再见，逾期应收账款

执行摘要

再见，逾期应收账款

几年前，我在一家公司工作，我认为该公司的应收账款是“普通”的：

• 每月销售额为 1,250,000 美元的应收账款为 1,000,000 美元。 应收账款平均 25 天的销售额。
• 60,000 美元的应收账款是发票日期后 90 天以上。

一年后，他们平均：

• 每月销售额 1,300,000 美元或 14 天应收账款销售额的应收账款为 625,000 美元。
• 只有 3,000 美元的应收账款在发票日期之后 90 天以上。
• 45,000 美元的旧应收账款已转换为如实偿还的商业票据，余额总计为 39,000 美元。

他们是如何做到的呢？

在得到答案之前，我想建议，逾期应收账款是企业家面临的最常见和最严重的挫折之一——也是最容易避免的一种。

在我作为一名自由 CFO 的工作中，我无法开始计算我见过有多少应收账款坏了。 如果你在任何规模的企业中工作了很长时间，你就会知道我在说什么。

每种情况都不同，但我发现一个常见的模式是这样的：

1. 公司销售人员向客户进行销售时很少强调付款条件。
2. 公司交付产品或服务，但交付进度落后或最终产品不符合客户期望。
3. 客户在产品或服务改进到完美之前扣留所有款项。
4. 公司管理层对客户在返工完成之前使用不付款来扣押他们感到沮丧。
5. 公司和客户之间交换了紧张的话。
6. 局势陷入相互不尊重的黑洞。
7. 原始发票在 AR 账龄计划上开始失效。
8. 财务总监在月末财务审核时注意到逾期应收款项并提请管理层。
9. 管理层做鬼脸并称客户“不合理”，但“非常有信心”他们会“最终付款”。

除非你在公司的 95% 以上，否则这是一个你可以在睡梦中背诵给我的清单。

为什么逾期应收账款是个问题

逾期应收账款的真实和隐性成本是惊人的。 它们包括：

1. 管理时间和精力浪费在处理应收账款上的机会成本。
2. 失去客户的商誉，增加客户将： - 不再购买的可能性。 - 对别人说你的公司的坏话。
3. 在未付款期间为运营提供资金的信用额度利息支出。
4. 最大化信用额度的可能性，这会造成现金短缺和额外的管理压力。
5. 簿记员发出报表并可能修改发票的工资费用。
6. 首席财务官和年终财务报表审计师分析账目可收回性的成本。

这不是一个完整的列表。 通常源于应收账款冲突的消极和愤世嫉俗会对管理层和公司的情绪产生真正的影响。 这种和其他无形资产的影响使得真正量化全部成本变得非常困难，但它可能比大多数企业家想象的要高。

一定要这样吗？

打破循环

我的客户（以及与他们类似的精选中型公司）究竟是如何控制应收账款并使自己走上更好的道路的？

以下是打破循环的 6 步指南：

1. 实施存款范式转变。 太多的公司和行业持有一种失败主义的态度，即要求首付“在我的行业永远行不通”。 我恭敬地不同意。 一位承包商告诉我他们是如何参加建筑会议的，并向其他承包商解释了他们如何要求在项目开始之前为所有工作支付 10% 的首付。 他们的承包商朋友难以置信地看着他们，问道：“你是怎么做到的？”

   他们的回复？ “我们只是要求它。”

   这个概念听起来很简单，但令我惊讶的是，有许多企业家不知道预付存款如何在他们的行业中发挥作用。 预付款适用于会计、建筑、零售、医疗保健……几乎任何您能想到的情况。 但它需要一个致力于这个概念的管理团队和一个足够自信的销售团队来简单地“要钱”。

   正确实施的首付计划实际上会导致应收账款为负数。 是的，你没看错。 有许多企业收集的现金比他们交付产品或服务的现金多。 客户预付款作为信用额度，使公司现金保持正数。 这是控制应收账款的极端情况，但在许多情况下并非遥不可及。

