Selamat tinggal, Piutang Jatuh Tempo

Ringkasan bisnis plan

Selamat tinggal, Piutang Jatuh Tempo

Beberapa tahun yang lalu, saya bekerja dengan sebuah perusahaan yang memiliki apa yang saya anggap sebagai posisi piutang "umum":

• $1.000.000 dalam piutang atas penjualan bulanan $1.250.000. Rata-rata 25 hari penjualan dalam piutang.
• $60.000 dari piutang adalah 90+ hari melewati tanggal faktur.

Satu tahun kemudian mereka rata-rata:

• $625.000 dalam piutang atas penjualan bulanan $1.300.000, atau 14 hari penjualan piutang.
• Hanya $3.000 dari piutang yang 90+ hari melewati tanggal faktur.
• $45.000 dari piutang lama telah diubah menjadi nota dagang yang dengan setia telah dilunasi dan membawa total sisa saldo sebesar $39.000.

Bagaimana mereka melakukannya?

Sebelum mendapatkan jawabannya, saya ingin menyarankan bahwa piutang yang lewat jatuh tempo adalah salah satu frustrasi paling umum dan serius yang dihadapi pengusaha – dan salah satu yang paling mudah dihindari.

Dalam pekerjaan saya sebagai CFO lepas, saya tidak dapat menghitung berapa banyak piutang yang saya lihat memburuk. Jika Anda telah berkecimpung dalam berbagai ukuran bisnis untuk waktu yang lama, Anda tahu apa yang saya bicarakan.

Setiap situasi berbeda, tetapi saya menemukan pola umum seperti ini:

1. Penjual perusahaan melakukan penjualan kepada klien dengan sedikit penekanan pada syarat pembayaran.
2. Perusahaan mengirimkan produk atau layanan, tetapi pengirimannya terlambat atau produk akhir tidak memenuhi harapan klien.
3. Klien menahan semua pembayaran sampai produk atau layanan ditingkatkan dengan sempurna.
4. Manajemen perusahaan menjadi frustrasi karena klien menggunakan non-pembayaran untuk menyandera mereka sampai pengerjaan ulang selesai.
5. Kata-kata tegang dipertukarkan antara perusahaan dan klien.
6. Situasi turun ke dalam lubang hitam saling tidak menghormati.
7. Faktur asli mulai basi pada jadwal penuaan AR.
8. CFO memberitahukan piutang yang telah jatuh tempo selama tinjauan keuangan akhir bulan dan menyebutkan kepada manajemen.
9. Manajemen meringis dan menyebut klien "tidak masuk akal," tetapi "cukup yakin" mereka akan "pada akhirnya membayar."

Kecuali jika Anda berada di persentil 95 atas perusahaan, ini adalah daftar yang dapat Anda bacakan kembali kepada saya dalam tidur Anda.

Mengapa Piutang Jatuh Tempo adalah Masalah

Biaya nyata dan tersembunyi dari piutang yang lewat jatuh tempo sangat mengejutkan. Mereka termasuk:

1. Opportunity cost manajemen waktu dan tenaga yang terbuang untuk menangani piutang.
2. Niat baik hilang dengan klien dan kemungkinan klien akan: - Tidak membeli lagi. - Berbicara negatif tentang perusahaan Anda kepada orang lain.
3. Jalur beban bunga kredit untuk mendanai operasi selama periode non-pembayaran.
4. Potensi memaksimalkan batas kredit yang menciptakan kekurangan uang tunai dan tekanan manajemen tambahan.
5. Biaya upah bagi pemegang buku untuk mengirimkan laporan dan berpotensi merevisi faktur.
6. Biaya CFO dan auditor laporan keuangan akhir tahun untuk menganalisis kolektibilitas akun.

