Adiós, cuentas por cobrar vencidas

Resumen ejecutivo

Adiós, cuentas por cobrar vencidas

Hace unos años, trabajé con una empresa que tenía lo que considero una posición de cuentas por cobrar "común":

• $1,000,000 en cuentas por cobrar sobre ventas mensuales de $1,250,000. Promedio de 25 días de ventas en cuentas por cobrar.
• $ 60,000 de las cuentas por cobrar tenían más de 90 días después de la fecha de la factura.

Un año después estaban promediando:

• $625,000 en cuentas por cobrar sobre ventas mensuales de $1,300,000, o 14 días de ventas en cuentas por cobrar.
• Solo $ 3,000 de las cuentas por cobrar tenían más de 90 días después de la fecha de la factura.
• $45,000 de antiguas cuentas por cobrar se habían convertido en pagarés comerciales que se estaban pagando fielmente y tenían un saldo restante total de $39,000.

¿Cómo lo hicieron?

Antes de llegar a la respuesta, me gustaría sugerir que las cuentas por cobrar vencidas son una de las frustraciones más comunes y graves que enfrentan los empresarios , y una de las más fáciles de evitar.

En mi trabajo como CFO independiente, no puedo comenzar a contar cuántas cuentas por cobrar he visto que se arruinan. Si ha estado en empresas de cualquier tamaño durante algún tiempo, sabe de lo que estoy hablando.

Cada situación es diferente, pero he encontrado un patrón común que es así:

1. El vendedor de la empresa hace una venta a un cliente con poco énfasis en las condiciones de pago.
2. La empresa entrega el producto o servicio, pero la entrega está retrasada o el producto final no cumple con las expectativas del cliente.
3. El cliente retiene todo el pago hasta que el producto o servicio se mejore a la perfección.
4. La gerencia de la empresa se siente frustrada porque el cliente está utilizando la falta de pago para mantenerlos como rehenes hasta que se realice el retrabajo.
5. Se intercambian palabras tensas entre la empresa y el cliente.
6. La situación desciende a un agujero negro de falta de respeto mutuo.
7. La factura original comienza a quedarse obsoleta en el cronograma de antigüedad de AR.
8. El director financiero se da cuenta de la cuenta por cobrar vencida durante la revisión financiera de fin de mes y se lo menciona a la gerencia.
9. La gerencia hace una mueca y llama al cliente "irrazonable", pero está "bastante seguro" de que "eventualmente pagará".

A menos que esté en el percentil 95 superior de las empresas, esta es una lista que podría recitarme mientras duerme.

Por qué las cuentas por cobrar vencidas son un problema

Los costos reales y ocultos de las cuentas por cobrar vencidas son asombrosos. Incluyen:

1. Costo de oportunidad del tiempo de gestión y energía desperdiciados en el manejo de la cuenta por cobrar.
2. Pérdida de buena voluntad con un cliente y mayor probabilidad de que el cliente: - No vuelva a comprar. - Hablar negativamente de su empresa a los demás.
3. Gasto por intereses de la línea de crédito para financiar operaciones durante el período de impago.
4. Potencial de maximizar el límite de la línea de crédito, lo que crea una escasez de efectivo y estrés administrativo adicional.
5. Gastos salariales de un tenedor de libros para enviar estados de cuenta y posiblemente revisar facturas.
6. Costo del CFO y auditor de estados financieros de fin de año para analizar la cobrabilidad de las cuentas.

Esta no es una lista completa. La negatividad y el cinismo que a menudo se derivan de los conflictos de cuentas por cobrar pueden tener un impacto real en el estado de ánimo de la gerencia y la empresa. El efecto de este y otros intangibles hace que sea muy difícil cuantificar verdaderamente el costo total, pero probablemente sea más alto de lo que la mayoría de los emprendedores imaginan.

¿Tiene que ser así?

Romper el ciclo

¿Cómo controló exactamente mi cliente (y el selecto grupo de empresas medianas que son como ellos) las cuentas por cobrar y se puso en un mejor camino?

