقات كانت 90+ يومًا من تاريخ الفاتورة.
• تم تحويل 45000 دولار من الذمم المدينة القديمة إلى سندات تجارية تم سدادها بأمانة وتحمل إجمالي رصيد متبقي قدره 39000 دولار.

كيف فعلوا ذلك؟

قبل الوصول إلى الإجابة ، أود أن أقترح أن المستحقات المتأخرة هي واحدة من أكثر الإحباطات شيوعًا وخطورة التي يواجهها رواد الأعمال - وواحدة من أكثر أنواع الإحباطات التي يمكن تجنبها بسهولة.

في عملي كمدير مالي مستقل ، لا يمكنني البدء في حساب عدد المستحقات التي رأيتها تالفة. إذا كنت تعمل في أي حجم من الأعمال التجارية لأي فترة زمنية ، فأنت تعلم ما أتحدث عنه.

كل موقف مختلف ، لكنني وجدت أن نمطًا شائعًا يسير على النحو التالي:

1. يقوم مندوب مبيعات الشركة ببيع العميل مع القليل من التركيز على شروط الدفع.
2. تقدم الشركة منتجًا أو خدمة ، لكن التسليم متأخر عن الجدول الزمني أو المنتج النهائي لا يلبي توقعات العميل.
3. يحجب العميل جميع المدفوعات حتى يتم تحسين المنتج أو الخدمة إلى حد الكمال.
4. تصاب إدارة الشركة بالإحباط لأن العميل يستخدم عدم الدفع لاحتجازهم كرهائن حتى يتم إعادة العمل.
5. يتم تبادل الكلمات المتوترة بين الشركة والعميل.
6. ينحدر الموقف إلى ثقب أسود من عدم الاحترام المتبادل.
7. تبدأ الفاتورة الأصلية في التلاشي وفقًا لجدول تقادم AR.
8. يلاحظ المدير المالي المبالغ المستحقة القبض المتأخرة خلال المراجعة المالية لنهاية الشهر ويذكرها للإدارة.
9. تتجهم الإدارة وتصف العميل بأنه "غير معقول" ، لكنه "واثق تمامًا" من أنه "سيدفع في النهاية".

ما لم تكن في الشريحة المئوية 95 العليا من الشركات ، فهذه قائمة يمكنك إعادة قراءتها لي أثناء نومك.

لماذا تعتبر المستحقات المتأخرة مشكلة

التكاليف الحقيقية والخفية للمستحقات المتأخرة مذهلة. يشملوا:

1. تكلفة الفرصة لوقت الإدارة والطاقة المهدرة في التعامل مع المستحق.
2. فقدان الشهرة مع العميل وزيادة احتمالية قيام العميل بما يلي: - عدم الشراء مرة أخرى. - تحدث بشكل سلبي عن شركتك للآخرين.
3. مصروفات فائدة خط الائتمان لتمويل العمليات خلال فترة عدم السداد.
4. إمكانية تجاوز الحد الأقصى لحد الائتمان مما يؤدي إلى نقص في السيولة وضغوط إدارية إضافية.
5. مصاريف الأجور لمحاسب لإرسال البيانات وربما مراجعة الفواتير.
6. تكلفة المدير المالي ومدقق البيانات المالية في نهاية العام لتحليل إمكانية تحصيل الحسابات.

هذه ليست قائمة كاملة. يمكن أن يكون للسلبية والسخرية اللذان ينبعان غالبًا من صراع المستحقات تأثير حقيقي على الحالة المزاجية للإدارة والشركة. إن تأثير هذا وغيره من الأصول غير الملموسة يجعل من الصعب للغاية تحديد التكلفة الكاملة حقًا ، ولكن من المحتمل أن تكون أعلى مما يتخيله معظم رواد الأعمال.