   作为奖励，首付要求有助于筛选最终可能不会向您付款的客户。 它还使合格的客户“退出市场”，因为一旦人们写了一张小支票，他们就不太可能继续四处购物。

2. 创造一种解释术语的文化。 销售团队销售。 他们因出售而获得补偿。 通常，该补偿基于已完成的交易（而非交付或收取的销售额）。 重点是让客户在虚线上签名。

   

   但是，强调确保销售可能会导致忽略收款的关键：提前向客户解释付款预期。

   这不是一项简单的临时任务。 它涉及确保：

   1. 客户有支付能力。
   2. 控制客户资金的人了解这些条款并同意这些条款。
   3. 客户明白，除非满足条款，否则订单不会继续进行。

   众所周知，销售人员在这些任务上表现不佳，以至于让其他人处理这部分交易可能是有意义的。 然而，经验告诉我，当销售人员这样做时效果会更好。 他们熟悉客户，并且最有能力找到合适的时机来明确付款条款。 他们还可以在此过程中加强条款。

   管理层必须将其根植于公司文化中，这种期望必须从销售经理一直传递到最新的销售实习生。 每个销售团队成员都需要稍微害怕在没有这种讨论的情况下完成交易。

3. 使返工成为紧急情况。 很多时候，不付款的根源在于客户的不满。 对于建筑、制造和定制零售等行业的公司来说尤其如此。 因此，避免逾期应收账款的一个关键方法是将返工视为近乎紧急的情况。

   这需要涉及整个公司的文化转变，而不仅仅是销售团队。 例如，在生产环境中，车间主管和生产工人需要意识到返工工作具有优先权。 整个车间员工还需要了解，质量控制不仅仅是第一次把事情做好，而是为了获得报酬。

   我曾经与一家采用“停止印刷机”返工方法的制造商合作。 当产品因任何原因退回时，商店知道该工作是第一个需要重建的。 当客户看到努力让他们开心时，它有助于减轻不满意的痛苦。 额外的努力也缩短了客户没有他们订购的产品或服务的时间。 两者都将对付款产生巨大影响。

4. 指派合适的人每天查看 AR 。 是的，每天。 令人惊讶的是，它不一定是簿记员、销售经理或所有者。 我曾在一家公司工作，该公司有一名送货员担任收款工作，并且做得很好。 他会去见客户，与他们交谈，并收取逾期款项。

   本文开头的客户有一个对收藏品有着不可思议的方法的人。 她每天都在跟踪有什么钱进来了，还有什么要收。 她每天根据需要联系（主要是电话）以保持资金流动。

   我从她那里学到的另一件事是从付款缓慢的人那里取钱的确切程序。 她会打电话给他们，只是说话。 她询问了他们和他们的业务，并了解了事情的进展。 最终（她花时间）她会拿出他们的发票并询问何时支付。 他们总是会说，“好吧，我们有一个客户在星期四付钱给我们，之后，我们会在邮件中放一张支票。” 在听到这样的评论后，大多数人都会放手，并希望支票如约而至。

   不是她。 她保留了一丝不苟的笔记，并会在他们说他们的客户付款的那一天打电话。 如果他们的客户仍然没有付款，她会在第二天回电，只是让客户按照他们所说的去做。

   人们本质上确实想信守诺言，她通过忠实地提醒他们的承诺来鼓励这一点。 通过这种不断的跟进，他们不仅支付了逾期的账单，而且经常在未来及时支付以避免冗长的问题。

   对此有一个关键观察：您必须找到客户沟通的“方式”。 一些客户通过电子邮件工作，一些通过电话工作，一些通过短信等。不要错误地使用您公司首选的沟通方式并期望客户做出回应。

5. 重新考虑提前付款条款。 如果您正确执行了第 1-4 步，也许您不需要提前付款条款。 但是，根据我的经验，如果客户在短时间内（通常为 10 天）支付发票，大多数成功的公司都会提供折扣。

   这些折扣会对应收账款的天数销售产生巨大影响。 我一开始提到的客户发现，如果在 10 天内付款，他们的应收账款在实施 2% 折扣后的几个月内下降了 40%。 这使支票账户一次性增加了约 400,000 美元。

