再見，逾期應收賬款

執行摘要

再見，逾期應收賬款

幾年前，我在一家公司工作，我認為該公司的應收賬款是“普通”的：

• 每月銷售額為 1,250,000 美元的應收賬款為 1,000,000 美元。 應收賬款平均 25 天的銷售額。
• 60,000 美元的應收賬款是發票日期後 90 天以上。

一年後，他們平均：

• 每月銷售額 1,300,000 美元或 14 天應收賬款銷售額的應收賬款為 625,000 美元。
• 只有 3,000 美元的應收賬款在發票日期之後 90 天以上。
• 45,000 美元的舊應收賬款已轉換為如實償還的商業票據，餘額總計為 39,000 美元。

他們是如何做到的呢？

在得到答案之前，我想建議，逾期應收賬款是企業家面臨的最常見和最嚴重的挫折之一——也是最容易避免的一種。

在我作為一名自由 CFO 的工作中，我無法開始計算我見過有多少應收賬款壞了。 如果你在任何規模的企業中工作了很長時間，你就會知道我在說什麼。

每種情況都不同，但我發現一個常見的模式是這樣的：

1. 公司銷售人員向客戶進行銷售時很少強調付款條件。
2. 公司交付產品或服務，但交付進度落後或最終產品不符合客戶期望。
3. 客戶在產品或服務改進到完美之前扣留所有款項。
4. 公司管理層對客戶在返工完成之前使用不付款來扣押他們感到沮喪。
5. 公司和客戶之間交換了緊張的話。
6. 局勢陷入相互不尊重的黑洞。
7. 原始發票在 AR 賬齡計劃上開始失效。
8. 財務總監在月末財務審核時注意到逾期應收款項並提請管理層。
9. 管理層做鬼臉並稱客戶“不合理”，但“非常有信心”他們會“最終付款”。

除非你在公司的 95% 以上，否則這是一個你可以在睡夢中背誦給我的清單。

為什麼逾期應收賬款是個問題

逾期應收賬款的真實和隱性成本是驚人的。 它們包括：

1. 管理時間和精力浪費在處理應收賬款上的機會成本。
2. 失去客戶的商譽，增加客戶將： - 不再購買的可能性。 - 對別人說你的公司的壞話。
3. 在未付款期間為運營提供資金的信用額度利息支出。
4. 最大化信用額度的可能性，這會造成現金短缺和額外的管理壓力。
5. 簿記員發出報表並可能修改發票的工資費用。
6. 首席財務官和年終財務報表審計師分析賬目可收回性的成本。

這不是一個完整的列表。 通常源於應收賬款衝突的消極和憤世嫉俗會對管理層和公司的情緒產生真正的影響。 這種和其他無形資產的影響使得真正量化全部成本變得非常困難，但它可能比大多數企業家想像的要高。

一定要這樣嗎？

打破循環

我的客戶（以及與他們類似的精選中型公司）究竟是如何控制應收賬款並使自己走上更好的道路的？

以下是打破循環的 6 步指南：

1. 實施存款範式轉變。 太多的公司和行業持有一種失敗主義的態度，即要求首付“在我的行業永遠行不通”。 我恭敬地不同意。 一位承包商告訴我他們是如何參加建築會議的，並向其他承包商解釋了他們如何要求在項目開始之前為所有工作支付 10% 的首付。 他們的承包商朋友難以置信地看著他們，問道：“你是怎麼做到的？”

   他們的回复？ “我們只是要求它。”

   這個概念聽起來很簡單，但令我驚訝的是，有許多企業家不知道預付存款如何在他們的行業中發揮作用。 預付款適用於會計、建築、零售、醫療保健……幾乎任何您能想到的情況。 但它需要一個致力於這個概念的管理團隊和一個足夠自信的銷售團隊來簡單地“要錢”。

   正確實施的首付計劃實際上會導致應收賬款為負數。 是的，你沒看錯。 有許多企業收集的現金比他們交付產品或服務的現金多。 客戶預付款作為信用額度，使公司現金保持正數。 這是控制應收賬款的極端情況，但在許多情況下並非遙不可及。

