Поощрение действий и своевременности на удаленном рабочем месте

У меня такая проблема на работе, может вы мне поможете. Если вы разработчик с умением говорить, вы определенно можете мне помочь; Мне чертовски тяжело заставлять людей писать или, если они соглашаются писать, заставлять их делать это достаточно своевременно, чтобы мой босс перестал считать, сколько статей я довел до публикации. Приблизительно 33 строки электронных таблиц с обещанными статьями на заднем плане не в счет. В то время как нюансы моей ситуации уникальны (попытка заставить людей посвятить время и умственные способности созданию интересной и часто программно насыщенной статьи объемом около 2500 слов бесплатно, не меньше), сама проблема должна быть глобальной: как вдохновить? действия и своевременность от людей, с которыми работаешь и от которых зависишь?

Моя работа, по правде говоря, зависит от поиска ответа, и таким образом начались мои поиски своего рода волшебного социального рецепта, который даже интроверт с отвращением к держанию за руку может приготовить вместе. (Спойлер: да, вроде как, но это барный коктейль, каждый раз немного другой.)

Чтобы начать свое путешествие, как и любой хороший техно-музыкант поколения 80-х, я отправился в Интернет. К сожалению, мое гугл-фу не окупилось; большая часть того, что я обнаружил, относилась к социализации внутри офиса, обычно с управленческой точки зрения. Тем не менее, некоторые из них были применимы:

• Обеспечьте признание на публике, чтобы они могли чувствовать себя хорошо!
• Предлагайте поощрения или комиссионные за хорошую работу.
• Познакомьтесь с ними через непринужденное общение, например, за чашечкой кофе или корпоративной вечеринкой.
• Вдохновляйте, делая; они будут склонны работать так же усердно, как и вы.
• Будьте позитивны, полезны и доступны.

Все это восходит к моим занятиям в колледже по деловому общению, но большинство из этих предложений не работают с техническим редактированием Toptal по двум основным причинам:

• Люди, пишущие для блога, не сотрудники, а волонтеры, а в случае с гостевыми статьями они даже не используют платформу Toptal.
• Помимо очевидных преимуществ публикации в блоге (общественное признание, проверка) и ценности самого опыта (который является сверхсубъективным, а не большим рычагом), мне трудно ускорить процесс. Вы могли бы подумать, что разоблачение будет достаточным стимулом; у нас сотни тысяч подписчиков (включая многих клиентов Toptal и лидеров мнений в технологической отрасли), и Toptalers, которые публикуются в инженерном блоге, часто запрашиваются по именам.

Вдобавок ко всему, удаленный характер моей работы означает, что у меня действительно нет возможности общаться за пределами:

О, привет, как продвигается статья?

а также,

Эй, посмотри на эту фотографию моего кота. Он такой: «Принимайтесь за работу!» У меня есть три. Можем ли мы получить учебный проект на Github?

Честно говоря, я чувствую себя виноватым всякий раз, когда разговор касается работы, как будто я уклоняюсь от выполнения своих обязанностей, но социализация важна для установления взаимопонимания, а взаимопонимание побуждает людей делать для вас приятные вещи. (Интернет сказал мне так!) Так что, если я посылаю вам фотографии кошек, это я пытаюсь быть общительным.

Следующий пункт для хороших офисных взаимодействий — «вдохновлять, делая» — ну, это то, что я могу сделать лишь частично. При написании статьи столько всего происходит за кулисами, что не передается автору; написание краткого описания дизайна для арта, возня с ключевыми словами SEO, проверка того, что в статье не слишком много ссылок, убедитесь, что в ней достаточно ссылок, выбор контента для твита и создание его нужной длины, координация с арт-командой для своевременное получение графики, согласование с редактором, двойная проверка кода, двойная проверка ссылок, форматирование и презентация, утверждение «шага» для информационного бюллетеня, утверждение твитов, подготовка информационного бюллетеня к работе… я уверен Я пропускаю некоторые.