Ini bukan daftar lengkap. Negatif dan sinisme yang sering muncul dari konflik piutang dapat berdampak nyata pada mood manajemen dan perusahaan. Efek dari hal ini dan hal-hal tidak berwujud lainnya membuat sangat sulit untuk benar-benar menghitung biaya penuh, tetapi mungkin lebih tinggi daripada yang dibayangkan kebanyakan pengusaha.

Apakah harus seperti ini?

Memutus Siklus

Bagaimana tepatnya klien saya (dan kelompok perusahaan menengah terpilih yang seperti mereka) mengendalikan piutang dan menempatkan diri mereka di jalur yang lebih baik?

Berikut adalah panduan 6 langkah untuk memutus siklus:

1. Menerapkan perubahan paradigma pada deposito . Terlalu banyak perusahaan dan industri yang memiliki sikap kalah bahwa meminta uang muka “tidak akan pernah berhasil di industri saya”. Saya dengan hormat tidak setuju. Seorang kontraktor memberi tahu saya bagaimana mereka pergi ke konferensi konstruksi dan menjelaskan kepada sesama kontraktor bagaimana mereka memerlukan uang muka 10% untuk semua pekerjaan sebelum memulai proyek. Teman-teman kontraktor mereka memandang mereka dengan tidak percaya dan bertanya, “Bagaimana Anda melakukannya?”

   Balasan mereka? “Kami hanya memintanya.”

   Konsepnya terdengar sederhana, tetapi saya kagum dengan jumlah pengusaha yang tidak melihat bagaimana uang muka dapat bekerja di industri mereka. Uang muka bekerja di bidang akuntansi, konstruksi, ritel, perawatan kesehatan… hampir semua situasi yang dapat Anda pikirkan. Tetapi dibutuhkan tim manajemen yang berkomitmen pada konsep dan tim penjualan yang cukup percaya diri untuk sekadar "meminta uang".

   Program uang muka yang diterapkan dengan benar benar-benar dapat mendorong piutang menjadi negatif . Ya, Anda membacanya dengan benar. Ada banyak bisnis yang mengumpulkan lebih banyak uang daripada produk atau layanan yang mereka berikan. Uang muka pelanggan berfungsi sebagai jalur kredit yang menjaga kas perusahaan tetap positif. Itu adalah kasus ekstrim dalam mengekang piutang, tetapi tidak di luar jangkauan dalam banyak situasi.

   Sebagai bonus, persyaratan uang muka membantu menyaring pelanggan yang mungkin tidak membayar Anda pada akhirnya. Ini juga membuat pelanggan yang memenuhi syarat "keluar dari pasar" karena begitu orang menulis cek kecil, mereka cenderung tidak akan terus berbelanja.

2. Ciptakan budaya menjelaskan istilah . Tim penjualan menjual. Mereka diberi kompensasi untuk menjual. Seringkali kompensasi itu didasarkan pada kesepakatan yang ditutup (bukan penjualan yang dikirimkan atau dikumpulkan). Fokusnya adalah membuat klien menandatangani garis putus-putus.

   Namun, penekanan pada pengamanan penjualan dapat mengakibatkan pengabaian kunci penting untuk penagihan: Menjelaskan ekspektasi pembayaran di muka kepada pelanggan.

   Ini bukan tugas yang sederhana dan begitu saja. Ini melibatkan memastikan:

   1. Klien memiliki kemampuan untuk membayar.
   2. Orang-orang yang mengontrol dana di klien mengetahui persyaratan dan setuju dengan mereka.
   3. Klien memahami bahwa pesanan tidak akan dilanjutkan kecuali persyaratan dipenuhi.

   Tenaga penjual terkenal buruk dalam tugas-tugas ini, sampai-sampai masuk akal untuk membiarkan orang lain menangani bagian transaksi ini. Namun, pengalaman telah mengajari saya bahwa itu bekerja lebih baik ketika penjual melakukannya. Mereka akrab dengan klien dan berada di posisi terbaik untuk menemukan saat yang tepat untuk memperjelas persyaratan pembayaran. Mereka juga dapat memperkuat istilah di sepanjang jalan.

