Adeus, recebíveis vencidos

Sumário executivo

Adeus, contas a receber vencidas

Há alguns anos, trabalhei com uma empresa que tinha o que considero uma posição “comum” de recebíveis:

• $ 1.000.000 em recebíveis sobre vendas mensais de $ 1.250.000. Média de 25 dias de vendas em recebíveis.
• $ 60.000 dos recebíveis eram mais de 90 dias após a data da fatura.

Um ano depois, eles estavam calculando a média:

• $ 625.000 em recebíveis sobre vendas mensais de $ 1.300.000, ou vendas de 14 dias em recebíveis.
• Apenas $ 3.000 dos recebíveis foram 90+ dias após a data da fatura.
• $ 45.000 de recebíveis antigos haviam sido convertidos em notas promissórias que estavam sendo pagas fielmente e carregavam um saldo total remanescente de $ 39.000.

Como eles fizeram isso?

Antes de responder, gostaria de sugerir que os recebíveis vencidos são uma das frustrações mais comuns e sérias que os empreendedores enfrentam – e uma das mais facilmente evitáveis.

Em meu trabalho como CFO freelancer, não consigo contar quantos recebíveis vi mal. Se você está em qualquer tamanho de negócio há algum tempo, sabe do que estou falando.

Cada situação é diferente, mas descobri que um padrão comum é assim:

1. O vendedor da empresa faz uma venda para um cliente com pouca ênfase nas condições de pagamento.
2. A empresa entrega o produto ou serviço, mas a entrega está atrasada ou o produto final não atende às expectativas do cliente.
3. O cliente retém todo o pagamento até que o produto ou serviço seja aprimorado com perfeição.
4. A gerência da empresa fica frustrada porque o cliente está usando o não pagamento para mantê-los reféns até que o retrabalho seja feito.
5. Palavras tensas são trocadas entre a empresa e o cliente.
6. A situação desce para um buraco negro de desrespeito mútuo.
7. A fatura original começa a ficar obsoleta no cronograma de vencimento do AR.
8. O CFO avisa o recebível vencido durante a revisão financeira do final do mês e faz menção à administração.
9. A gerência faz uma careta e chama o cliente de “irracional”, mas está “bastante confiante” de que “eventualmente pagará”.

A menos que você esteja no 95º percentil superior das empresas, esta é uma lista que você poderia recitar de volta para mim em seu sono.

Por que os recebíveis vencidos são um problema

Os custos reais e ocultos dos recebíveis vencidos são impressionantes. Eles incluem:

1. Custo de oportunidade de gerenciamento de tempo e energia desperdiçados em lidar com o recebível.
2. Goodwill perdido com um cliente e uma maior probabilidade de o cliente: - Não comprar novamente. - Fale negativamente de sua empresa para os outros.
3. Linha de despesa de juros de crédito para financiar operações durante o período de inadimplência.
4. Potencial de estourar o limite da linha de crédito, o que cria uma escassez de caixa e estresse adicional de gerenciamento.
5. Despesa salarial para um contador para enviar extratos e potencialmente revisar faturas.
6. Custo do CFO e auditor de demonstrações financeiras de final de ano para analisar a cobrança das contas.

Essa não é uma lista completa. A negatividade e o cinismo que muitas vezes decorrem do conflito de recebíveis podem ter um impacto real no humor da administração e da empresa. O efeito deste e de outros intangíveis torna muito difícil quantificar verdadeiramente o custo total, mas provavelmente é mais alto do que a maioria dos empreendedores imagina.

Tem que ser assim?

Quebrando o Ciclo

Como exatamente meu cliente (e o seleto grupo de empresas de médio porte que são como eles) controlou os recebíveis e se colocou em um caminho melhor?

Aqui está um guia de 6 passos para quebrar o ciclo:

1. Implementar uma mudança de paradigma nos depósitos . Muitas empresas e indústrias têm uma atitude derrotista de que pedir adiantamentos “nunca funcionará no meu setor”. Eu respeitosamente discordo. Um empreiteiro me contou como eles foram a uma conferência de construção e explicou aos outros empreiteiros como eles exigem um adiantamento de 10% em todos os trabalhos antes de iniciar o projeto. Seus amigos contratados olharam para eles incrédulos e perguntaram: “como você faz isso?”