Дело в том, что многое действительно происходит за пределами сферы знаний автора, но я могу только сказать вам, что я усердно работаю, отвечая как можно быстрее на любые запросы, комментарии или правки.

Итак, да, первый раунд гугл-фу провалился. Второй поиск, более ориентированный на коллег, чтобы отразить отношения коллег с моими авторами, привел к короткой статье Forbes Жаклин Смит под названием «10 способов заставить ваших коллег работать с вами лучше». Что я забрал, так это:

• Попросить совета.
• Общайтесь напрямую [со своими коллегами].
• Узнайте, каковы их проблемы или препятствия.

Солидно, но немного расплывчато. Затем я пошел дальше и погуглил «как получить то, что вы хотите» (потому что все, что я действительно хочу, это моя зарплата, чтобы я мог оправдать покупку беззернового корма для кошек)… Главный хит был еще одним из Forbes, перечисляющим шесть способов получить то, что я хочу… мой вывод был:

• Спросите и будьте конкретными.
• Перестаньте извиняться (я воспринял это как не извиняться; да, они делают это бесплатно, но и получают от этого немало).
• Будьте настойчивы.

Быстрее, чем кошка на точке лазерной указки, я заметил, что «просить» — это общий знаменатель; это продолжало оставаться темой моих исследований. Снова и снова, когда я читал и гуглил, успех указывал на одно: общение.

Коммуникация

Коммуникация, но не просто коммуникация, она должна быть эффективной, позитивной, откровенной. Вот волшебная пуля, которая больше похожа на волшебный револьвер, потому что в патроннике «коммуникационного пистолета» есть несколько разных пуль, которые выполняют свою работу. Многие советы, которые я нашел, заимствованы из того, как использовать эффективное общение на традиционном рабочем месте, поэтому, если вы изучали эту тему, многое из этого покажется вам знакомым.

Явное общение является ключевым

Все неявное остается для интерпретации, а интерпретации часто ошибочны. Конечно, путаница все еще возникает при явном общении, но осознанное откровение снижает вероятность разочарований из-за недопонимания. Если вы собираетесь поговорить с кем-то на следующей неделе в среду и отправляете напоминание по электронной почте в предыдущую пятницу…

Не говори:

Привет, жду тебя в среду!

Будьте конкретны, скажите :

Привет, я с нетерпением жду встречи с вами в предстоящую среду (3/30). 2:15 по восточному стандартному времени, верно?

Это еще более важно, когда вы работаете с людьми в разных часовых поясах. Видишь, как я сделал это вопросом? Это побуждает их как дважды проверять преобразование часового пояса, так и отвечать утвердительно, что означает, что это с большей вероятностью запомнится им и запомнится.

Определите результаты и ясные ожидания

Убедитесь, что все находятся на одной странице как можно раньше и на протяжении всего процесса. Когда вы не можете дурачиться, используя офисную машину для попкорна, вы можете упустить много возможностей заметить предупреждающие флажки о том, что что-то было неправильно понято в проекте.

Запишите то, что необходимо и что было согласовано в письменной форме, желательно в виде коротких, удобоваримых пунктов списка, которые можно легко запомнить и на которые можно ссылаться. В моем случае технического редактирования это выглядит так:

• Должен состоять из 2500 слов действительного содержания (здесь не приветствуются методы заполнения студенческой бумаги)
• Не слишком много ссылок (или это просто спам)
• Не может быть сумасшедшим саморекламой
• Код примера должен компилироваться
• Если это учебник, разместите его на GitHub.

Зарегистрируйтесь, Случайно

Чтобы убедиться, что эти общие ожидания поддерживаются, проверяйте и делайте это так часто, как вам нужно, чтобы получить ответ/подтверждение. Не позволяйте безответному электронному письму быть оправданием для того, чтобы не знать чьего-либо прогресса, особенно когда вы зависите от него! Снова пропингуйте их и упомяните, какая часть вашей работы их ждет. Тем не менее, будьте вежливы и не обвиняйте. Сделайте это вопросом, а не утверждением; быстрый запрос предлагает им рассказать о любых трудностях, с которыми они сталкиваются, и дает вам возможность подготовиться к тому, чтобы справиться с ними вместе и быть интерактивным (часть магии, которую я объясню позже).

