Hoşçakal, Vadesi Gelmiş Alacaklar

Yönetici Özeti

Güle güle, Vadesi geçmiş alacaklar

Birkaç yıl önce, “ortak” alacak pozisyonu olarak düşündüğüm şeye sahip bir şirketle çalıştım:

• Aylık 1.250.000$'lık satışlarda 1.000.000$ alacak. Alacaklarda ortalama 25 günlük satış.
• Alacakların 60.000$'ı fatura tarihinden 90+ gün sonraydı.

Bir yıl sonra ortalamaları alıyorlardı:

• Aylık 1.300.000$'lık satışlarda 625.000$ alacak veya alacaklarda 14 günlük satışlar.
• Alacakların yalnızca 3.000$'ı fatura tarihinden 90+ gün sonraydı.
• 45.000 $'lık eski alacak, aslına uygun olarak ödenmekte olan ticari senetlere dönüştürülmüş ve toplam 39.000 $'lık kalan bakiyeyi taşımıştır.

Bunu nasıl yaptılar?

Yanıta geçmeden önce, vadesi geçmiş alacakların girişimcilerin karşılaştığı en yaygın ve ciddi hayal kırıklıklarından ve en kolay kaçınılabilir olanlardan biri olduğunu belirtmek isterim.

Serbest çalışan bir CFO olarak işimde, kötü giden kaç alacak gördüğümü sayamıyorum. Uzun süredir herhangi bir büyüklükte iş yapıyorsanız, neden bahsettiğimi biliyorsunuz.

Her durum farklıdır, ancak şöyle giden ortak bir kalıp buldum:

1. Şirket satış elemanı, ödeme koşullarına çok az önem vererek bir müşteriye satış yapar.
2. Şirket ürün veya hizmeti teslim ediyor, ancak teslimat programın gerisinde kalıyor veya nihai ürün müşteri beklentilerini karşılamıyor.
3. Müşteri, ürün veya hizmet mükemmel hale gelene kadar tüm ödemeleri durdurur.
4. Şirketin yönetimi, müşterinin yeniden çalışma tamamlanana kadar onları rehin tutmak için ödeme yapılmamasını kullanması nedeniyle hüsrana uğrar.
5. Şirket ve müşteri arasında gergin sözler alışverişi yapılır.
6. Durum karşılıklı saygısızlıktan oluşan bir kara deliğe dönüşüyor.
7. Orijinal fatura, AR yaşlandırma programında bayatlamaya başlar.
8. CFO, vadesi geçmiş alacakları ay sonu mali incelemesi sırasında fark eder ve yönetime bildirir.
9. Yönetim yüzünü buruşturur ve müşteriyi "mantıksız" olarak nitelendirir, ancak "sonunda ödeyeceğinden" "oldukça emindir".

Şirketlerin üst yüzde 95'inde değilseniz, bu, uykunuzda bana tekrar tekrar okuyabileceğiniz bir listedir.

Vadesi Gecikmiş Alacaklar Neden Bir Sorundur?

Vadesi geçmiş alacakların gerçek ve gizli maliyetleri şaşırtıcıdır. İçerirler:

1. Alacakla ilgilenmek için harcanan yönetim zamanı ve enerjisinin fırsat maliyeti.
2. Müşteri ile kaybedilen şerefiye ve müşterinin: - Tekrar satın almama olasılığı artar. - Başkalarına şirketiniz hakkında olumsuz konuşun.
3. Ödeme yapılmayan dönemde operasyonları finanse etmek için kredi limiti faiz gideri.
4. Nakit sıkıntısı ve ek yönetim stresi yaratan kredi limitini maksimuma çıkarma potansiyeli.
5. Bir muhasebecinin beyanları göndermesi ve potansiyel olarak faturaları gözden geçirmesi için ücret gideri.
6. Hesapların tahsil edilebilirliğini analiz etmek için CFO ve yılsonu mali tablo denetçisinin maliyeti.

