Pożegnanie, należności przeterminowane

Podsumowanie wykonawcze

Pożegnanie, należności przeterminowane

Kilka lat temu współpracowałem z firmą, która miała, jak sądzę, pozycję „zwykłych” należności:

• 1 000 000 USD należności przy miesięcznej sprzedaży 1 250 000 USD. Średnia 25-dniowa sprzedaż należności.
• 60 000 USD należności było ponad 90 dni po dacie wystawienia faktury.

Rok później uśredniali:

• 625 000 USD w należnościach przy miesięcznej sprzedaży 1 300 000 USD lub 14-dniowej sprzedaży należności.
• Tylko 3000 USD należności było ponad 90 dni po dacie wystawienia faktury.
• 45 000 USD starych należności zostało zamienionych na weksle handlowe, które były wiernie spłacane, a pozostałe saldo wynosiło 39 000 USD.

Jak oni to zrobili?

Zanim przejdę do odpowiedzi, chciałbym zasugerować, że przeterminowane należności są jedną z najczęstszych i najpoważniejszych frustracji, z jakimi borykają się przedsiębiorcy – i jedną z najłatwiejszych do uniknięcia.

W mojej pracy jako niezależny CFO nie mogę zacząć liczyć, ile widziałem złych należności. Jeśli od dłuższego czasu zajmujesz się biznesem dowolnej wielkości, wiesz, o czym mówię.

Każda sytuacja jest inna, ale znalazłem wspólny wzór:

1. Sprzedawca firmy dokonuje sprzedaży klientowi z niewielkim naciskiem na warunki płatności.
2. Firma dostarcza produkt lub usługę, ale dostawa jest opóźniona lub produkt końcowy nie spełnia oczekiwań klienta.
3. Klient wstrzymuje wszelkie płatności, dopóki produkt lub usługa nie zostaną udoskonalone do perfekcji.
4. Kierownictwo firmy jest sfrustrowane, że klient wykorzystuje brak płatności, aby przetrzymywać ich jako zakładników do czasu wykonania przeróbki.
5. Napięte słowa są wymieniane między firmą a klientem.
6. Sytuacja zamienia się w czarną dziurę wzajemnego braku szacunku.
7. Oryginalna faktura zaczyna się dezaktualizować w harmonogramie starzenia AR.
8. Dyrektor finansowy zauważa przeterminowaną należność podczas przeglądu finansowego na koniec miesiąca i powiadamia kierownictwo.
9. Kierownictwo krzywi się i nazywa klienta „nierozsądnym”, ale jest „całkiem pewny”, że „w końcu zapłaci”.

Jeśli nie znajdujesz się w górnym 95 percentylu firm, jest to lista, którą mógłbyś mi wyrecytować we śnie.

Dlaczego przeterminowane należności są problemem

Rzeczywiste i ukryte koszty przeterminowanych należności są oszałamiające. Zawierają:

1. Koszt alternatywny czasu zarządzania i energii straconej na obsługę należności.
2. Utracona wartość firmy z klientem i zwiększone prawdopodobieństwo, że klient: - Nie kupi ponownie. - Wypowiadaj się negatywnie o swojej firmie innym.
3. Linia wydatków na odsetki od kredytu na finansowanie operacji w okresie braku spłaty.
4. Możliwość przekroczenia limitu kredytowego, co powoduje niedobór gotówki i dodatkowy stres związany z zarządzaniem.
5. Wydatki na wynagrodzenie dla księgowego za wysyłanie wyciągów i ewentualne korygowanie faktur.
6. Koszt dyrektora finansowego i audytora sprawozdań finansowych na koniec roku w celu analizy ściągalności rachunków.

Ta lista nie jest kompletna. Negatywność i cynizm, które często wynikają z konfliktu należności, mogą mieć realny wpływ na nastroje kierownictwa i firmy. Efekt tego i innych wartości niematerialnych sprawia, że ​​bardzo trudno jest naprawdę oszacować pełny koszt, ale prawdopodobnie jest on wyższy niż wyobraża sobie większość przedsiębiorców.

Czy tak musi być?

Przełamanie cyklu

Jak dokładnie mój klient (i wybrana grupa firm średniej wielkości, które są do nich podobne) ograniczył należności i postawił się na lepszej ścieżce?

Oto 6-stopniowy przewodnik po przerwaniu cyklu:

1. Wprowadź zmianę paradygmatu w przypadku depozytów . Zdecydowanie zbyt wiele firm i branż ma defetystyczną postawę, że proszenie o zaliczki „nigdy nie zadziała w mojej branży”. Z całym szacunkiem się nie zgadzam. Wykonawca powiedział mi, jak pojechali na konferencję budowlaną i wyjaśnił innym wykonawcom, że przed rozpoczęciem projektu wymagają 10% zaliczki na wszystkie prace. Ich znajomi wykonawcy spojrzeli na nich z niedowierzaniem i zapytali: „jak to robisz?”