Скажите:

Эй, какой статус на x? Я пытаюсь выяснить сроки для того, чтобы сделать y.

Не говори:

Я все еще жду х, чтобы сделать у.

Для программистов, работающих там, считайте это чем-то вроде «вставок», обходом, чтобы убедиться, что все еще живы и могут обновить статус своего прогресса.

Важно: это работает в обе стороны. Если вы знаете, что не уложитесь в срок, честно и открыто заявите об этом как можно скорее; Вы можете быть удивлены тем, кто выступит с идеей о том, как помочь.

Установите сроки и вехи

Дедлайны, хотя все их ненавидят, очень редко наносят ущерб продуктивности, особенно если вы допускаете некоторую гибкость для «нарушителей ожидаемых дедлайнов» (например, их повседневная работа, в случае моих авторов).

Поэтому сразу же говорите о сроках, даже если это кажется жестким или властным. Это одна из областей, над улучшением которой я активно работал с момента написания этой статьи, и у меня были неплохие результаты. Я не могу ожидать, что мои авторы почувствуют какую-то срочность, если я не упомяну о своем графике и любых ожиданиях, переданных сверху, и вы не можете ожидать, что ваши коллеги тоже волшебным образом узнают об этом. Не волнуйтесь и не расстраивайтесь по этому поводу, но обязательно упомяните, в каких условиях вы работаете, они есть у всех нас, ваши коллеги поймут.

Тем не менее, будьте осторожны, чтобы обеспечить соблюдение этого. Легко говорить о сроках, когда вы имеете дело с неизвестным, подозреваемым бездельником или суперпрофессионалом, но убедитесь, что вы четко указываете сроки или этапы, даже если кто-то фанатичен и обещает доставку в мечтательно короткие сроки.

Не говорите просто :

Замечательно :)

и ждать (часто разочаровываться).

Укажите четкий крайний срок:

Это было бы здорово! Давайте запланируем законченный черновик через пять дней… как насчет полудня предстоящего вторника?

Отмечайте вехи

Людям нравится видеть свой прогресс. Вот почему в опросах есть маленький трекер внизу страницы, который показывает, как далеко вам еще предстоит пройти. Это основа игрового дизайна, причина, по которой у нас есть «уровни» как в виде игровых карт, так и в виде характеристик персонажа. Вот почему люди любят значки достижений. Используйте этот интернациональный человеческий аспект.

Скажи

Как только вы примете этот набор изменений, я передам их нашему редактору текстов, и мы проведем еще один обзор ее предложений. После этого я займусь форматированием и SEO, и мы будем готовы к работе! Я надеюсь опубликовать…

Быть доступным, общительным; Не злоупотреблять

Хорошо отвечать как можно скорее на любые вопросы или просьбы о пересмотре, но ваше время тоже ценно. Если что-то должно подождать день, можно так сказать.

Это приводит к нескольким вещам для вас:

• Напоминает всем, кто отправляет вам электронное письмо, что, хотя это совместная работа, так же, как у них есть свои собственные дела, у вас также есть свои собственные дела.
• Поощряет их создавать одно хорошо продуманное электронное письмо для вашего ограниченного внимания (а не шесть последовательных электронных писем «о, и х»).
• Не дает вам прерывать свой рабочий цикл каждые пятнадцать минут, чтобы ответить на электронные письма (и впоследствии сходить с ума).

Все это говорит о том, что если вы слышите что-то похожее на «глупый вопрос» или вопрос, на который вы уже отвечали дюжину раз, абсолютно неверным ответом будет молчание.

Не молчи

Молчание настолько неправильный ответ, что у него есть собственный подзаголовок. Молчание порождает сомнение, сомнение порождает замешательство, замешательство ведет к обороне, оборона ведет к обиде. В худшем случае они почувствуют, что вы думаете, что они ниже вас или не стоят вашего времени. Или, может быть, они воспримут ваше молчание как разрешение делать все, что, черт возьми, им вздумается, и именно так компании получают изобретения от НИОКР, такие как автоматическая петля для кошек. Не ходи туда.