   

   Itu harus tertanam dalam budaya perusahaan oleh manajemen dan harapan ini harus mengalir dari manajer penjualan sampai ke magang penjualan terbaru. Setiap anggota tim penjualan harus hidup dengan sedikit ketakutan untuk menutup kesepakatan tanpa diskusi ini.

3. Jadikan pengerjaan ulang darurat . Cukup sering, non-pembayaran berakar pada ketidakpuasan klien. Ini terutama berlaku untuk perusahaan di industri seperti konstruksi, manufaktur, dan ritel khusus. Karena itu, salah satu cara utama untuk menghindari piutang yang lewat jatuh tempo adalah dengan memperlakukan pengerjaan ulang sebagai keadaan yang hampir darurat.

   Ini membutuhkan perubahan budaya yang melibatkan seluruh perusahaan, bukan hanya tim penjualan. Misalnya, dalam pengaturan produksi, pengawas toko dan pekerja produksi perlu menyadari bahwa pekerjaan pengerjaan ulang diprioritaskan. Seluruh tenaga kerja toko juga perlu memahami bahwa kontrol kualitas bukan hanya tentang memperbaiki hal-hal yang pertama kali – ini tentang mendapatkan bayaran.

   Saya pernah bekerja dengan pabrikan yang memiliki pendekatan "hentikan mesin cetak" untuk pengerjaan ulang. Ketika produk kembali karena alasan apa pun, toko tahu bahwa pekerjaan berada di urutan pertama untuk dibangun kembali. Ketika klien melihat upaya untuk membuat mereka bahagia, itu membantu mengurangi rasa sakit karena ketidakpuasan. Upaya ekstra juga mempersingkat periode klien tanpa produk atau layanan yang mereka pesan. Keduanya akan memiliki efek dramatis pada pembayaran.

4. Tetapkan orang yang tepat untuk melihat AR setiap hari . Ya, setiap hari. Dan yang mengejutkan, itu tidak harus menjadi pemegang buku atau manajer penjualan atau pemilik. Saya bekerja dengan sebuah perusahaan yang memiliki petugas pengiriman yang mengambil peran penagihan dan melakukan pekerjaan dengan baik. Dia akan pergi menemui pelanggan, berbicara dengan mereka, dan mengumpulkan uang yang telah jatuh tempo.

   Klien di awal artikel ini memiliki seseorang dengan pendekatan koleksi yang luar biasa. Dia terus melacak setiap hari uang yang masuk dan apa yang tersisa untuk dikumpulkan. Dia membuat kontak (kebanyakan panggilan) setiap hari yang diperlukan untuk menjaga uang mengalir.

   Hal lain yang saya pelajari darinya adalah prosedur yang tepat untuk menarik uang dari pembayar lambat. Dia akan menelepon mereka dan hanya berbicara. Dia bertanya tentang mereka dan bisnis mereka dan mencari tahu bagaimana keadaannya. Akhirnya (dan dia meluangkan waktu) dia akan membuka faktur mereka dan menanyakan kapan itu akan dibayar. Selalu, mereka akan mengatakan sesuatu seperti, "kami memiliki pelanggan yang membayar kami pada hari Kamis dan setelah itu, kami akan mengirimkan cek melalui pos." Setelah mendengar komentar seperti itu, kebanyakan orang akan membiarkannya dan berharap cek datang seperti yang dijanjikan.

   Bukan dia. Dia menyimpan catatan yang cermat dan akan menelepon pada hari mereka mengatakan bahwa pelanggan mereka membayar mereka. Jika pelanggan mereka masih belum membayar, dia akan menelepon kembali keesokan harinya, hanya menahan klien untuk apa yang mereka katakan akan mereka lakukan.