   作為獎勵，首付要求有助於篩選最終可能不會向您付款的客戶。 它還使合格的客戶“退出市場”，因為一旦人們寫了一張小支票，他們就不太可能繼續四處購物。

2. 創造一種解釋術語的文化。 銷售團隊銷售。 他們因出售而獲得補償。 通常，該補償基於已完成的交易（而非交付或收取的銷售額）。 重點是讓客戶在虛線上簽名。

   

   但是，強調確保銷售可能會導致忽略收款的關鍵：提前向客戶解釋付款預期。

   這不是一項簡單的臨時任務。 它涉及確保：

   1. 客戶有支付能力。
   2. 控制客戶資金的人了解這些條款並同意這些條款。
   3. 客戶明白，除非滿足條款，否則訂單不會繼續進行。

   眾所周知，銷售人員在這些任務上表現不佳，以至於讓其他人處理這部分交易可能是有意義的。 然而，經驗告訴我，當銷售人員這樣做時效果會更好。 他們熟悉客戶，並且最有能力找到合適的時機來明確付款條款。 他們還可以在此過程中加強條款。

   管理層必須將其根植於公司文化中，這種期望必須從銷售經理一直傳遞到最新的銷售實習生。 每個銷售團隊成員都需要稍微害怕在沒有這種討論的情況下完成交易。

3. 使返工成為緊急情況。 很多時候，不付款的根源在於客戶的不滿。 對於建築、製造和定制零售等行業的公司來說尤其如此。 因此，避免逾期應收賬款的一個關鍵方法是將返工視為近乎緊急的情況。

   這需要涉及整個公司的文化轉變，而不僅僅是銷售團隊。 例如，在生產環境中，車間主管和生產工人需要意識到返工工作具有優先權。 整個車間員工還需要了解，質量​​控制不僅僅是第一次把事情做好，而是為了獲得報酬。

   我曾經與一家採用“停止印刷機”返工方法的製造商合作。 當產品因任何原因退回時，商店知道該工作是第一個需要重建的。 當客戶看到努力讓他們開心時，它有助於減輕不滿意的痛苦。 額外的努力也縮短了客戶沒有他們訂購的產品或服務的時間。 兩者都將對付款產生巨大影響。

4. 指派合適的人每天查看 AR 。 是的，每天。 令人驚訝的是，它不一定是簿記員、銷售經理或所有者。 我曾在一家公司工作，該公司有一名送貨員擔任收款工作，並且做得很好。 他會去見客戶，與他們交談，並收取逾期款項。

   本文開頭的客戶有一個對收藏品有著不可思議的方法的人。 她每天都在跟踪有什麼錢進來了，還有什麼要收。 她每天根據需要聯繫（主要是電話）以保持資金流動。

   我從她那裡學到的另一件事是從付款緩慢的人那裡取錢的確切程序。 她會打電話給他們，只是說話。 她詢問了他們和他們的業務，並了解了事情的進展。 最終（她花時間）她會拿出他們的發票並詢問何時支付。 他們總是會說，“好吧，我們有一個客戶在星期四付錢給我們，之後，我們會在郵件中放一張支票。” 在聽到這樣的評論後，大多數人都會放手，並希望支票如約而至。

   不是她。 她保留了一絲不苟的筆記，並會在他們說他們的客戶付款的那一天打電話。 如果他們的客戶仍然沒有付款，她會在第二天回電，只是讓客戶按照他們所說的去做。

   人們本質上確實想信守諾言，她通過忠實地提醒他們的承諾來鼓勵這一點。 通過這種不斷的跟進，他們不僅支付了逾期的賬單，而且經常在未來及時支付以避免冗長的問題。

   對此有一個關鍵觀察：您必須找到客戶溝通的“方式”。 一些客戶通過電子郵件工作，一些通過電話工作，一些通過短信等。不要錯誤地使用您公司首選的溝通方式並期望客戶做出回應。

5. 重新考慮提前付款條款。 如果您正確執行了第 1-4 步，也許您不需要提前付款條款。 但是，根據我的經驗，如果客戶在短時間內（通常為 10 天）支付發票，大多數成功的公司都會提供折扣。

   這些折扣會對應收賬款的天數銷售產生巨大影響。 我一開始提到的客戶發現，如果在 10 天內付款，他們的應收賬款在實施 2% 折扣後的幾個月內下降了 40%。 這使支票賬戶一次性增加了約 400,000 美元。

