La revedere, creanțe restante

Rezumat

La revedere, conturi restante

Acum câțiva ani, am lucrat cu o companie care avea ceea ce eu consider o poziție de creanțe „comună”:

• 1.000.000 USD în creanțe la vânzări lunare de 1.250.000 USD. În medie 25 de zile vânzări în creanțe.
• 60.000 USD din creanțe au fost peste 90 de zile după data facturii.

Un an mai târziu, au făcut media:

• 625.000 USD în creanțe la vânzări lunare de 1.300.000 USD sau vânzări pe 14 zile în creanțe.
• Doar 3.000 USD din creanțe au trecut cu peste 90 de zile de data facturii.
• 45.000 USD din creanțe vechi au fost convertite în note comerciale care erau plătite cu fidelitate și aveau un sold total rămas de 39.000 USD.

Cum au făcut-o?

Înainte de a ajunge la răspuns, aș dori să sugerez că creanțele restante sunt una dintre cele mai frecvente și grave frustrări cu care se confruntă antreprenorii – și una dintre cele mai ușor de evitat.

În munca mea ca CFO independent, nu pot începe să număr câte creanțe am văzut că s-au deteriorat. Dacă sunteți în afaceri de orice dimensiune de mult timp, știți despre ce vorbesc.

Fiecare situație este diferită, dar am descoperit că un model comun este astfel:

1. Agentul de vânzări al companiei face o vânzare către un client cu puțin accent pe termenii de plată.
2. Compania livrează produsul sau serviciul, dar livrarea este în întârziere sau produsul final nu corespunde așteptărilor clienților.
3. Clientul reține toată plata până când produsul sau serviciul este îmbunătățit la perfecțiune.
4. Conducerea companiei devine frustrată de faptul că clientul folosește neplata pentru a-i ține ostatici până la finalizarea reproiectării.
5. Cuvinte tensionate sunt schimbate între companie și client.
6. Situația coboară într-o gaură neagră a lipsei de respect reciprocă.
7. Factura originală începe să devină învechită în programul de îmbătrânire AR.
8. CFO observă creanța restante în timpul revizuirii financiare la sfârșitul lunii și menționează conducerea.
9. Managementul se strâmbă și îl numește pe client „nerezonabil”, dar este „destul de încrezător” că va „plăti în cele din urmă”.

Cu excepția cazului în care vă aflați în percentila 95 de sus a companiilor, aceasta este o listă pe care ați putea să mi-o recitați în somn.

De ce creanțele restante sunt o problemă

Costurile reale și ascunse ale creanțelor restante sunt uluitoare. Ei includ:

1. Costul de oportunitate al timpului de gestionare și energie irosită în gestionarea creanței.
2. Fondul comercial pierdut cu un client și o probabilitate crescută ca acesta să: - Nu cumpere din nou. - Vorbește negativ despre compania ta altora.
3. Cheltuieli cu dobânda pe linia de credit pentru finanțarea operațiunilor în perioada de neplată.
4. Potențial de maximizare a limitei liniei de credit, ceea ce creează o lipsă de numerar și stres suplimentar în management.
5. Cheltuieli salariale pentru un contabil pentru a trimite extrase de cont și, eventual, a revizui facturile.
6. Costul directorului financiar și al auditorului situațiilor financiare de sfârșit de an pentru a analiza capacitatea de colectare a conturilor.

Aceasta nu este o listă completă. Negativitatea și cinismul care decurg adesea din conflictul de creanțe pot avea un impact real asupra stării de spirit a conducerii și a companiei. Efectul acestui și al altor elemente intangibile face foarte dificilă cuantificarea cu adevărat a costului total, dar este probabil mai mare decât își imaginează majoritatea antreprenorilor.

Trebuie să fie așa?

Ruperea ciclului

Cum exact a făcut clientul meu (și grupul select de companii mijlocii care sunt ca ei) să controleze creanțele și s-au pus pe o cale mai bună?

Iată un ghid în 6 pași pentru a întrerupe ciclul:

1. Implementarea unei schimbări de paradigmă asupra depozitelor . Mult prea multe companii și industrii poartă o atitudine defetistă, conform căreia solicitarea de avans „nu va funcționa niciodată în industria mea”. Cu respect, nu sunt de acord. Un antreprenor mi-a spus cum au mers la o conferință de construcții și a explicat colegilor antreprenori cum au nevoie de un avans de 10% pentru toate lucrările înainte de a începe proiectul. Prietenii lor contractori i-au privit neîncrezător și i-au întrebat: „Cum faci asta?”