   Ich odpowiedź? „Po prostu o to prosimy”.

   Koncepcja brzmi prosto, ale jestem zdumiony liczbą przedsiębiorców, którzy nie widzą, jak depozyty z góry mogłyby działać w ich branży. Zaliczki sprawdzają się w księgowości, budownictwie, handlu detalicznym, służbie zdrowia… praktycznie w każdej sytuacji, o której możesz pomyśleć. Potrzeba jednak zespołu zarządzającego zaangażowanego w koncepcję i zespołu sprzedażowego na tyle pewnego, by po prostu „poprosić o pieniądze”.

   Prawidłowo wdrożony program zaliczek może dosłownie doprowadzić do ujemnych należności . Tak, dobrze to przeczytałeś. Istnieje wiele firm, które zbierają więcej gotówki, niż dostarczyły produkty lub usługi. Zaliczki klienta służą jako linia kredytowa, która utrzymuje dodatnią gotówkę firmy. Jest to ekstremalny przypadek ograniczania należności, ale w wielu sytuacjach nie jest poza zasięgiem.

   Jako bonus, wymóg wpłaty zaliczki pomaga monitorować klientów, którzy i tak mogą Ci nie zapłacić. Zabiera to również wykwalifikowanego klienta „wycofanego z rynku”, ponieważ ludzie, którzy wypisują nawet mały czek, są znacznie mniej skłonni do kontynuowania zakupów.

2. Stwórz kulturę wyjaśniania pojęć . Sprzedają zespoły sprzedażowe. Otrzymują wynagrodzenie za sprzedaż. Często ta rekompensata jest oparta na zawartych transakcjach (nie sprzedaży dostarczonych lub zebranych w dniu). Nacisk kładziony jest na zachęcanie klientów do podpisywania się w linii przerywanej.

   Jednak nacisk na zabezpieczenie sprzedaży może skutkować zignorowaniem kluczowego klucza do windykacji: Wyjaśnienia klientowi oczekiwań dotyczących płatności.

   To nie jest proste, odręczne zadanie. Polega na zapewnieniu:

   1. Klient ma możliwość zapłaty.
   2. Osoby, które kontrolują środki u klienta, znają warunki i zgadzają się z nimi.
   3. Klient rozumie, że zamówienie nie zostanie zrealizowane, chyba że zostaną spełnione warunki.

   Sprzedawcy są notorycznie słabi w tych zadaniach, do tego stopnia, że ​​sensowne byłoby, aby ktoś inny zajął się tą częścią transakcji. Jednak doświadczenie nauczyło mnie, że działa lepiej, gdy robi to sprzedawca. Są zaznajomieni z klientem i najlepiej potrafią znaleźć odpowiedni moment na wyjaśnienie warunków płatności. Mogą również wzmocnić warunki po drodze.

   

   Musi być zakorzenione w kulturze firmy przez kierownictwo i to oczekiwanie musi płynąć od kierownika sprzedaży aż do najnowszego stażysty sprzedaży. Każdy członek zespołu sprzedaży musi żyć z lekkim lękiem przed zamknięciem transakcji bez tej dyskusji.

3. Spraw, aby przeróbka była awaryjna . Często brak płatności ma swoje źródło w niezadowoleniu klienta. Dotyczy to szczególnie firm z branż takich jak budownictwo, produkcja i sprzedaż detaliczna na zamówienie. Z tego powodu jednym z kluczowych sposobów uniknięcia przeterminowanych należności jest traktowanie przeróbek jako sytuacji niemal nagłych.

   Wymaga to zmiany kultury obejmującej całą firmę, a nie tylko zespół sprzedaży. Na przykład w środowisku produkcyjnym kierownik sklepu i pracownicy produkcyjni muszą mieć świadomość, że priorytetem są zadania związane z przeróbkami. Cały personel sklepu musi również zrozumieć, że kontrola jakości nie polega tylko na tym, by wszystko robić dobrze za pierwszym razem — to także na zarabianiu.

   Kiedyś pracowałem z producentem, który miał podejście „zatrzymaj prasę” do przeróbek. Kiedy produkt wrócił z jakiegoś powodu, sklep wiedział, że zadanie jest pierwsze w kolejce do odbudowy. Kiedy klienci widzą wysiłek włożony w uczynienie ich szczęśliwymi, pomaga to zmniejszyć ból niezadowolenia. Dodatkowy wysiłek skraca również okres, w którym klient pozostaje bez zamówionego produktu lub usługi. Oba będą miały dramatyczny wpływ na płatności.