هل من المهم ان تكون هكذا؟

كسر الدورة

كيف بالضبط تمكن موكلي (والمجموعة المختارة من الشركات متوسطة الحجم مثلهم) من كبح جماح المستحقات ووضع أنفسهم على مسار أفضل؟

إليك دليل من 6 خطوات لكسر الحلقة:

1. تنفيذ نقلة نوعية على الودائع . العديد من الشركات والصناعات لديها موقف انهزامي مفاده أن المطالبة بمدفوعات مقدمة "لن تنجح أبدًا في صناعتي". أنا أعارض بكل احترام. أخبرني أحد المقاولين كيف ذهبوا إلى مؤتمر البناء وأوضح لزملائهم المقاولين كيف يطلبون دفعة أولى بنسبة 10٪ على جميع الوظائف قبل بدء المشروع. نظر إليهم أصدقاؤهم المقاولون بعدم تصديق وسألوا ، "كيف تفعل ذلك؟"

   ردهم؟ "نحن فقط نطلبها."

   يبدو المفهوم بسيطًا ، لكنني مندهش من عدد رواد الأعمال الذين لا يرون كيف يمكن للودائع المسبقة أن تعمل في صناعتهم. تعمل الدفعات المقدمة في المحاسبة ، والبناء ، وتجارة التجزئة ، والرعاية الصحية ... تقريبًا أي موقف يخطر ببالك. ولكن الأمر يتطلب فريق إدارة ملتزمًا بالمفهوم وفريق مبيعات واثقًا بدرجة كافية لمجرد "طلب المال".

   يمكن لبرنامج الدَفعة المقدمة المُنفَّذ بشكل صحيح أن يؤدي إلى انخفاض قيمة المستحقات . نعم، أنت تقرأ بشكل صحيح. هناك العديد من الشركات التي تجمع نقودًا أكثر مما تقدمه من منتجات أو خدمات. تعمل المدفوعات المقدمة للعميل كخط ائتمان يحافظ على نقود الشركة إيجابية. هذه حالة متطرفة لكبح المستحقات ، ولكنها ليست بعيدة المنال في كثير من المواقف.

   على سبيل المكافأة ، يساعد مطلب الدفعة المقدمة في فحص العملاء الذين قد لا يدفعون لك في النهاية على أي حال. كما أنه يأخذ العميل المؤهل "خارج السوق" لأنه بمجرد أن يكتب الأشخاص حتى شيكًا صغيرًا ، فمن غير المرجح أن يستمروا في التسوق.

2. خلق ثقافة لشرح المصطلحات . فرق المبيعات تبيع. يتم تعويضهم للبيع. غالبًا ما يعتمد هذا التعويض على الصفقات المغلقة (وليس المبيعات التي يتم تسليمها أو تحصيلها). ينصب التركيز على جعل العملاء يوقعون على الخط المنقط.

   

   ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي التركيز على تأمين المبيعات إلى تجاهل مفتاح مهم للتحصيل: شرح توقعات الدفع مقدمًا للعميل.

   هذه ليست مهمة بسيطة مرتجلة. يتضمن ضمان:

   1. العميل لديه القدرة على الدفع.
   2. الأشخاص الذين يتحكمون في الأموال لدى العميل على دراية بالشروط والاتفاق معهم.
   3. يفهم العميل أن الأمر لن يستمر ما لم يتم استيفاء الشروط.

   من المعروف أن مندوبي المبيعات فقراء في هذه المهام ، لدرجة أنه قد يكون من المنطقي السماح لشخص آخر بالتعامل مع هذا الجزء من الصفقة. ومع ذلك ، فقد علمتني التجربة أنها تعمل بشكل أفضل عندما يقوم بها مندوب المبيعات. إنهم على دراية بالعميل وهم في وضع أفضل لإيجاد اللحظة المناسبة لتوضيح شروط الدفع. يمكنهم أيضًا تعزيز الشروط على طول الطريق.

   يجب أن تكون متأصلة في ثقافة الشركة من قبل الإدارة ويجب أن يتدفق هذا التوقع من مدير المبيعات على طول الطريق إلى أحدث متدرب مبيعات. يحتاج كل عضو في فريق المبيعات إلى العيش مع خوف طفيف من إبرام صفقة دون هذا النقاش.