   如果你算一下，10 天内付款的 1% 或 2% 折扣对于提前几天在口袋里存钱来说是一笔非常高的费用。 然而，正如我们之前所讨论的，逾期应收账款也伴随着高昂的成本，这就是为什么许多公司选择支付高昂的费用来完全避免它们。

   如果客户在项目开始时全额付款，我工作的一位客户提供了 3% 的折扣。 如果只是关于金钱的时间价值，那将是一个非常愚蠢的提议。

   但这不仅仅是钱的问题。 这家公司销售了一种高度定制的产品，而且他们的客户在产品交付时总是至少有一个未满足的期望。 通过预先将现金收款排除在外，它消除了在返工阶段中间要求付款而污染客户关系的风险。

   一种相关但不同的方法是简单地缩短发票到期日。 这个概念来自会计软件提供商 Xero。 通过分析客户发票数据，他们发现“付款期限较短的发票更有可能逾期，但您仍然可以比您支付三到四个星期的时间更快地收到钱。” 下图对此进行了总结：

   提醒一句：没有提前工资折扣的短到期日会让你看起来咄咄逼人和不合理，尤其是在某些行业。 当您决定到期日时，请考虑如果您收到自己的发票会有什么感受。

6. 使用商业票据。 通常，非付费客户存在现金流问题。 与其通过无休止的电话或访问来继续“打败一匹死马”，当它到达这一点时，通常最好切换到商业票据（基本上是正式贷款）。

   我想起了我的一位客户，他在七年前有一位客户欠他们 100,000 美元。 我的客户同意了一项付款计划，而这家未付款公司（停业）的所有者至今仍在继续削减余额。 通过每月小额付款，再加上一些较大的首付，余额现在减少了约 20,000 美元。 如果我的客户立即向他们提出了全部要求或威胁要采取法律行动，我猜这 100,000 美元中的大部分最终都会被注销。

   这种方法是我的客户在开篇示例中用来收集几笔超过 90 天的大额应收账款的工具。 他们将过时的余额从应收账款中转移到应收票据中，并开始收取适度的每月付款（通常每月约 1,000 美元），并收取合理的利息。 花了大约 3 年的时间将余额减少到 0 美元，但最终，几乎所有东西都被收集了。 通过实施第 1-5 步中的某些步骤，没有新的陈旧应收账款可以代替已支付的应收账款。

   以下是设置商业票据的一些提示：

   1. 如果可能，请务必亲自见面讨论并签署文书工作。 必要时开车3小时。
   2. 询问客户每月支付的金额是多少。 把它们推高一点，但不多。 他们必须能够实际付款。
   3. 需要自动提款或预授权信用卡交易。 客户已经证明他们不能寄出支票； 为他们消除这个障碍。
   4. 收取（合理的）利息。 如果这是一个症结所在，您可以每年同意将利息应用于本金余额，前提是他们在一年中忠实地付款。 不过，大多数企业都可以收取合理的利息。
   5. 确保您带着签名的便条和一些钱离开会议。 即使是 25 美元，这笔交易对客户来说也不会是真实的，除非他们拿出现金。 他们很可能至少可以支付 250 美元或 500 美元，甚至更多，具体取决于公司的逾期余额和规模。

消除逾期应收账款是一种心态

公司允许应收账款从裂缝中溜走是很常见的。 在某些情况下，没有人认真监控甚至真正关心应收余额。 如果有人确实关心（通常是所有者），他们会觉得（通常是正确的）他们是唯一关心的人。

这使我得出一个总结点：组织中的每个人都需要了解和关心应收账款管理。 提醒员工，是客户而不是公司为员工写薪水是很有帮助的。 每个员工都必须清楚地了解他们的行为与客户及时付款之间的直接关系。

消除逾期应收账款的大多数步骤也与经营良好的企业和公平和尊重他人的步骤相一致。 因此，认真执行这些步骤不仅会减少应收账款，还会使您的公司处于前进的优势地位。