Bu tam bir liste değil. Genellikle alacak çatışmasından kaynaklanan olumsuzluk ve sinizm, yönetimin ve şirketin ruh hali üzerinde gerçek bir etkiye sahip olabilir. Bunun ve diğer maddi olmayan duran varlıkların etkisi, tam maliyeti gerçekten ölçmeyi çok zorlaştırır, ancak muhtemelen çoğu girişimcinin hayal ettiğinden daha yüksektir.

Bu şekilde olmak zorunda mı?

Döngüyü Kırmak

Müvekkilim (ve onlar gibi seçilmiş orta ölçekli şirketler grubu) alacakları tam olarak nasıl dizginledi ve kendilerini daha iyi bir yola soktu?

İşte döngüyü kırmak için 6 adımlık bir kılavuz:

1. Mevduatlar üzerinde bir paradigma kayması uygulayın . Çok fazla sayıda şirket ve sektör, peşinat istemenin "benim sektörümde asla işe yaramayacağı" konusunda yenilgiye uğramış bir tutum sergiliyor. saygılarımla katılmıyorum. Bir müteahhit bana bir inşaat konferansına nasıl gittiklerini anlattı ve diğer müteahhitlere projeye başlamadan önce tüm işler için nasıl %10'luk bir ön ödeme talep ettiklerini açıkladı. Müteahhit arkadaşları şaşkınlıkla onlara bakıp, “Bunu nasıl yapıyorsunuz?” diye sordular.

   Onların cevabı? "Sadece rica ediyoruz."

   Konsept kulağa basit geliyor, ancak peşin mevduatların kendi sektörlerinde nasıl işe yarayacağını anlamayan girişimcilerin sayısına hayret ediyorum. Peşinatlar muhasebe, inşaat, perakende, sağlık sektörlerinde işe yarar… aklınıza gelebilecek hemen hemen her durumda. Ancak, konsepte bağlı bir yönetim ekibi ve basitçe “para istemek” için yeterince kendine güvenen bir satış ekibi gerekir.

   Düzgün uygulanan bir peşinat programı, alacakları kelimenin tam anlamıyla negatife çevirebilir . Evet, bunu doğru okudunuz. Ürün veya hizmet sunduklarından daha fazla nakit toplayan birçok işletme var. Müşteri peşinatları, şirketin nakit parasını pozitif tutan bir kredi limiti görevi görür. Bu, alacakları dizginlemek için aşırı bir durumdur, ancak çoğu durumda ulaşılamaz değildir.

   Bir bonus olarak, peşinat gereksinimi, sonunda size ödeme yapamayacak olan müşterilerin taranmasına yardımcı olur. Aynı zamanda nitelikli bir müşteriyi "piyasadan uzaklaştırır" çünkü insanlar bir kez küçük bir çek bile yazdıktan sonra, alışverişe devam etme olasılıkları çok daha düşüktür.

2. Terimleri açıklayan bir kültür yaratın . Satış ekipleri satıyor. Sattıkları için tazminat alıyorlar. Çoğu zaman bu tazminat, kapatılan anlaşmalara dayanır (teslim edilen veya tahsil edilen satışlar değil). Odak noktası, müşterilerin noktalı çizgiyi imzalamasını sağlamaktır.

   Bununla birlikte, satışları güvence altına almaya yapılan vurgu, tahsilatlar için kritik bir anahtarın göz ardı edilmesine neden olabilir: Müşteriye ödeme beklentilerinin önceden açıklanması.

   Bu basit, hazırlıksız bir iş değil. Aşağıdakilerin sağlanmasını içerir:

   1. Müşterinin ödeme gücü vardır.
   2. Müşterideki fonları kontrol eden kişiler, şartların farkındadır ve onlarla anlaşma halindedir.
   3. Müşteri, şartlar yerine getirilmedikçe siparişin devam etmeyeceğini anlar.