   Orang-orang pada dasarnya ingin menepati janji mereka, dan dia mendorong itu dengan dengan setia mengingatkan mereka akan komitmen mereka. Dengan tindak lanjut yang terus-menerus ini, mereka tidak hanya membayar tagihan yang telah jatuh tempo tetapi juga sering membayar tepat waktu di masa depan untuk menghindari omong kosong.

   Satu pengamatan kunci tentang ini: Anda harus menemukan "cara" klien berkomunikasi. Beberapa klien bekerja melalui email, beberapa melalui telepon, beberapa dengan pesan teks, dll. Jangan membuat kesalahan dengan menggunakan metode komunikasi pilihan perusahaan Anda dan mengharapkan klien untuk merespons.

5. Pikirkan kembali syarat pembayaran awal . Jika Anda melakukan langkah 1-4 dengan benar, mungkin Anda tidak memerlukan syarat pembayaran lebih awal. Namun, menurut pengalaman saya, sebagian besar perusahaan sukses menawarkan diskon jika klien membayar tagihan dalam waktu singkat (biasanya 10 hari).

   Diskon ini dapat memiliki dampak dramatis pada penjualan harian dalam piutang. Klien yang saya rujuk di awal melihat piutang mereka turun 40% dalam beberapa bulan setelah menerapkan diskon 2% jika dibayar dalam waktu 10 hari. Itu memberi rekening giro satu kali pop sekitar $400.000.

   Jika Anda menghitung, diskon 1 atau 2% untuk pembayaran dalam 10 hari adalah biaya yang sangat mahal untuk membayar karena memiliki uang di saku Anda beberapa hari lebih awal. Namun, seperti yang telah kita bahas sebelumnya, piutang yang lewat jatuh tempo juga memiliki biaya yang tinggi, itulah sebabnya banyak perusahaan memilih untuk membayar biaya yang tinggi untuk menghindarinya sama sekali.

   Satu klien tempat saya bekerja menawarkan diskon 3% jika klien membayar penuh di awal proyek. Jika itu hanya tentang nilai waktu dari uang, itu akan menjadi proposisi yang sangat bodoh.

   Tapi itu bukan hanya tentang uang. Perusahaan ini menjual produk yang sangat khusus, dan selalu klien mereka memiliki setidaknya satu harapan yang tidak terpenuhi ketika produk dikirimkan. Dengan mengeluarkan pengumpulan uang tunai dari persamaan di muka, itu menghilangkan risiko mencemari hubungan klien dengan meminta pembayaran di tengah fase pengerjaan ulang.

   Pendekatan terkait tetapi berbeda adalah dengan mempersingkat tanggal jatuh tempo faktur. Konsep ini datang dari Xero, penyedia software akuntansi. Dengan menganalisis data faktur klien, mereka menemukan bahwa “faktur dengan jangka waktu pembayaran pendek lebih mungkin untuk melewati jatuh tempo, tetapi Anda masih mendapatkan uang lebih cepat daripada jika Anda memberikan waktu tiga atau empat minggu untuk membayar.” Ini diringkas dalam grafik berikut:

   Sebuah kata peringatan: tanggal jatuh tempo yang pendek tanpa diskon pembayaran awal dapat membuat Anda terlihat agresif dan tidak masuk akal, terutama di industri tertentu. Saat Anda memutuskan tanggal jatuh tempo, pertimbangkan bagaimana perasaan Anda jika Anda menerima tagihan Anda sendiri.

6. Gunakan catatan perdagangan . Seringkali, pelanggan yang tidak membayar memiliki masalah arus kas. Daripada terus "mengalahkan kuda mati" dengan melakukan panggilan atau kunjungan tanpa akhir, ketika sampai pada titik itu seringkali lebih baik untuk memotong ke nota dagang (pada dasarnya pinjaman formal).