   Răspunsul lor? „Doar cerem.”

   Conceptul sună simplu, dar sunt uimit de numărul de antreprenori care nu văd cum ar putea funcționa depozitele în avans în industria lor. Avansul funcționează în contabilitate, construcții, comerț cu amănuntul, asistență medicală... practic în orice situație la care vă puteți gândi. Dar este nevoie de o echipă de management dedicată conceptului și de o echipă de vânzări suficient de încrezătoare pentru a „cere bani”.

   Un program de plată în avans implementat corespunzător poate duce literalmente la negativ asupra creanțelor . Da, ai citit corect. Există multe companii care colectează mai mulți bani decât pentru care au livrat produse sau servicii. Avansurile clientului servesc ca o linie de credit care menține numerarul companiei pozitiv. Acesta este un caz extrem de reținere a creanțelor, dar nu la îndemână în multe situații.

   Ca bonus, o cerință de plată în avans îi ajută pe clienții care oricum ar putea să nu vă plătească în cele din urmă. De asemenea, este nevoie de un client calificat „de pe piață”, deoarece odată ce oamenii au scris chiar și un mic cec, este mult mai puțin probabil să continue cumpărăturile.

2. Creați o cultură a explicării termenilor . Echipele de vânzări vând. Sunt compensați pentru vânzare. Adesea, compensația se bazează pe tranzacțiile încheiate (nu pe vânzările livrate sau încasate). Accentul se pune pe atragerea clienților să semneze pe linia punctată.

   Cu toate acestea, un accent pe asigurarea vânzărilor poate duce la ignorarea unei chei critice pentru colectări: explicarea așteptărilor de plată în fața clientului.

   Aceasta nu este o sarcină simplă, neîntreruptă. Aceasta presupune asigurarea:

   1. Clientul are capacitatea de a plăti.
   2. Persoanele care controlează fondurile la client sunt la curent cu termenii și sunt de acord cu aceștia.
   3. Clientul înțelege că comanda nu va continua decât dacă sunt îndeplinite condițiile.

   Oamenii de vânzări sunt notoriu săraci în aceste sarcini, până la punctul în care ar putea avea sens să lași pe altcineva să se ocupe de această parte a tranzacției. Cu toate acestea, experiența m-a învățat că funcționează mai bine atunci când agentul de vânzări o face. Ei sunt familiarizați cu clientul și sunt cel mai bine poziționați pentru a găsi momentul potrivit pentru a clarifica condițiile de plată. De asemenea, pot consolida termenii pe parcurs.

   

   Trebuie să fie înrădăcinată în cultura companiei de către management și această așteptare trebuie să curgă de la managerul de vânzări până la cel mai nou stagiar de vânzări. Fiecare membru al echipei de vânzări trebuie să trăiască cu o ușoară teamă de a încheia o afacere fără această discuție.

3. Faceți din reprelucrare o urgență . Destul de des, neplata își are rădăcinile în nemulțumirea clienților. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile din industrii precum construcții, producție și retail personalizat. Din acest motiv, o modalitate cheie de a evita creanțele restante este de a trata reprelucrarea ca pe o situație de urgență.

   Acest lucru necesită o schimbare de cultură care să implice întreaga companie, nu doar echipa de vânzări. De exemplu, într-un cadru de producție, supervizorul magazinului și lucrătorii din producție trebuie să fie conștienți de faptul că lucrările de reprelucrare au prioritate. Întreaga forță de muncă din magazin trebuie, de asemenea, să înțeleagă că controlul calității nu este doar despre a face lucrurile corect de prima dată, ci este despre a fi plătit.

   Am lucrat odată cu un producător care avea o abordare „opriți presele” pentru a replua. Când produsul s-a întors din orice motiv, magazinul știa că locul de muncă era primul în linie pentru a fi reconstruit. Când clienții văd că efortul este depus pentru a-i face fericiți, ajută la diminuarea durerii nemulțumirii. Efortul suplimentar scurtează și perioada în care clientul nu are produsul sau serviciul comandat. Ambele vor avea un efect dramatic asupra plății.