   A resposta deles? “Só pedimos.”

   O conceito parece simples, mas estou surpreso com o número de empreendedores que não veem como os depósitos antecipados podem funcionar em seu setor. Os adiantamentos funcionam em contabilidade, construção, varejo, saúde... praticamente qualquer situação que você possa imaginar. Mas é preciso uma equipe de gestão comprometida com o conceito e uma equipe de vendas confiante o suficiente para simplesmente “pedir dinheiro”.

   Um programa de adiantamento devidamente implementado pode literalmente conduzir os recebíveis negativos . Sim, você leu corretamente. Existem muitas empresas que coletam mais dinheiro do que entregaram produtos ou serviços. Os adiantamentos do cliente servem como uma linha de crédito que mantém o caixa da empresa positivo. Esse é um caso extremo de contenção de recebíveis, mas não fora de alcance em muitas situações.

   Como bônus, um requisito de adiantamento ajuda a selecionar clientes que podem não pagar você no final de qualquer maneira. Também tira um cliente qualificado “fora do mercado” porque, uma vez que as pessoas tenham preenchido até mesmo um pequeno cheque, é muito menos provável que continuem comprando.

2. Crie uma cultura de explicar termos . As equipes de vendas vendem. Eles são compensados ​​pela venda. Muitas vezes, essa compensação é baseada em negócios fechados (não vendas entregues ou coletadas). O foco é fazer com que os clientes assinem na linha pontilhada.

   No entanto, uma ênfase na garantia de vendas pode resultar em ignorar uma chave crítica para as cobranças: explicar as expectativas de pagamento antecipadamente ao cliente.

   Esta não é uma tarefa simples e improvisada. Envolve garantir:

   1. O cliente tem a capacidade de pagar.
   2. As pessoas que controlam os fundos no cliente estão cientes dos termos e de acordo com eles.
   3. O cliente entende que o pedido não prosseguirá a menos que os termos sejam cumpridos.

   Os vendedores são notoriamente ruins nessas tarefas, a ponto de fazer sentido deixar outra pessoa lidar com essa parte da transação. No entanto, a experiência me ensinou que funciona melhor quando o vendedor faz isso. Eles estão familiarizados com o cliente e estão mais bem posicionados para encontrar o momento certo para esclarecer as condições de pagamento. Eles também podem reforçar os termos ao longo do caminho.

   

   Ela deve ser enraizada na cultura da empresa pela gerência e essa expectativa deve fluir do gerente de vendas até o mais novo estagiário de vendas. Todo membro da equipe de vendas precisa viver com um leve medo de fechar um negócio sem essa discussão.

3. Faça do retrabalho uma emergência . Muitas vezes, o não pagamento tem suas raízes na insatisfação do cliente. Isso é particularmente verdadeiro para empresas em setores como construção, manufatura e varejo personalizado. Por causa disso, uma maneira importante de evitar recebíveis vencidos é tratar o retrabalho como uma quase emergência.

   Isso requer uma mudança de cultura que envolva toda a empresa, não apenas a equipe de vendas. Por exemplo, em um ambiente de produção, o supervisor da fábrica e os trabalhadores da produção precisam estar cientes de que os trabalhos de retrabalho têm prioridade. Toda a força de trabalho da loja também precisa entender que o controle de qualidade não é apenas fazer as coisas certas da primeira vez – é receber o pagamento.

   Certa vez, trabalhei com um fabricante que tinha uma abordagem de “parar as prensas” para retrabalho. Quando o produto voltava por qualquer motivo, a oficina sabia que aquele trabalho era o primeiro da fila para ser reconstruído. Quando os clientes vêem o esforço para fazê-los felizes, isso ajuda a diminuir a dor da insatisfação. O esforço extra também reduz o período em que o cliente fica sem o produto ou serviço que solicitou. Ambos terão um efeito dramático no pagamento.