Aquí hay una guía de 6 pasos para romper el ciclo:

1. Implementar un cambio de paradigma en los depósitos . Demasiadas empresas e industrias tienen una actitud derrotista de que pedir pagos iniciales “nunca funcionará en mi industria”. Respetuosamente discrepo. Un contratista me contó cómo fueron a una conferencia de construcción y explicaron a otros contratistas cómo requieren un pago inicial del 10 % en todos los trabajos antes de comenzar el proyecto. Sus amigos contratistas los miraron con incredulidad y les preguntaron: “¿cómo hacen eso?”.

   ¿Su respuesta? “Solo lo pedimos”.

   El concepto suena simple, pero me sorprende la cantidad de empresarios que no ven cómo podrían funcionar los depósitos por adelantado en su industria. Los pagos iniciales funcionan en contabilidad, construcción, comercio minorista, atención médica... prácticamente en cualquier situación que se le ocurra. Pero se necesita un equipo de gestión comprometido con el concepto y un equipo de ventas lo suficientemente seguro como para simplemente "pedir dinero".

   Un programa de pago inicial correctamente implementado puede, literalmente, hacer que las cuentas por cobrar sean negativas . Sí, has leído bien. Hay muchas empresas que recaudan más efectivo del que han entregado productos o servicios. Los pagos iniciales de los clientes sirven como una línea de crédito que mantiene el efectivo positivo de la empresa. Ese es un caso extremo de controlar las cuentas por cobrar, pero no fuera del alcance en muchas situaciones.

   Como beneficio adicional, un requisito de pago inicial ayuda a evaluar a los clientes que de todos modos no le pagarán al final. También saca a un cliente calificado "fuera del mercado" porque una vez que las personas han escrito incluso un pequeño cheque, es mucho menos probable que sigan comprando.

2. Crear una cultura de explicación de términos . Los equipos de ventas venden. Se les compensa por vender. A menudo, esa compensación se basa en tratos cerrados (no en ventas entregadas o cobradas). La atención se centra en lograr que los clientes firmen en la línea punteada.

   Sin embargo, un énfasis en asegurar las ventas puede resultar en ignorar una clave crítica para las cobranzas: explicar las expectativas de pago por adelantado al cliente.

   Esta no es una tarea simple e improvisada. Implica asegurar:

   1. El cliente tiene capacidad de pago.
   2. Las personas que controlan los fondos en el cliente conocen los términos y están de acuerdo con ellos.
   3. El cliente entiende que el pedido no procederá a menos que se cumplan los términos.

   Los vendedores son notoriamente malos en estas tareas, hasta el punto de que podría tener sentido dejar que otra persona maneje esta parte de la transacción. Sin embargo, la experiencia me ha enseñado que funciona mejor cuando lo hace el vendedor. Están familiarizados con el cliente y están mejor posicionados para encontrar el momento adecuado para aclarar las condiciones de pago. También pueden reforzar los términos a lo largo del camino.

   

   Debe estar arraigado en la cultura de la empresa por parte de la gerencia y esta expectativa debe fluir desde el gerente de ventas hasta el pasante de ventas más nuevo. Cada miembro del equipo de ventas necesita vivir con un ligero temor de cerrar un trato sin esta discusión.

3. Haga que el retrabajo sea una emergencia . Muy a menudo, la falta de pago tiene su origen en la insatisfacción del cliente. Esto es particularmente cierto para las empresas en industrias como la construcción, la fabricación y el comercio minorista personalizado. Por eso, una forma clave de evitar las cuentas por cobrar vencidas es tratar el retrabajo como una emergencia.

   Esto requiere un cambio de cultura que involucre a toda la empresa, no solo al equipo de ventas. Por ejemplo, en un entorno de producción, el supervisor del taller y los trabajadores de producción deben saber que los trabajos de reelaboración tienen prioridad. Toda la fuerza laboral del taller también debe comprender que el control de calidad no se trata solo de hacer las cosas bien la primera vez, sino de que se les pague.

   Una vez trabajé con un fabricante que tenía un enfoque de "detener las prensas" para el retrabajo. Cuando el producto regresaba por cualquier razón, el taller sabía que el trabajo era el primero en la fila para ser reconstruido. Cuando los clientes ven que se esfuerza por hacerlos felices, ayuda a disminuir el dolor de la insatisfacción. El esfuerzo adicional también acorta el período que el cliente está sin el producto o servicio que solicitó. Ambos tendrán un efecto dramático en el pago.