4. Atribuiți persoana potrivită să se uite la AR zilnic . Da, zilnic. Și, în mod surprinzător, nu trebuie să fie contabil sau director de vânzări sau proprietar. Am lucrat cu o companie care avea un om de livrare care a preluat rolul de colectare și a făcut o treabă grozavă. Mergea să întâlnească clienții, vorbea cu ei și strângea bani restante.

   Clientul de la începutul acestui articol avea o persoană cu o abordare incredibilă a colecțiilor. Ea ținea zilnic evidența ce bani intrau și ce rămânea de colectat. Ea a contactat (în mare parte apeluri) zilnic, după cum era necesar, pentru a menține fluxul de bani.

   Celălalt lucru pe care l-am învățat de la ea a fost procedura exactă pentru a scoate bani de la cei care plătesc lenți. Ea îi suna și vorbea. Ea a întrebat despre ei și despre afacerile lor și a aflat cum merg lucrurile. În cele din urmă (și și-a luat timpul) ea va aduce factura lor și va întreba când va fi plătită. În mod invariabil, ei spuneau ceva de genul: „Ei bine, avem un client care ne plătește joi și după aceea, vom trimite un cec prin poștă”. După ce au auzit un astfel de comentariu, majoritatea oamenilor l-au lăsat să plece și speră că cecul va veni așa cum a promis.

   Nu ea. Ea ținea notițe meticuloase și suna chiar în ziua în care spuneau că clientul le plătea. Dacă clientul lor încă nu a plătit, ea ar suna înapoi a doua zi, pur și simplu ținând clientul la ceea ce spuneau că va face.

   Oamenii doresc în mod intrinsec să se țină de cuvânt și ea a încurajat asta amintindu-le cu fidelitate de angajamentul lor. Cu această urmărire neîncetată, ei nu numai că și-au plătit factura restante, ci și-au plătit adesea în timp util în viitor, pentru a evita demersul.

   O observație cheie în acest sens: trebuie să găsiți „modul” în care clientul comunică. Unii clienți lucrează prin e-mail, alții prin telefon, alții cu mesaje text etc. Nu faceți greșeala de a utiliza metoda preferată de comunicare a companiei dvs. și de a aștepta ca clientul să răspundă.

5. Regândiți termenii de plată anticipată . Dacă parcurgeți corect pașii 1–4, poate că nu veți avea nevoie de termeni de plată anticipată. Cu toate acestea, din experiența mea, majoritatea companiilor de succes oferă o reducere dacă un client plătește o factură într-o perioadă scurtă de timp (de obicei 10 zile).

   Aceste reduceri pot avea un impact dramatic asupra vânzărilor în zilele de creanțe. Clientul la care am făcut referire la început și-a văzut creanțele scăzute cu 40% în câteva luni de la implementarea unei reduceri de 2% dacă a fost plătită în termen de 10 zile. Asta i-a dat contului curent o valoare unică de aproximativ 400.000 USD.

   Dacă faci socoteala, o reducere de 1 sau 2% pentru plata în 10 zile este o taxă foarte mare de plătit pentru că ai bani în buzunar cu câteva zile mai devreme. Cu toate acestea, așa cum am discutat mai devreme, creanțele restante vin cu costuri mari, motiv pentru care multe companii aleg să plătească comisionul abrupt pentru a le evita cu totul.

   Un client pentru care am lucrat a oferit o reducere de 3% dacă clientul a plătit integral la începutul proiectului. Dacă ar fi fost vorba doar despre valoarea în timp a banilor, ar fi fost o propunere foarte stupidă.

   Dar nu era vorba doar de bani. Această companie a vândut un produs foarte personalizat și, invariabil, clienții lor aveau cel puțin o așteptare nesatisfăcută atunci când produsul a fost livrat. Luând în avans colectarea numerarului din ecuație, a eliminat riscul de a afecta relația cu clientul prin solicitarea plății în mijlocul fazei de reluare.

   O abordare înrudită, dar diferită, este de a scurta pur și simplu termenele scadente ale facturilor. Acest concept vine de la Xero, furnizorul de software de contabilitate. Analizând datele facturilor clienților, ei au descoperit că „facturile cu termene scurte de plată au mai multe șanse să treacă peste scadență, dar totuși îți primești banii mai devreme decât dacă acorzi trei sau patru săptămâni pentru a plăti”. Acest lucru este rezumat în următorul grafic:

   Un cuvânt de precauție: scadențele scurte, fără reduceri de plată anticipată, te pot face să arăți agresiv și nerezonabil, mai ales în anumite industrii. Pe măsură ce decideți data scadentă, luați în considerare cum v-ați simți dacă ați primi propria dvs. factură.