3. اجعل إعادة العمل حالة طارئة . في كثير من الأحيان ، تعود جذور عدم الدفع إلى عدم رضا العملاء. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات في صناعات مثل البناء والتصنيع وتجارة التجزئة المخصصة. وبسبب ذلك ، فإن إحدى الطرق الرئيسية لتجنب المستحقات المتأخرة هي التعامل مع إعادة العمل على أنها حالة شبه طارئة.

   يتطلب هذا تحولًا في الثقافة يشمل الشركة بأكملها ، وليس فريق المبيعات فقط. على سبيل المثال ، في إعداد الإنتاج ، يجب أن يكون مشرف المتجر وعمال الإنتاج على دراية بأن وظائف إعادة العمل لها الأولوية. تحتاج القوة العاملة في المتجر بأكملها أيضًا إلى فهم أن مراقبة الجودة لا تتعلق فقط بتصحيح الأمور في المرة الأولى - إنها تتعلق بالحصول على أموال.

   عملت ذات مرة مع شركة تصنيع لديها نهج "أوقف المطابع" لإعادة العمل. عندما عاد المنتج لأي سبب من الأسباب ، كان المتجر يعلم أن الوظيفة كانت في المرتبة الأولى حتى تتم إعادة بنائها. عندما يرى العملاء بذل جهد لإسعادهم ، فهذا يساعد في تقليل ألم عدم الرضا. يؤدي الجهد الإضافي أيضًا إلى تقصير الفترة التي يكون فيها العميل بدون المنتج أو الخدمة التي طلبها. كلاهما سيكون له تأثير كبير على الدفع.

4. عيّن الشخص المناسب لإلقاء نظرة على AR يوميًا . نعم يوميا. والمثير للدهشة أنه ليس بالضرورة أن يكون محاسبًا أو مدير مبيعات أو مالكًا. عملت مع شركة كان لديها عامل توصيل تولى دور المجموعات وقام بعمل رائع. كان يذهب للقاء العملاء والتحدث معهم وجمع الأموال المتأخرة.

   كان لدى العميل في بداية هذه المقالة شخص لديه نهج لا يصدق للمجموعات. كانت تتابع يوميًا الأموال الواردة وما تبقى ليتم تحصيلها. أجرت اتصالات (مكالمات في الغالب) يوميًا حسب الحاجة للحفاظ على تدفق الأموال.

   الشيء الآخر الذي تعلمته منها هو الإجراء الدقيق لسحب الأموال من دافعي الدفعات البطيئين. كانت تتصل بهم وتتحدث فقط. سألت عنهم وعن أعمالهم واكتشفت كيف تسير الأمور. في النهاية (واستغرقت وقتها) كانت تحضر فاتورتها وتسأل عن موعد دفعها. دائمًا ، سيقولون شيئًا مثل ، "حسنًا ، لدينا عميل يدفع لنا يوم الخميس وبعد ذلك ، سنضع شيكًا في البريد." بعد سماع تعليق من هذا القبيل ، سيتركه معظم الناس ويأملون أن يأتي الشيك كما وعدوا.

   ليست هي. احتفظت بملاحظات دقيقة وستتصل في نفس اليوم الذي قالوا فيه أن زبونهم يدفع لهم. إذا لم يدفع عميلهم بعد ، فستتصل في اليوم التالي ، ببساطة تحمل العميل على ما قال إنه سيفعله.

   يريد الناس في جوهرهم الحفاظ على كلمتهم ، وقد شجعت ذلك بتذكيرهم بإخلاص بالتزامهم. مع هذه المتابعة المستمرة ، لم يدفعوا فقط فاتورتهم المتأخرة ولكنهم دفعوا في كثير من الأحيان في الوقت المناسب في المستقبل لتجنب الوقوع في الخطأ.

   إحدى الملاحظات الرئيسية حول هذا الأمر: عليك أن تجد "الطريقة" التي يتواصل بها العميل. يعمل بعض العملاء عن طريق البريد الإلكتروني ، والبعض الآخر عن طريق الهاتف ، والبعض الآخر باستخدام الرسائل النصية ، وما إلى ذلك. لا تخطئ في استخدام طريقة الاتصال المفضلة لشركتك وتوقع استجابة العميل.