4. Asigne a la persona adecuada para que mire AR diariamente . Sí, todos los días. Y, sorprendentemente, no tiene que ser el contable, el gerente de ventas o el propietario. Trabajé con una empresa que tenía un repartidor que asumió el rol de cobranza e hizo un gran trabajo. Iba a encontrarse con los clientes, hablar con ellos y cobrar el dinero atrasado.

   El cliente al principio de este artículo tenía una persona con un acercamiento increíble a las colecciones. Llevaba un registro diario del dinero que entraba y del que quedaba por cobrar. Hizo contacto (principalmente llamadas) todos los días según fuera necesario para mantener el flujo de dinero.

   La otra cosa que aprendí de ella fue el procedimiento exacto para sacar dinero de los morosos. Ella los llamaría y simplemente hablaría. Preguntó sobre ellos y su negocio y averiguó cómo iban las cosas. Eventualmente (y ella se tomó su tiempo) abría la factura y preguntaba cuándo se pagaría. Invariablemente, decían algo como: "bueno, tenemos un cliente que nos paga el jueves y después de eso, enviaremos un cheque por correo". Después de escuchar un comentario como ese, la mayoría de la gente lo dejaría pasar y esperaría que el cheque llegue según lo prometido.

   No ella. Tomaba notas meticulosas y llamaba el mismo día en que le habían dicho que su cliente les estaba pagando. Si su cliente aún no había pagado, ella volvería a llamar al día siguiente, simplemente obligando al cliente a hacer lo que dijo que haría.

   Las personas intrínsecamente quieren cumplir con su palabra, y ella alentó eso al recordarles fielmente su compromiso. Con este seguimiento incesante, no solo pagaron su factura atrasada, sino que a menudo pagaron a tiempo en el futuro para evitar el galimatías.

   Una observación clave sobre esto: tienes que encontrar la “manera” en que el cliente se comunica. Algunos clientes trabajan por correo electrónico, algunos por teléfono, algunos con mensajes de texto, etc. No cometa el error de utilizar el método de comunicación preferido de su empresa y esperar que el cliente responda.

5. Repensar las condiciones de pago anticipado . Si realiza los pasos 1 a 4 correctamente, quizás no necesite condiciones de pago anticipado. Sin embargo, en mi experiencia, la mayoría de las empresas exitosas ofrecen un descuento si un cliente paga una factura dentro de un período de tiempo corto (generalmente 10 días).

   Estos descuentos pueden tener un impacto dramático en los días de ventas en cuentas por cobrar. El cliente al que me referí al principio vio que sus cuentas por cobrar caían un 40 % dentro de varios meses de implementar un descuento del 2 % si pagaba dentro de los 10 días. Eso le dio a la cuenta corriente un aumento único de alrededor de $400,000.

   Si haces cuentas, un 1 o 2% de descuento por pago en 10 días es una tarifa muy elevada a pagar por tener dinero en el bolsillo unos días antes. Sin embargo, como discutimos anteriormente, las cuentas por cobrar vencidas también conllevan costos elevados, razón por la cual muchas empresas optan por pagar la tarifa elevada para evitarlos por completo.

   Un cliente para el que trabajé me ofreció un 3% de descuento si el cliente pagaba la totalidad al comienzo del proyecto. Si solo se hubiera tratado del valor del dinero en el tiempo, habría sido una proposición muy estúpida.

   Pero no se trataba sólo del dinero. Esta empresa vendió un producto altamente personalizado e invariablemente sus clientes tenían al menos una expectativa insatisfecha cuando se entregaba el producto. Al eliminar el cobro en efectivo de la ecuación por adelantado, eliminó el riesgo de contaminar la relación con el cliente al solicitar el pago en medio de la fase de reelaboración.