6. Utilizați note comerciale . Adesea, clienții care nu plătesc au probleme cu fluxul de numerar. În loc să continui să „bate un cal mort” făcând apeluri sau vizite nesfârșite, atunci când ajunge la acel punct, de multe ori funcționează cel mai bine să treci la o bancnotă comercială (practic un împrumut oficial).

   Mă gândesc la unul dintre clienții mei care a avut un client în urmă cu șapte ani care le datora 100.000 de dolari. Clientul meu a fost de acord cu un plan de plată, iar proprietarii companiei neplătitoare (care și-a încetat activitatea) au continuat să scadă soldul până în prezent. Prin plăți lunare mici, combinate cu câteva plăți mai mari, soldul este acum în scădere în jur de 20.000 USD. Dacă clientul meu i-ar fi împins din greu pentru întreaga sumă deodată sau ar fi amenințat cu acțiuni legale, bănuiesc că majoritatea celor 100.000 de dolari ar fi fost în cele din urmă anulați.

   Această metodă a fost un instrument folosit de clientul meu din exemplul de deschidere pentru a colecta mai multe creanțe mari > 90 de zile. Ei au mutat soldurile învechite din A/R în creanțele de bancnote și au început să colecteze plăți lunare moderate (adesea în jur de 1.000 USD pe lună), cu o dobândă rezonabilă. A durat aproximativ 3 ani pentru a reduce soldurile la 0 USD, dar în cele din urmă, practic totul a fost colectat. Și prin implementarea unora dintre Pașii 1-5, nu au existat noi creanțe vechi care să le înlocuiască pe cele plătite.

   Iată câteva indicații despre configurarea notelor comerciale:

   1. Întâlniți-vă întotdeauna în persoană pentru a discuta și a semna documentele, dacă este posibil. Conduceți 3 ore dacă trebuie.
   2. Întrebați clientul ce sumă lunară de plată va funcționa. Împingeți-le puțin, dar nu mult. Ei trebuie să poată efectua efectiv plata.
   3. Solicitați retrageri automate sau tranzacții preautorizate cu cardul de credit. Clientul a dovedit deja că nu poate trimite un cec; eliminați acest obstacol pentru ei.
   4. Să percepe dobândă (rezonabilă). Dacă este un punct de conflict, ați putea fi de acord anual să aplicați dobânda la soldul principal dacă efectuează cu fidelitate plățile în cursul anului. Majoritatea companiilor, totuși, sunt bine cu o taxă rezonabilă de dobândă.
   5. Asigurați-vă că părăsiți întâlnirea cu o notă semnată și NIȘTI BANI. Chiar dacă este de 25 de dolari, afacerea nu va fi reală pentru client decât dacă se despart de numerar greu. Foarte probabil ei pot plăti cel puțin 250 sau 500 USD, sau chiar o sumă mult mai mare, în funcție de soldul restante și dimensiunea companiei.

Eliminarea creanțelor restante este o mentalitate

Este destul de obișnuit ca companiile să permită creanțelor să treacă printre fisuri. În unele cazuri, nu există nimeni care să monitorizeze cu sârguință sau chiar să îi pasă cu adevărat de soldurile creanțelor. Dacă cuiva îi pasă (de obicei de un proprietar), ei simte (adesea pe bună dreptate) că este singurul căruia îi pasă.

Ceea ce mă duce la punctul rezumativ: toată lumea din organizație trebuie să înțeleagă și să se preocupe de gestionarea conturilor de încasat. Este util să le reamintești angajaților că clienții, nu compania, scriu salariile angajaților. Fiecare angajat trebuie să înțeleagă clar linia directă dintre acțiunile sale și plata la timp de către client.

Majoritatea pașilor pentru eliminarea creanțelor restante se aliniază, de asemenea, cu pașii de a conduce o afacere bine și de a trata oamenii în mod corect și respectuos. Prin urmare, implementarea diligentă a acestor pași nu numai că va reduce creanțele, ci și va pune compania într-o poziție de forță pentru a merge mai departe.