Если они задали вопрос, ответ на который займет несколько дней, скажите им об этом. Успокойте их умы; да, вы получили их электронную почту, и да, вы обращаетесь к ней. Если вы когда-либо применяли молчание в качестве техники хладнокровия для «глупого» или «сложного» вопроса, вы плохой человек.

Теперь, когда мы установили, что молчание является наихудшей реакцией № 1, не расстраивайтесь из-за того, что вы применяете тактику вины против молчания по отношению к невосприимчивым. Вы даже можете использовать, задыхаясь , смайлики.

Привет, я не получил ответа на свое последнее письмо. :c Вы получили мой вопрос о xyz? Каковы были ваши мысли?

Поскольку молчание — это зло, его тьма охватывает разные культуры, большинство людей чувствуют себя обязанными оправдывать свое правонарушение, и любой ответ означает, что вы можете практиковать «быть интерактивным» (см. ниже)… при условии, что вы на самом деле дали им более пяти минут на ответ. ваша электронная почта, то есть. Серьезно, подождите хотя бы полный рабочий день. Мы все знаем кого-то, к кому это относится. Пожалуйста, не пишите мне три раза за два часа с ожиданием ответа, если только серверные стойки не горят, а огнетушитель есть только у меня. В этот момент, наверное, можно написать мне.

Будьте интерактивны

Когда вы получаете менее чем звездное обновление статуса («Эй, у моих детей грипп, я не вернусь к статье еще неделю»), вместо того, чтобы просто подтвердить, воспользуйтесь возможностью предложить поддержку (если это реалистично). для вас, чтобы помочь им) или установить эмоциональный контакт (иногда все, что нужно, это милая картинка котенка). Дайте им ответ, на который они смогут ответить, они оценят любезность.

Не говори:

Ох, хорошо. Пришли мне, когда доберешься.

Скажите:

Yikes, я надеюсь, что они скоро поправятся! У моих детей было это в прошлом месяце, детские микробы хуже всего.

Возвращаясь к моему собственному сценарию, если у автора (или потенциального автора) есть частичный черновик, прототип или набросок, спросите, можете ли вы взглянуть и, возможно, помочь им провести мозговой штурм.

Еще лучше сказать:

Тьфу, не подхвати грипп, заботясь о своих детях. Могу ли я перечитать то, что у вас уже есть, чтобы помочь сдвинуться с мертвой точки, когда вы сможете к этому вернуться?

Это может пойти несколькими путями. Они могут сказать: «Хорошо, дайте мне еще один день», а затем надрать задницу, чтобы подделать что-то, что они считают презентабельным; они могут приветствовать добавленные идеи и быть продуктивно прокачанными, имея соавтора, или они откажут вам (обычно через молчание). Даже если они отклонят предложение, они вспомнят, что вы просили, и это (надеюсь) будет держать этот вопрос на вершине их списков дел. Или, в случае злобного, злобного молчания, они могут быть более восприимчивы к вам в будущем из-за старой доброй вины.

Хотя предлагать помощь с чужой рабочей нагрузкой не интуитивно понятно, редко бывает плохо получить ранний взгляд на то, куда кто-то идет; это дает более широкое временное окно, в течение которого можно устранить любые недопонимания (с обеих сторон) и исправить их.

Практикуйте позитивное подкрепление

Всем нравятся теплые пушистики. Нет причин скупиться на одобрение, когда оно заслужено. Если кто-то делает хорошие успехи, так и скажите. Если конкретный метод кода выполнен элегантно, скажите об этом. Если вам нравится, как что-то было сформулировано, потому что это создало отличный мысленный образ, выстрелите «смеется :)». Это доказывает, что вы рядом, не отстаете и на их стороне.