   Saya memikirkan salah satu klien saya yang memiliki pelanggan tujuh tahun lalu yang berutang $ 100.000 kepada mereka. Klien saya menyetujui rencana pembayaran dan pemilik perusahaan yang tidak membayar (yang gulung tikar) terus memotong saldo hingga hari ini. Melalui pembayaran bulanan yang kecil, dikombinasikan dengan beberapa pembayaran yang lebih besar, saldo sekarang turun sekitar $20.000. Jika klien saya telah mendorong mereka keras untuk seluruh jumlah sekaligus atau mengancam tindakan hukum, saya kira sebagian besar dari $ 100.000 akhirnya akan dihapuskan.

   Metode ini adalah alat yang digunakan klien saya dalam contoh pembukaan untuk mengumpulkan beberapa piutang besar >90 hari. Mereka memindahkan saldo basi dari A/R ke wesel tagih dan mulai mengumpulkan pembayaran bulanan moderat (seringkali sekitar $1.000 per bulan) lengkap dengan biaya bunga yang wajar. Butuh waktu sekitar 3 tahun untuk mengurangi saldo menjadi $0, tetapi pada akhirnya, hampir semuanya terkumpul. Dan dengan menerapkan beberapa Langkah 1-5, tidak ada piutang baru yang basi untuk menggantikan yang sudah dibayar.

   Berikut adalah beberapa petunjuk dalam menyiapkan nota perdagangan:

   1. Selalu bertemu langsung untuk mendiskusikan dan menandatangani dokumen, jika memungkinkan. Berkendara 3 jam jika Anda harus.
   2. Tanyakan kepada klien berapa jumlah pembayaran bulanan yang akan berhasil. Dorong mereka sedikit, tetapi tidak banyak. Mereka harus benar-benar bisa melakukan pembayaran.
   3. Memerlukan penarikan otomatis atau transaksi kartu kredit pra-otorisasi. Klien telah membuktikan bahwa mereka tidak dapat mengirimkan cek; singkirkan penghalang jalan ini untuk mereka.
   4. Membebankan bunga (wajar). Jika ini adalah masalah yang sulit, Anda dapat menyetujui setiap tahun untuk menerapkan bunga ke saldo pokok jika mereka dengan setia melakukan pembayaran selama tahun tersebut. Namun, sebagian besar bisnis baik-baik saja dengan biaya bunga yang wajar.
   5. Pastikan Anda meninggalkan rapat dengan catatan yang ditandatangani dan BEBERAPA UANG. Bahkan jika itu $25, kesepakatan itu tidak akan nyata bagi klien kecuali mereka berpisah dengan uang tunai. Sangat mungkin mereka setidaknya dapat membayar $250 atau $500, atau bahkan jumlah yang jauh lebih besar tergantung pada saldo jatuh tempo dan ukuran perusahaan.

Menghilangkan Piutang Jatuh Tempo adalah Pola Pikir

Sangat umum bagi perusahaan untuk membiarkan piutang lolos dari celah. Dalam beberapa kasus, tidak ada orang yang rajin memantau atau bahkan benar-benar peduli dengan saldo piutang. Jika seseorang benar-benar peduli (biasanya seorang pemilik) mereka merasa (seringkali memang demikian) merekalah satu-satunya yang peduli.

Yang membawa saya ke titik ringkasan: Semua orang di organisasi perlu memahami dan peduli tentang manajemen piutang. Sangat membantu untuk mengingatkan karyawan bahwa pelanggan, bukan perusahaan, yang menulis cek gaji karyawan. Setiap karyawan harus dengan jelas memahami garis langsung antara tindakan mereka dan pembayaran tepat waktu oleh pelanggan.

Sebagian besar langkah untuk menghilangkan piutang yang telah jatuh tempo juga sejalan dengan langkah-langkah menjalankan bisnis dengan baik dan memperlakukan orang secara adil dan hormat. Oleh karena itu, penerapan langkah-langkah ini dengan tekun tidak hanya akan mengurangi piutang tetapi juga menempatkan perusahaan Anda pada posisi yang kuat untuk terus maju.