4. Przypisz odpowiednią osobę do codziennego oglądania AR . Tak, codziennie. I o dziwo nie musi to być księgowy, kierownik sprzedaży czy właściciel. Pracowałem z firmą, która miała dostawcę, który przejął rolę windykatora i wykonał świetną robotę. Wychodził na spotkania z klientami, rozmawiał z nimi i zbierał zaległe pieniądze.

   Klient na początku tego artykułu miał osobę o niesamowitym podejściu do kolekcji. Codziennie śledziła, jakie pieniądze wpłynęły, a co pozostało do zebrania. Codziennie kontaktowała się (głównie dzwoniła), aby utrzymać przepływ pieniędzy.

   Kolejną rzeczą, której się od niej nauczyłem, była dokładna procedura wyciągania pieniędzy od powolnych płatników. Zadzwoniła do nich i po prostu porozmawiała. Zapytała o nich i ich interesy i dowiedziała się, jak się sprawy mają. W końcu (i nie spieszyła się) przyniosła ich fakturę i zapytała, kiedy zostanie zapłacona. Niezmiennie mówili coś w stylu: „cóż, klient płaci nam w czwartek, a potem wyślemy czek pocztą”. Po wysłuchaniu takiego komentarza większość ludzi odpuściłaby go i miała nadzieję, że czek wypadnie zgodnie z obietnicą.

   Nie ona. Prowadziła skrupulatne notatki i dzwoniła tego samego dnia, w którym powiedzieli, że klient im płaci. Jeśli ich klient nadal nie zapłacił, oddzwoni następnego dnia, po prostu trzymając klienta, co powiedział, że zrobi.

   Ludzie wewnętrznie chcą dotrzymać słowa, a ona zachęcała do tego, wiernie przypominając im o ich zaangażowaniu. Dzięki tej nieustannej kontynuacji nie tylko płacili zaległy rachunek, ale często płacili na czas w przyszłości, aby uniknąć zgiełku.

   Jedna kluczowa obserwacja na ten temat: musisz znaleźć „sposób”, w jaki klient się komunikuje. Niektórzy klienci pracują przez e-mail, inni telefonicznie, niektórzy za pomocą wiadomości tekstowych itp. Nie popełnij błędu, korzystając z preferowanej przez Twoją firmę metody komunikacji i oczekując odpowiedzi od klienta.

5. Przemyśl warunki wcześniejszej płatności . Jeśli poprawnie wykonasz kroki 1–4, być może nie będziesz potrzebować wcześniejszych terminów płatności. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że ​​większość odnoszących sukcesy firm oferuje zniżkę, jeśli klient zapłaci fakturę w krótkim czasie (zazwyczaj 10 dni).

   Rabaty te mogą mieć dramatyczny wpływ na dni sprzedaży wierzytelności. Klient, którego wspomniałem na początku, zauważył, że jego należności spadły o 40% w ciągu kilku miesięcy od wprowadzenia 2% rabatu, jeśli zostały spłacone w ciągu 10 dni. To dało konto czekowe jednorazowo w wysokości około 400 000 dolarów.

   Jeśli zrobisz obliczenia, 1 lub 2% zniżki za płatność w ciągu 10 dni to bardzo wysoka opłata za posiadanie pieniędzy w kieszeni kilka dni wcześniej. Jednak, jak wspomnieliśmy wcześniej, przeterminowane należności również wiążą się z wysokimi kosztami, dlatego wiele firm decyduje się zapłacić wysoką opłatę, aby całkowicie ich uniknąć.

   Jeden klient, dla którego pracowałem, zaoferował 3% rabatu, jeśli klient zapłacił w całości na początku projektu. Gdyby chodziło tylko o wartość pieniądza w czasie, byłaby to bardzo głupia propozycja.

   Ale nie chodziło tylko o pieniądze. Firma ta sprzedawała wysoce niestandardowy produkt, a jej klienci niezmiennie mieli co najmniej jedno niezaspokojone oczekiwanie, gdy produkt został dostarczony. Wyjmując z równania odbiór gotówki z góry, wyeliminowano ryzyko skażenia relacji z klientem poprzez proszenie o zapłatę w środku fazy przeróbek.