   Satış görevlilerinin bu görevlerde kötü şöhretleri vardır, öyle ki, işlemin bu kısmını başka birinin halletmesine izin vermek mantıklı olabilir. Ancak, deneyim bana, satış elemanı yaptığında daha iyi çalıştığını öğretti. Müşteriye aşinadırlar ve ödeme koşullarını netleştirmek için doğru anı bulmak için en iyi konumdadırlar. Ayrıca, yol boyunca terimleri güçlendirebilirler.

   

   Yönetim tarafından şirket kültürüne yerleştirilmeli ve bu beklenti satış müdüründen en yeni satış stajyerine kadar akmalıdır. Her satış ekibi üyesinin, bu tartışma olmadan bir anlaşmayı bitirme korkusuyla yaşaması gerekir.

3. Yeniden çalışmayı acil hale getirin . Oldukça sık, ödeme yapılmamasının kökleri müşteri memnuniyetsizliğindedir. Bu özellikle inşaat, imalat ve özel perakende gibi sektörlerdeki şirketler için geçerlidir. Bu nedenle, vadesi geçmiş alacaklardan kaçınmanın önemli bir yolu, yeniden çalışmayı neredeyse acil bir durum olarak ele almaktır.

   Bu, sadece satış ekibini değil, tüm şirketi kapsayan bir kültür değişimi gerektirir. Örneğin, bir üretim ortamında, mağaza amiri ve üretim işçileri, yeniden işleme işlerinin öncelikli olduğunun farkında olmalıdır. Tüm mağaza çalışanlarının kalite kontrolünün sadece işleri ilk seferde doğru yapmak değil, ödeme almak olduğunu da anlaması gerekir.

   Bir keresinde yeniden işleme için “presleri durdur” yaklaşımı olan bir üreticiyle çalışmıştım. Ürün herhangi bir nedenle geri geldiğinde, dükkan yeniden inşa edilmesi gereken ilk işin olduğunu biliyordu. Müşteriler, onları mutlu etmeye yönelik çabayı gördüklerinde, memnuniyetsizliğin acısını azaltmaya yardımcı olur. Ekstra çaba, müşterinin sipariş ettiği ürün veya hizmetten mahrum kaldığı süreyi de kısaltır. Her ikisinin de ödeme üzerinde dramatik bir etkisi olacaktır.

4. Günlük AR'ye bakması için doğru kişiyi atayın . Evet, günlük. Ve şaşırtıcı bir şekilde, muhasebeci, satış müdürü veya mal sahibi olmak zorunda değil. Koleksiyon görevini üstlenen ve harika bir iş çıkaran teslimatçısı olan bir şirketle çalıştım. Gidip müşterilerle buluşur, onlarla konuşur ve vadesi geçmiş parayı tahsil ederdi.

   Bu makalenin başındaki müşteri, koleksiyonlara inanılmaz bir yaklaşımı olan bir kişiye sahipti. Günlük olarak hangi paranın geldiğini ve nelerin toplanmayı beklediğini takip etti. Para akışını sürdürmek için gerektiğinde her gün iletişim kurdu (çoğunlukla arama yaptı).

   Ondan öğrendiğim diğer şey, yavaş ödeyenlerden para çekmenin kesin prosedürüydü. Onları arayacak ve sadece konuşacaktı. Onları ve işlerini sordu ve işlerin nasıl gittiğini öğrendi. Sonunda (ve zamanını aldı) faturalarını getirecek ve ne zaman ödeneceğini soracaktı. Her zaman "Perşembe bize ödeme yapan bir müşterimiz var ve ondan sonra postaya bir çek koyacağız" gibi bir şey söylerlerdi. Böyle bir yorum duyduktan sonra, çoğu insan bunu bırakır ve çekin söz verildiği gibi gelmesini umar.

   O değil. Titiz notlar tuttu ve müşterilerinin onlara ödeme yaptığını söyledikleri gün arardı. Müşterileri hala ödeme yapmamış olsaydı, ertesi gün tekrar arayacak ve müşteriyi yapacaklarını söyledikleri şeye tutturacaktı.