Я пользуюсь каждой возможностью, чтобы похвалить своих быстрых авторов, потому что я не могу выразить свою благодарность в достаточной мере, и я втайне надеюсь, что они поймут это и приложат все усилия, чтобы поддерживать высокий стандарт для меня.

Это не означает «притворяться, что все в порядке». Если есть проблема, скажите об этом… но скажите об этом максимально конструктивно и без обвинений:

Не говори:

Вы недостаточно написали.

Скажите:

Я не могу опубликовать что-то меньше 2500 слов. Как мы можем расширить объем контента?

Вы можете видеть, как первое утверждение намного сложнее для защитного рептильного мозга. Нет ничего хуже для производительности и качества, чем чувство оборонительной и воинственной позиции с товарищем по команде (или боссом).

Использование «я» — популярная техника разрешения конфликтов, и на то есть веские причины. В сценарии командной работы использование позитивного языка даже в неприятных ситуациях возвращает нас к тому, чтобы быть человеком, с которым можно общаться. Обратите внимание, как я рекомендовал использовать «мы», чтобы выяснить, как расширить статью. Это ты и твой коллега, это я и мой автор, совместные предприятия, покоряющие мир.

Что касается использования наказания в качестве стимула, забудьте об этом. Это не работает ни с вашей собакой, ни с вашей кошкой, ни с вашим ребенком, и это не работает с вашими коллегами по офису. Если была допущена ошибка, поговорите об этом наедине, желательно один на один. Публичный позор хуже, чем молчание, и разрывает расколы в отношениях быстрее, чем кошка может разорвать рулон туалетной бумаги. Вы когда-нибудь пытались собрать рулон туалетной бумаги вместе? Все совершают ошибки; никому не нравится, когда их выставляют напоказ в офисе, виртуальном или нет.

Никогда: Участвуйте в публичном позоре.

Делайте: хвалите, когда это заслуженно.

Подумайте об использовании (спорных) смайлов (иногда)

Очень, очень трудно прочитать чей-то предполагаемый тон из текста. Если вы говорите что-то грубое для собственного эго или отпускаете непонятную шутку, может понадобиться удачный :) , чтобы довести это до сознания или, по крайней мере, превратить потенциальный звонок в HR в странный взгляд.

Я добавлю смайлики, изображения кошек и восклицательный знак для энтузиазма, но вы должны быть осторожны, чтобы не переусердствовать и не поставить себя в категорию «непрофессиональный приятель». Статус непрофессионального приятеля рискует быть ошибочно принятым за пустяковость и подстрекательство к лени автора в создании контента, потому что «О, она крутая, как мои пьющие братаны, я могу расслабиться». По крайней мере, в моих худших кошмарах так бывает… Возможно, я слишком остро реагирую.

Просто полегче со смайликами.

Что делать: бросайте смайлики здесь и там, когда это уместно.

Не делайте этого: отправляйте целые предложения, которые выглядят так, хорошо? :) Это непрофессионально и тяжело читать!!! :D

Предлагайте поощрения

Этот не нуждается в особых пояснениях. Людям нравится хабар, признание, подарочные карты и так далее. Поэтому я собираюсь провести эксперимент. В дополнение к вышеупомянутому профессиональному опыту и развитию карьеры, которые приходят с публикацией в блоге Toptal Engineering, выиграйте созданную вручную, цифровую, ориентированную на кошек награду за скорость, которая, хотя и совершенно бессмысленна, принесет вам гордость и радость! Как вы можете выиграть этот престижный приз? Станьте первым, кто отправит мне приличный технологически ориентированный проект объемом 2500 слов после даты публикации этой статьи (возможно, вы захотите сначала обсудить эту тему со мной). Удачи, авторы!

Отказ от ответственности: я написал всю эту статью не только для того, чтобы уговорить читателей присылать мне черновики, я действительно проверил рекомендации, которые я представил, и нашел улучшенные результаты! Получение черновиков было бы просто дополнительным, потрясающим бонусом.

PS Почетное упоминание за статью об управлении разработчиками и их вдохновении, которая провела аналогию разработчиков с кошками.