   如果你算一下，10 天內付款的 1% 或 2% 折扣對於提前幾天在口袋裡存錢來說是一筆非常高的費用。 然而，正如我們之前所討論的，逾期應收賬款也伴隨著高昂的成本，這就是為什麼許多公司選擇支付高昂的費用來完全避免它們。

   如果客戶在項目開始時全額付款，我工作的一位客戶提供了 3% 的折扣。 如果只是關於金錢的時間價值，那將是一個非常愚蠢的提議。

   但這不僅僅是錢的問題。 這家公司銷售了一種高度定制的產品，而且他們的客戶在產品交付時總是至少有一個未滿足的期望。 通過預先將現金收款排除在外，它消除了在返工階段中間要求付款而污染客戶關係的風險。

   一種相關但不同的方法是簡單地縮短髮票到期日。 這個概念來自會計軟件提供商 Xero。 通過分析客戶發票數據，他們發現“付款期限較短的發票更有可能逾期，但您仍然可以比您支付三到四個星期的時間更快地收到錢。” 下圖對此進行了總結：

   提醒一句：沒有提前工資折扣的短到期日會讓你看起來咄咄逼人和不合理，尤其是在某些行業。 當您決定到期日時，請考慮如果您收到自己的發票會有什麼感受。

6. 使用商業票據。 通常，非付費客戶存在現金流問題。 與其通過無休止的電話或訪問來繼續“打敗一匹死馬”，當它到達這一點時，通常最好切換到商業票據（基本上是正式貸款）。

   我想起了我的一位客戶，他在七年前有一位客戶欠他們 100,000 美元。 我的客戶同意了一項付款計劃，而這家未付款公司（停業）的所有者至今仍在繼續削減餘額。 通過每月小額付款，再加上一些較大的首付，餘額現在減少了約 20,000 美元。 如果我的客戶立即向他們提出了全部要求或威脅要採取法律行動，我猜這 100,000 美元中的大部分最終都會被註銷。

   這種方法是我的客戶在開篇示例中用來收集幾筆超過 90 天的大額應收賬款的工具。 他們將過時的餘額從應收賬款中轉移到應收票據中，並開始收取適度的每月付款（通常每月約 1,000 美元），並收取合理的利息。 花了大約 3 年的時間將餘額減少到 0 美元，但最終，幾乎所有東西都被收集了。 通過實施第 1-5 步中的某些步驟，沒有新的陳舊應收賬款可以代替已支付的應收賬款。

   以下是設置商業票據的一些提示：

   1. 如果可能，請務必親自見面討論並簽署文書工作。 必要時開車3小時。
   2. 詢問客戶每月支付的金額是多少。 把它們推高一點，但不多。 他們必須能夠實際付款。
   3. 需要自動提款或預授權信用卡交易。 客戶已經證明他們不能寄出支票； 為他們消除這個障礙。
   4. 收取（合理的）利息。 如果這是一個癥結所在，您可以每年同意將利息應用於本金餘額，前提是他們在一年中忠實地付款。 不過，大多數企業都可以收取合理的利息。
   5. 確保您帶著簽名的便條和一些錢離開會議。 即使是 25 美元，這筆交易對客戶來說也不會是真實的，除非他們拿出現金。 他們很可能至少可以支付 250 美元或 500 美元，甚至更多，具體取決於公司的逾期餘額和規模。

消除逾期應收賬款是一種心態

公司允許應收賬款從裂縫中溜走是很常見的。 在某些情況下，沒有人認真監控甚至真正關心應收餘額。 如果有人確實關心（通常是所有者），他們會覺得（通常是正確的）他們是唯一關心的人。

這使我得出一個總結點：組織中的每個人都需要了解和關心應收賬款管理。 提醒員工，是客戶而不是公司為員工寫薪水是很有幫助的。 每個員工都必須清楚地了解他們的行為與客戶及時付款之間的直接關係。

消除逾期應收賬款的大多數步驟也與經營良好的企業和公平和尊重他人的步驟相一致。 因此，認真執行這些步驟不僅會減少應收賬款，還會使您的公司處於前進的優勢地位。