5. أعد التفكير في شروط الدفع المبكر . إذا نفذت الخطوات من 1 إلى 4 بشكل صحيح ، فربما لن تحتاج إلى شروط دفع مبكرة. ومع ذلك ، من واقع خبرتي ، تقدم معظم الشركات الناجحة خصمًا إذا دفع العميل فاتورة خلال فترة زمنية قصيرة (عادةً 10 أيام).

   يمكن أن يكون لهذه الخصومات تأثير كبير على مبيعات الأيام في الذمم المدينة. شهد العميل الذي أشرت إليه في البداية انخفاضًا في مستحقاته بنسبة 40 ٪ في غضون عدة أشهر من تنفيذ خصم بنسبة 2 ٪ إذا تم الدفع في غضون 10 أيام. أعطى ذلك الحساب الجاري مبلغًا لمرة واحدة يبلغ حوالي 400000 دولار.

   إذا قمت بالحسابات ، فإن خصم 1 أو 2٪ للدفع في 10 أيام هو رسم باهظ للغاية لدفعه مقابل وجود المال في جيبك قبل أيام قليلة. ومع ذلك ، كما ناقشنا سابقًا ، فإن المستحقات المتأخرة تأتي بتكاليف باهظة أيضًا ، ولهذا السبب تختار العديد من الشركات دفع الرسوم الباهظة لتجنبها تمامًا.

   عرض عميل واحد عملت لديه خصمًا بنسبة 3 ٪ إذا دفع العميل بالكامل في بداية المشروع. لو كان الأمر يتعلق فقط بالقيمة الزمنية للنقود ، لكان اقتراحًا غبيًا للغاية.

   لكن الأمر لم يكن يتعلق بالمال فقط. باعت هذه الشركة منتجًا مخصصًا بدرجة عالية ، وكان لدى عملائها دائمًا توقع واحد على الأقل لم يتم الوفاء به عند تسليم المنتج. من خلال إخراج التحصيل النقدي من المعادلة مقدمًا ، فقد أزال خطر تلويث علاقة العميل من خلال طلب الدفع في منتصف مرحلة إعادة العمل.

   من الأساليب ذات الصلة ولكن المختلفة تقصير تواريخ استحقاق الفاتورة. يأتي هذا المفهوم من Xero ، مزود برامج المحاسبة. من خلال تحليل بيانات فاتورة العميل ، اكتشفوا أن "الفواتير ذات شروط الدفع القصيرة من المرجح أن تتأخر عن موعد استحقاقها ، لكنك لا تزال تحصل على أموالك في وقت أقرب مما لو أعطيت ثلاثة أو أربعة أسابيع للدفع". ويتلخص هذا في الرسم البياني التالي:

   كلمة تحذير: قد تجعلك تواريخ الاستحقاق القصيرة بدون خصومات على الدفع المبكر تبدو عدوانيًا وغير معقول ، خاصة في صناعات معينة. عندما تقرر تاريخ الاستحقاق ، ضع في اعتبارك كيف ستشعر إذا تلقيت فاتورتك الخاصة.

6. استخدم الملاحظات التجارية . في كثير من الأحيان ، يعاني العملاء الذين لا يدفعون من مشكلات تتعلق بالتدفق النقدي. بدلاً من الاستمرار في "التغلب على حصان خاسر" من خلال إجراء مكالمات أو زيارات لا نهاية لها ، عندما تصل إلى هذه النقطة ، غالبًا ما يكون من الأفضل الاستغناء عن مذكرة تجارية (في الأساس قرض رسمي).