4. Atribua a pessoa certa para examinar o AR diariamente . Sim, diariamente. E, surpreendentemente, não precisa ser o contador, o gerente de vendas ou o proprietário. Trabalhei com uma empresa que tinha um entregador que assumiu a função de cobrança e fez um ótimo trabalho. Ele iria conhecer os clientes, conversar com eles e cobrar o dinheiro atrasado.

   O cliente no início deste artigo tinha uma pessoa com uma abordagem incrível para coleções. Ela acompanhava diariamente o dinheiro que entrava e o que restava a ser coletado. Ela fazia contato (principalmente ligações) diariamente conforme necessário para manter o dinheiro fluindo.

   A outra coisa que aprendi com ela foi o procedimento exato para sacar dinheiro de pagadores lentos. Ela iria chamá-los e apenas conversar. Ela perguntou sobre eles e seus negócios e descobriu como as coisas estavam indo. Eventualmente (e ela não demorava), ela trazia a fatura e perguntava quando seria paga. Invariavelmente, eles diziam algo como “bem, temos um cliente nos pagando na quinta-feira e depois disso, colocaremos um cheque no correio”. Depois de ouvir um comentário como esse, a maioria das pessoas deixaria para lá e esperaria que o cheque chegasse como prometido.

   Ela não. Ela mantinha anotações meticulosas e ligava no mesmo dia em que diziam que o cliente estava pagando. Se o cliente ainda não tivesse pago, ela ligaria de volta no dia seguinte, simplesmente obrigando o cliente a fazer o que eles disseram que fariam.

   As pessoas intrinsecamente querem manter sua palavra, e ela encorajou isso ao lembrá-las fielmente de seu compromisso. Com esse acompanhamento incessante, eles não apenas pagaram suas contas atrasadas, mas muitas vezes pagaram pontualmente no futuro para evitar a ladainha.

   Uma observação importante sobre isso: você tem que encontrar a “maneira” que o cliente se comunica. Alguns clientes trabalham por e-mail, alguns por telefone, alguns com mensagens de texto, etc. Não cometa o erro de usar o método de comunicação preferido da sua empresa e esperar que o cliente responda.

5. Repense as condições de pagamento antecipado . Se você executar as etapas de 1 a 4 corretamente, talvez não precise de condições de pagamento antecipado. No entanto, na minha experiência, as empresas mais bem-sucedidas oferecem um desconto se o cliente pagar uma fatura em um curto período de tempo (normalmente 10 dias).

   Esses descontos podem ter um impacto dramático nas vendas de recebíveis em dias. O cliente que mencionei no início viu seus recebíveis caírem 40% em vários meses após a implementação de um desconto de 2% se pagos em até 10 dias. Isso deu à conta corrente um estouro único de cerca de US$ 400.000.

   Se você fizer as contas, um desconto de 1 ou 2% para pagamento em 10 dias é uma taxa muito alta para pagar por ter dinheiro no bolso alguns dias antes. No entanto, como discutimos anteriormente, os recebíveis vencidos também têm custos altos, e é por isso que muitas empresas optam por pagar a taxa alta para evitá-los completamente.

   Um cliente para quem trabalhei ofereceu um desconto de 3% se o cliente pagasse integralmente no início do projeto. Se fosse apenas sobre o valor do dinheiro no tempo, teria sido uma proposta muito estúpida.

   Mas não era só pelo dinheiro. Essa empresa vendia um produto altamente personalizado e, invariavelmente, seus clientes tinham pelo menos uma expectativa não atendida quando o produto era entregue. Ao retirar a cobrança de dinheiro da equação antecipadamente, eliminou o risco de manchar o relacionamento com o cliente ao pedir o pagamento no meio da fase de retrabalho.