   Un enfoque relacionado pero diferente es simplemente acortar las fechas de vencimiento de las facturas. Este concepto proviene de Xero, el proveedor de software de contabilidad. Al analizar los datos de las facturas de los clientes, descubrieron que "las facturas con plazos de pago cortos tienen más probabilidades de atrasarse, pero aun así recibe su dinero antes que si le da tres o cuatro semanas para pagar". Esto se resume en el siguiente gráfico:

   Una palabra de precaución: las fechas de vencimiento cortas sin descuentos por pago anticipado pueden hacerte parecer agresivo e irrazonable, especialmente en ciertas industrias. Cuando decida una fecha de vencimiento, considere cómo se sentiría si recibiera su propia factura.

6. Usar notas comerciales . A menudo, los clientes que no pagan tienen problemas de flujo de caja. En lugar de seguir "golpeando a un caballo muerto" haciendo llamadas o visitas interminables, cuando se llega a ese punto, a menudo funciona mejor pasar a una nota comercial (básicamente, un préstamo formal).

   Pienso en uno de mis clientes que tenía un cliente hace siete años que les debía $100,000. Mi cliente accedió a un plan de pago y los propietarios de la empresa que no paga (que cerró) han seguido reduciendo el saldo hasta el día de hoy. A través de pequeños pagos mensuales, combinados con algunos pagos iniciales más grandes, el saldo ahora es de alrededor de $20,000. Si mi cliente los hubiera presionado mucho por la suma total de una vez o amenazado con emprender acciones legales, supongo que la mayoría de los $ 100,000 eventualmente se habrían cancelado.

   Este método fue una herramienta que mi cliente usó en el ejemplo de apertura para cobrar varias cuentas por cobrar grandes de más de 90 días. Trasladaron los saldos vencidos de cuentas por cobrar a notas por cobrar y comenzaron a cobrar pagos mensuales moderados (a menudo alrededor de $ 1,000 por mes) completos con un cargo de interés razonable. Tomó alrededor de 3 años reducir los saldos a $0, pero al final, prácticamente todo se recaudó. Y al implementar algunos de los Pasos 1 a 5, no hubo nuevas cuentas por cobrar vencidas que reemplazaran a las pagadas.

   Aquí hay algunos consejos sobre la configuración de notas comerciales:

   1. Siempre reúnase en persona para discutir y firmar el papeleo, si es posible. Conduce 3 horas si es necesario.
   2. Pregúntele al cliente qué monto de pago mensual funcionará. Empújelos hacia arriba un poco, pero no mucho. Tienen que ser capaces de hacer el pago.
   3. Requerir retiros automáticos o transacciones con tarjeta de crédito preautorizadas. El cliente ya ha demostrado que no puede enviar un cheque; eliminar este obstáculo para ellos.
   4. Cobrar intereses (razonables). Si es un punto conflictivo, podría acordar aplicar anualmente el interés al saldo de capital si realiza fielmente los pagos durante el año. Sin embargo, la mayoría de las empresas están bien con un cargo de interés razonable.
   5. Asegúrese de salir de la reunión con una nota firmada y ALGO DE DINERO. Incluso si son $ 25, el trato no será real para el cliente a menos que se separe con dinero en efectivo. Es muy probable que al menos puedan pagar $250 o $500, o incluso una cantidad mucho mayor, según el saldo vencido y el tamaño de la empresa.

Eliminar las cuentas por cobrar vencidas es una mentalidad

Es bastante común que las empresas permitan que las cuentas por cobrar se escapen. En algunos casos, no hay nadie que monitoree diligentemente o incluso realmente se preocupe por los saldos por cobrar. Si a alguien le importa (generalmente un propietario), siente (a menudo con razón) que es el único que lo hace.

Lo que me lleva al punto de resumen: todos en la organización deben comprender y preocuparse por la administración de cuentas por cobrar. Es útil recordar a los empleados que los clientes, no la empresa, escriben los cheques de pago de los empleados. Cada empleado debe entender claramente la línea directa entre sus acciones y el pago oportuno por parte del cliente.

La mayoría de los pasos para eliminar las cuentas por cobrar vencidas también se alinean con los pasos para administrar bien un negocio y tratar a las personas de manera justa y respetuosa. Por lo tanto, la implementación diligente de estos pasos no solo reducirá las cuentas por cobrar, sino que también pondrá a su empresa en una posición de fortaleza para seguir adelante.