   İnsanlar özünde sözlerini tutmak isterler ve o onlara bağlılıklarını sadakatle hatırlatarak bunu teşvik etti. Bu aralıksız takiple, yalnızca gecikmiş faturalarını ödemekle kalmadılar, aynı zamanda hileyi önlemek için gelecekte de ödemelerini genellikle zamanında yaptılar.

   Bununla ilgili önemli bir gözlem: Müşterinin iletişim kurduğu “yolu” bulmalısınız. Bazı müşteriler e-postayla, bazıları telefonla, bazıları metin mesajlarıyla vb. çalışır. Şirketinizin tercih ettiği iletişim yöntemini kullanma ve müşterinin yanıt vermesini bekleme hatasına düşmeyin.

5. Erken ödeme koşullarını yeniden düşünün . 1-4 arası adımları doğru yaparsanız, belki erken ödeme koşullarına ihtiyacınız olmaz. Ancak, deneyimlerime göre, çoğu başarılı şirket, bir müşteri bir faturayı kısa bir süre içinde (genellikle 10 gün) öderse indirim sunar.

   Bu indirimlerin alacaklardaki gün satışları üzerinde dramatik bir etkisi olabilir. Başta bahsettiğim müşteri, 10 gün içinde ödemesi halinde %2'lik bir indirim uyguladıktan sonraki birkaç ay içinde alacaklarının %40 düştüğünü gördü. Bu, çek hesabına bir kerelik yaklaşık 400.000 dolarlık bir pop verdi.

   Hesabı yaparsanız, 10 gün içinde ödeme için %1 veya %2'lik bir indirim, birkaç gün erken cebinizde para olması için ödemek için çok yüksek bir ücrettir. Bununla birlikte, daha önce tartıştığımız gibi, vadesi geçmiş alacaklar da yüksek maliyetlerle gelir, bu nedenle birçok şirket bunlardan tamamen kaçınmak için yüksek ücret ödemeyi tercih eder.

   Çalıştığım bir müşteri, projenin başında müşteri tam ödeme yaparsa %3 indirim teklif etti. Sadece paranın zaman değeriyle ilgili olsaydı, çok aptalca bir teklif olurdu.

   Ama mesele sadece para değildi. Bu şirket son derece özel bir ürün sattı ve ürün teslim edildiğinde müşterilerinin en az bir karşılanmamış beklentisi vardı. Nakit tahsilatı denklemden baştan çıkararak, yeniden işleme aşamasının ortasında ödeme isteyerek müşteri ilişkisini bozma riskini ortadan kaldırdı.

   İlgili ancak farklı bir yaklaşım, fatura vade tarihlerini basitçe kısaltmaktır. Bu konsept, muhasebe yazılımı sağlayıcısı Xero'dan geliyor. Müşteri fatura verilerini analiz ederek, "kısa ödeme koşullarına sahip faturaların vadesinin geçme olasılığının daha yüksek olduğunu, ancak yine de ödemeniz için üç veya dört hafta verdiğinize göre paranızı daha erken alırsınız" sonucuna vardılar. Bu, aşağıdaki grafikte özetlenmiştir:

   Bir uyarı: erken ödeme indirimleri olmadan kısa vade tarihleri, özellikle belirli sektörlerde agresif ve mantıksız görünmenize neden olabilir. Son ödeme tarihine karar verirken, kendi faturanızı alsaydınız nasıl hissedeceğinizi düşünün.

6. Ticari notları kullanın . Çoğu zaman, ödeme yapmayan müşterilerin nakit akışı sorunları vardır. Sonsuz çağrılar veya ziyaretler yaparak “ölü bir atı dövmeye” devam etmek yerine, iş o noktaya geldiğinde genellikle en iyi sonucu bir ticari nota (temelde resmi bir borç) kesmektir.