   Uma abordagem relacionada, mas diferente, é simplesmente encurtar as datas de vencimento das faturas. Este conceito vem da Xero, fornecedora de software de contabilidade. Ao analisar os dados das faturas dos clientes, eles descobriram que “as faturas com prazos de pagamento curtos têm maior probabilidade de vencer, mas você ainda recebe seu dinheiro mais cedo do que se der três ou quatro semanas para pagar”. Isso está resumido no gráfico a seguir:

   Uma palavra de cautela: prazos curtos sem descontos de pagamento antecipado podem fazer você parecer agressivo e irracional, especialmente em certos setores. Ao decidir a data de vencimento, pense em como se sentiria se recebesse sua própria fatura.

6. Use notas comerciais . Muitas vezes, os clientes inadimplentes têm problemas de fluxo de caixa. Em vez de continuar a “bater no cavalo morto” fazendo ligações ou visitas intermináveis, quando chega a esse ponto, geralmente funciona melhor cortar para uma nota comercial (basicamente um empréstimo formal).

   Penso em um dos meus clientes que tinha um cliente sete anos atrás que lhe devia $ 100.000. Meu cliente concordou com um plano de pagamento e os proprietários da empresa inadimplente (que faliu) continuaram a reduzir o saldo até hoje. Por meio de pequenos pagamentos mensais, combinados com alguns pagamentos maiores, o saldo agora caiu em torno de US$ 20.000. Se meu cliente os tivesse pressionado pela quantia total de uma só vez ou ameaçado uma ação legal, acho que a maior parte dos US$ 100.000 acabaria sendo amortizada.

   Esse método foi uma ferramenta que meu cliente no exemplo de abertura usou para coletar vários recebíveis grandes com mais de 90 dias. Eles transferiram saldos obsoletos do C/R para notas a receber e começaram a receber pagamentos mensais moderados (geralmente em torno de US$ 1.000 por mês) completos com uma taxa de juros razoável. Demorou cerca de 3 anos para reduzir os saldos para $ 0, mas no final, praticamente tudo foi coletado. E ao implementar alguns dos Passos 1-5, não houve novos recebíveis vencidos para substituir os pagos.

   Aqui estão algumas dicas sobre como configurar notas comerciais:

   1. Sempre se reúna pessoalmente para discutir e assinar a papelada, se possível. Dirija 3 horas se for preciso.
   2. Pergunte ao cliente qual o valor do pagamento mensal que funcionará. Empurre-os um pouco, mas não muito. Eles têm que ser capazes de realmente fazer o pagamento.
   3. Exija saques automáticos ou transações com cartão de crédito pré-autorizadas. O cliente já provou que não pode enviar cheque; remova este obstáculo para eles.
   4. Cobrar juros (razoáveis). Se for um ponto de discórdia, você pode concordar anualmente em aplicar os juros ao saldo principal se eles fizerem os pagamentos fielmente durante o ano. A maioria das empresas, no entanto, está bem com uma taxa de juros razoável.
   5. Certifique-se de sair da reunião com uma nota assinada e ALGUM DINHEIRO. Mesmo que seja $ 25, o negócio não será real para o cliente, a menos que ele separe com dinheiro vivo. Muito provavelmente eles podem pagar pelo menos $ 250 ou $ 500, ou mesmo uma quantia muito maior, dependendo do saldo em atraso e do tamanho da empresa.

Eliminar contas a receber em atraso é uma mentalidade

É bastante comum as empresas permitirem que os recebíveis passem despercebidos. Em alguns casos, não há quem monitore diligentemente ou mesmo realmente se importe com os saldos a receber. Se alguém se importa (geralmente um proprietário), eles sentem (muitas vezes com razão) que são os únicos que se importam.

O que me leva ao ponto resumido: todos na organização precisam entender e se preocupar com o gerenciamento de contas a receber. É útil lembrar aos funcionários que os clientes, e não a empresa, assinam os contracheques dos funcionários. Cada funcionário deve entender claramente a linha direta entre suas ações e o pagamento pontual pelo cliente.

A maioria das etapas para eliminar recebíveis vencidos também se alinha com as etapas de administrar bem um negócio e tratar as pessoas de maneira justa e respeitosa. A implementação diligente dessas etapas, portanto, não apenas reduzirá os recebíveis, mas também colocará sua empresa em uma posição de força para avançar.