   أفكر في أحد عملائي الذي كان لديه عميل قبل سبع سنوات يدين لهم بمبلغ 100000 دولار. وافق عميلي على خطة الدفع واستمر مالكو الشركة غير المدفوعة (التي توقفت عن العمل) في التخلص من الرصيد حتى يومنا هذا. من خلال الدفعات الشهرية الصغيرة ، جنبًا إلى جنب مع عدد قليل من مدفوعات أكبر ، انخفض الرصيد الآن بحوالي 20000 دولار. إذا كان موكلي قد دفعهم بشدة للحصول على المبلغ بالكامل مرة واحدة أو هدد باتخاذ إجراء قانوني ، فأنا أعتقد أنه سيتم شطب معظم المبلغ البالغ 100000 دولار في النهاية.

   كانت هذه الطريقة أداة يستخدمها عميلي في المثال الافتتاحي لجمع العديد من المستحقات الكبيرة> 90 يومًا. لقد نقلوا أرصدة قديمة من A / R إلى أرصدة مستحقة القبض وبدأوا في تحصيل مدفوعات شهرية معتدلة (غالبًا حوالي 1000 دولار شهريًا) كاملة مع رسوم فائدة معقولة. استغرق الأمر حوالي 3 سنوات لتقليص الأرصدة إلى 0 دولار ، ولكن في النهاية ، تم جمع كل شيء تقريبًا. وبتنفيذ بعض الخطوات من 1 إلى 5 ، لم يكن هناك مستحقات جديدة قديمة لتحل محل المستحقات المدفوعة.

   فيما يلي بعض المؤشرات حول إعداد الملاحظات التجارية:

   1. اجتمع دائمًا شخصيًا لمناقشة الأوراق والتوقيع عليها ، إن أمكن. قد 3 ساعات إذا كان عليك ذلك.
   2. اسأل العميل عن مبلغ الدفع الشهري الذي سيعمل. ادفعهم قليلاً ، لكن ليس كثيرًا. يجب أن يكونوا قادرين على إجراء الدفع بالفعل.
   3. طلب عمليات السحب التلقائي أو معاملات بطاقات الائتمان المصرح بها مسبقًا. أثبت العميل بالفعل أنه لا يمكنه إرسال شيك ؛ إزالة هذا الحاجز عنهم.
   4. تحصيل فائدة (معقولة). إذا كانت هذه نقطة شائكة ، فيمكنك الموافقة سنويًا على تطبيق الفائدة على الرصيد الأساسي إذا قاموا بتسديد المدفوعات بأمانة خلال العام. ومع ذلك ، فإن معظم الشركات جيدة مع رسوم فائدة معقولة.
   5. تأكد من مغادرة الاجتماع بمذكرة موقعة وبعض المال. حتى لو كان 25 دولارًا ، فلن تكون الصفقة حقيقية للعميل ما لم يتنازل عن المال. من المحتمل جدًا أن يتمكنوا على الأقل من دفع 250 دولارًا أو 500 دولارًا ، أو حتى مبلغًا أكبر بكثير اعتمادًا على الرصيد المتأخر وحجم الشركة.

إن التخلص من المستحقات المتأخرة هو عقلية

من الشائع جدًا أن تسمح الشركات للمستحقات بالتسلل عبر الفجوات. في بعض الحالات ، لا يوجد أحد يراقب بجدية أرصدة الذمم المدينة أو حتى يهتم بها حقًا. إذا كان شخص ما يهتم (عادة ما يكون مالكًا) فإنه يشعر (غالبًا ما يكون على حق) أنه الشخص الوحيد الذي يفعل ذلك.

وهو ما يقودني إلى النقطة الموجزة: يحتاج كل شخص في المؤسسة إلى فهم إدارة حسابات القبض والاهتمام بها. من المفيد تذكير الموظفين بأن العملاء ، وليس الشركة ، يكتبون رواتب الموظفين. يجب أن يفهم كل موظف بوضوح الخط المباشر بين أفعاله ودفع العميل في الوقت المناسب.

تتوافق أيضًا معظم خطوات التخلص من المستحقات المتأخرة مع خطوات إدارة العمل بشكل جيد ومعاملة الأشخاص بإنصاف واحترام. وبالتالي ، فإن التنفيذ الدؤوب لهذه الخطوات لن يقلل من المستحقات فحسب ، بل سيضع شركتك أيضًا في موقع قوة للمضي قدمًا.