   Yedi yıl önce bir müşterisi olan ve onlara 100.000 dolar borcu olan bir müşterimi düşünüyorum. Müvekkilim bir ödeme planını kabul etti ve ödeme yapmayan şirketin sahipleri (ki bu şirket kapandı) bugüne kadar bakiyeyi dağıtmaya devam etti. Küçük aylık ödemeler ve birkaç daha büyük ödemeler sayesinde, bakiye şimdi yaklaşık 20.000 $ düştü. Müvekkilim tüm meblağ için onları bir kerede zorlasaydı veya yasal işlemle tehdit etseydi, 100.000 doların çoğunun sonunda silineceğini tahmin ediyorum.

   Bu yöntem, açılış örneğindeki müvekkilimin birkaç büyük >90 günlük alacakları tahsil etmek için kullandığı bir araçtı. Eski bakiyeleri müşteriden alacak senetlerine taşıdılar ve makul bir faiz ücretiyle birlikte makul aylık ödemeleri (genellikle ayda 1.000 dolar civarında) toplamaya başladılar. Bakiyeleri 0 dolara indirmek yaklaşık 3 yıl sürdü, ancak sonunda neredeyse her şey toplandı. Adım 1-5'in bazılarının uygulanmasıyla, ödenenlerin yerini alacak yeni eski alacaklar kalmamıştı.

   Ticari notların ayarlanmasıyla ilgili bazı ipuçları:

   1. Mümkünse evrakları tartışmak ve imzalamak için her zaman yüz yüze görüşün. Gerekirse 3 saat sürün.
   2. Müşteriye hangi aylık ödeme tutarının işe yarayacağını sorun. Onları biraz yukarı itin, ama fazla değil. Ödemeyi fiilen yapabilmeleri gerekir.
   3. Otomatik para çekme veya ön provizyonlu kredi kartı işlemleri gerektir. Müşteri, çek gönderemeyeceğini zaten kanıtlamıştır; onlar için bu engeli kaldırın.
   4. (makul) faiz alın. Tutarlı bir noktaysa, ödemeleri yıl boyunca sadık bir şekilde yaparlarsa, faizi anapara bakiyesine uygulamayı yıllık olarak kabul edebilirsiniz. Yine de çoğu işletme, makul bir faiz ücreti ile iyi durumda.
   5. Toplantıdan imzalı bir not ve BİRAZ PARA ile ayrıldığınızdan emin olun. 25$ olsa bile, anlaşma müşteri için gerçek olmayacak, eğer onlar nakit parayla ayrılmadıkça. Büyük olasılıkla, şirketin vadesi geçmiş bakiyesine ve büyüklüğüne bağlı olarak en azından 250 $ veya 500 $ veya hatta çok daha büyük bir miktar ödeyebilirler.

Vadesi Gecikmiş Alacakları Ortadan Kaldırmak Bir Zihniyettir

Şirketlerin alacakların çatlaklardan kaçmasına izin vermesi oldukça yaygındır. Bazı durumlarda alacak bakiyelerini özenle izleyen, hatta gerçekten önemseyen kimse yoktur. Biri umursuyorsa (genellikle bir sahibi), önemseyen tek kişinin kendisi olduğunu hisseder (çoğunlukla haklı olarak).

Bu da beni özet noktaya getiriyor: Kuruluştaki herkesin alacak hesapları yönetimini anlaması ve ilgilenmesi gerekiyor. Çalışanlara, çalışanların maaş çeklerini şirketin değil müşterilerin yazdığını hatırlatmak faydalı olacaktır. Her çalışan, eylemleri ile müşteri tarafından zamanında ödeme arasındaki doğrudan çizgiyi açıkça anlamalıdır.

Vadesi geçmiş alacakları ortadan kaldırmaya yönelik adımların çoğu, bir işi iyi yürütme ve insanlara adil ve saygılı davranma adımlarıyla da uyumludur. Bu adımların özenle uygulanması, yalnızca alacakları azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda şirketinizi ileriye doğru güçlü bir konuma getirecektir.