   Pokrewnym, ale innym podejściem jest po prostu skrócenie terminów płatności faktur. Ta koncepcja pochodzi od Xero, dostawcy oprogramowania księgowego. Analizując dane z faktur klienta, odkryli, że „faktury z krótkimi terminami płatności są bardziej narażone na przeterminowanie, ale nadal otrzymujesz pieniądze wcześniej, niż gdybyś dał trzy lub cztery tygodnie na zapłatę”. Jest to podsumowane na poniższej grafice:

   Słowo ostrzeżenia: krótkie terminy płatności bez zniżek za wcześniejszą wypłatę mogą sprawić, że będziesz wyglądać agresywnie i nierozsądnie, szczególnie w niektórych branżach. Decydując o terminie płatności, zastanów się, jak byś się czuł, gdybyś otrzymał własną fakturę.

6. Użyj notatek handlowych . Często klienci niepłacący mają problemy z przepływem środków pieniężnych. Zamiast kontynuować „pokonywanie martwego konia”, wykonując niekończące się telefony lub wizyty, kiedy dojdzie do tego punktu, często najlepiej jest przejść do noty handlowej (w zasadzie formalnej pożyczki).

   Myślę o jednym moim kliencie, który siedem lat temu miał klienta, który był im winien 100 000 dolarów. Mój klient zgodził się na plan płatności, a właściciele niepłacącej firmy (która zbankrutowała) do dziś dorabiają sobie salda. Dzięki małym miesięcznym płatnościom w połączeniu z kilkoma większymi wypłatami saldo spadło teraz o około 20 000 USD. Gdyby mój klient nacisnął na nie całą sumę od razu lub zagroził postępowaniem sądowym, przypuszczam, że większość z tych 100 000 dolarów zostałaby w końcu spisana na straty.

   Ta metoda była narzędziem, którego mój klient w otwierającym przykładzie używał do ściągania kilku dużych należności powyżej 90 dni. Przenieśli nieaktualne salda z A/R do należności wekslowych i zaczęli zbierać umiarkowane miesięczne płatności (często około 1000 USD miesięcznie) wraz z rozsądnymi odsetkami. Zmniejszenie salda do 0 dolarów zajęło około 3 lat, ale w końcu zebrano praktycznie wszystko. A dzięki wdrożeniu niektórych kroków 1-5 nie pojawiły się nowe przeterminowane należności, które zastąpiłyby te spłacone.

   Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia not handlowych:

   1. Zawsze spotykaj się osobiście, aby omówić i podpisać dokumenty, jeśli to możliwe. Jedź 3 godziny, jeśli musisz.
   2. Zapytaj klienta, jaka miesięczna kwota płatności będzie działać. Podnieś je trochę, ale nie za dużo. Muszą być w stanie faktycznie dokonać płatności.
   3. Wymagaj automatycznych wypłat lub preautoryzowanych transakcji kartą kredytową. Klient już udowodnił, że nie może wysłać czeku; usuń tę blokadę dla nich.
   4. Nalicz (rozsądne) odsetki. Jeśli jest to kwestia sporna, możesz corocznie zgodzić się na zastosowanie odsetek do salda głównego, jeśli wiernie dokonają płatności w ciągu roku. Jednak większość firm nie ma problemu z rozsądną opłatą odsetkową.
   5. Upewnij się, że wychodzisz ze spotkania z podpisaną notatką i NIEKTÓRYMI PIENIĘDZYMI. Nawet jeśli jest to 25 USD, transakcja nie będzie realna dla klienta, chyba że rozstanie się z twardą gotówką. Bardzo prawdopodobne, że mogą zapłacić co najmniej 250 lub 500 USD, a nawet znacznie większą kwotę, w zależności od zaległego salda i wielkości firmy.

Eliminacja przeterminowanych należności to sposób myślenia

Firmy dość często pozwalają, by należności prześlizgiwały się przez szczeliny. W niektórych przypadkach nie ma nikogo, kto pilnie monitoruje, a nawet naprawdę dba o salda należności. Jeśli kogoś to obchodzi (zwykle właściciel), czuje (często słusznie), że jest jedynym, który to robi.

Co prowadzi mnie do podsumowania: Każdy w organizacji musi rozumieć i dbać o zarządzanie należnościami. Warto przypomnieć pracownikom, że to klienci, a nie firma, piszą czeki pracownicze. Każdy pracownik musi jasno rozumieć bezpośrednią granicę między swoimi działaniami a terminową płatnością przez klienta.

Większość kroków zmierzających do wyeliminowania przeterminowanych należności jest również zgodna z krokami dobrego prowadzenia firmy i traktowania ludzi sprawiedliwie i z szacunkiem. Rzetelne wdrożenie tych kroków nie tylko zmniejszy należności, ale również postawi Twoją firmę w pozycji silnej i posuwającej się naprzód.